Хатшылық функциялары бар кеңсе менеджерінің жұмыс сипаттамасы: мүмкіндіктері мен талаптары

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Тіпті шағын ұжым болса да, оның ішінде тек компания басшысы мен оның қызметкерлері болса да, жұмыс процесін басқаруға және бақылауға қабілетті ұйымдастырушы күш болатын жауапты қызметкер қажет - бұл мәтінді айқындайтын идея. кеңсе менеджерінің лауазымдық сипаттамасының.

Бұл лауазым үміткерден белгілі бір дағдылар мен тиісті білімнің, сондай-ақ адамдармен қарым-қатынас жасау қабілетінің болуын талап етеді. Дегенмен талаптар тізімі мұнымен шектелмейді.

Жұмыс сипаттамасы

Қызмет көрсету кезеңінде үміткер оның компаниядағы құқықтарын, міндеттерін және жауапкершілігін реттейтін нормативтік актімен таныса алады. Мұндай құжат лауазымдық нұсқаулық деп аталады. Ол бес негізгі бөлімнен тұрады:

1. Жалпы ережелер. Олар барлық ұйымдық ақпаратты қамтиды: кәсіпорынның атауы, атқаратын қызметі және ол тиесілі құрылымдық бөлімше. Ол сондай-ақ бағыныстылықты, лауазымды толтыру және жұмыстан босату тәртібін, сондай-ақ білімге қойылатын талаптарды жәнебіліктілік.
2. Жауапкершіліктер. Бұл бөлімде қызметкердің міндеттерінің тізімі, сондай-ақ оларды жүзеге асыру жолдары берілген.
3. Қызметкердің құқықтары, яғни қызметтік міндеттерін тиімді орындауға ықпал ететін барлық қосымша мүмкіндіктер.
4. Жауапкершілік. Осы бөлімге сәйкес басшылық өнімділікті бағалау, жоғарылату немесе айыппұл салу туралы шешім қабылдайды.
5. Қарым-қатынастар. Бұл бөлім қызметкердің өз функцияларын орындау барысында болуы мүмкін сыртқы және ішкі бөлімшелермен барлық байланыстарын реттейді.

Қызмет сипаттамасының жобасын жасау принциптері

Мұндай құжаттарды дайындаудың нормативтік негізі болып басшылардың, мамандардың және басқа қызметкерлердің лауазымдарының біліктілік анықтамалығы табылады (1998). Оны әзірлеу барысында лауазымның сипаттамасына және қызметкердің өз міндеттерін орындауы үшін жағдайларға көп көңіл бөлінді. Жұмыстың ерекшеліктері құжаттың тақырыбына енгізіледі, мысалы, «хатшының лауазымдық сипаттамасы» (офис меңгерушісі немесе бас бухгалтер).

Сонымен қатар, атауы бірдей, бірақ міндеттері әртүрлі екі лауазым болса, бұл айырмашылықтарды көрсету үшін әртүрлі құжаттарды дайындау керек. Кадр қызметкерінің кеңсе меңгерушісінің лауазымдық нұсқаулықтарында хатшыға арналған бірдей ережеден белгілі бір айырмашылықтар бар.

Офис менеджеріне қойылатын талаптар

Лауазымға үміткер қандай да бір жолмен адамдарды басқаруы керек. Бұл шағын компаниядағы бірнеше адам немесе ірі кәсіпорындағы бүкіл әкімшілік персонал болуы мүмкін. Әрине,өтініш беруші ДК сенімді пайдаланушысы болуы және басқа кеңсе жабдықтарымен (сканер, принтер немесе факс) жұмыс істей алуы керек. Кеңсе менеджері көбінесе компанияның өкілі болып табылады, сондықтан жақсы сөйлеу және іскерлік хаттарды құра білу міндетті шарт болып табылады. Көбінесе компаниялар мұндай қызметкерлерден кеңсе жұмысының негіздерін және еңбек заңдарын білуді талап етеді. Кем дегенде бір шет тілін білу әлі де қалаулы дағды болып табылады, бірақ ірі кәсіпорынға өтініш бергенде бұл міндетті талаптардың бірі болып табылады.

Кейбір жағдайларда кеңсе менеджері өз міндеттерін басқа қызметкерлердің функцияларымен біріктіруі керек. Бұл қажетті дағдылардың артуына әкеледі. Сонымен, бухгалтерлік қызмет атқаратын кеңсе менеджерінің тиісті білімі және арнайы бағдарламалары болуы керек.

Негізгі жауапкершілік

Хатшылық функциялары бар кеңсе менеджерінің әдеттегі лауазымдық сипаттамасы келесі элементтерді қамтиды:

• кіріс және шығыс хаттарды өңдеу; оларды компания ішінде қайта бөлу;
• шарттар мен келісімдер бойынша міндеттемелердің орындалу мерзімін бақылау;
• шығыс және кіріс қоңырауларын қабылдау;
• клиенттермен және серіктес компаниялардың өкілдерімен жұмыс;
• қажетті кеңсе тауарларының болуын бақылау;
• оргтехниканы жұмыс жағдайында ұстау және бұзылған жағдайда мамандарды шақыру;
• жұмыс кестесінде уақытты бөлу (кейбіржағдайлар және көшбасшы үшін);
• қажетті іс-шараларды ұйымдастыру (кездесулер, конференциялар, іссапарлар, корпоративтік кештер);
• жиналыс хаттамалары;
• корпоративтік веб-сайтқа жаңа мазмұнды жаңарту және қосу.

Бұл тізім тек негізгі талаптарды қамтиды. Жасалатын еңбек шартының ерекшеліктеріне сәйкес басқа да тармақтар қосылуы мүмкін. Кадр қызметкері функциялары бар кеңсе менеджерінің лауазымдық нұсқаулықтары, мысалы, қызметкерге барлық есептілік құжаттамасын дер кезінде жүргізуге және ұсынуға немесе ол болмаған жағдайда кадр бөлімінің басшысын ауыстыруға нұсқау береді.

Қосымша жауапкершілік

Негізгі функциялардан басқа, кеңсе менеджерінің лауазымдық сипаттамасында компания қызметіне байланысты өзгеруі мүмкін әртүрлі міндеттер тізімі бар. Кеңсе менеджеріне әкімшілік органдармен жұмыс істеу, яғни сауда жүргізуге, компанияның немесе еншілес ұйымның филиалын ашуға және т.б. рұқсат алуға тапсырыс берілуі мүмкін.

Ең жауапты міндеттердің бірі – оның директоры болмаған кездегі кәсіпорынды нақты басқару. Әрине, бұл қызметкер өзін сенім артуға болатын жауапты және сенімді тұлға ретінде көрсеткен жағдайда ғана мүмкін болады. Сонымен қатар, кеңсе менеджерінің лауазымдық сипаттамасында жалпы сенімхат беру қажеттілігі туралы тармақ жиі кездеседі. Мұндай құжат болуы мүмкінмысалы, маңыздылығы жоғары хаттарды алу үшін қажет.

Бейресми талаптар

Ірі компаниялар әдетте осы лауазымға үміткерлерге талаптар мен жауапкершіліктер тізімін толық білуі үшін кеңсе менеджерінің жұмыс сипаттамасы үлгісімен алдын ала танысуға мүмкіндік береді.

Бірақ мұндай өкілеттіктерге қарамастан, өтініш беруші кәсіпорынның көптеген қызметкерлерінің бірі болып қала беретінін түсінуі керек. Осыған байланысты, лауазымдық нұсқаулықта жазылмаған нәрсені ұмытпау керек. Хатшы функциялары бар кеңсе менеджері уақытты қажетінше тарата алу үшін оған сезімтал адам болуы керек.

Жұмыс процесі тапсырмалары

Оның жұмысына қойылатын ең басты талап – тиімділік, сондықтан мұндай қызметті атқаратын адам кеңсе материалдарын үнемді жұмсауға, тұтынылатын электр қуатын бақылауға міндетті.

Компанияның басқа қызметкерлері үшін кеңсе менеджері дерлік басшымен тең дәрежеде жауап береді. Осыған байланысты ол еңбек жағдайларының қабылданған санитарлық нормалар мен қауіпсіздік ережелеріне сәйкес келуін қамтамасыз етуі керек. Ақырында, өзінің тікелей міндеттерін орындау кезінде кеңсе менеджері құпия құжаттамаға қол жеткізеді, сондықтан талаптардың бірі коммерциялық құпияны немесе компанияның нарықтағы жағдайына нұқсан келтіруі мүмкін кез келген басқа ақпаратты жарияламау туралы келісімге қол қою болып табылады.

Оң жақ кеңсе-менеджер

Әрине, мұндай бірқатар міндеттерді орындау қызметкерге ерекше құқықтарды пайдалануға мүмкіндік береді. Олар сондай-ақ кеңсе менеджерінің лауазымдық нұсқаулығында жазылған. Олардың кейбіреулерінің мәні, мысалы, құпия ақпаратқа қол жеткізу мүмкіндігі, олардың қызметтік міндеттерін орындау қажеттілігінен тікелей туындайды. Басқалары қуат артықшылықтарымен байланысты. Демек, кеңсе меңгерушісі қалған қызметкерлерден өндірістік құжаттардағы немқұрайлылық салдарынан жіберген қателіктерін түзетуді талап етуге, оларға көтермелеу мөлшерін белгілеуге немесе немқұрайлыларға жаза қолдануды талап етуге құқылы.

Көбінесе кеңсе менеджері қызметкерлер мен басшылар арасындағы байланыстырушы болып табылады. Бұл лауазым оған еңбек жағдайын жақсартуға ұмтылуға және бір бөлімнің де, жалпы кәсіпорынның да жұмыс сапасын жақсартуға ұжымдық тілектер айтуға мүмкіндік береді.

Сату бөлімінің кеңсе менеджерінің лауазымдық сипаттамасының ерекшеліктері

Офис менеджерлері ұзақ уақыт бойы ірі және шағын компанияларда таптырмас болды, сондықтан мұндай бос орынды толтыру үшін оларға арнайы дағдылар қажет. Әдеттегі жағдай - бірнеше кеңсе менеджерлері бір кәсіпорында арнайы функциялары бар, оның үстінде аға қызметкері бар. Олардың лауазымдық сипаттамалары іс жүзінде бірдей, бірақ функциялардың қосымша жинағында ерекшеленеді.

Осылайша, егер кеңсе менеджері сату бөлімінде жұмыс істесе, оның жұмыс сипаттамасында келесідей элементтер болуы мүмкін:

• жаңа сауда нүктелерін іздеу;
• сұраныс құрылымындағы өзгерістерді қадағалау;
• мінсіз сатылымдар туралы есеп құжаттарын дайындау;
• тапсырыстарды алу және оларды кейіннен өңдеу үшін клиентпен тікелей жұмыс;
• тұтынушыларды тауарлар ассортиментіндегі ықтимал өзгерістер және бағаларды қайта есептеу туралы хабардар ету үшін жұмыс істейді;
• қажетті кездесулерді ұйымдастыру;
• тауарларды жеткізу келісімшарттарына қол қою.

Қосымша талаптар компания ұсынатын тауарлардың ерекшеліктеріне байланысты болуы мүмкін. Егер компания жылжымайтын мүлікті сату-сатып алумен айналысса, онда кеңсе менеджерінің міндеттеріне ақпараттық кітапшаларды дайындау және нақты құжаттарды ресімдеу кіруі мүмкін.

Офис менеджерінің жауапкершілігі

Кеңсе меңгерушісі өз міндеттерін орындамаған жағдайда, құқық бұзушылықтарды, оның ішінде коммерциялық құпияны жария етуді немесе серіктестіктің беделіне нұқсан келтіретін басқа да әрекеттерді жасаған кезде әкімшілік, азаматтық-құқықтық нормаларға сәйкес жауапты болады. және қылмыстық кодекстер. Егер ұйымға материалдық залал келтiрiлсе, онда еңбек кодексiнiң нормаларына сәйкес жаза қолданылады.