Менеджменттегі бақылаудың негізгі қызметі

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Әр басшы басқарудың негізгі функцияларын орындайды: жоспарлау, ұйымдастыру, ынталандыру, бақылау. Бақылау функциясының төрт элементі: нәтижелерді өлшеуге арналған көрсеткіштер мен әдістерді анықтау, нәтижелерді өлшеу, нәтижелердің жолда екенін анықтау және түзету әрекеттері.

Барлық басқару функциялары: жоспарлау, ұйымдастыру, мотивациялау, бақылау өзара тығыз байланысты. Олар тиімді басқару үшін бірдей маңызды. Оларды үлкен және кіші деп бөлуге болмайды. Сонымен бірге басқару функциялары: ұйымдастыру, ынталандыру және бақылау ойластырылған және тиімді жоспарлауға негізделген.

• Жоспарлау - негізгі, негізгі функция. Стратегиялық мақсаттардың негізінде белгілі бір ресурстарды бөлуді көздейтін және осы бөлуді уақыт бойынша байланыстыра отырып, оларға қол жеткізу жоспары құрылады. Жоспарлау ресурстарды бөлуді құжаттайды және ортақ мақсатқа жету үшін жекелеген бөлімшелер мен қызметкерлердің күш-жігерін біріктіреді. Ол үшін ол жүзеге асырыладыортақ мақсаттарды жеке мақсаттарға бөлу. Ұйымның жұмысын жоспарлау мен бақылауды қамтамасыз ету өте маңызды. Басқару функциялары мақсат қоюдан басқа, мақсатқа жету үшін белгілі бір реттілікпен орындалуы қажет жұмыстардың тізімін құрастыруды да қарастырады. Бұл ретте әрбір жұмыс оның басталу және аяқталу уақытына, оған тағайындалған ресурстарға және кейінгі (немесе алдыңғы) жұмыстарға уақыт бойынша байланыстырылады.
• Ұйым басқару функциясы ретінде жүйенің жекелеген элементтеріне берілген ережелер бойынша бірлесіп жұмыс істеуге және мақсатқа жету үшін бөлінген ресурстарды ұтымды жұмсауға мүмкіндік беретін құрылымды құру болып табылады. Ұйымдастыру құрылымы бірқатар формальды ережелермен сипатталады - ережелер, ережелер, нұсқаулар.
• Мотивация басқару функциясы ретінде барлық деңгейдегі қызметкерлерді өз мақсаттарына жету үшін тиімді бірлесіп жұмыс істеуге ынталандыру болып табылады. Бұл басқарудың ең гуманистік және ең аз рәсімделген функциясы.
• Бақылау функциясы ретінде басқару процесі жұмыс нәтижелерін сандық және сапалық есепке алудан тұрады, бұл ұйымның өз мақсаттарына жетуін қамтамасыз ететін процесс

Бақылауды тағайындау

Бақылау – басқарудың негізгі қызметі. Ол мыналарға арналған:

• Өндіріс процесі мен басқару процесінің белгісіздігін азайту.
• Болжау және сәтсіздіктің алдын алу.
• Сәтті әрекетті қолдау.

Бақылауды өлшеусіз елестету мүмкін емес. Нені түсіну үшінжұмыс жоспарға сай жүріп жатыр, бақылау кезінде қол жеткізілген сандық көрсеткіштерді бұрын белгілі кейбір жоспарланған көрсеткіштермен салыстыру қажет.

Процессті басқару - жоспарлауға, өлшеуге, ауытқуларды анықтауға және өндіріс, орау, тұтынушыға жеткізу және т.б. сияқты кез келген іскерлік әрекетті түзетуге мүмкіндік беретін жүйе.

Басқарудағы бақылау функциясы басқару процесінің маңызды бөлігі болып табылады.

Басқару функциясы болмаған кезде кез келген басқару мәнін жоғалтады. Жоспарланған нәрсенің орындалғанын және жалпы бірдеңе жасалып жатқанын білмейсіз.

Бақылау функциясынсыз персоналды басқару да мүмкін емес.

Басқару процесі – бұл ұйымдық бақылаудың функционалдық процесі, ол ұйымның мақсаттары мен стратегиялық жоспарларынан шығуы керек

Басқару функциясының төрт элементі

Басқаруды басқару функциясында төрт негізгі қадам бар:

1. Индикаторларды және нәтижелерді қалай өлшеу керектігін анықтаңыз.
2. Нәтижелерді өлшеу.
3. Нәтижелердің жоспарланғандай екенін анықтаңыз.
4. Түзету әрекетін қолдану.

"Бақылау" екі данада сақталатын тізімді білдіреді (французша contrôle, contrerôle -, латын тілінен contra - қарсы және rotulus - айналдыру).

Нәтижелерді өлшеуге арналған мақсаттар мен әдістерді орнату

Бақыланатын процесс үшін маңызды көрсеткіштер жинағын қалыптастыру және олардың әрқайсысы үшін берілген уақыт нүктелерінде жоспарланған мәндерді анықтау қажет. Бұл кезде нақтыНәтижесінде менеджерлер істің қалай жүріп жатқаны туралы сигнал алады, сондықтан олар жоспарларды жүзеге асырудың әрбір қадамын тексерудің қажеті жоқ.

Көрсеткіштер анық тұжырымдалған, өлшенетін және бақылау үшін материал болуы керек. Өндіріс зауытындағы көрсеткіштерге сатылымдар мен өнім, еңбек тиімділігі, қауіпсіздік көрсеткіштері және т.б. кіруі мүмкін.

Қызмет көрсетуде, керісінше, көрсеткіштер, мысалы, банкте кезекте тұруға мәжбүр болған тұтынушылардың санын немесе жаңартылған жарнамалық науқан нәтижесінде әкелінген жаңа клиенттердің санын қамтуы керек..

Уақыт сызбасындағы өлшеу нүктелері де кездейсоқ таңдалмауы керек, бірақ бақыланатын процесс, уақыт кезеңдері немесе процестің маңызды кезеңдерінің басы/соңы тұрғысынан маңызды маңыздылармен байланысты болуы керек. Бұл болуы мүмкін

• Жоспарлау кезеңінің басы немесе соңы – ауысым, күн, апта немесе ай.
• Маңызды кезеңнің басталуы немесе аяқталуы: алдын ала өндіруді аяқтау, өнімді түпкілікті құрастыруды бастау, өнімді тұтынушыға жөнелту.
• Жаңа өнім шығарылымы немесе жоспарланған қызмет көлеміне қол жеткізу.

Басқарудағы жоспарлау және бақылау функциялары бір-бірімен өте тығыз байланысты және бірінсіз екіншісінің мағынасы жоқ. Ешкім басқарылатын жоспар бос қағазға айналмайды. Мотивация мен бақылаудың басқару функциялары да байланысты.

Нәтижелерді өлшеу

Бақылау нүктелеріндегі нәтижелерді өлшеу және оларды жоспарланғандармен салыстыруауытқуларды мүмкіндігінше ертерек анықтауға немесе олар орын алмас бұрын болжауға болатындай индикаторлар белсенді түрде жүзеге асырылуы керек, осылайша түзету әрекетін болдырмайды немесе азайтады.

Егер бақылау нүктелері дұрыс жоспарланған болса және бағыныштылардың не істеп жатқанын анықтауға арналған құралдар қолжетімді болса, ағымдағы және күтілетін өнімділікті бағалау дәл әрі оңай болады.

Алайда нақты бақылау нүктелерін анықтау қиынға соғатын көптеген әрекеттер бар, сонымен қатар өлшеу қиын әрекеттер де көп.

Мысалы, жаппай өнім өндірудің стандартты уақытын белгілеу өте қарапайым және осы көрсеткіштердің нақты мәндерін өлшеу оңай

Технологиядан алыс жұмыс түрлерімен жағдай күрделірек. Мысалы, өндірістік қатынастар менеджерінің жұмысын бақылау оңай емес, өйткені нақты көрсеткіштер жүйесін әзірлеу оңай емес.

Басшының бұл түрінің басшысы көбіне кәсіподақтық қарым-қатынас, бағыныштылардың ынта-жігері мен адалдығы, қызметкерлердің ауысуы және/немесе еңбек даулары сияқты анық емес көрсеткіштерге сүйенеді. Мұндай жағдайларда басшының бағыныштыны өлшеу нәтижесі де бұлыңғыр болады.

Нәтижелердің жоспарға сәйкестігі

Бұл басқару процесіндегі қарапайым, бірақ өте маңызды қадам. Ол өлшенген нәтижелерді алдын ала белгіленген мақсаттармен салыстыруды қамтиды. Бұл кезеңде алдын ала әзірленген салыстыру әдісі өте маңызды. ОсыдаҚұжатта ненің нақты өлшенетіні, қай уақытта және қандай жағдайда өлшенетіні нақты белгіленуі керек. Бұл әдісті қатаң түрде орындаңыз, әйтпесе өлшеу және жоспармен салыстыру нәтижелері сенімсіз болады.

Егер өнімділік жоспарланғандай болса, басшылық бәрі бақылауда деп сенуі мүмкін. Бұл жағдайда ұйымның күнделікті жұмысына араласудың қажеті жоқ.

Түзету әрекеті

Көрсеткіштер жоспарланғанға жетпеген және талдау түзету әрекеттерінің қажеттілігін көрсеткен жағдайда бұл кезең ең маңыздыға айналады. Мұндай түзету әрекеттері ұйымның күнделікті жұмысының бір немесе бірнеше аспектілеріне өзгерістер енгізуді қамтуы мүмкін.

Мысалы, банк бөлімшесінің менеджері алдын ала белгіленген ең көп бес минуттық күтуді орындау үшін залда көбірек кассирді толтыру қажет деп шешуі керек.

Немесе цех басшысы өнімді жеткізу мерзімін орындау үшін механизаторларға қосымша жұмыс жіберуді шешеді.

Мониторинг сонымен қатар дұрыс емес қойылған мақсаттарды анықтауға көмектеседі, бұл жағдайда түзету әрекеті ағымдағы өлшенген мәндерді өзгерту үшін күресу емес, нысаналарды түзету болады.

Түзету әрекетінің уақтылығы

Сіз әрқашан индикаторларды жоспарланған мәндерге жеткізудің конструктивті әдісін әзірлеуіңіз керек, әйтпесе сәтсіздіктің орын алғанын кеш түсінуге тура келеді. Қате немесе сәтсіздік неғұрлым ерте анықталса, соғұрлым оны түзету немесе қуып жету ықтималдығы жоғары болады. Ал оны түзетуге аз уақыт, материалдық және еңбек ресурстары жұмсалады.

Кейінірек анықталған ауытқуларды түзету мүлдем мүмкін емес. Бұл жағдайда ұйым өз қызметін тоқтатқанға дейін елеулі қаржылық және беделін жоғалтады.

Бүгінгі жаман жаңалық ертеңгі жаңалықтан артық.

D. С. Чадвик

Басқару функцияларының арақатынасы

Басқару функциялары: мотивация мен бақылау бір-бірімен тығыз байланысты. Қол астындағы қызметкер үшін тиімді мотивация жүйесін құру үшін басшыға дәл және уақтылы бақылау нәтижелеріне қол жеткізу қажет.

Сәйкестік үшін бақылауды жүзеге асыруға болады:

• жоспарланған көрсеткіштер;
• сапа стандарттары;
• корпоративтік саясаттар;
• қауіпсіздік және еңбекті қорғау талаптары;
• бақылаудағы мемлекеттік немесе қоғамдық ұйымдардың талаптары.

Бақылау сонымен қатар мерзімді және бір реттік, жоспарлы және төтенше, жеке және ұйымның жалпы аудитінің бөлігі ретінде болуы мүмкін.

Қорытынды

Басқарудағы бақылаудың негізгі қызметі – жоспардың орындалуын қамтамасыз ету және сол арқылы ұйымның мақсатына жету. Қосымша мүмкіндіктер – ұйымдастыруды қолдау және мотивация және олармен өзара әрекеттесу. Басқарудағы бақылау функциясы ең маңызды болып табылады. Бақылау нүктесі емесжоспарды орындамаған бөлімше немесе қызметкерлерді ұстап, жазалау мақсатында. Мәселе жоспардан ауытқуларды дер кезінде анықтауда. Содан кейін түзету шараларын қабылдауға мүмкіндік бар. Бақылау процестерін ойластырылған ұйымдастыру - жоспарларды дәл және уақтылы орындаудың және мақсаттарға жетудің кілті.