Басқарушылық бақылаудың түрлері мен функциялары

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Басқару процесі бес функциядан тұрады: жоспарлау, ұйымдастыру, кадрлармен қамтамасыз ету, бағыттау және бақылау. Осылайша, бақылау басқару процесінің бөлігі болып табылады.

Бақылау ұйымдағы менеджменттің негізгі мақсаты болып табылады: компанияның белгіленген стандарттарымен нақты өнімділікті салыстыру процесі. Әрбір басшы қарамағындағылардың қызметін бақылап, бағалауы керек. Басқару бақылауы компания үшін күтпеген жағдайларды немесе қаржылық шығындарды болдырмау үшін менеджер тарапынан дер кезінде түзету шараларын қабылдауға көмектеседі.

Негізгі басқару процесі үш қадамды қамтиды:

• Стандарттарды орнату.
• Осы стандарттарға сәйкес өнімділікті өлшеу.
• Стандарттар мен жоспарлардан ауытқуларды түзету.

Ұйымның жалпы стратегиялық жоспарының бөлігі ретінде көшбасшыларнақты нәтижелерге қарсы өнімділікті жоспарлауды қамтитын нақты, нақты, операциялық шарттардағы бірліктер.

Нақты өнімділік салыстырылатын стандарттарды өткен тәжірибеден, статистикадан және салыстырудан (саланың озық тәжірибелеріне негізделген) алуға болады. Мүмкіндігінше стандарттар ұйымның мақсаттары негізінде біржақты шешім қабылдайтын топ-менеджмент емес, екіжақты негізде әзірленеді.

Басқарушылық бақылау не үшін қажет?

Егер қызметкерлер әрқашан ұйым үшін ең жақсысын жасайтын болса, бақылау мен басқарудың қажеті болмас еді. Бірақ адамдар кейде ұйымның ең жақсы мүдделеріне сай әрекет ете алмайтыны немесе оны қаламайтыны анық және қажетсіз әрекеттердің алдын алу және қалаған әрекетті ынталандыру үшін бақылау жиынтығын орнату қажет.

Қызметкерлер өз жұмысын жақсы орындауға тиісті түрде жабдықталған болса да, кейбіреулер мұны таңдамайды, себебі жеке мақсаттар мен ұйымдық мақсаттар бірдей болмауы мүмкін. Басқаша айтқанда, мақсаттардың сәйкестігі жоқ. Мұндай жағдайларда қызметкерлердің ынтасын және өнімділігін арттыру үшін шаралар қабылдау қажет.

Тиімді ұйым – менеджерлер қалай басқару және бақылау керектігін түсінетін ұйым. Концепция және процесс ретінде бақылаудың мақсаты қызметкерлерді өздеріне жүктелген рөлдерде ынталандыру және бағыттауға көмектесу болып табылады. Түсінупроцесті және басқаруды басқару жүйелері ұйымның ұзақ мерзімді тиімділігі үшін өте маңызды.

Басқару жүйелері жеткілікті болмаса, шатасу мен хаос ұйымды басып кетуі мүмкін. Дегенмен, егер басқару жүйелері ұйымды тұншықтырса, ол кәсіпкерлік инновацияның жетіспеушілігінен зардап шегуі мүмкін.

Басқару шешімдерінің орындалуын бақылаудың жеткіліксіздігі өнімділіктің төмендеуіне немесе кем дегенде нашар қаржылық нәтижелер қаупінің артуына әкелуі мүмкін. Төтенше жағдайда, егер өнімділік бақыланбаса, ұйымның сәтсіздігі орын алуы мүмкін.

Тиімді басқару жүйесінің мүмкіндіктері

Бизнесті басқарудың тиімді жүйесі – компанияның стратегиясы мен жылдық мақсаттарын күнделікті әрекеттермен сәйкестендіруге, өнімділікті бақылауға және түзету әрекеттерін бастауға көмектесетін процестер мен басқару құралдарының біріктірілген жиынтығы.

Басқаруды бақылау жүйесі – ұйымның стратегиялық мақсаттарына сәйкес келетін жеке және ұжымдық мақсаттарды қою, сол мақсаттарға жету үшін өнімділікті жоспарлау, жетістіктерді қарастыру және бағалау, адамдардың білімін, дағдыларын және дағдыларын дамыту арқылы өнімділікті жақсартудың үздіксіз процесі.. Басқару жүйесі нәтижелерге назар аударуы керек.

Тиімді басқару жүйесінің келесі мүмкіндіктері бар:

1. Ұйымдық мақсаттарға жетуге көмектеседі.
2. Ресурстарды оңтайлы пайдалануды жеңілдетеді.
3. Жалпы жақсартадыұйым өнімділігі.
4. Қызметкерлердің рухын ынталандырады және көтереді.
5. Бақылау сонымен қатар тәртіп пен тәртіпті орнатады.
6. Анық анықталған және түсінікті өнімділік көрсеткіштері.
7. Стандарттарды қайта қарау арқылы болашақ жоспарлауды қамтамасыз етеді.
8. Стратегиялық мақсаттар ұйымның барлық деңгейлеріне қолданылады.
9. Тиімді бақылау қателерді азайтады.
10. Менеджмент пен қызметкерлердің қатысуын күшейту.
11. Басымды мақсаттарға тезірек жетіңіз.

Басқарудың бақылау процесі компаниялар қызметін нақты нәтижелер алдын ала белгіленген жоспарға сәйкес келетіндей етіп реттейді. Тиімді бақылау жүйесі менеджерлерге компанияға шығын әкелетін жағдайларды болдырмауға мүмкіндік береді.

18 басқарушылық басқару функциялары

Басқару – басқаруға компанияның мақсаттарына сәйкес қызметін реттеуге мүмкіндік беретін кез келген процесс, құрал немесе жүйе.

Бақылау басқарудың төменгі, орта және жоғарғы деңгейінде жүзеге асырылады. Әр деңгейде бақылау әр түрлі болады: стратегиялық бақылауға жоғарғы басшылық, тактикалық бақылауға орта басшылық және жедел бақылауға төменгі деңгей тартылады.

Мыналар басқару шешімдерін бақылау функциялары:

1. Жоспарлау стратегиясы. Мақсатқа жету үшін әрекет жоспарын құру процесі.
2. Бақылауталаптар. Талаптар ретінде жоспарлардың ресми құжаттамасы және қажет болған жағдайда сол жоспарларға өзгерістерді басқару.
3. Қаржылық бақылау. Компанияның бюджетін бақылау және есепке алу.
4. Өнімділікті басқару. Қызметкерлермен мақсаттар жинағын келісу және олардың осы мақсаттарға сәйкес жұмысын бағалау процесі.
5. Жұмысты бақылау. Жұмыс өнімділігін, тиімділігін және сапасын арттыру үшін қызметкерлерді бақылаңыз.
6. Бағдарлама және жобаны басқару. Өзгеріс енгізілуде.
7. Тәуекелді бақылау. Тәуекелді анықтау, талдау және жоюдың қайталанатын процесі.
8. Қауіпсіздікті бақылау. Қауіпсіздікке қатерлерді анықтау және жою, әртүрлі тәуекелдерді азайту жолдарын іске асыру.
9. Сәйкестікті бақылау. Заңдарға, ережелерге, стандарттарға және ұйымның ішкі саясаттарына сәйкес процестерді, процедураларды, жүйелерді, аудиттерді, өлшемдерді және есептерді енгізу.
10. Көрсеткіштер және есеп беру. Ұйымдық өнімділіктің мәнді өлшемдерін есептеу және хабарлау.
11. Бенчмаркинг. Компанияның саласына, бәсекелестеріне немесе қазіргі ең жақсы тәжірибелерге қатысты салыстыру нәтижелерінің итеративті процесі.
12. Үздіксіз жақсарту. Өнімділікті өлшеу, оны жақсарту және қайта өлшеу процесі.
13. Сапаны бақылау. Шығарылатын өнімнің техникалық талаптарға сай болуын қамтамасыз ету. Мысалы, өнімді сынау процесін өндірістік желіде енгізу.
14. Сапа кепілдігі. Сапаны қамтамасыз ету – болашақта сапа ақауларының алдын алу процесі. Мысалы, барлық сәтсіздіктердің түпкі себептерін зерттеу тәжірибесіөндірісті жақсартуларды іздеу үшін.
15. Автоматтандыру. Автоматтандыру арқылы өнімділікті, тиімділікті және сапаны арттырыңыз.
16. Деректерді басқару. Болашақта пайдалы болуы мүмкін ақпаратты жинау тәжірибесі, сондай-ақ деректерді талдау.
17. Қорларды басқару. Тапшылықты немесе артықшылықты болдырмау үшін қорларды басқару және есепке алу.
18. Активтерді басқару. Өндіріс орындары, инфрақұрылым, машиналар, бағдарламалық қамтамасыз ету және зияткерлік меншік сияқты активтерді бақылау.

Бақылау түрлері және олардың сипаттамалары

Ұйымдар жоспарларына қол жеткізілгенін анықтау және қажет болған жағдайда түзету шараларын қабылдау үшін бақылауды қажет етеді. Басқару шешімдерін бақылаудың негізгі мақсаттары:

1. Өзгертуге бейімделу. Басқару жүйесі өзгеретін қоршаған орта жағдайларын болжай, бақылай және жауап бере алады.
2. Қателерді азайту. Өнімді басқаруды бақылау және есепке алу фирма қызметінде орын алатын қателер санын шектейді.
3. Шығындарды азайту және пайданы көбейту. Басқаруды бақылауды ұйымдастыру тиімді жүзеге асырылса, шығындарды азайтып, өнімділікті арттыруға болады.

Кәсіпорындар басқару жүйелерін әртүрлі салаларда және басқарудың әртүрлі деңгейлерінде орнатады. Басқару шешімдерін бақылау жауапкершілігі ауқымды. Бұл басқару функциясының әртүрлі классификациялары мен сипаттамалары бар. Ең көп таралған көріністердің бірі келесідей:

1. Алға жіберуді басқару деп те белгілі, ұйым қоршаған ортадан алатын ресурстарға назар аударады. Ол бұл ресурстар ұйымға жеткенге дейін олардың сапасы мен санын бақылайды.
2. Мониторинг трансформация процесінде өнімнің немесе қызметтің сапа және сан стандарттарын сақтауға бағытталған.
3. Қорытынды бақылау, сондай-ақ кері байланысты бақылау ретінде белгілі, трансформация процесі аяқталғаннан кейін ұйымның нәтижелеріне назар аударады. Соңғы бақылау алдын ала немесе ағымдағы бақылау сияқты тиімді болмауы мүмкін, бірақ ол басшылықты болашақ жоспарлау үшін ақпаратпен қамтамасыз ете алады.

Басқа классификация бойынша бақылау екі кең категорияға бөлінеді - нормативтік және нормативтік бақылау және осы категориялардың ішінде бірнеше түрлері бар. Басқару бақылауының түрлері келесі кестеде көрсетілген.

Нормативтік бақылау	Нормативтік бақылау
Бюрократиялық Қаржылық Сапа	Пәрмен Ұйымдық

Келесі бөлімдер басқару әрекеттеріндегі бақылаудың әрбір түрі мен ішкі түрін сипаттайды.

Нормативтік бақылау

Реттеуші бақылау стандартты операциялық процедуралардан туындайды, бұл басқарушылық бақылауды енгізудің бұл түрін ескірген және кері нәтиже ретінде сынға алады. Ол толық және толық бақылауды білдіредіұйымның барлық салалары.

Соңғы жылдары бизнестер ұйымдық иерархияның тегістелуі мен шекаралардың кеңеюінің арқасында икемді бола бастағандықтан, сыншылар реттеуші қадағалау мақсатқа жетуге кедергі келтіруі мүмкін екенін айтады. Басқару шешімдерін қабылдауды ұйымдастыруды бақылау тұрғысынан шешуші бақылаудың ұйымдық мақсаттарға сәйкестігі болып табылады.

Бюрократиялық бақылау

Бюрократиялық бақылау ұйымдық иерархиядағы позицияға байланысты өкілеттік желілерінен туындайды. Неғұрлым бағыну деңгейі жоғары болса, соғұрлым адамның өз саясатын басқаруға құқығы болады. Бюрократиялық бақылау нашар рэпке ие болды және бұл дұрыс. Командалық қатынастар тізбегіне тым көп сенетін ұйымдар күтпеген жағдайларда икемділікке кедергі келтіреді. Дегенмен, менеджерлердің компанияны басқаруды бақылау ұйымының кез келген басқа нысаны сияқты икемді және тұтынушылардың сұрақтарына жауап беретіндей ету жолдары бар.

Жүйедегі икемділік пен жауап беруді сақтай отырып, командалар тізбегін қалай сақтауға болады? Дәл осы мәселені бюрократиялық бақылау шешуі керек. Шешімдердің бірі - компаниядағы иерархия бойынша жауапкершілікті төмендететін стандартты операциялық процедуралар.

Қаржылық бақылау

Қаржылық бақылау менеджерлер жауап беретін негізгі қаржылық мақсаттарды басқарады. Басқаруды басқарудың мұндай жүйелері бірнеше стратегиялық бизнес бөлімшелері (SBU) ретінде ұйымдастырылған фирмалар арасында кең таралған. SBUпайда мен залалға жауапты менеджерлері бар өнім, қызмет немесе географиялық желі. Олар корпорацияның жалпы табыстылығына ықпал ететін қаржылық мақсаттарға жету үшін жоғары басшылыққа есеп береді.

Басқару шешімдерін бақылаудың бұл санаты шығындарға шектеулер қояды. Менеджерлер үшін шығыстардың ұлғаюы кірістің өсуімен негізделуі керек. Бөлім басшылары үшін бюджетте қалу әдетте қызметтің негізгі көрсеткіштерінің бірі болып табылады.

Сондықтан қаржылық бақылаудың рөлі жалпы табыстылықты жақсарту, сонымен қатар шығындарды орынды ұстау болып табылады. Қандай шығындар қажет екенін анықтау үшін кейбір фирмалар сол саладағы басқа фирмалардың нәтижелерін салыстырады, содан кейін басқарушылық бақылау талдауын жүргізеді. Бұл салыстыру шығындардың саланың орташа көрсеткіштеріне сәйкестігін анықтау үшін деректер береді.

Сапаны бақылау

Сапаны бақылау қолайлы деп саналатын процестердің немесе өнімдердің өзгеру дәрежесін сипаттайды. Кейбір компаниялар үшін стандарт - ақаулардың болмауы, яғни ешқандай өзгерістердің болмауы. Басқа жағдайларда статистикалық маңызды емес ауытқуға жол беріледі.

Сапаны бақылау тұтынушыларға ұсынылатын өнімнің немесе қызметтің соңғы нәтижесіне әсер етеді. Бизнес тұрақты түрде тамаша сапаны сақтайтын болса, тұтынушылар фирманың өнімінің немесе қызметінің атрибуттарына сене алады, бірақ ол сонымен біргеқызықты дилемма тудырады. Қолданыстағы өнімдердің сапасын шамадан тыс бақылау тұтынушылардың бірегей қажеттіліктеріне жауап беруді азайтуы мүмкін.

Нормативтік бақылау

Бақылаудың алдыңғы түрлері сияқты ұйымның стандартты саясаты мен процедураларына сенудің орнына, реттеуші бақылау жалпы қабылданған мінез-құлық үлгілері арқылы қызметкерлер мен менеджерлердің мінез-құлқын реттейді.

Нормативтік бақылау белгілі бір мінез-құлық түрі қаншалықты дұрыс, ал екіншісі азырақ екенін анықтайды. Мысалы, смокинг американдық бизнесмендерді марапаттау рәсіміне қолайлы киім болуы мүмкін, бірақ ресми килт жергілікті әдет-ғұрыптарға көбірек сәйкес келетін шотландтықтар үшін марапаттау рәсімінде мүлдем орынсыз. Дегенмен жазбаша киім үлгісі қабылданған жоқ.

Осылайша, басқарушылық шешімдерді бақылаудың нормативтік және нормативтік жүйесінің айырмашылығы формальдылық болып табылады. Реттеуші бақылау – реттеуші бақылауға қарағанда басқарудың бейресми жүйесі.

Командалық басқару

Басқару шешімдерін бұл бақылауды ұйымдастыру көптеген компанияларда үйреншікті жағдайға айналды. Команда нормалары – топ мүшелерін әріптестері алдындағы жауапкершіліктері туралы хабардар ететін бейресми ережелер.

Топтың міндеті әдетте ресми түрде құжатталғанымен, процеске қатысушылардың өзара әрекеттесу тәсілдері, әдетте, команда өсу фазаларынан өткен сайын уақыт өте келе дамиды. Тіпті басшылық бейресми түрде келісілген: кейдетағайындалған басшының бейресми басшыға қарағанда ықпалы аз болуы мүмкін. Мысалы, пікір жетекшісінің ресми топ жетекшісіне қарағанда тәжірибесі көбірек болса, топ мүшелері нақты дағдыларды немесе білімді қажет ететін басшылық алу үшін пікір көшбасшысына жүгінуі мүмкін.

Топ нормалары бірте-бірте дамиды, бірақ қалыптасқаннан кейін компания мінез-құлқына қатты әсер етуі мүмкін.

Ұйымдық бақылау

Ұйымдастыру мәдениетіне негізделген нормалар да нормативтік бақылаудың бір түрі болып табылады. Ұйымдық мәдениет белгілі бір ұйымның ортақ құндылықтарын, нанымдарын және рәсімдерін қамтиды. Осылайша, бақылаудың бұл түрі нормалар мен мақсаттардың дұрыс сәйкестігінде жатыр.

Формальды және бейресми басқару жүйелері

Нормативтік бақылау және оның барлық түршелері формальды бақылау жүйесіне, ал нормативтік бақылау бейресмиге жататыны жоғарыда айтылған болатын. Төмендегі кесте екі басқару жүйесінің арасындағы айырмашылықтарды сипаттайды.

Формальды басқару жүйесі	Бейресми басқару жүйесі
Ұйымда басқарудың әртүрлі талаптарын түсіндіретін нақты процедуралар, ережелер мен нұсқаулар бар Олар басшылықты, сондай-ақ бағыныштыларды оңтайлы мерзімде операциялық мақсаттарға қол жеткізу үшін берілген тапсырмаларды орындауға итермелейді Бастықтар мен бағыныштылардың мінез-құлқын үйлестіру үшін қолданылады	Ұйым мыналармен сипатталадыБасқаруды қадағалауға арналған бейресми және жазылмаған процестер Олар қызметкерлер арасында жоғары мотивацияны қамтамасыз етуге және ұйымның мақсаттары мен стратегияларының дұрыс орындалуын қамтамасыз етуге бағытталған Бейресми басқару жүйелері де мақсаттардың сәйкестігін арттырады
Ресми жүйенің мысалы ретінде адам ресурстары жалдау және қызметкерлерді дамыту сияқты функциялар үшін пайдаланатын ережелер мен нұсқаулар болуы мүмкін.	Бейресми бақылау жүйесінің мысалы ұйымға адалдық және қызметкерлердің мінез-құлық стилі ретінде ұйымдық мәдениетті құрметтеу болып табылады.

Реттеуші және реттеуші қадағалаудың кең санаттары дерлік барлық ұйымдарда бар, бірақ әр түрдің салыстырмалы екпіні әртүрлі. Реттеуші санатқа бюрократиялық, қаржылық және сапаны бақылау кіреді. Нормативтік категорияға командалық және ұйымдастырушылық нормалар жатады. Нормалардың екі категориясы да тиімді болуы мүмкін. Менеджменттің міндеті – қызметкерлердің мінез-құлқын ұйымның мақсатына сәйкестендіру.

Сондықтан тиімді басқарушылық бақылауға бірнеше түрлі жолдармен қол жеткізуге болады. Басқару жүйелері деректерді жинауға және ұйымның мақсаттарына жетуге көмектесу үшін осы ақпаратты пайдалануға арналған. Жүйе әртүрлі ұйымдық элементтердің тиімділігіне бағытталған, бастапқаржылық нәтижелерге адам әрекеті.

Орнатылған мониторинг жүйесі компанияға нақты пайда әкеле алады - проблемаларды көрсетеді, жаңа стратегияларды жоспарлайды және әртүрлі департаменттер мен бөлімшелер арасындағы жақсы үйлестіруді қамтамасыз етеді.