Ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы: ол қалай жұмыс істейді?

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Электрондық құжат айналымы (EDM) – виртуалды қолтаңбасы бар электрондық құжаттарды пайдалануға негізделген ақпарат алмасудың жылдам әдісі. Ол операциялық бизнестің тиімді құралы ретінде әлемнің дамыған елдерінде ұзақ уақыт бойы мойындалды.

Эссенция

Ұйымдар арасындағы электрондық құжат айналымы – бұл құжаттарды құру, өңдеу, жіберу, жіберу, қабылдау, сақтау, пайдалану және жою процестерінің жиынтығы. Бұл процестердің барлығы құжаттардың бүтіндігін тексеріп, қабылданғанын растағаннан кейін орындалады.

Заңды тұлғалар арасындағы құжат айналымын жүзеге асыру ережелері тараптардың келісімі бойынша жүзеге асырылады. Ақпарат алмасу телекоммуникация құралдарының көмегімен жүзеге асырылады, ал құжаттар электронды тасымалдағышта сақталады. Бухгалтерлік ақпаратты сақтау мерзімі заңмен белгіленген мерзімнен аспауы керек.

Ұйымдарарасында қатысушылардың қолдары қойылған ресми және бейресми құжаттармен алмаса алады. Кәсіпкерлік қызмет саласында мыналар болуы мүмкін: шот-фактуралар, келісімдер, шот-фактуралар, шарттар, келісімдер, бұйрықтар, хабарламалар, сенімхаттар және т.б. Ақпаратты мәтіндік, кестелік және графикалық файлдар түрінде беруге болады.

EDI енгізу мақсаты

EDI енгізудің алғышарттары мыналар болуы мүмкін:

• күнделікті жұмысты азайту;
• құжат жоғалуын азайту;
• құжаттармен «мөлдір» жұмыс;
• орындаушылық тәртіпті жақсарту - құжаттарды уақытында қамтамасыз ету және т.б.

Сандық мақсаттардың арасында мыналар бар:

• Құжатты өңдеу уақытын 10 есе қысқарту.
• Офис шығындарын екі есе қысқартыңыз.

Ұйымдар арасындағы электрондық құжат айналымы: ол қалай жұмыс істейді

Отандық заңнамаға сәйкес ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы екі тараптың келісімі бойынша жүзеге асырылады. Деректермен алмасу үшін барлық қатысушылар бір оператордың жабдығына қосылған болуы керек. Әрі қарай, пайдаланушы контрагенттер тізіміне қосылу үшін сұрау жіберуі керек. Сұрауды растағаннан кейін жүйе қатысушылары деректермен алмаса алады.

EDI модулі келесі функцияларды орындауы керек:

• Контрагенттерді деректер алмасуға шақыру.
• Мекенжай кітабын жасаңыз.
• Бухгалтерлік бағдарламалық құралмен біріктіру,мысалы, 1С.
• Құжаттамаға қол қою және шифрлау.
• Сәйкестікті құрылымдау.
• Электрондық пошта күйлерін бақылау.

Ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы сертификаттардың көмегімен жүзеге асырылады. Серверге қосылу және аутентификация жеке цифрлық сертификат арқылы жүзеге асырылады. ЭСҚ жүйенің әрбір пайдаланушысына беріледі, электрондық Token тасымалдаушысында сақталады және PIN кодпен қорғалады. Пайдаланушы жеке кабинетіне өзінің логинін, паролін енгізуі керек. Осыдан кейін ғана ол құжаттарына қол жеткізе алады.

Жүйеге қосылған ұйымның кез келген қызметкері айырбастау процесін бастай алады. Құжатты контрагентке жібермес бұрын оған ЭЦҚ қол қою керек. Бұл операция Cryptopro бағдарламасы арқылы орындалады. Құжат EDI арқылы жіберіледі. Контрагенттің қызметкері жаңа құжатты алғаны туралы хабарлама алады. Егер ол қабылдаса, онда ол да ЭЦҚ қояды. Құжатқа өзгертулер енгізу қажет болса, онда жаңа электрондық нұсқасы жасалады. Өңдеу аяқталғаннан кейін ЭСҚ арқылы барлық өзгерістерді сақтау керек. Содан кейін өзгерісі бар құжат контрагентке жіберіледі. Қажет болған жағдайда ақпаратты электронды түрде үйлестіру жүзеге асырылады.

Қайтадан өзгерту қажет болса, бүкіл процедура қайтадан қайталанады. Жаңа нұсқаға шағымдар болмаса, құжат құрметтеледі. Соңғы үлгі екі ЭЦҚ қол қойылған болып саналады. Құжаттың барлық нұсқалары серверде сақталады және көруге болады. Үлгі жарамды мәртебесін алған бойда оны өзгертіңізқұжат жұмыс істемейді. Бұзылған келісім-шарттарға «Күш жойылды» мәртебесі беріледі. Ұйымдар арасында электронды құжат айналымы осылай жүзеге асырылады.

Жабдық

Ұйымдар арасындағы электрондық құжат айналымы үшін не қажет? Алдымен байланыс операторын таңдап, ақпарат алмасу үшін арнайы бағдарламалық құралды орнату керек. Екіншіден, ұйым электрондық хат алмасуды жүзеге асыруға ниет білдірген әрбір контрагентпен «Электрондық құжат алмасу туралы келісім» жасау қажет.

Сонымен қатар барлық құжаттар сақталатын EDI серверін орнату қажет. Бұл клиенттік жабдық пен «бұлттық» сақтау орны болуы мүмкін. Жүйе деректеріне сырттан қол жеткізу ұйым қызметкерлерінің жабдықтарында орнатылған қосымша арқылы жүзеге асырылады. Компьютерлердің сервермен өзара әрекеттесуі қосымша SSL 128 шифрлауы бар HTTP протоколы арқылы жүзеге асырылады. Құжаттарға қол жеткізу тек қолданбалы интерфейс арқылы және аутентификациядан өткеннен кейін жүзеге асырылады.

EDF жобасы

Процесстерді автоматтандыру жобасы бірнеше айдан бірнеше жылға дейін созылуы мүмкін. Термин автоматтандыруды қажет ететін процестердің санына, ұйымның ресурстық және қаржылық мүмкіндіктеріне тікелей байланысты. EDI енгізудің қысқаша схемасы келесідей:

• Жұмыс тобын құру.
• Мақсаттарды, мерзімдерді және жоба бюджетін қалыптастыру.
• Бар процестерді зерттеңіз.
• Тапсырмаларды әзірлеу.
• ТаңдауEDI жүйелері.
• ЭСҚ енгізу туралы келісімге қол қою.
• Еңбек ережелерін бекіту.
• Жүйелік каталогтарды толтыру.
• Қызметкерлерді оқыту.
• Алдын ала тестілеу.
• ЭСҚ енгізу туралы бұйрық шығару.
• Бағдарламалық құрал мен жұмыс процедураларын нақтылау.
• Пилоттық жобаны іске қосу.
• EDI-ге толық масштабты көшу.

EDI енгізудегі қателер

Құжаттарды автоматтандыру процесінде қағаздың болуы заң бойынша талап етілетін процестерге ерекше назар аудару керек. Қағаз құжатты электронды түрде көшіруге болмайды. Бұл жұмыс процесін айтарлықтай баяулатады және тұтастай алғанда автоматтандыру процесіне теріс көзқарасты тудырады. Қосарланған жұмыс үшін ешкім қосымша ақы алмайды.

Жүзеге асыру барысында құжаттармен жұмыс істеудің жаңа тәртібін әзірлеу, қызметкерлерді оқыту, содан кейін ғана толық енгізумен айналысу қажет. Бұған жаңа технологияларды пайдаланудың артықшылықтары қызметкерлерге жеткізілген жағдайда ғана қол жеткізуге болады.

Тағы бір танымал қате - EDMS талаптарының әлсіз зерттелуі. Пайдаланушылар конфигурацияланбаған жүйеде жұмыс істеуі керек болса, EDI процесі ұйымда қабылданғаннан ерекшеленеді.

Ұйымдар арасындағы электронды құжат айналымы: артықшылықтар мен кемшіліктер

Артықшылықтары:

• Құжаттардың түпнұсқасын пошта арқылы жіберу құнын азайту.
• Құжаттар үшін сақтау орны үнемделуде. Оның барлығы электронды түрде сақталады.
• Қолдану оңай. Құжат бір жұмыс орнынан жіберіледі. Құжатты жылдам іздеу күй бойынша жүзеге асырылады (жіберілген, қабылданған, қабылданған және т.б.).
• Лезде жеткізу. Барлық жіберілген ақпарат адресатқа бірнеше секунд ішінде жетеді.
• Құжатты жүйеде сақтау мерзімі бітпейінше жоғалту мүмкін емес.

Кемшіліктер:

• Жабдықты пайдалану үшін лицензия сатып алу керек, бұл көп ақшаны талап етеді.
• Көбінесе деректер бір жүйенің мүшелері арасында ғана алмасуға болады.
• 1С жүйесіндегі ұйымдар арасында немесе кез келген басқа бағдарламалық құралды пайдалану арқылы электрондық құжат айналымы бұрын қолданылған схемадан ерекшеленеді. Жаңа алгоритмнің енгізілуімен барлық қызметкерлерде жұмысты жүргізуге қатысты сұрақтар туындайды.
• Техникалық жабдық. EDI енгізер алдында ұйым жабдықты сатып алып, қызметкерлерді жаңа жүйені басқаруға үйретуі керек.
• EDI жарамдылық мерзімі 1 жыл болатын ЭСҚ арқылы жүзеге асырылады. Сертификаттарды уақтылы қадағалап, жаңарту қажет. Сондай-ақ салыққа қатысты проблемаларды болдырмау үшін контрагент сертификаттарының әрекет ету мерзімін бақылау қажет.

Құқықтық реттеу

Ұйымдар арасындағы электрондық құжат айналымын қандай нормативтік құқықтық актілер реттейді? Ресей Федерациясының заңнамасы «Электрондық қолтаңба туралы» № 63 Федералдық заңын қамтиды, Федералдық салық қызметіне құжаттарды беру ережелері Қаржы министрлігінің No MMV-7-2 / 168 бұйрығында белгіленген. EDOұйымдар арасында Қаржы министрлігінің No50н бұйрығы негізінде жүзеге асырылады. Электрондық түрде бастапқы есепке алу құжаттарымен алмасу ережелері Федералдық салық қызметінің ММВ-7-6/36@ бұйрығында белгіленген. Барлық EDI операторлары өз қызметі барысында Федералдық салық қызметінің № ММВ-7-6/253@ бұйрығын басшылыққа алуы керек.

SBIS

SBIS ұйымдары арасындағы электронды құжат айналымы тұтынушыларға келесі артықшылықтарды береді:

• Сіз құжаттарды Ресей Федерациясының аумағында тіркелген кез келген ұйымға жібере аласыз. Егер контрагент SBIS жүйесінің мүшесі болмаса, онда компания қызметкері жай ғана ұйымның өкіліне хабарласып, оның электрондық поштасына жүйеге қатысуға шақыру жібереді. Сұраныс расталғаннан кейін бірден қатысушылар арасында ақпарат алмасу делдалсыз жүзеге асырылады.
• Компьютеріңізге бағдарламалық құралды орнатудың қажеті жоқ. Браузердің жаңартылған нұсқасы және Интернетке қол жеткізу жеткілікті.
• Деректермен жұмыс істеу үшін арнайы бағдарлама қажет емес. Есеп бастапқыда үшінші тарап бағдарламалық құралында дайындалса, мысалы, 1С, онда VLIS жүйесімен деректерді біріктіруді орнатуға болады.
• Типтік құжат пішіні орнатылмаған. Мәтінді, электрондық кестені, кескіндерді және т.б. жіберуге болады.

СКБ "Контур"

Ресейдегі алғашқы бағдарламалық жасақтама жасаушылардың бірі ұйымдар арасында электронды құжат айналымына арналған жабдықты да жеткізеді. «Контур» Diadoc жүйесін әзірледі, оның көмегімен электронды құжаттар алмасу жүзеге асырылады. Жүйенің ерекшелігі - деректерге қол жеткізуді шетелде алуға болады. Компания осы мақсат үшін арнайы роуминг тарифтерін әзірледі. Қаласаңыз, деректерге API арқылы қол жеткізе аласыз.

Сізге не керек?

EDI қосу үшін ұйым сатып алуы керек:

• лицензияланған бағдарламалық құрал;
• сервер;
• жабдықты жаңартуды жүзеге асыру;
• қызметкерлерді дайындау;
• ішкі қолданбалармен жұмыс істеу үшін EDMS орнату және біріктіру.

Ұйым арасында электронды құжат айналымын байланыстыру үшін мұндай инвестицияларды салу керек пе? Техникалық қолдау бойынша кеңестер, EDMS және бағдарламалық қамтамасыз етуді жаңарту шығындарына қосу инвестицияның екінші кезеңі болып табылады. Бұл шығындар ай сайын төленуі керек.

Қорытынды

Қағаз жұмыс үрдісі электронды түрге ауыстырылуда. Ол ұйымның технологиялық шығындарын азайтып қана қоймайды, сонымен қатар жалпы бизнестің тиімділігін арттырады. EDI сәтті жұмыс істеуі үшін жүйені енгізу мақсаттарын нақты тұжырымдау және жабдықты дұрыс конфигурациялау қажет.