Ұйымның құжат айналымы туралы ереже. Ұйымдағы жұмыс үрдісінің мысалы

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Құжат дегеніміз оның мазмұны мен мақсатына сәйкес пішінде ұсынылған ақпарат. Құжатты бір мақсатпен, біреу біреу үшін жасайды. Бірақ әрқашан құжаттың көзі және/немесе оның адресаты тұлға бола бермейді. Заманауи деңгей - машиналар мен механизмдерді басқару цикліне тиімді және практикалық енгізу мүмкін және қажет болғанда.

Құжаттың қозғалу процесі, ерекшеліктері және жылдамдығы оның формасына, мазмұнына және «қозғалыс ортасының» жұмыс істеуіне байланысты. Табыс, экономикалық көрсеткіштер және әлеуметтік тиімділік ұйымдағы құжат айналымының қаншалықты дұрыс жолға қойылғанына байланысты және бұл: компанияның сапасы мен өмірі.

Құжаттар және жұмыс процесі туралы

Әкімшілік, ұйым мысалында жұмыс процесінің нысаны мен тәртібі заңмен реттелмейді. ГОСТ, заңға тәуелді актілер және міндетті ұсынымдар бар. Бухгалтерлік құжаттардың бөлігі ретінде несие алуға арналған қағаздар немесемедициналық есептер заң нормалары болып табылады.

Құжат әрқашан қатаң жазбаша нысан бола бермейді. Бұл болуы мүмкін:

• нақты өрістер нақты семантикалық және синтаксистік мазмұны бар белгілі бір жолмен толтырылатын пішін;
• нақты өтінімге арналған арнайы пішінге сәйкес жасалған бет (хат, бұйрық, техникалық тапсырма, штат саны, …);
• еркін нысан (қызметкердің түсіндірме жазбасы, еңбек жетістіктері үшін алғыс, өтініш бойынша қарар, …).

Құжаттардың үш нұсқасының барлығы қағаз түрінде немесе электронды түрде ұсынылуы мүмкін және техникалық және құқықтық құралдардың болуына байланысты олар мүлдем баламалы, дегенмен тек қағаз нысаны мүмкін болатын жағдайлар әлі де бар.

Құжаттың және жұмыс процесінің нысаны мен мазмұнын заңнамалық реттеудің жоқтығына қарамастан, құжаттарды жасаудың, жылжытудың, сақтаудың немесе жоюдың қатаң, жалпы қабылданған және талқыланбаған тәжірибесі бар, оны әр ұйым реттей алады. кез келген жолмен өзіне.

Ұйымдағы құжат айналымының тамаша үлгісі

Идеалға жету мүмкін емес:

• өмір мен қызметтің кез келген саласында,
• кез келген уақытта,
• ғарыштың кез келген жерінде,

себебі әрбір жаңа тәсіл жаңа көкжиектерді көруге мүмкіндік береді. Олардың соңынан еруге деген тілек пен қажеттілік бар. Құжаттама да ерекшелік емес. Керісінше, бұл ақпарат қозғалысы процесін динамикалық бекітудің көрнекі және жанды мысалы.

Ақпараттың қалай жазылғаны маңызды емес: қағазда немесе электронды түрде. Қазіргі уақытта екі пішіннің де заңды мәні бірдей, бірақ кейбір жағдайларда қағаз нұсқасының артықшылықтары бар.

олардың пайда болу (жасау) сәтінен сақтау немесе жою сәтіне дейінгі қозғалыс циклі.

Көптеген құжаттар адамның қатысуынсыз тікелей машиналар мен механизмдер арқылы орындалатынын барлық ұйымдар түсінбейді, сол сияқты барлық дереккөздер (авторлар) тек адамдар болуы керек емес.

Жұмыс процесін автоматтандыруды әдеттегі түсіну жағдайлардың басым көпшілігінде қарапайым «сигнал идеясы» деңгейінде болады, бұл кезде бағдарлама тек оқиғалардың болғанын хабарлауды тапсырады.

Құжаттардың ішкі және сыртқы айналымы

Екі тізбек те табысты ұйым үшін маңызды. Сыртқы айналымның статикалық мәні бар, ал ішкі айналымның динамикалық мәні бар.

Компания басшылығы бұл жағдайды неғұрлым жақсы түсінсе, соғұрлым перспективалы электрондық құжат айналымы жүйесін таңдайды. Ұйымдағы іскерлік қағаздар қозғалысының тамаша үлгісін көрсеткісі келетіндер өздерінің ақпараттық жүйесін жазады.

Құжаттар негізгі және болуы мүмкінқосалқы. Соңғысының әрқашан ұйым ішіндегі қозғалыс тарихы бар.

Құжат және оны пайдалану туралы білімді қолдануды талдау арқылы кәсіпорынның функционалдық сипаттамаларын, әлеуметтік-экономикалық көрсеткіштерін және уақыт параметрлерін бағалауға болады. Бұл серіктестер үшін де, тұтынушылар үшін де маңызды.

Қағаз, бірақ тиімді немесе электронды, бірақ сатып алынған

Бірегейлік тек адамға ғана емес, ұйымға да тән. Оның үстіне, әр адам өзінің даралығын бағалайды және оны киімімен, жүріс-тұрысымен, білімімен және т.б. арқылы барынша атап өтуге тырысады.

Дайын ақпараттық жүйені сатып алатын компания ұйымның өз бет-бейнесінен айыратын және қызметкерлерді «біреудің киімін» киюге мәжбүрлейтін жұмыс үрдісінің тамаша үлгісі болып табылады.

Құжаттар мен оларды пайдалану туралы үшінші тараптың, бірақ заманауи пікірді жүктеп алғанша, өз қызметкерлеріңізге ескі әдіспен қағаз тасымалдағыштармен жұмыс істеуді сеніп тапсырған дұрыс. Әрбір қызметкер басқа адамдардың идеялары мен құрылымдарының үшінші тарап жұмыс үрдісінің тиімділігін зерттеуші емес, ұйым функционалдық қызметінің маңызды элементі болып табылады.

Басымдылықтар, динамика және функционалдылық

Жұмыс үрдісінің сыртқы контуры әрқашан шектеулі, қарапайым және статикалық тұрақты. Жалпы алғанда, оған лайықты деңгейден артық мән берілмеуі керек. Мысалы, салықпен, бақылаушы органдармен немесе серіктестермен қарым-қатынаста «жаныңды салудың» мәні неде? Сіз қандай да бір жолмен ақпарат алмасу процесін әртараптандыруға боладыжарнама агенттіктері, бірақ бұл да ақырында тұрақты, қарапайым пішінге ие болады.

Маңызды бөлігі әрқашан электронды құжат айналымы болып табылатын өзіміздің ақпаратты өңдеу жүйеміздің басымдығы күмән тудырмайды. Бірақ әрқашан және әркім өз жүйесін жасау үшін уақыт пен ақша үшін өкінеді.

Классикалық "one es" немесе "galaxy" опцияларының комбинациясы ешқашан xel және бірнеше үшінші тараптың жергілікті экономикалық немесе бухгалтерлік бағдарламаларынсыз, сонымен қатар кері байланыс пен құжаттарға (тапсырыстар, тапсырыстар) ие болу үшін өздерінің веб-сайттарымен біріктірілген. шағымдар, ұсыныстар, …) тұтынушылар мен серіктестерден - әдеттегі жағдай, қызметкерлер үнемі күнделікті жұмыстармен айналысады және ешқандай шығындар жоқ.

Өндіріс процесінің динамикасы тек оның жеке функционалдығын тиімді жүзеге асыру арқылы қамтамасыз етілуі мүмкін. Тек осы жағдайда ғана ұйымдағы электронды құжат айналымы еліктеуге тұрарлық үлгі және өз бизнес-идеясын жүзеге асыру контекстінде өндірістік, экономикалық және әлеуметтік көрсеткіштердің тамаша серпіні болып табылады.

Ұйымның ақпараттық жүйесі туралы ереже

Кез келген ұйым – ұқсас ортада пайда болатын және бар ақпараттық жүйе. Құжаттар ұйымға сырттан келеді, оның ішінде құжаттар да жасалуы керек, олардың кейбіреулері реттелетін және міндетті болып табылады.

Қарапайым ұйымның жұмыс ағыны диаграммасы әдетте әркім жасайтын істің мысалы болып табылады. туралы ережежұмыс тәртібі, күнделікті жұмыс тәртібі, қызметкерлердің міндеттері – әдеттегі норма, бірақ «Ұйымның ақпараттық жүйесі туралы ережені» әзірлеуге өте аз адамдар қатысады.

Объективті тұрғыдан алғанда, ұйым басшылары кез келген нәрсені басшылыққа ала алады, кез келген нормативтік құқықтық актілерді және лауазымдық нұсқаулықтарды жаза алады. Бірақ бұл норма шығарудың тиімділігі мен практикалық болуы ішкі нормативтік арсеналдың шындық талаптарына қаншалықты сәйкес келетініне ғана байланысты.

Құжаттар және олардың қозғалысы туралы ережелер

Кәсіпорынның құжат айналымы жүйесі компанияның ақпараттық саласының құрамдас бөлігі болып табылады, соның нәтижесінде «Құжат айналымы туралы ереже» «Ұйымның ақпараттық жүйесі туралы ережеге» қосымша болып табылады, бірақ өте маңызды және оның барлық құрамдас элементтерін бір ақпараттық ағзаға біріктіреді.

Егер басшылық ұйымның жұмыс үрдісінің тамаша үлгісін жасауға бел буса, бұл олардың табыс табу және қызметкерлердің әл-ауқатын жақсарту мақсатымен табысты бизнесті дамытумен шынымен айналысатынын білдіреді.

Бағдарламалық қамтамасыз етуді әзірлеудің қазіргі жағдайының ерекшелігі, әсіресе таратылған ақпаратты өңдеудің алдыңғы қатарында (интернет-бағдарламалау мысалдары), мобильді өзін-өзі бейімдейтін қолданбаны жасау мүмкін емес дерлік.

Ұйымдағы электронды құжат айналымының міндеті қарапайым, бірақ көрнекі мысал. Мұнда динамика ерекше:

• кіріс және шығыс құжаттар;
• ішкі және сыртқы іскерлік құжаттарды өңдеуге арналған алгоритмдер.

Деректер мен алгоритмдер өзгерген сайын өзгеруі мүмкін код жазу өте қиын. Уақыт пен ресурстардың құны әр ұйымда бола бермейді.

Динамикадағы электронды құжатты басқару

Электрондық нұсқаның тапсырмасы мысалында кәсіпорында жұмыс процесін ұйымдастыру өзекті, қарапайым, индикативті және практикалық болып табылады. Күрделілік динамикалық түрде өзгеретін кодты жобалау процесінен туындайды. Әзірлеу уақыты да мәселе.

жалпы өңдеу логикасын пайдаланыңыз.

Сосын ұйымдағы жұмыс процесі=мысал + жеке бизнес идеяңыздың мүмкіндіктері. Бірінші жуықтауда нәтиже практикалық болмайды, бірақ міндеттерді бірінші жүзеге асыру іске қосыла салысымен оларды шешу циклі қайтымсыз сипатқа ие болады және тиісті назар аударғанда нәтижеге қол жеткізіледі.

Динамикалық өзгеретін ақпаратты өңдеуге қабілетті ақпараттық жүйені құру, ең алдымен, құру процесінің өзінің динамикасы болып табылады.

Кіріс, шығыс жәнеішкі құжаттар, ал код бағдарламашының қатысуынсыз өз бетінше өзгертілмейді, электронды құжат айналымы жүйесін құру фактісі туралы айту мүмкін емес.

Алайда ұйымның ақпараттық процестеріне толық қолдау көрсету үшін өзіңіздің жүйеңізді ойлап табу және енгізу оның табысын тамаша және мінсіз етумен бірдей.