Ұйымдастырушылық процестер: түрлері, кезеңдері, мақсаттары

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Ұйымдастыру процестері – үш кезеңге бөлінген жоспар бойынша жұмысты орындау процесі. Жұмысты бөлу, бөлек блоктарға (бөлімдерге, секторларға) топтастыру және жекелеген топтарды үйлестіру.

Үш процестің мысалы

Процесті бөлудің келесі мысалдарын ажыратуға болады:

• Жұмысты жеке кезеңдерге бөлу. Бұл ретте жеке қызметкерге оның біліктілігіне, дағдысына және тәжірибесіне сәйкес әр түрлі жұмыс түрлері тағайындалады.
• Жұмысты бөлек блоктарға топтаңыз. Бөлек блоктар белгілі бір жобада біліктілігі бірдей қызметкерлер тобы жұмыс істейтін секторды, бөлімді немесе бөлімшені білдіреді. Бұл бөліммен жұмыс тезірек орындалады.
• Жұмысты үйлестіру қайшылықтарды шешу және оларды болдырмау механизмін құру болып табылады.

Процесс қадамдары

Ұйымдастыру процесін бірнеше кезеңге бөлуге болады:

• Жұмыс бөлімі.
• Топтау тапсырмалары.
• Жұмыс үйлестіру.

Бірақ анықтауға болатын тағы да көп нәрсе бар. Бұл ұйымға және оған байланыстыәрекеттер.

Жұмыс бөлімі

Ұйымдастыру процесінің алғашқы қадамы, жұмысты қызметкерлер арасында олардың біліктілігі мен дағдыларына сәйкес бөлумен. Бұл ретте басшылық жеке қызметкердің өз әріптестерінен артық немесе аз жұмыс атқармауын қамтамасыз етуі керек. Бөлу принципі қызметкерлердің жұмыс уақытын бөлу мүмкіндігіне негізделген. Сондай-ақ олар ең жақсы білетін жұмысты ғана жасайды.

Бұл операциялар арасындағы ауысу уақытын қысқартады, оқытуды азайтады (өйткені жұмысшылар тек бұрыннан білетінін жасайды). Жабдықтар мен құралдар да жетілдірілді. Бұл маманданудың қауіптілігі бар – еңбектің монотондылығы. Бұл қызметкерді шығармашылық дағдылардан және олардың жұмыс кезіндегі көрінісінен айырады. Бұған жол бермеу үшін менеджерлер екі әдісті жиі пайдаланады

1. Жұмысшының қызмет аясын кеңейту.
2. Еңбекті байыту.

Қызмет саласының кеңеюі – қызметкердің өз таңдауы бойынша бірнеше жұмысты біріктіріп, бірден атқару мүмкіндігін беру. Ол орындалатын тапсырмаларды да кеңейте алады. Еңбекті байыту – бұл қызметкерге жұмыс барысын тәуелсіз бақылауды қамтамасыз ету.

Ары қарай орындау үшін тапсырмаларды дұрыс топтастыру

Компанияның ұйымдық процестерінің кезеңі жеке міндеттерге жауап беретін әртүрлі блоктарды (бөлімшелер мен секторлар) құруды білдіреді. Бұл шешімнің максималды тиімділігі мен жылдамдығына қол жеткізеді.бір немесе басқа мәселе. Әдетте, бір жұмысты атқаратындар бір бөлімге біріктіріледі.

Шағын ұйымдарда жұмыс осылай бөлінеді.

Мұндай ұйымдар өндірістік бөлімдерді функционалдық белгілеріне қарай бөледі. Яғни, орындалған жұмыс түріне қарай. Жеке бөлімнің әрбір вице-президенті компанияның белгілі бір қызметіне – сату және маркетинг, көлік қызметі және қаржылық операцияларға жауапты. Сондай-ақ, кейбір сегменттерді тағы 2-3 бөлімге бөлуге болады.

Бұл диаграмма ірі ұйымдардағы бөлімдерді көрсетеді.

Вице-президент деңгейлері кәсіпорынның өндіріс түрі бойынша қалыптасады. Төменгі деңгей геосаяси орналасу арқылы қалыптасады. Соңғы деңгей бір бағыттың қызмет түріне қарай ұйымдастырылады. Бұл ұйымдастырушылық процестердің негізгі түрлері. Жеңілдетілген, ол диаграммадағыдай.

Жұмысты бақылау

Ұйымдар жұмысын үйлестіру алдыңғы кезеңдердегі қызметкерлерді дұрыс бағытта бақылауға және бағыттауға мүмкіндік береді. Бұл жұмыстың дұрыс, уақытында және жоспарға сәйкес орындалуын қамтамасыз ету үшін жасалады. Үйлестіруді командалар тізбегі арқылы жасауға болады. Тағы бір түрі бар - тік. Мұнда басқару бір-бірінен асып түсетін жеке сілтемелерге бөлінген.

Мысалы, менеджер қарапайым қызметкерлерді басқарады. Ал оның жұмысын жоғары басшылық қадағалайды. Көбірек санықызметкерлер аз болса, соғұрлым аз менеджерлер қажет, осыған байланысты ақпарат басқаруға тезірек жетеді. Бірақ қызметкерлер саны аз болса, президент жұмыс орнындағы жанжалдармен күресуге мәжбүр болады.

Кординацияның тағы бір әдісі бар – нарықтық, ең тиімді және күшті. Нарық тік үйлестірудегі өзара көмектің тамаша үлгісі болып табылады. Ол жоғары орталықтандырылған басшылықты қажет етпейді, нарық өндіруші мен тұтынушы үшін ең қуатты болып табылады. Кейбір компаниялар үшін нарық үйлестірудің ең тиімді әдісі болып табылады.

Бұл жұмыс түрі басқалардан несімен ерекшеленеді?

Ұйымдастырушылық даму – бұл кәсіпорындардағы өндіріс пен басқару процестерін ретке келтіруге тиіс қызмет түрі. Оның тұжырымдамасы психология мен әлеуметтану негіздерінде пайда болды, олар туындаған қақтығыстарды тәжірибеде шешуге тиіс болды. Бұл терминді Роберт Блейк 1946-1949 жылдары енгізген. ESSO корпорациясында (қазіргі Exxon).

Бұл процестің қызметкерлермен жұмыстың басқа түрлерінен басты айырмашылығы – ұйымның өзара әрекеттесетін барлық элементтері бар біртұтас ретінде қарастырылуы. Жүйелік тәсіл ұйым ішіндегі функционалдық, құрылымдық, техникалық және жеке қатынастарды қарастыру реттілігінен тұрады. Сондай-ақ, жұмыстың бұл түрінің бағдарламалары жұмыс істеуді және онымен байланысты мәселелерді талдаудан тұрады.

Мұндай шешімдердің мақсаты – өндіріс тиімділігін арттыру. Кәсіпорын үшін ұйымдық даму тұжырымдамасы жасалдыбелсенді және тұрақты дамып келеді. Сондықтан оның атауында «Даму» деген сөз бар. Ал өсу «соққылар» немесе «импульстар» есебінен емес, ішкі ресурстар есебінен болады. Ұйымдастыруды дамыту мамандары ең бірінші не нәрсеге қол жеткізуге тырысады?

Біріншіден, жұмсалған ресурстар мен сатылған өнімдер арасындағы тепе-теңдік, сондай-ақ дәл осы тауарлардың өтелуі. Сонымен қатар кәсіпорынның дамуы, оның өсуі және ұйым ішіндегі ұжымның бірігуі. Бұл мамандар жұмысының нәтижесі төмендегідей:

• топтың немесе қызметкерлердің жергілікті немесе жаһандық өзгерістерге дайындығы;
• қызметкерлердің бір-біріне деген оң көзқарасы, сондай-ақ олардың арасындағы өзара көмекті дамыту;
• кәсіпорынның ұйымдық-функционалдық құрылымдарын оңтайландыру;
• кәсіпорын бойынша жалпы жұмысқа қанағаттану.

Мұндай маманның жұмысы өте күрделі және жоғарыда айтылғандай психология мен социологияға негізделген. Сондай-ақ, бұл адамдардың жұмысынан кейін менеджерлер өнім сапасының жақсарғанын, өнімділіктің жоғарылауын, ұйымның нарықтағы орнын нығайтуды, қызметкерлердің жоғалуын азайтуды, кірісті арттыруды және т.б. көреді.

Ұйымдық өсу мамандары өтетін негізгі кезеңдер

Ұйымдық өсу бірнеше кезеңге бөлінген үздіксіз процесс.

• Бірінші кезеңде маман мен басшылық кәсіпорынды әртүрлі құрылымдарда өзгерту қажет екенін түсінеді. Бұл іске асыру солардың ішінде болуы мүмкінқызметкерлер кәсіпорын жұмысындағы қиындықтарды байқаған сәттер. Әркімнің компанияны өзгерткісі келетіні де маңызды.
• Екінші кезеңде хабардар болғаннан кейін және проблемаларды шешуге және кәсіпорынды жақсы жаққа өзгертуге ұмтылыс пайда болғаннан кейін маман жұмысқа кіріседі. Кейбір мәселелер шешілуде, атап айтқанда ұйымдық өзгерістерді жүзеге асыру үшін жұмыс қатынастарының жүйесі құрылуда.
• Үшінші кезеңде маман кәсіпорынға ене алған соң, ол туралы ақпарат жинауға кіріседі. Бұл өте маңызды әрекет және маманның арнайы техникасына сәйкес қатаң түрде орындалады. Фирманың ақпарат байлығы болса да, ол әрқашан нақты ұйымдастырушылық мәселелерді анықтай алмауы мүмкін.
• Төртінші кезеңде жеткілікті ақпарат жинағаннан кейін оны талдап, зерделеу қажет болады. Бұл кезеңді диагностикалық деп те атауға болады. Маман «диагнозды» қойып, «емдеуді» бастауы, сондай-ақ ұйымдастырушылық өзгерістерді енгізуі керек.
• Бесінші кезеңде маман барлық проблемаларды түсінеді, оларды жою және одан әрі болдырмау жоспарын жасау керек. Осы орайда ол өзінің арнайы техникасын пайдаланады. Жоспар жасалғаннан кейін оны орындау керек. Маман жоспардың орындалуын қадағалауы керек.
• Алтыншы кезең, бұл соңғы кезең. Ұйым жақсы жаққа өзгергеннен кейін маманға деген қажеттілік жойылады. Кейде кәсіпорынның маманға тәуелділігі тым күшейіп, онсыз жұмыс істей алмайтын жағдайлар болады. Бұл проблемалар да бармаман шешеді.

Ұйымдастырушылық өсудің маңыздылығы

Дамушы компанияда немесе банкроттықтың алдында тұрған компанияда сіз бұл тұжырымдамамен танысуыңыз керек. Ал маманды жалдаған жөн. Оның жұмысы ақшаға түседі, бірақ оның кәсіпорынға жасайтын өзгерістері баға жетпес болады.