Шығыс хат-хабар: тіркеу журналдары, есеп, үлгілер, толтыру ережелері

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Халық шаруашылығының қай саласында болмасын көптеген функцияларды қамтитын іс қағаздары бар. Олардың ішінде кіріс және шығыс корреспонденцияларды есепке алу негізгілерінің бірі болып табылады. Басқа ұйымдардан оқшау жұмыс істейтін бірде-бір кәсіпорын жоқ. Клиенттермен, жеткізушілермен, қаржылық және басқа институттармен байланыс және ынтымақтастық міндетті болып табылады. Сондықтан өндіріс процесі хат-хабарсыз жүре алмайды. Кіріс және шығыс хаттарды тіркеумен кім айналысады? Оларды қалай дұрыс есепке алу керек? Бұл кімге және не үшін қажет? Бұл мәселелерді мақалада қарастырамыз.

Корреспонденция санаттары. Шығыс құжаттамасының мүмкіндіктері

Құжаттардың пішіндері мен түрлері өте көп, бірақ олардың барлығы екі негізгі санатқа ғана бөлінеді:

• Жіберілуде (шығыс хат).
• Алынған (кіріс хат).

Әр санаттың мағынасын қарастырайық.

Шығыс деп аталатын корреспонденцияны келесі алушыларға жіберуге болады:

• Жоғары органдар.
• Бағыныңқыларұйымдар.
• Серіктес кәсіпорындар.
• Кәсіпорынның бөлімдері, цехтары және басқа құрылымдық бөлімшелері.

Жоғары органдарға қандай құжаттар жіберіледі?

Іс жүзінде әрбір кәсіпорын кез келген ұйымдарға (аудандық, ведомстволық, облыстық, сондай-ақ министрліктерге) бағынады. Бұл мекемелерге жіберілетін шығыс корреспонденциялар есеп, есептер, айға, тоқсанға, жылға жоспарлар, сұраныстарға жауаптар болуы мүмкін. Әдетте, ол бекітілген стандартты бланкілерде немесе компанияның логотипі бар қарапайым парақтарда шығарылады.

Төменгі қатардағы ұйымдарға арналған құжаттар

Барлығы емес, көптеген кәсіпорындар өздеріне бағынышты ұйымдармен ынтымақтасады. Бұл атқарушы органдар, филиалдар, шағын фирмалар және басқалар болуы мүмкін. Оның жіберетін хат-хабарлары директивалар, бұйрықтар, хабарламалар, ережелер, нұсқаулар, оқу материалдары болуы мүмкін. Ол сондай-ақ фирмалық логотипі бар бланкілерде немесе қарапайым парақтарда шығарылады. Сонымен қатар, нұсқаулықтар мен оқу материалдары брошюралар мен нұсқаулықтар түрінде болуы мүмкін, бірақ олар стандартты бланкілер бойынша нұсқаулықтармен немесе мөрлер мен қолдары бар ілеспе хаттармен бірге болуы керек. Егер олар болмаса, нұсқаулықтар мен брошюралардың өзінде жіберуші кәсіпорынның мөрі және жауапты тұлғалардың қолдары болуы керек.

Серіктес фирмаларға арналған құжаттама

Ереже бойынша, бұл жағдайда жеткізушілер, дистрибьюторлар және тұтынушылар туралы айтып отырмыз. Оның жіберетін хат-хабарлары – бұйрықтар, хабарламалартауарларды қабылдау, шағымдар, жарнамалық брошюралар, келісімнің немесе келісім-шарттың кез келген шарттарын өзгерту туралы хабарламалар, іскерлік ұсыныстар.

Жарнамалық материалдар, прайс-парақшалар, құттықтаулар, шақырулар, мысалы, презентацияға тіркелудің қажеті жоқ екенін атап өткен жөн.

Бір ұйымдағы құжаттама

Шығыс хат алмасудың бұл түрі 2 немесе одан да көп бөлімшелер, цехтар, бөлімшелер бар кәсіпорындарда жүзеге асады. Мұндай жағдайларда басшылық бұйрықтар, қаулылар, нұсқаулықтар, нұсқаулықтар және осыған ұқсас құжаттар шығарады, олар бөлімдер мен цехтарға жіберіледі. Содан кейін басшылар мен әкімшілік үшін мұндай хат-хабар шығыс, ал цех немесе бөлім үшін кіріс болады.

Журнал дизайны ережелері

Құжат қайда жіберілгеніне қарамастан, ол есепке алынуы керек. Ол үшін шығыс хат-хабарларды тіркеу журналдары бар. Компьютер мен интернет болмаған заманда мұндай журналдар қолмен жүргізілетін. Олар ерікті болуы мүмкін. Жалпы блокнот, бухгалтерлік кітап, блокнот қолдануға болады. Ең бастысы, журналда жұлып кетпес үшін тігілген парақтар болуы керек еді. Сонымен қатар, оларды нөмірлеу қажет болды. Журналдың титулдық бетінде оның басталған күні көрсетілген. Бұрын парақтарды жіптермен тігу, олардың ұштарын қағаз парағымен жабу талап етілді, оған жауапты тұлғаның мөрі мен қолы қойылады. Сондай-ақ осы парақта нөмірленген беттердің жалпы саны қойылды. Түзетулерге рұқсат етілмеді.

Енді журналдың жіптермен тігісі сақталған кездеқаржылық немесе заңды маңызы бар аса маңызды құжаттарды тіркеу.

Журналдағы беттер көптеген кәсіпорындарда нөмірленген.

Журналдың соңғы жолы толтырылған кезде оның аяқталу күні қойылады. Ол 3 жылдан 5 жылға дейін сақталады. Бұл онда тіркелген хат-хабар түріне байланысты. Сот шешімдері, қаржылық есептер, ұзақ мерзімді келісімшарттар және т.б. ерекше маңызды болып саналады. Журналға жазылған құжаттардың әрқайсысы заңды күшін жоғалтқан жағдайда ғана оны жоюға болады.

Компьютер көмегі

Компьютерлік технология дамыған заманда кіріс-шығыс хат-хабарларының журналын қолмен қадағалайтын кеңсе қызметкерін табу қиын. Енді компьютерде пішіндерді басып шығаруға немесе жазбаларды сақтауға мүмкіндік беретін белгілі бір бағдарлама бар. Оны пайдалану үшін сізге қажет:

• MS Office, MS Excel бағдарламалары бар компьютер.
• Принтер.
• Сканер.
• Компьютерлік электрондық пошта.
• Мынадай мөр: «Кіру. № _, "_" _20_ж. Оны қолмен теруге немесе дайын түрде сатып алуға болады.

Одан кейін бағдарламаға кіріп, қажетті пішінді жүктеп алып, онымен жұмыс істеуді бастау керек. Пішінді басып шығаруға, көптеген фотокөшірмелерді жасауға, оларды тігуге болады. Сіз қолмен жазбалар жасау керек журнал аласыз. Сіз басып шығара алмайсыз, тікелей компьютерде тіркеліңіз. Әдетте, қол қою қажет емес құжаттар осылай сақталады.

Сізге қанша журнал керек?

Жиірекбарлығында кәсіпорындар шығыс хат-хабарлардың бір журналын жүргізеді. Дегенмен, серіктестері мен басқа алушылары көп кейбір ұйымдарда осы журналдардың бірнешеуі болуы мүмкін, мысалы:

• Үшінші тұлғаларға жіберілген хат-хабарларды және кәсіпорын ішіндегі құжаттарды тіркеу үшін.
• Отандық және шетелдік компанияларға жіберілген хаттар үшін.
• Белгілі бір ұйымдарға (мысалы, орталық аппарат, министрлік және т.б.) және басқаларға арналған құжаттар үшін. Бұл құжат айналымының ыңғайлылығы үшін жасалады, бірақ кез келген журнал бір стандарт бойынша құрастырылады.

Сонымен қатар кейбір ұйымдарда құжаттаманың әр түрі үшін бөлек журналдар бар. Мысалы, шығыс тапсырыстарды, бухгалтерлік тапсырыстарды, хабарламаларды, нұсқаулықтарды, тұтынушылардың шағымдарын, хаттамаларды және т.б. тіркеу үшін. Мұндай құжаттарды есепке алу үшін басқа бағандары бар пішіндерді пайдалануға болады.

Журналдық жазбаларды қалай жүргізу керек

Шығыс корреспонденциялардың барлық түрлерін есепке алу үшін бланкілердің нысандары шамамен бірдей екенін айту керек. Дизайндың қандай болуы керектігін көрсететін үлгі біздің мақалада берілген.

Әр беттің жоғарғы жағында бағандары бар "тақырып" бар:

• Жазбаның реттік нөмірі, ол құжатқа да жапсырылған.
• Шығу күні.
• Құжат тақырыбы (мысалы, "Орындалу туралы есеп").
• Қорытынды (сөзбе-сөз бірнеше сөйлем, құжат нөмірін де қоюға болады).
• Корреспонденция жіберілетін мекеменің атауы.
• Жауапты тіркеушінің қолы.
• Шығу әдісі (тұрақты немесе электрондық пошта, факс). Бұл тармақ жаңа технологиялардың пайда болуымен қосылды. Бұрын ол хат алмасу журналдарында болмаған.
• Егер сұрауға жауап немесе орындалу туралы есеп жіберілсе, журналда жіберілген хаттың негізінде жасалған құжаттың нөмірі көрсетілуі керек. Сондай-ақ орындаушы (аты-жөні, қызметі) туралы мәліметтерді көрсету қажет.
• Көшірмелер саны. Кейде көшірмедегі беттердің саны көрсетілген баған бөлек бөлінеді.
• Ескертпе. Алдыңғы бағандарға қосылмаған ақпарат осында көрсетілген.

Егер шығыс құжат сұрауға немесе есепке жауап болмаса, орындалу және жауапты тұлға туралы бағандарға сызықшалар қойылады.

Біздің уақытымызда шығыс хат-хабарлар журналының мазмұны мен толтырылуы өзгерген жоқ. Үлгі жоғарыда көрсетілген.

Кіріс хат

Хаттар мен құжаттарды кәсіпорын келесі көздерден ала алады:

1. Жоғары органдар.
2. Бағыныңқылар.
3. Серіктес фирмалар.
4. Жоғарыда аталмаған басқа мекемелер (полиция, банктер, соттар, жеке азаматтар, т.б.).
5. Кәсіпорын ішінде кіріс хат-хабарлары әкімшіліктен немесе басқа құрылымдық бөлімшеден, мысалы, бухгалтериядан келуі мүмкін.

Үстіміздебірінші үш абзацта көрсетілген ұйымдардың хат-хабарлары қандай құжаттар болуы мүмкін екенін қарастырыңыз.

Басқа мекемелердің құжаттары қызметкерді шақыру, атқару парағы, сот шешімі, талап арыз, жеке тұлғаның шағымы немесе өтініші және т.б. болуы мүмкін.

Кәсіпорындағы жұмыс процесін білдіретін құжаттар өте әртүрлі болуы мүмкін: басшылық бұйрықтары, бұйрықтар, нұсқаулар, ережелер, стандарттар, қауіпсіздік ережелері, ескертулер және т.б.

Кіріс құжаттарымен жұмыс

Шығыс хат-хабарларды ғана емес, кірісті де есепке алу қажет. Кәсіпорынға келіп түскен хаттар тіркелетін журнал жіберілген құжаттармен бірдей ережелерге сәйкес жасалады.

Айырмашылық пішіндердегі "қалпақшада". Онда келесі бағандар болуы керек:

• Реттік сан. Ол құжатқа да жапсырылған.
• Алынған күні.
• Құжатты жіберген ұйым.
• Оны қалай алды (факс, электрондық пошта немесе кәдімгі пошта арқылы).
• Құжат атауы.
• Көшірмелер саны.
• Құжат жіберілген жер (шеберхана, бөлім немесе қалта атауы).

Төменде кіріс корреспонденциялар журналы нысандарының бірінің үлгісі берілген.

Егер кіріс құжаты цехқа (бөлімге) орындауға келіп түскен басшылықтың бұйрығы немесе әдістемелік нұсқауы болса, тіркеу журналында жауапты тұлғаның кім екені көрсетіліп, сонымен қатар бекітілуі керек.орындау жазбасы, күні және орындаушының қолы.

Есептерді кім жүргізеді?

Басшы тағайындаған кез келген жауапты адам кіріс және шығыс хат-хабарларды тіркей алады. Бұл ретте еңбек қызметінің бұл түрі оның лауазымдық нұсқаулығына енгізілуі немесе кәсіпорын басшысының бұйрығымен бекітілуі тиіс. Әдетте, ұйымдарда іс жүргізуді хатшы жүргізеді. Сонымен қатар, кеңсе қызметкері немесе әкімші (шағын компанияларда) хат-хабарларды тіркеуді жүзеге асыра алады. Кейбір ұйымдарда хат алмасуды екі қызметкер – құрастырушы мен хатшы жүргізеді.

Дүкендер мен бөлімдер де кіріс және шығыс құжаттаманың есебін жүргізеді. Мұны басшылықтың бұйрығымен осы қызмет түрі жүктелген қызметкер жасайды.

Кіріс құжаттаманы қалай дұрыс жазуым керек?

Кіріс және шығыс хат-хабарларды тіркеу қиын емес, жауапты іс. Кәсіпорынға түскен барлық құжаттар бухгалтерлік есепке алынады. Егер олар ұйымдардан келсе, басшының мөрі мен қолы болуы керек. Кейде жауапты тұлғалардың қолы қажет, мысалы, бас бухгалтер, егер бұл кәсіпорынға берілген шот-фактура болса. Түсініктеме немесе шағым сияқты жеке тұлғалардың хаттарында тек осы құжатты құрастырған адамның қолы болуы мүмкін.

Көптеген кәсіпорындарда өндірістік процестерден хабардар болу үшін барлық түсетін хат-хабарларды менеджер қарауы керек. Өзіқабылданған құжаттармен не істеу керектігін шешеді - орындауға қабылдау, ақпаратпен қатысы бар тұлғаларды таныстыру немесе жай ғана қағазды папкаға салу. Сондықтан хатшы келіп түскен хат-хабарларды журналға тіркеп, басшыға береді. Ол әр құжатқа қай бөлімге жіберілу керек екенін белгілейді.

Осы «үкімнің» негізінде хатшы кіріс хат-хабарларды тіркеу журналында тиісті бағанға әрбір әріптің одан әрі «тағдырын» белгілейді. Мысалы, сыйлықақыны есептеу туралы жаңа ереже бухгалтерияға, қауіпсіздік нұсқаулары техникалық бөлімге, ал азамат Ивановтың талап-арызын өнім сапасын бақылау бөліміне жіберуге болады. Бұл хатшының кіріс құжаттамасымен жұмысын аяқтайды.

Шығыс хаттарды қалай қадағалаймын?

Жоғарыда біз құжаттаманың осы түріне қандай құжаттар қатысты болуы мүмкін екенін қарастырдық. Кейбір ұйымдарда жеке сұрауларға хатшының көмекшісі немесе құрастырушы жауап беруі керек. ГОСТ Р 6.30-2003.12 сәйкес мұндай құжат арнайы бланкіде немесе компанияның логотипі бар таза парақта ресімделеді. Ұйымға немесе жеке тұлғаға жіберілген кез келген іскерлік хат басшының мөрімен және қолымен бекітілуі керек. Әдетте, хатшы құжаттың фотокөшірмесін жасауы керек, оны дұрыс папкаға салу керек.

Шығыс хат-хабар тиісті журналда тіркеледі. Хатшы барлық қажетті мөрлер мен қолтаңбалардың, оның фирмасының деректемелерінің бар-жоғын тексеруі керекқұжат ресімделетін ұйым, оған журналға енгізілген нөмірге сәйкес нөмірді, кету күнін, көшірме берілген папканың атауын қойыңыз. Егер жіберілетін хат-хабар кіріс хатқа жауап болса, сіз оның тіркелген нөмірін де қоюыңыз керек. Құжаттар тіркеу журналында көрсетілген күні жіберілу керек.

Бізге корреспонденцияны есепке алу не үшін қажет?

Өндірістен алшақ жүрген кейбір адамдар кіріс және шығыс хат-хабарларды мұқият тіркеуді артық жұмыс, яғни қағазбастылық деп есептейді. Іс жүзінде корреспонденциялық есеп келесі функцияларды орындайды:

• Жұмыс процесін ұйымдастырады.
• Кіріс сигналдарына уақтылы жауап беруді қамтамасыз етеді.
• Өндірістегі ақпарат алмасуды жеңілдетеді.
• Компанияның сыртқы экономикалық өмірге тиімді қатысуына кепілдік береді.
• Қажетті құжатты жылдам табуға көмектеседі.

Бұл жұмыстың маңыздылығы анық, сондықтан оны жүзеге асыруға жауапкершілікпен қарау керек.