Бөлімдердің өзара әрекетін реттеу үлгісі, мысалдар

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Әр кәсіпорында оның қызметін реттейтін жергілікті құжаттар бар. Ең маңыздыларының бірі - бөлімдер арасындағы өзара іс-қимылды реттеу (құжат үлгісі төменде сипатталатын болады). Ұйым басшысы үшін бұл басқарудың тиімді құралы болып табылады. Бөлімшелер арасындағы өзара әрекеттестік регламентінің үлгісін егжей-тегжейлі қарастырайық.

Талаптар

Реттеу қандай болуы керек? Қызмет процесінде есеп-шаруашылық қызмет бөлімшелері, кадр жұмысшылары мен есеп айырысу-жоспарлау бөлімшесі, кәсіпорынның басқа құрылымдық бөлімшелері арасындағы өзара әрекеттестік сөзсіз. Сонымен қатар, қызметкерлердің байланысы ең қысқа мерзімде алға қойылған міндеттердің орындалуын қамтамасыз етуі керек. Бөлімшелер арасындағы өзара іс-қимылды реттеу үлгісі, ең алдымен, орындаушыларға қолжетімді болуы керек. Егер оның дамуына жауапты адам барлық ережелерді жазып алса, бірақ бағыныштылар ештеңені түсінбесе, құжатта ешқандай мағына болмайды. Осыған байланысты үлгілік ережені қалыптастырубөлімдер арасындағы өзара әрекеттесу үшін үш негізгі қағиданы ескеру қажет:

1. Құжат бизнес-процес үлгісі негізінде құрастырылған. Нормалардың сапасы схеманың мұқият болуына тікелей байланысты болады.
2. Құжат құрылымы процесс үлгісімен анықталады. Схеманың барлық тармақтары ережелерде болуы керек.
3. Ақпаратты ұсыну ресми, құрғақ тілде жүзеге асырылады. Құжат мәтінінде қысқа жай сөйлемдерді қолдану ұсынылады. Ережелер бір мәнді түрде тұжырымдалуы керек. Барлық аббревиатуралар мен терминдер жазылуы керек.

Мақсат

Бөлімдердің өзара әрекеттесуін реттеу үлгісі мыналарды қамтамасыз етеді:

1. Құжаттаманы дайындауда тәртіпті орнату және сақтау, құрылымдық бөлімшелер арасындағы тиімді байланыс.
2. Ұжымда жанжалды жағдайлардың алдын алу. Егер жұмыс үшін өзара әрекеттесу схемалары алдын ала анықталса, сол немесе басқа қызметкердің процестерге қатысу үлесі, даулар туындамайды.
3. Жаңадан келгендер командасына жылдам кіру. Регламент өзара әрекеттестік құрылымын түсінуге көмектеседі, қызметкер қандай құжаттарды пайдаланатынын, қандай қызметтерге хабарласатынын көрсетеді.
4. Тәртіпті бақылау.
5. Істерді басқа қызметкерге беру жылдамырақ (демалысқа шыққанда немесе кеткенде).
6. Қаржылық, адам және уақыт ресурстарын жоғалтудың алдын алу.

Құрылым

Арасында өзара әрекеттесу реттелуі дегеніміз небөлімдер дұрыс құрастырылған деп санауға болады ма? Әдетте құжат келесі бөлімдерді қамтиды:

1. Жалпы ережелер.
2. Анықтамалар, терминдер және қысқартулар.
3. Процестер сипаттамасы.
4. Жауапкершілік.
5. Бақылау.

Заңнамалық актілер, ГОСТ және басқа да құжаттар анықтамалар көзі бола алады. Соңғысына, атап айтқанда, министрліктердің, ведомстволардың бұйрықтары, үкімет қаулылары жатады. Бұл ретте ережелері пайдаланылған нормативтік құжаттарға сілтемелер бөлімдер арасындағы өзара іс-қимыл регламентіне енгізілуі керек. Денсаулық сақтау объектілеріне арналған үлгіде, атап айтқанда, Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрлігінің, облыстың Денсаулық сақтау министрлігінің бұйрықтарының көрсеткіштері бар.

Қолданба

Ол әдетте бизнес процесінің графикалық үлгісін қамтиды. Ол бірнеше блоктан тұратын диаграмма түрінде бейнеленген. Графикалық кескінді ДК бағдарламалық өнімдерінің көмегімен жасауға болады. Схемалар белгілі бір міндеттерді орындаудың нақты тәртібін көрсетеді. Визуализация мәтінге қарағанда ыңғайлы. Диаграммада процестің басталуы мен әрбір кезең, олардың арасындағы байланыс және соңғы нәтиже анық көрсетілген. Бұл модельді 223-ФЗ сәйкес компанияның бөлімшелері арасындағы өзара әрекеттесу ережелерін әзірлеушілер жиі пайдаланады. Схема шығыстар мен кірістер, қатысушылар мен клиенттер сияқты негізгі параметрлерді бөлектейді. Жаңадан бастаушы мұндай модельмен танысса, ол процестің ерекшеліктерін бірден түсінеді және белгілі бір тапсырманы орындауға дайын болады.

Нұсқаулар

Бірінші кезеңде құжаттың тақырыбын және жауапты тұлғаларды анықтау керек, яғни кімжәне қандай ережелерді құрастырады. Бухгалтерлік бөлімдер арасындағы өзара іс-қимыл, атап айтқанда, заңнамада бекітілген нақты схема бойынша жүзеге асырылады. Бұл құрылымдық бөлімшеде әрқашан есеп беру талаптарының сақталуына жауапты ең маңызды тұлға болады. Ол бөлімдер арасындағы өзара іс-қимыл ережелерін әзірлеуге жауапты тұлға бола алады. Құжат үлгісін барлық қызметкерлер талқылауы керек. Ол үшін жалпы жиналыс ұйымдастырылады. Егер құжат екі бөлімнен артық мүдделер соқтығысатын процесті реттесе, онда талқылауға негізгі қызметкерлерді тарту маңызды. Әзірлеуге жауапты адам әріптестеріне ережелерді орындаудың маңыздылығын түсіндіруі керек.

Процестер сипаттамасы

Оның көлемі өзара әрекеттесу күрделілігіне байланысты болады. Егер процесс қарапайым болса және оған жауапты қызметкер іске асырудың барлық кезеңдерін жақсы түсінсе, онда ол өзі басқа құрылымдық бөлімшелермен жұмыс схемасын жасай алады. Осыдан кейін ол құжатты қалған қатысушылармен талқылауы керек. Егер бизнес-процесс күрделі болса, онда әрбір қызметкер модельдің өз бөлігін әзірлейді. Осыдан кейін барлық жобалар жинақталып, талқыланады. Негізгі құжатпен танысу барысында барлық мүдделі қызметкерлер белгілі бір түзетулер мен толықтырулар ұсына алады. Осыдан кейін компанияның бөлімшелері арасындағы өзара әрекеттесу ережелері басшыға беріледі.

Өтініш

Оны тікелей жасауға болады. Бұл жағдайда басшының өзі арасындағы өзара әрекеттесу ережелеріне қол қоядыкомпанияның бөлімдері. Құжат үлгісі жанама түрде де бекітілуі мүмкін. Бұл жағдайда басшы бұйрық шығарады. Әкімшілік актіні тіркеу деректері бекіту мөртабанына енгізіледі.

Жауапты тұлғаның жұмыс ерекшелігі

Кейбір ұйымдарда сапа менеджері лауазымы штатта қарастырылған. Тәжірибеде құжаттарды дайындаудың белгілі кезеңдері әзірленді. Оларды бөлімдер арасындағы өзара әрекеттесу ережелерін құрастыратын менеджер сақтауы керек. Негізгі қадамдардың мысалы:

1. Процестерді анықтаңыз.
2. Диаграмма құру.
3. Толық сипаттама.
4. Мәтін құрастырылуда.

Жауапты маман әртүрлі бөлімдердегі қызметкерлердің жұмыс кестесін зерттейді. Бұл бөлімшелер арасындағы өзара іс-қимыл регламентіне енгізілген стандартты жағдайлардың сипаттамасын құрастыру үшін қажет. Мысал: "Жанармай құю станциясы техникалық құралдардың көмегімен тексеріледі, мысалы… Тексеру аяқталғаннан кейін есеп жасалады."

Түпкілікті мақсатты анықтау

Нормативтік құқықтық актілерді жасауға жауапты тұлғаның барлық процестер туралы түсінігі болуы, қызметкерлердің міндеттерін білуі, тиісті біліктілігі мен кәсіби деңгейі болуы керек. Құжаттың мақсаты қызметкерлерге түсінікті болуы керек. Әйтпесе, ережелерді орындау қызметкерлерге қосымша салмақ түсіреді.

Оңтайландыру және дизайн

Кәсіпорында болып жатқан процестерді жан-жақты зерттеу, анықтауға мүмкіндік бередіәлсіз нүктелер. Жағдайларды, нәтижелерді, операцияларды талдау әрекеттерді оңтайландыруға мүмкіндік береді. Бұл өз кезегінде одан әрі дамудың бірнеше сценарийін қалыптастыруға мүмкіндік береді. Осылайша, кәсіпорын бәрін сол қалпында қалдыра алады, жұмыстың жаңа үлгісін жасай алады немесе ескісін түзете алады.

Нюанстар

Әр қызметкер не істеу керектігін және қол жеткізілген нәтиже оның табысына қалай әсер ететінін нақты түсінуі маңызды. Сондықтан ережені бекітпес бұрын оны талқылау қажет. Құжатты дайындауда шешуші рөл, әрине, жұмыс тобының (жобаның) басшысына жүктеледі. Бұл маманның міндеті - сыни сұрақтарды көтеру. Ол нақты процесс үлгісін ұсына алуы керек. Әр қатысушы суретті өз көзімен көреді. Ортақ түсінік болуы керек. Әрбір қатысушы нормативтік құқықтық актілерді жасаудағы жауапкершілікті түсіндіруі қажет. Көп жағдайда командалар мұндай құжаттың орындалуына күмәнмен қарайды. Процестің күрделілігіне байланысты нормативтік құқықтық актілерді енгізу 4-12 айға созылады.

Кіріспе мүмкіндіктері

Жаңа ережені енгізу үшін сізге қажет:

1. Алдыңғы құжаттарды жарамсыз деп тану.
2. Реттеуді белсендіру үшін жаңа жергілікті актілерді енгізу.
3. Бекітілген ережелерді қолдану үшін қажетті құжаттарды әзірлеу.
4. Автоматтандырылған инфобазалардың жаңа модульдерін өңдеңіз немесе енгізіңіз.
5. Стандарты емес құжаттардың пішіндерін жасаңыз.
6. Қызметкерлерді өзгерту немесе толықтырукесте.
7. Жаңа лауазымдарға үміткерлерді табыңыз, жұмысшыларды тағайындаңыз немесе ауыстырыңыз.
8. Орындаушыларға жаңа ережелерді үйретіңіз.
9. Қызметкерлермен түсіндіру жұмыстарын жүргізіңіз.
10. Реттеуді сынақтан өткізу.
11. Тәжірибелік орындау нәтижелері негізінде мәтінді түзетіңіз.
12. Құжаттың соңғы нұсқасын қолданысқа енгізіңіз.
13. Нұсқаулық сапасын бақылау процедураларын анықтаңыз.

Құжатты жүзеге асыру шаралары анықталғаннан кейін басшы бұйрық шығарады. Айта кету керек, іс-шаралардың ұзақтығына байланысты нормативтік құқықтық актіні бекіту және тікелей күшіне ену мерзімі әртүрлі болады. Құжатты құрастыру кезінде қызметкерлер жіберетін негізгі қателерді толығырақ қарастырайық.

Тәжірибемен сәйкессіздік

Нормативтік құқықтық актілерді жасауды кәсіпорындағы еңбек қызметімен тікелей байланысты қызметкерге тапсыру маңызды. Ұйым өте үлкен болды делік. Басшылықтың міндеттеріне даму мәселелерін шешу кіретін арнайы қызметті құруға мүмкіндігі бар. Осыған сәйкес бөлім кәсіпорынның барлық процестерін сипаттау міндетін қояды. Бірақ бұл шараның мақсаты олар үшін маңызды емес. Нормативтік актілерді нақты қызметке қатысы жоқ адамдар жасаса, онда оны басқаратын қызметкер схеманы орындамайды. Тиісінше, құжаттың жұмыс істеу мағынасы жоқ.

Икемділіктің болмауы

Көптеген жауапты адамдар максимумға ұмтыладыдеталь. Бұл жағдай нормативтік құжаттарды дайындау мен нақты өндірістік процестерді сипаттау арасындағы айырмашылықтарды білмеуден туындайды. Егер тапсырма операцияларды автоматтандыру болса, олардың егжей-тегжейлері қызметкерлерге көмектесуге арналған. Өндіріске көптеген адамдар тартылған кезде нормативтік актілердің қажеттілігі туындайды. Олардың әрекеттері жиі қайталанады, бірақ әр адам осы немесе басқа операцияны өзінше түсіндіреді. Регламент дауларды шешуге бағытталған. Ұйым қызметкерлерінің жағдайға байланысты сол немесе басқа шешім қабылдауына мүмкіндік беретін белгілі бір әрекет еркіндігі болуы керек екенін есте ұстаған жөн. Мысалы, тұтынушыға біраз уақыттан кейін емес, бірден жауап беруге болады.

Мәтіннің үлкен көлемі және күрделілігі

5-7 беттен тұратын ережелер оңтайлы болып саналады. Сонымен бірге оның мазмұны көлемді, бірақ қысқа болуы керек. Күрделі, көп мүшелі сөйлемдерді қолдану ұсынылмайды. Мәтін түсінікті болуы керек. Сонымен қатар, сіз шарттарға назар аударуыңыз керек. Ұғымдарды синонимдермен алмастырмау керек, декодтаусыз аббревиатураларды пайдалану керек.

Ақпараттық қауіпсіздік пен АТ бөлімдерінің өзара әрекеттесуі

Қазіргі уақытта көптеген кәсіпорындарда бұл қызметтердің байланыстары өте қиын. Қиындықтар АТ және ақпараттық қауіпсіздік бөлімдерінің ішкі қақтығыстарымен байланысты. Олардың тиімді ынтымақтастығын қамтамасыз етудің бірнеше нұсқасы бар. Бірінші және ең қарапайымы – ақпараттық технологиялар қызметі аясында ақпараттық қауіпсіздікке маманданған қызметкерлердің (бір немесе бірнеше) болуы. АТ бөлімшелерінің өзара әрекеттесу ережелері менБұл жағдайда ХБ ынтымақтастықтың типтік тәсілдерін көрсетеді. Жұмысты ұйымдастыру ақпараттық қауіпсіздік ақпараттық технологияларды қамтамасыз етудің бір бөлігі болып табылады деген қалыптасқан стереотип негізінде жүзеге асырылады. Егер кәсіпорында бұл қызметтер арасында қайшылықтар болмаса, онда басшы ақпараттық қауіпсіздік қызметін АТ бөлімінің жеке құрылымы ретінде ұйымдастыру туралы ойлануы мүмкін. Тиісінше, мұндай іс-шараларды қамтамасыз ету үшін көбірек ресурстарды, соның ішінде қаржылық ресурстарды бөлу қажет болады.

Типтік үлгі

Жалпы ережелерде көрсетілген:

1. Құжаттың мақсаты. Әдетте, мұндай тіркес бар: «Осы ереже процедураны анықтайды …».
2. Ауқым. Ереже жұмысшыларға немесе нысандарға қолданылуы мүмкін.
3. Акт соған сәйкес әзірленген нормативтік құжаттар.
4. Нормативтік құқықтық актілерді бекіту, түзету, жою ережелері.

«Терминдер, аббревиатуралар, анықтамалар» бөлімінде құжатта қолданылатын ұғымдар берілген. Барлық аббревиатуралар жазылуы керек. Терминдер алфавиттік тәртіппен берілуі керек. Әрбір ұғым бірлікпен жаңа жолда көрсетіледі. з. Терминнің анықтамасы бұл сөзсіз, сызықша арқылы беріледі. «Процесс сипаттамасы» бөлімінде қадамдық сипаттама берілген. тармақшаларды енгізген жөн. Олардың әрқайсысы белгілі бір кезеңге сәйкес келеді. Сол бөлімде белгілі бір операцияларды орындауға қатысатын қызметкерлер көрсетіледі. Әрекеттер ғана емес, олардың нәтижесі де сипатталады.

Жауапкершілік және бақылау

Регламентте ережелерді сақтамаған тұлғаларға санкцияларды қолдану мүмкіндігі туралы нұсқау болуы керек. Заң бойынша жауапкершілікке жол беріледі. Ол қылмыстық, әкімшілік немесе тәртіптік болуы мүмкін. Нормативтік құқықтық актілердің орындалуын бақылайтын қызметкердің аты-жөні мен лауазымы толық көрсетілуі міндетті.