Ұйым істерінің номенклатурасы: үлгіні толтыру. Ұйымның істер номенклатурасы қалай жасалады?

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Әрбір ұйым жұмыс барысында үлкен құжат айналымына тап болады. Келісім-шарттар, жарғылық, бухгалтерлік есеп, ішкі құжаттар… Олардың кейбіреулері кәсіпорында оның барлық жұмыс істеу мерзіміне сақталуы керек, бірақ сертификаттардың көпшілігі олардың жарамдылық мерзімі аяқталғаннан кейін жойылуы мүмкін. Жиналған құжаттарды тез түсіну үшін ұйым істерінің номенклатурасы құрастырылады. Бұл құжаттың үлгілері және оны құру алгоритмі төменде талқыланады.

Мақсат

Әр ұйымда жүздеген құжаттар жасалады. Күн сайын олар жинақталады, жұмысшылар бірте-бірте бірін-бірі ауыстырады. Бір кездері екі жыл бұрынғы тапсырысты табу қиынға соғады. Мұндай жағдайларды болдырмау үшін істер номенклатурасы жасалады.

Анықтама

Іс – біреуге қатысты құжатмәселе, қызмет саласы. Істер номенклатурасы – бұл олардың сақтау мерзімдері көрсетіле отырып, ашылған істердің тізбесін қамтитын тізім. Оның көмегімен сіз жұмыс процесін дұрыс ұйымдастыра аласыз. Үлгісі төменде талқыланатын коммерциялық ұйымның істер номенклатурасы келесі мақсатта құрастырылған:

• құжаттарды топтастыруды жүйелеу, бұл олардың жедел іздестірілуі мен сақталуын қамтамасыз етеді;
• істердің жіктелуіне сәйкес тіркеу нөмірін беру;
• тұрақты, ұзақ мерзімді және жеке сақтауға арналған құжаттардың тізімдемесін жасау (оның ішінде жою актілері).

Істер номенклатурасы мұрағаттауға және жоюға құжаттарды таңдау кезінде қолданылады. Бұл көп функционалды анықтама әр ұйымға кеңсе жұмысын жеңілдету үшін қажет. Бұл жағдайда ұйымның меншік нысаны маңызды емес. Медициналық ұйымның істер номенклатурасының үлгісін нормативтік құқықтық актілер мен қаулылардан табуға болатын болса, онда жеке ұйымның ашылған істерінің талдауы дербес құрастырылуы керек.

Міндетті ме, әлде мәжбүрлі ме?

Бұл тізімді құрастыру «Мұрағаттар жұмысының ережесімен» қарастырылған. Мұрағатты жеке қызмет ретінде жасайтын ұйымдар үшін міндетті болып табылады. Бұл тізімге мемлекеттік және муниципалдық мекемелерден басқа нотариалдық кеңселер сияқты кейбір коммерциялық құрылымдар да кіреді.

Барлық басқа мекемелер құжаттармен жұмысты жүйелеу үшін істер номенклатурасын құруы қажет, өйткені барлық нысандардағы кәсіпорындармүлкі мұрағаттық анықтамалардың сақталуын қамтамасыз етуге міндетті. Бұл № 125 Федералдық заңмен қарастырылған. Толық істер тізімі күнтізбелік жылдың төртінші тоқсанында басталуы немесе жаңартылуы керек.

Құрылым

Істер номенклатурасында баспа басылымдарынан басқа барлық берілген істер болуы керек: қызметкерлердің мәлімдемелері, жұмыстан алынған анықтамалар, журналдар, бухгалтерлік кітаптар, құрылымдық бөлімшелердің барлық құжаттамасы, құрылымдық бөлімшелердің хат-хабарлары және т.б. Қолжетімділік шектеулі құжаттама «Күш» тақырыбын қамтуы керек. Анықтамада уақытша комиссиялардың, бөлімдердің файлдары болуы керек. Бірақ, мысалы, кәсіподақ – тәуелсіз ұйым. Оның қызметкерлері анықтамалықты қалыптастырумен өз бетінше айналысады. Мұрағатта сондай-ақ заңды мұрагері жұмыс істеп тұрған ұйым болып табылатын таратылатын кәсіпорындардың аяқталмаған істерінің тақырыптары болуы керек.

Ұйым істері номенклатурасын толтыру үлгісін төменде көре аласыз.

Бүгінде көптеген кәсіпорындар құжаттаманы электронды түрде жүргізеді. Кейбір есептер қағаз түрінде де басып шығарылмайды. Әрбір бөлімнің соңында қандай жазбалар электронды түрде сақталатынын тізіп, файлдардың санын және қажетті іздеу кілт сөздерін көрсетіңіз. Кейбір мекемелер коммерциялық ұйым үшін істердің жеке электронды номенклатурасын жасайды. Үлгі және оны толтыру алгоритмі қабылданған стандарттарға толығымен сәйкес болуы керек.

Неден бастау керек?

Ірі мекемелердегі анықтамалықты құрастыру үшін жауапкершілік құжаттама қызметіне жүктеледі(хатшылық, кеңсе), ал шағында – хатшы, басқа тағайындалған адам. Коммерциялық ұйымдарда бұл функцияны құжаттардың көп бөлігі жасалатын кадрлар бөлімі орындайды. Ақпарат барлық құрылымдық бөлімшелерден келуі керек болғандықтан, ұйымдағы істер номенклатурасы туралы бұйрықты әзірлеуден бастаған жөн. Төменде осындай тапсырыс үлгісі назарларыңызға ұсынылған.

ABC LLC

20.11.2017 Мәскеу

Құжаттаманы жүйелеу, сақтау және есепке алу мақсатында

ТАПСЫРЫС:

• Компанияның істері номенклатурасы 01.01.2018 жылдан бастап бекітілсін және айналымға енгізілсін.
• Бекітілген нысан бойынша істерді қалыптастыруды қамтамасыз ету үшін құрылымдық бөлімшелердің басшылары.
• Хатшыны жұмыс үшін анықтамалықтан үзіндіні құрылымдық бөлімшелерге жіберіңіз.

Бас директор Иванов Н. А.

Кейбір қызмет салаларындағы мекемелер үшін министрлік ұйымдардың істері номенклатурасының үлгілерін әзірлеп қойған. Бұл нюанс анықтамалықты қалыптастырмас бұрын анықталуы керек. Үлгілік номенклатуралар ұйым істерінің берілген үлгілік номенклатурасына қатаң сәйкестікте толтырылуы керек. Басқа мекемелер бұл нұсқаулықтарды жеке құжатты құрастыру үшін пайдалана алады.

Қосымша құжаттама

Анықтамалық пішінді әзірлеу кезінде коммерциялық ұйымдар мыналарға назар аударуы керек:

• «Мұрағаттар ережелері» (Федералдық мұрағаттың 06.02.02 жылғы шешімі);
• «Іс қағаздарын жүргізу қағидаларын бекіту туралы» 2009 жылғы 15 шілдедегі № 477 Жарлығының 5-бөлімі.
• Кеңсе жұмысына арналған нұсқаулар.
• Мұрағат құжаттарының тізімі.

Сондай-ақ штаттық кестені, жарғыны, жергілікті актілерді, бөлімшелер туралы ережелерді, ережелерді, стандарттарды, нұсқаулықтарды, істер тізімдемелерін зерделеу керек. Оларда тиісті құжаттарға сілтемелер бар. Алдымен бөлімшелер бойынша ұйым істері номенклатурасының үлгілері құрастырылады, содан кейін жалпы анықтамалық қалыптасады. Кейде құрылымдық емес, функционалдық принцип қолданылады. Яғни, бөлу бөлімдер бойынша емес, функциялар бойынша жүзеге асырылады.

Ұйым істерінің үлгі номенклатурасын қалай жасауға болады?

Анықтамалардың нысаны «Мұрағаттар жұмысының қағидаларына» № 8 қосымшада көрсетілген. Анықтамалық әдебиеттер ұйымның бланкісінде құрастырылады. Есептің негізгі бөлігі кесте түрінде берілген және 5 бағаннан тұрады:

• жағдай индексі;
• атауы (томдар, бөліктер);
• саны (томдар, бөліктер);
• сақтау мерзімі, тізімдегі мақала нөмірі;
• ескертпе.

Индекс

Индекс – кәсіпорын ішіндегі құрылымдық бөлімшенің цифрлық белгісі. Мысалы: 04-06, мұндағы 04 кадр бөлімінің реттік нөмірі, 06 – істің реттік нөмірі. Индекс үш жұп сандардан тұруы мүмкін, мысалы: 04-03-08, мұндағы 04 - қаржы-экономикалық бөлімнің коды, 03 - бухгалтерлік бөлімнің белгісі, 08 - іс нөмірі. Индекс сандық, алфавиттік немесе аралас болуы мүмкін.

Тақырыптар

Айдарлар құжаттардың маңыздылығына қарай бөлінеді. Біріншіден, ұйымдастырушылықәкімшілік құжаттама (жоғары тұрған бөлімшелерден бастап құрылымдық бөлімшелерге өту). Содан кейін ұйымның өзі әзірлеген ережелер мен ережелер тізімделеді. Әрі қарай жоспарлар мен есептер (жылдық, тоқсандық, айлық) есепке алынады. Әкімшілік құжаттардың жобалары негізгі құжаттардан кейін орналастырылады. Бір түрдегі істер (мысалы, қызметкерлердің жеке карталары) алфавиттік тәртіппен толтырылады.

Тақырып құжаттың мазмұнын жинақтауы керек. «Әртүрлі», «хат-хабар», «кіріс/шығыс құжаттары» сияқты жалпылама тұжырымдарды қолдануға жол берілмейді. Іс тақырыбы келесі элементтерді қамтиды:

• құжаттың атауы немесе егер құжат үлкен көлемнің бөлігі болса, берілетін іс түрі;
• құжат авторы (ұйымның немесе бөлімнің атауы);
• адресат (құжаттар кімнен қабылданады немесе құжаттар кімге жіберіледі);
• қорытынды/мән (мысалы, «Сертификаттау сұрақтары»);
• аумақ атауы;
• күн/кезең;
• файлда олардың түпнұсқалары емес, басқа құжаттардың көшірмелері болса, белгілеңіз.

Әр істің көлемі 250 парақтан аспауы керек. Іс көлемді болады деп болжанса, онда ол бөліктерге және томдарға бөлінеді. Күнтізбелік жылдың соңындағы үшінші баған нақты ашылған істердің санын көрсетеді.

Төртінші бағанда Қағидаларға сәйкес құжаттарды сақтау мерзімі көрсетіледі. Оларды мемлекеттік және коммерциялық ұйымдар да қадағалауы керек. Егер құжат Ережеде болмаса, онда оның мерзімісақтауды Тізім негізінде анықтау керек. Сақтау мерзімін кері санау ол белгіленгеннен кейін келесі жылдың 1 қаңтарынан басталады. Сертификат 2016 жылы берілген болса, кері санақ 2017-01-01 бастап басталуы керек.

Тізім жаңартылуда

Жыл сайын файлдар мұрағатқа тасымалданған кезде толық тізім жіберіледі. Қауіпсіздік ұйымдарының филиалы үшін істердің жаңартылған үлгі номенклатурасы келесідей:

Жыл бойы барлық құжаттар бекітілген нысан бойынша топтастырылады. Бұрын пайдаланылмаған есепті қосу қажет болса, жаңа тақырып жасалады. Және процесс жоғарыда сипатталған алгоритмге сәйкес қайталанады.