Жобаны басқару жоспары: сипаттау, жинақтау, талдау

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Жобаны басқару жоспары деген не екенін Жобаны басқару терминін түсіну арқылы түсінуге болады. Бұл тұтынушыға бағытталған нарықтық экономикада орныққан өнер де, ғылым да. Бұл белгілі бір күндерге аралық мақсаттарды белгілеумен жұмыс жоспарын құрылымдалған өңдеу. Оны жүзеге асыру шеңберінде жауапты жоба, жұмысты кім орындайтыны және нормативтік актілердің сақталуын қадағалайтын бақылаушы органдар тағайындалады. Жобаны басқару әрқашан тиімді ме? Соңғы нәтижеге кім немесе не әсер етеді?

Теориялық аспект

Жобаны басқару жоспары әрқашан инновациялық енгізулермен байланысты және жаңа өнімді, нарықты, тұтынушылар санаттарын талдау элементтерінен тұрады. Оның негізгі мақсаты – ақшаны барынша үнемдей отырып, жоспарланған тапсырманы қысқа мерзімде шешу.ресурстар.

Дизайн бойынша әрбір жобаның шектеулі инновациялық әсері бар. Инновация ұқсас тауарлардан немесе қызметтерден ерекшеленетін тауарларды жасауға жеке көзқараста көрінеді. Бұл мүмкіндік өнімнің немесе қызметтің сипаттарын жүйелі түрде нақтылауға және өзгертуге мүмкіндік береді.

Бұл параметр жобалық коммуникацияны басқару жоспарының, жаңа өнімдерді әзірлеудің, құрылыс жұмыстарын жөндеудің немесе сайлау науқанын өткізудің, компанияда ақпараттық жүйені қалыптастырудың ажырамас бөлігі болып табылады.

Теориялық аспект біріктірілген білімдерді, дағдыларды, жаңа өнім мен қызметті жасаудың жолдары мен тәсілдерін қамтиды. Нарық талаптары мен инвесторлардың үміттерін қанағаттандыру үшін жүзеге асырылып жатқан жобаның шығындары, мерзімдері, мақсаттары мен сапасы арасындағы оңтайлы теңгерімді табу қажет.

Жоба жоспары білімнің барлық салаларын қолда бар ресурстармен және орындаушылардың әлеуетімен қисынды түрде байланыстыруы керек.

Жүйе түрлері

Жаңа өнімді жасау, содан кейін оны сату сияқты кез келген тапсырманы жобаны басқару жоспарымен немесе онсыз орындауға болады.

Бірінші нұсқа жобаның жауапты (менеджерін) анықтайтын матрицалық жүйені пайдалануға негізделеді. Ол директорға есеп береді, ал оның тобы жобаның ұзақтығына тікелей жұмыс міндеттерінен босатылған әртүрлі бөлімдердің қызметкерлерінен тұрады. Мұндай кадрлық өзгерістер команданың біртұтастығын және жобаның мақсаттары мен нәтижелерін нақты түсінуді талап етеді.

Екінші нұсқа бөлім басшыларының бірі жауапты болып тағайындалады деп болжайды. Барлық жобалық тапсырмаларды осы бөлімшенің қызметкерлері орындайды. Бірақ жалпы алғанда, қызметкерлер бұл міндетті толық түсінбейді және оны қосымша жүк ретінде қабылдайды. Нәтижесінде уақыт пен нәтижелерді болжау мүмкін емес.

Жобалардың алуан түрлері

Компаниялар жобаларды жұмыста күнделікті қызметте қолдануға болмайтын бастамаларды қабылдаудың дәстүрлі емес әдісі ретінде пайдаланады. Олардың компаниялардағы үлесі жыл сайын артып келеді.

Жобалар әрқашан әртүрлі, бірақ оларда ортақ нәрсе бар. Бұл шектеулі уақыт шарттары, сауатты орындаушыларды іздеу және қосымша ақша. Келесі бағыттар ерекшеленеді:

1. Сәулет дизайны. Бизнесте табысқа жету үшін инженерлердің, дизайнерлердің, тұтынушылардың және инвесторлардың қатысуы қажет. Жарқын мысал - АҚШ-тан келген өнертапқыш және сәулетші Б. Фуллер, ол адамдарды қызықтырып, модульдік ванна бөлмесінің үлгісін жасай алды. Бұл бөлмелер үнемді нұсқа болып табылады және әлі күнге дейін тұрғын үйлердің құрылысында қолданылады.
2. Концептуалды көру. Мәселе жаңа идеяларды тудыруға қолайлы жағдай жасау. Мысалы, АҚШ-тағы телефон компанияларымен телефон кабиналарын тонаушылардан қорғау жолын іздейтін жоба. Көптеген нұсқалардың ішінен біз тот баспайтын болаттан жасалған конструкцияға тоқтадық. Бүгінгі күні бұл элементті алдыңғы есіктен байқауға болады.көптеген ғимараттарда.
3. Жоспарлау. Жобаны орындау ретін құру өте маңызды. Мысалы, осы критерий бойынша Йеллоустоун ұлттық саябағы жол айырығы мен оны күтіп ұстаудың бас жоспарын жүзеге асыра алды.
4. Нысандардың құрылысы. Жұмыста құрылыс нормалары мен ережелерінің сақталуына, сондай-ақ әрбір кезеңді жүйелі бақылауға баса назар аударылады. Бақылайтын органның болмауы нысанның күтпеген зақымдалуымен жойылуына әкелуі мүмкін.

Тәсілдердің бірін таңдаудан бұрын жобаның сапа менеджменті жоспарын әзірлеу қажет. Медициналық құрал-жабдықтарды немесе дәрі-дәрмектерді өндіруде жоспарлау кезеңдерінің сапасына назар аударған дұрыс. Дайын өнімді бір аймақтан екінші аймаққа ауыстыру қажет болған жағдайда, мысалы, көпқабатты үйлерде ауаны баптау және жылыту жүйелерін орнату, басты назар бақылауға беріледі.

Табыс факторы

Жобаны басқару жоспары бүгінде сәтті нәтиженің ажырамас бөлігі болып табылады. Бұрын оны құру дәстүрлі өндіріс салаларына (қорғаныс, энергетика, құрылыс) тән болды. Қазіргі уақытта бұл тәсілді әрбір екінші фирма, дәлірек айтсақ, барлық ұйымдардың 45% қолданады. Оларға компанияға қызметтер мен тауарлар ұсынатын қаржы институттары кіреді.

Көбінесе өнімге бағытталған фирма тұтынушылардың жаңа талаптарына жауап ретінде оны жүйелі түрде өзгерту қажеттілігін сезінеді. Бұл жағдайда құружобаны басқару жоспары. Бүгінде ұйымдардың көпшілігі осы тәсіл арқылы жұмыс істейді.

Жоспар құру бойынша кеңестер

Тәжірибеде көптеген компаниялар өз әрекеттерінде қиындықтарға тап болып, банкротқа ұшырайды. Мысалы, L-1011 ұшағымен сәтсіздікке ұшыраған Lockheed немесе Чикаго қаласының кәріз инфрақұрылымын арттыруға бағытталған терең туннель жобасы. Компаниялар қолынан келгенін сақтап қалуға және белгілі бір дәрежеде өз өнімдерін сатуға тырысып, үлкен шығындарға ұшырады.

Сәтсіздіктердің басты себебі – жобаны басқару жоспарының егжей-тегжейлі әзірленбегендігі, компания басшылығының мақсатқа жетудің кезекті кезеңдеріне емес, түпкілікті нәтижеге толығымен назар аударуы.

Табысты кәсіпорынды жүзеге асыру үшін келесі кеңестерді ескере отырып, нақты әрекеттер тізбегі бар тұжырымдаманы әзірлеу қажет:

1. Жобаны үшінші тараптың қарауы. Бұл әдіс не болып жатқанын объективті бағалауға, жағдайларға жаңаша қарауға, туындаған мәселелерді шешуге және шығындарды қарастыруға мүмкіндік береді;
2. Өкілдік шешім қабылдау. Мұндай тәсіл жобаның аралық мақсаттарын түсінуді қамтамасыз етеді, тиімділігін бірнеше есе арттырады;
3. Сақтық көшірме жоспарын жасаңыз. Пайда болған мәселелерді шешудің қосымша нұсқалары уақыт пен ақшаны үнемдеуге көмектеседі. Ал тұжырымдаманы бірнеше бөлікке бөлу оны аяқтауға жақындатады.

Басқару үшін жауапты

Сапаны басқару жоспарыЖоба жетекшісі белгілі бір критерийлерге сай болғанда тиімді болады. Қажетті қызметті жүзеге асыра алатын және компанияны жаңа деңгейге шығара алатын адамды таңдау - тәуекелді іс. Дегенмен, мәселені шешуді кейінге қалдырмағаныңыз жөн.

Үміткердің басты атрибуттары жауапкершілік, амбиция, адамдарды басқара білу және жоғары біліктілік болуы керек. Іс жүзінде бұл жеткіліксіз, өйткені ол да жұмыстың мазмұнын білуі керек. Жобаның ауқымын басқару жоспары көп жағдайда келесі кезеңдерден тұрады:

• құжаттаманы әзірлеу;
• өкілеттіктер мен міндеттерді бөлу;
• жұмыс жоспарын бекіту;
• күтпеген жағдайларға сценарий жасау.

Соңында ынталы және өзін-өзі ұсынған үміткерлерге артықшылық берген дұрыс. Бұл көшбасшының басты қасиетін көрсетеді - тез байыпты шешім қабылдау қабілеті.

Жоба тәуекелдері

Тәуекелдерді басқару жоспары факторларды анықтауға, оларды бағалауға және оларға жауап беруге арналған құрылымдық жүйе болып табылады. Ол сценарийдің салдары бойынша қолжетімді және қолайлы болжау нормаларынан тұрады.

Бизнестегі тәуекелдерді басқарудың бірнеше деңгейі бар:

• тәсілдерді анықтау және әрекет жоспарын құру;
• жоба нәтижесін өзгертетін тәуекелдерді іздеу;
• сапалық және сандық тәуекелді бағалау;
• ықтимал қауіптерді азайту әдістері мен процедураларын әзірлеу;
• жобаның бүкіл циклінің орындалуын бақылау.

Ресурстар

Тапсырманы орындау үшін заманауи технологияларды, білікті қызметкерлерді және қаржылық ресурстарды таңдау арқылы тұжырымдаманың түпкілікті нәтижелерінің артуына әсер ете аласыз, сонымен қатар жұмыстың құны мен мерзімін қысқартуға болады. Қолданылатын технологиялар мен жоба ресурстарын басқару жоспары компания табысының негізгі құралдары болып саналады.

Кілтпен бірге кілтті басқару үшін қажет қосымша құралдар бар. Мысалы, олармен қажетті уақытта қажетті ресурстарды тартуға мүмкіндік беретін шарттар жасалуы мүмкін. Кемелер персоналды басқару жүйесін және тұжырымдаманың өзін, барлық қатысушылардың ақпараттық өзара әрекеттесуін қалыптастыруды жатқызады.

Рейтинг

Жобаны басқару жоспарларын талдау екі элементті қамтиды: құрылымды бағалау және іске асыру дәрежесін тексеру. Инвестицияланған ресурстар тұрғысынан тұжырымдаманың қаншалықты тиімді екенін толық түсіну үшін талдау қажет.

Бірінші элемент қызметкерлердің көрсеткіштерді, тапсырмаларды, жұмыстың соңғы нәтижелерін бағалауын қамтиды. Мұнда болашақ жұмыс процесіне түзетулер енгізіледі. Барлық келесі процестер орындалған жұмыс жазылатын және болжамдар әзірленетін өнімділікті талдау элементіне қатысты болады.

Көптеген компаниялар шығындарды, жұмыс ұзақтығын және олардың сапасын бағалайтын тұжырымдамалық критерийлер жүйесін пайдаланады. Критерийлердің кез келгені орындалмаса, жобаны өзгертуді басқару жоспары құрылады. Бұл жағдайда көрсеткіштердің, тапсырмалардың мәндерін қайта қарау жүргізіледіреттелуде.

Талдаудың соңғы кезеңі – қол жеткізілген нәтижелерді жоспарланған нәтижелермен салыстыру.

Күтпеген жағдайлар

Жобаны басқару жоспарын жүзеге асыруда директордың күтпеген жағдайларда сабырлылығы және оның туындаған проблемаларды барабар бағалауы маңызды рөл атқарады.

Көшбасшыда бұл қасиеттің жоқтығы және кейбір шешімдердің салдарын қарастыруға уақыттың болмауы проблемалардың негізгі себебі болып табылады. Жұмыстың басында пайда болған шешілмеген міндеттер шешілмеуі мүмкін, бұл өткізіп алған мерзімдерге немесе қажетсіз экономикалық шығындарға әкеледі. Сонымен бірге, басшылықтың әрекетіндегі қорқыныш пен белгісіздік барлық жұмыс тобына тез таралуы мүмкін. Бұл психологиялық мінез-құлық. Сондықтан көшбасшының зейінді шоғырландыру және эмоцияларды жасыру арқылы байсалдылығын жоғалтпауы өте маңызды.

Жобаның жан-жақтылығы

Жобаны басқарудың кез келген жоспары бір уақытта көптеген тапсырмаларды шешуді талап етеді. Сонымен бірге әрбір сұраққа нақты және егжей-тегжейлі жауап беру керек. Кез келген пайда болатын нюанс жобаның тағдырын анықтайды. Тәуекелдің алдын алу мәселесі негізінен мамандардың сауатты көзқарасы арқылы шешіледі.

Сәтті жобаны жүзеге асыру үшін тапсырмаларды орындау жылдамдығын қадағалау, егжей-тегжейге назар аудару, жұмысты әріптестерге тапсыру және жобаны іске қосудың барлық кезеңдерінде оның сапасын бағалау қажет.

Егжей-тегжейге назар аударыңыз

Нарық талдауын, SWOT талдауын, ақша ағынын есептеуді жәнебасқа да негізгі көрсеткіштер жобаның тиімділігін арттыруды қамтамасыз етеді. Жобаны басқарудың бизнес-жоспары жүзеге асырылатын кәсіпорын түрін анықтап қана қоймайды, сонымен қатар кірістер мен шығыстардың болжамдарын қамтиды. Ол келесі элементтерді қамтиды:

• бизнес сипаттамасы;
• маркетингтік стратегия;
• бәсекелестерді бағалау;
• операциялық процедуралар;
• қызметкерлер.

Жалпы жоспар

Жобаның барлық қызметкерлері біртұтастың бөлігі ретінде әрекет етеді, өйткені түпкілікті нәтиже олардың әрекеттеріне байланысты.

Әрбір қатысушы өз жауапкершілігі аясында жұмыс тобының рухына және жалпы жұмыс тиімділігіне әсер етеді. Менеджментте талап етілетін нәтижелік көрсеткіштерге қол жеткізу үшін алға қойылған міндеттерді жүзеге асыру үшін үнемі үгіт жүргізбей, әрбір қатысушының ортақ істе өзінің маңыздылығын сезінуін қамтамасыз ету маңызды.