Жобаны басқару - бұл не? Артықшылықтары мен кемшіліктері

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2024-01-17 18:58

Жобаны басқару Ресейдегі заманауи басқару жүйесінің ажырамас элементі болып табылады. Көптеген отандық және шетелдік компаниялар өнімдер мен қызметтердің сапасын жақсарту, шығындарды азайту, пайданы арттыру үшін жобаларды басқаруды пайдаланады. Жобаны басқару дегеніміз не және оның негізгі артықшылықтары қандай?

Жоба дегеніміз не?

«Жоба» ұғымын мүлдем басқаша түсіндіруге болады. Бірінші нұсқа жобаны құжаттаманың жиынтығы ретінде анықтауды қамтиды, оған сәйкес ғимарат немесе құрылыс салу мүмкін болады. Бұл мақалада «жоба» сөзінің екінші мағынасы талқыланады.

Жобаның көптеген анықтамалары бар, бірақ олардың барлығы бір нәрседе келіседі: жоба – шектеулі уақыт кезеңінде белгілі бір материалдық тапсырманы жүзеге асыруды көздейтін идея. Сонымен бірге жобаның негізгі мүмкіндіктері мыналар деп аталады:

• Бірегейлік (жоба – бірінші рет жасалған нәрсе).
• Уақыт шектеулі (жобада әрқашан оны жүзеге асыру мерзімдері болады).
• Мақсаттылық (жоба әрқашан белгілі бір мәселелерді шешу үшін жүзеге асырылады, әдетте, сандық бірліктерде көрсетіледі.өлшемдер).

Егер барлық үш шарт орындалса, онда әрекеттер жиынтығын жоба деп атауға болады.

Бағдарламалар мен портфолио

Жобалар көбінесе бағдарламалар мен портфолиоларға топтастырылады. Сонымен қатар, бағдарламалар бір мақсатпен біріктірілген жобалардың жиынтығы болып табылады. Мысалы, халыққа білім беру сапасын арттыру бағдарламасына мұғалімдердің жалақысын 20%-ға көтеру, 15 жаңа мектеп салу, базалық пәндер бойынша 26 жаңа оқулықты шығару жобалары енгізілуі мүмкін.

Жоба портфолиосы мақсаттарына қарамастан бір көзден қаржыландырылатын жобаларды біріктіреді. Мысалы, N компаниясының жобалар портфолиосында қайырымдылық жобалары, жаңа корпоративтік кеңсе құрылысы, директордың мерейтойын тойлау және жылдық тауар айналымының 10%-ға артуы болуы мүмкін.

Портфолиолар мен бағдарламалардағы жобалар да жоғарыда сипатталған үш негізгі мүмкіндікке ие болуы керек.

Жобаны басқарудың негізгі принциптері

Басқару процесін жеңілдетуге арналған технологиялардың қарқынды дамып келе жатқан нарығын ескере отырып, жобаны басқаруды толық сипаттайтын нақты әдістерді атау қиын.

Жобаны басқару көптеген тәсілдер мен құралдарды қамтиды және келесі негізгі принциптерге негізделген:

• Нәтижеге бағытталған. Бұл принцип «жоба» терминінің мағынасымен анықталады. Жобаны басқару - бұл жай ғана сапаны басқару емес, ол өзара байланысты әрекеттердің мақсатты жиынтығы.
• "Дизайн үшбұрышының" принципі. Сағатжобаны басқару өзара тәуелділікті басшылыққа алу керек: мерзім, бюджет, жоба сапасы. Факторлардың біреуінің өзгеруі басқаларының өзгеруіне әкеледі, бұл оларды бір үшбұрыштың қабырғалары сияқты етеді.



• Жобаның өмірлік циклін есепке алу. Жобаның өмірлік циклі жобаны құру идеясының қалыптасуынан басталып, жобада көрсетілген уақыт мерзімінің аяқталуымен аяқталады. Жобаның өмірлік циклі, әдетте, жоба нәтижесінде жасалған өнімнің өмірлік циклі басталған сәтте аяқталады.
• Басқарудағы үдерістік көзқарас. Бұл принцип жобаны өзара байланысты және жартылай фабрикаттар немесе маңызды құжаттар түріндегі аралық нәтижелермен аяқталатын процестердің жиынтығы ретінде бағалауды қамтиды. Бұл тәсіл жобаны «соқыр аймақтар» деп аталатындарсыз басқаруға мүмкіндік береді.

Жобаға қатысушыларды ынталандыру әдістері

Жобаға қатысушыларды ынталандыруға әдетте нақты тапсырмаларды орындау үшін жобаны басқару таңдалғанда ерекше назар аударылады. Жобаны басқару әдетте материалдық және материалдық емес мотивациялық механизмдерді қамтиды.

Материалдық ынталандыруларға бонустар, айыппұлдар, аралық тапсырмаларды мерзімінен бұрын орындағаны үшін қосымша төлемдер кіреді.

Мотивацияның материалдық емес әдістеріне демалыс түріндегі сертификаттар мен тәртіптік сыйлықтар, сондай-ақ конкурстық конкурс шеңберінде жобаға қатысушылар арасында конкурсты тарату жатады.

Жобаны басқарудың негізгі кезеңдері

Жобаны басқару жобаның өмірлік циклінің кезеңдерінде және басқару күрделілігінің фазаларында орын алады. Кезеңдер мен фазалар арасындағы байланыс төмендегі кестеде көрсетілген.

ФАЗАЛАР:	Шығындарды басқару	Төтенше басқару	Мазмұнды басқару	Тәуекелдерді басқару
КЕЗЕҢ:	1	2	3	4
Бастау	Алдын ала қаржыландыру болжамы	Жобаның алдын ала болжамы	Негізгі тапсырмаларды анықтау	Мүмкін теріс факторларды алдын ала талдау
Жоспарлау	Бюджетті есептеу және қаржыландыру көздерін іздеу	Жоба кестесін есептеу	Жоба мақсаттарын есептеу	Тәуекелді түзетуді есептеу
Орындау	Жобаны кезең-кезеңімен қаржыландыру	Кестенің орындалуын бақылау	Аралық көрсеткіштерге қол жеткізуді бақылау	Негізгі драйверлердегі өзгерістерді бақылау
Жабуда	Болжалды пайда/шығын	Аяқ/жақсы ұпай	Жоба мақсаттарының аяқталуын/сәтсіздігін бағалау	Талдаужіберілген қателер

Осылайша, жобаны басқару салаларына ұйымның қаржылық, кадрлық, құрылымдық бағыттары кіреді.

Жобаны басқару саласы

Жобаны басқару құрылымы ұйымның барлық жұмысын уақыт пен мақсаттылық жағынан шектелген жобаларға бөлуді қамтиды. Бұл ретте әр жобаның командасы және жоба менеджерлерінің командасы құрылады, олар менеджерге өз жобасының орындалу барысы туралы есеп береді.

Осыған байланысты жобалық менеджмент, әдетте, бір мезгілде орындалатын тапсырыстардың кең ауқымы әртүрлі салалар мен көлемдегі ұйымдарда қолданылады. Дегенмен, шағын бизнесте ол өндірісті жаңғыртудың немесе, мысалы, жаңа өнімді енгізудің нақты мәселелерін шешу үшін жобаларды басқаруды да пайдаланады.

Құрылыс индустриясындағы жобаларды басқару

Құрылыс индустриясында жобаларды басқару әдістемесін пайдалану ерекше өзекті болып табылады. Тапсырыс беруші немесе мердігер функцияларын орындайтын компанияларда жобалық менеджмент жұмыстың жобаларға табиғи бөлінуін (өнім принципіне сәйкес, яғни әрбір ғимараттың құрылысы жеке жоба болып табылады), ал топ-менеджмент құрылымын іс жүзінде қолданады. күрделі қайта құрылымдауды қажет етпейді.

Жоба ұйымын басқару да көбіне жоба принципіне сәйкес, бұрыннан құрылған командаларды сәтті пайдалана отырып жүзеге асырылады.дизайнерлер жоба командасы ретінде.

Мемлекеттік құрылымдарда жобаларды басқару

Үкіметтегі жобаларды басқару – қазіргі заманның жаңа тенденциясы. Кеңестік кезеңнен бері қалыптасып келе жатқан басқарудың бағдарламалық-мақсатты әдісі бүгінде республика көлемінде жобалық басқару формасына ие болды. Енді мемлекет үшін стратегиялық маңызды міндеттерді шешу үшін мақсатты индикаторлары мен орындалу мерзімі көрсетілген жеке жобаларды қамтитын бағдарламалар қолданылады. Дегенмен, мұндай бағдарламаларды басқару әдістемесінің өзі әлі идеалдан алыс және модернизация мен жаңартуды қажет етеді.

Белгород облысында жобаны басқаруды енгізу тәжірибесі

Жобаға негізделген мемлекеттік басқару бүкіл әлемде өзін дәлелдеді. Ресейде бұл технологияны Белгород облысында қолдану тәжірибесі бар.

Бұл ауқымды эксперимент Белгород облысындағы мемлекеттік қызметтің барлық дерлік аспектілеріне әсер етті. Негізгі элементтердің қатарында жобаны басқару бойынша оқыту, ұйымдастырушылық-әдістемелік қамтамасыз ету, жер-жерде тексеру, уәждеме, қызметкерлердің құзыреттілігін бағалау, жобаны сараптау жөніндегі сарапшылық комиссиялар бар.

Белгород облысының жобалық басқармасы енді жобаны басқарудың алқалы органдарын қамтиды:

• Жоба қызметін басқаратын ведомствоаралық комиссия.
• Жобаларды ашу/жабу туралы шешім қабылдайтын салалық сараптама комиссиялары.
• Әдістеменің сақталуын бақылайтын аймақтық жобалық кеңсежобаны басқару.

Бір терезе

Жобаларды басқаруға көшу аясында 2010 жылы Белгород облысы қазір Мәскеуде танымал «бір терезе» жүйесі арқылы инвестициялық жобаларды үйлестіруге көшті. Бұл терезенің рөлін жаңадан енгізілген қызметтердің бірі – аймақтық жобалық кеңсе ғана атқарады. Енді жобалық кеңсеге өтініш бергеннен кейін тура бір ай өткен соң кәсіпкерлік субъектісі мақұлдау құжатын алады.

«Жобаны басқару» автоматтандырылған ақпараттық жүйесі

Белгород облысында жобаларды басқаруды ақпараттық-техникалық қамтамасыз ету «Жобаларды басқару» автоматтандырылған ақпараттық жүйесі (ААЖ) арқылы жүзеге асырылады. Бұл жобалар, портфолиолар және бағдарламалар үшін келесі функцияларды орындайтын бағдарламалық қамтамасыз етілмеген веб-бағдарлама:

• Тізілімді (деректер базасын) жүргізу.
• Жоспарлау.
• Бюджеттеу.
• Аймақтық және муниципалды деңгейде іске асыру мониторингі.
• Ұжымның өкілеттіктері мен міндеттерін бөлу.
• Мазмұнды өзгерту.
• Жобаларға арналған алдағы және алдағы оқиғалар туралы ескерту жүйесі.
• Құжат ағыны.
• Автоматтандырылған аналитикалық есеп.
• Белгород облысының электронды үкіметімен интеграция.

Жобаны басқарудың артықшылықтары мен кемшіліктері

Белгород облысында жобалық басқаруды енгізудің сипатталған тәжірибесі сәтті болды. Бұл өзгерістердің әсері ең алдымен көрсетілгенжалпы өңірлік өнімнің өсу қарқынының 0,1%-ға артуы (3 млрд. рубльден астам), жобаны бекітуге кететін уақыттың қысқаруы (әр жоба үшін 2 айға) және инвестицияның даму қарқынының артуы. облыс 23%-ға. Дегенмен, ең маңызды нәтиже - белсенді түрде талдап, мәселені шешуге тырысатын, кейде тіпті стандартты емес, инновациялық әдістерді қолданатын қызметкерлердің жобалық ойлауын қалыптастыру.

Басқару құрылымын ынталандыру және қайта құрылымдау мемлекеттік қызмет үшін ғана емес, бизнес үшін де оң нәтиже алуға, қолайлы инвестициялық ахуал құруға және кәсіпкерлікке кедергілерді жоюға мүмкіндік берді.

Облыс халқы қазір маңызды стратегиялық жобаларды іріктеу мен жүзеге асыруды бақылауға белсенді қатысуда. Адамдар үшін жобаны басқару - жоғары сапалы қызметтер мен жоғары ұтқырлықты пайдалану мүмкіндігі.

Алайда жобаны басқару құрылымының барлық артықшылықтарына қарамастан, бұл тәсілдің кемшіліктері де бар.

Біріншіден, өтпелі кезең. Жоба командасының бірлесіп жұмыс істеуі және жақсы үйлестірілген механизм ретінде өз функцияларын орындауы үшін белгілі бір уақыт қажет.

Екіншіден, кәсіпорында жобалық басқаруды жүзеге асыру кезінде жақсы жоба менеджерін іздеу кешіктірілуі мүмкін. Жоба менеджерінің жеке және кәсіби қасиеттеріне өте жоғары талаптар қойылады: жан-жақты біліктілік, жобаға толықтай ену, талап етілетін ерекшеліктердегі жобаны басқару тәжірибесі.

Жобаны басқарудың үшінші кемшілігін қажеттілік деп санауға боладыжобалар арасында компания ресурстарын бөлу. «Кедей» фирмаларда бұл мүлде орындалмауы мүмкін. Жоба менеджерлеріне қаржыландыру мен персонал үшін «күресуге» тура келеді, бұл жобаның өмірлік циклінің барлық кезеңдерін толық бақылау жағдайында қолайсыз.

Ұйымдағы жобаны басқару жолының ең маңызды кемшіліктерінің бірі жоба аяқталғаннан кейін жоба командасы мүшелері мен жоба менеджерін жұмысқа орналастыру болып табылады. Өздеріңіз білетіндей, команданың жұмыс жүктемесі табысты бизнестің ең маңызды ережесі болып табылады және жобалық жұмыс жағдайында «ауада ілулі» мамандар топтары үнемі пайда болады, олар бірден тұрақты жұмыс жүктемесін жоғалтады.

Жоғарыда айтылғандарды қорытындылай келе, жобалық менеджмент заманауи бизнес-кеңістіктің құрамдас бөлігі болып табылады және оның негіздерін зерттеу мемлекеттік деңгейде де, бір бизнес аясында да сауатты басқару шешімдерін қабылдау үшін қажет деген қорытынды жасауға болады.