Оқиғаларды басқару – іс-шараларды ұйымдастыруды басқару. Оқиғаларды басқару және оның Ресейдегі дамуы

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Оқиғаларды басқару – бұқаралық және корпоративтік іс-шараларды құру үшін жүзеге асырылатын іс-шаралар кешені. Сонымен қатар, біріншілері жарнамалық компанияларға қуатты қолдау көрсетуге шақырылады, ал екіншісі корпорациялардағы рухты нығайтуға бағытталған.

Оқиғаларды басқару басқа атаумен де белгілі - "оқиғаларды басқару". Оның негізгі міндеті - қарапайым оқиғадан ауқымды іс-шара ұйымдастыру, ол аяқталғаннан кейін ұзақ уақыт есте қалады.

Біраз тарих

Бұл ұғымды ағылшын тілінен аударғанда қарастыратын болсақ, бұл оқиға, оқиға. Алғашқы ойын-сауық шаралары 19 ғасырдың басында пайда болғаны бастапқы деректерден белгілі. Ол кезде кәсіпқой спорт түрлерінен түрлі жарыстарға билеттер сатыла бастады. Сонымен қатар, мысалы, Ежелгі Грециядағы Олимпиада ойындарын немесе Ежелгі Римдегі әртүрлі жарыстарды ойын-сауық ретінде жіктеуге болады.

Cult іс-шараларының менеджері Джо Голдблатт түрлі ойын-сауық іс-шараларын ұйымдастыру кәсібі 20-шы ғасырдан бастау алғанын дәлелдейді.ғасыр (1955 - Диснейлендтің ашылуы). Бұл көрнекті адамға сенуге болады, өйткені ол халықаралық оқиғаларды басқару қауымдастығының негізін қалаушы. Ол сондай-ақ осы саладағы әлемдегі алғашқы оқу курстарын және кәсіби сертификаттау бағдарламасын әзірледі.

Оқиғаларды басқарудың ағымдағы жағдайы

Өздеріңіз білетіндей, қазіргі қоғамның екі негізгі сипаты бар - жаппай өндіріс және тұтыну. Дәл солар іс-шара маркетингінің үнемі өсіп келе жатқан қажеттілігіне әсер етті.

Өздеріңіз білетіндей, қазіргі қоғамның екі негізгі сипаты бар - жаппай өндіріс және тұтыну. Дәл солар іс-шара маркетингінің үнемі өсіп келе жатқан қажеттілігіне әсер етті.

Ресейде іс-шараларды басқару бірден пайда болған жоқ. Сонымен, КСРО-да бұл қызмет түрі ұзақ уақыт бойы мемлекет тарапынан көрсетілді, сонымен қатар ол үлкен мерекелерді (мысалы, Олимпиада) ұйымдастыруға жауапты болды.

Ресейдегі кәсіби оқиға-компаниялар өз қызметін 20 ғасырдың 90-жылдарында ғана бастады. Бұл қызмет саласының ерекшелігіне байланысты мамандардың көпшілігі шоу-бизнес өкілдері болып шықты. Сондықтан кейбір шаралар сол жылдары пайда әкелу үшін емес, әдеттегі шоу үшін өткізілетін.

Корпоративтік мәдениеттің дамуымен оқиға-маркетингке ғана емес, оқиғаларды басқару кәсіпқойларына сұраныс өсе берді. Олар тек шығармашылықпен ғана емес, сонымен қатар әртүрлі құралдар мен білімді меңгеруі керекпсихологияның салалары. Осы бағыттағы заманауи агенттіктерде штатта кез келген іс-шараны ұйымдастыруға қабілетті білікті қызметкерлер бар. Сондай-ақ бұл қызмет көрсету саласы дами береді деп болжауға болады.

Мұндай оқиғалардың себебі

Оқиға қалай басталуы мүмкін? Іс-шараларды ұйымдастыру жүзеге асырылатын «плюдия» болып табылатын себептер мүлдем басқаша болуы мүмкін. Сипаты мен мақсаттарына қарай келесі іс-шараларды бөліп көрсету қажет: семинарлар, конкурстар, біліктілікті арттыру курстары, кездесулер мен кездесулер, сонымен қатар мерейтойлар. Іс-шараларды басқарумен басқарылатын іс-шараларға мыналар жатады: қаражат жинау (белгілі бір мақсаттарға қаражат жинау), құттықтаулар, салтанатты шаралар, мерекелер, спорттық жарыстар, концерттер мен музыкалық қойылымдар, сондай-ақ бұқаралық мерекелер. Бұл үдерістегі ең бастысы – әр жағдайды дұрыс пайдалану және мерекені барынша тиімді ұйымдастыру.

Тәжірибеден белгілі, іс-шараларды ұйымдастыру, тіпті ауқымы жағынан ең кішкентай болса да, айтарлықтай шығындар мен күш-жігерді (материалдық және интеллектуалды) қажет етуі мүмкін. Сондықтан сапалы оқыту үшін түпкі мақсаттар, міндеттер және қалаған қоғамдық наразылықтар туралы нақты түсінік қажет. Осы сұрақтарға толық жауап алғаннан кейін ғана оқиғаларды басқаруды тікелей бастауға болады. Дегенмен, жоспарлау кезінде кейбір негізгі тармақтарды ескеру қажет, олар төменде талқыланады.

Бюджет

Осы терминболашақ оқиғалардың құны анықталады. Мысалы, жақсы ұйымдастырылған корпоративтік кеш 20 мың шартты бірлікке дейін тұрады. Ал тағы бір ауқымды шара (мысалы, көрнекті орындаушының концерті) – мүлде басқа іс-шараны басқару. Бұл қосымша ұйымдастыру шаралары: пресс-конференция, пресс-сұхбат және телехабарлар өткізілетін ең жоғары деңгейдегі мереке. Мұндай ауқымды іс-шаралардың құны көбінесе орасан зор.

Әрекет жоспары

Оқиғаны ұйымдастырудың негізіне алынатын маңызды кезең – жоспар. Шешілуі қажет мәселелердің нақты тізімін жасау және уақытын анықтау белгілі бір мерекені дұрыс ұйымдастыруға ғана емес, сонымен бірге оған кететін шығындардың сметасын оңтайлы құруға мүмкіндік береді.

Персонал

Кадр мәселесін реттеу іс-шараларды дұрыс өткізу үшін қажет. Сонымен, бастапқы кезеңде белгілі бір мерекеде жұмыс істейтін әртістердің, дыбыс инженерлерінің, жарықтандыру мамандарының санын анықтау қажет. Жабдықтарды жеткізуге, аумақты дайындауға, сондай-ақ мердігерлермен келіссөздер жүргізуге қанша адам тартылатынын нақты түсіну керек.

Демеушілерді тарту

Іс-шараларды ұйымдастыру және өткізу көбінесе демеушілікпен жүзеге асырылады. Дегенмен, кейде кәсіпорындағы корпоративтік мереке өздігінен өтеді. Мұның бәрі белгілі бір тараптың ауқымына байланысты.

Қоғамның назарын аудару

Ең маңызды міндеттердің біріоқиғаны басқаруды шешу - қажетті қоғамдық наразылықты алу. Сондықтан, әрекетті жоспарлау кезінде нақты оқиғаға қандай көлемде және қандай жауап алу қажет екенін дәл елестету керек.

Аутсорсинг

Кез келген жағдайда бұл сұраққа жаңадан келген оқиға менеджері немесе маркетинг бөлімінің басшысы тап болады. Кең ауқымды іс-шараларды ұйымдастыру кәсіпқойларға жүктеледі. Мұндай мерекелер бизнеске біршама қымбатқа түсуі мүмкін болса да, арнайы агенттік барлық жұмыстың ауыртпалығын өз мойнына алу арқылы көптеген қиындықтардан аулақ болады.

Қабылданған ережелерге сәйкес әрекет ететін мамандар алдымен жалпы тұжырымдама жасайды. Сонда ғана олар өздерінің шығармашылық әлеуетін пайдалана отырып, болашақ оқиғаның даралығы мен мәнін барынша көрсететін идеяны ұсынады.

Келесі қадам - қолайлы жабдық пен үй-жайды таңдау. Бұл процестегі өте маңызды сәт - дайын сценарийді жасау. Мұндай агенттіктердің мамандары мердігерлермен келіссөздер ұйымдастырады, кәсіби дыбыс инженерлері мен жүргізушілерді іздейді. Сондай-ақ кәсіпқойлар кейбір ұсақ-түйектерден үнемдеудің жолдарын табады, бірақ сонымен бірге мерекелік қарбаласта ештеңені жіберіп алмайды.

Іс-шараларды ұйымдастыру, әсіресе, қоғаммен байланыс бойынша тиісті мекеме мамандарын тарту арқылы тиімдірек болады. Мысалы, бұқаралық ақпарат құралдарымен бұрыннан байланысы бар байланыс агенттіктері көпшілікке қол жеткізе аладырезонанс әлдеқайда жылдам. Мақсатқа жету үшін мамандар ақпаратты таратудың әртүрлі әдістерін пайдаланады: тікелей пошта, сыртқы жарнама және арнайы көздерді пайдалана отырып, мақсатты аудиторияға ақпаратты жеткізу. Осылайша, қазіргі заманғы ірі ресейлік компаниялар кәсіби мамандардың қатысуымен мереке ұйымдастыру қажеттілігіне тап болды.

Батыс тәжірибесімен салыстыру

Батыста іс-шараны басқару бизнестің айтарлықтай жаңа түрі болып табылады, оған жиырма жылдан аспауға болады. Ресейлік кәсіпкерлердің назары бизнестің бұл түріне тек 1990 жылдардың ортасында ғана аударылды. Осы кезеңде отандық экономика жаңа дамуға ие болып, түрлі жұмыстар белгілі бір жолмен өркендей бастады. Іс-шара менеджері коммуникация нарығындағы ең сұранысқа ие мамандардың біріне айналды. Осы қызмет түрлерін көрсететін агенттіктердің саны үнемі өсіп келеді, бұқаралық іс-шаралар Мәскеуде ғана емес, сонымен қатар ірі орталықтарда да еуропалық бағытқа ие бола бастады.

Алайда, кез келген ауқымдағы іс-шараны ұйымдастыруда отандық менталитеттің ерекшеліктерін ескеру керек: той болса – таң атқанша. Орыс жанының мұндай кеңдігі кейде кейбір қиындықтарды тудырады, бірақ бұл нәтижеге ешқандай әсер етпейді.

Бұл қызмет саласының болашағы зор екенін де айта кеткен жөн. Сонымен қатар, мұндай қызмет көрсету нарығы толығымен қалыптасты деп айтуға да ерте. Көбінесе мұндай түрі бар фирмаларда сапа есебінен төмен бағалардың болуыбелсенділік түрлі компанияларда іс-шараларды басқару мәдениетінің жоқтығынан. Осылайша, көптеген адамдар Жаңа жылды немесе компанияның мерейтойын оқиғадан бірнеше күн бұрын атап өту керек екенін есте ұстайды. Бірақ іс жүзінде сәйкес шығындар мұндай мерекенің кем дегенде тағы алты айының сметасына қосылуы керек.

Оқиғаларды басқару курстары

Өкінішке орай, мұндай мамандарды дайындайтын оқу орындары жоқ. Бұл мамандықты әдетте суретшілер, психологтар, жарнама берушілер мен мұғалімдер игереді. Көп жағдайда арнайы білімі жоқ адамдар «іс-шара менеджері» мамандығын алады. Курстар тақырыптары оқиғаларды басқару негіздеріне сәйкес келетіндерге ғана жарамды. Өкінішке орай, бүгінде олардың саны өте аз.

Қызметкерлерді дайындаумен көбінесе оқиға-агенттіктердің өздері айналысады. Ол үшін тағылымдамадан өтушілер алынады. Олардың ең жақсылары штатқа оқуға түсіп үлгерді.

Үміткерге қойылатын талаптар

Осы санаттағы менеджердің жұмысы оның өмір жолы деп айтуға болады. Сондықтан бұл мамандықты таңдаған адамның бойында оның кәсіби қызметімен тікелей сәйкес келетін қасиеттер болуы керек.

Оқиға менеджерінің қажетті жеке қасиеттері:

- ашық және көңілді мінез, көпшіл, сондай-ақ сыпайы келбет;

- шығармашылық және көркемдік қабілет;

- аналитикалық және шығармашылық ойлау;

- жоғары өнімділік және стресске төзімділік;

-көшбасшылық қасиеттер;

- ұйымдастырушылық дағдылар;

- өзін-өзі жетілдіруге дайындық.

Жоғарыда аталған сапалар тізіміне сүйене отырып, картоп пен флегматиктердің бұл аймаққа қатысы болмауы керек деген қорытынды жасауға болады.

Бұл мамандықтағы адамдарда әртістік және шығармашылық қабілеттер болуы керек. Дегенмен, бұл жағдайда ұйымдастырушылық қабілеті де маңызды рөл атқарады. Менеджер дұрыс басымдық беріп, кез келген бағамен мақсатқа жетуі керек. Сондай-ақ оның үлкен ақпаратпен жұмыс істеу қабілеті және сендіру таланты болуы керек.

Осылайша, бұл іс-шараны басқару өте күрделі нәрсе болып көрінуі мүмкін. Бұл жағдайда қайда оқу керек, сонымен қатар толық түсініксіз. Бір нәрсе анық - егер адамда осы мақалада айтылған қасиеттердің кем дегенде жартысы болса, онда ол іс-шараны ұйымдастыруға көмектесуге тырысуы мүмкін, мысалы, өзі жұмыс істейтін кәсіпорында. Ал егер ол мұны жақсы орындаса және ол мұны ұнатса, онда сіз өз қызметтеріңізді басқа компанияларға ұсына аласыз.

Оқиғаларды басқарудың негізгі бағыттары

Бүгінгі таңда PR-бизнес мамандары оқиғаны басқарудың келесі бағыттарын бөліп көрсетті: кәсіпорынның рухын нығайтуға бағытталған ішкі корпоративтік іс-шараларды ұйымдастыру; ауқымды акциялар.

Дегенмен, әрбір жеке жағдайда мамандар шешуі қажет тапсырмалардан шығады. Мақсаттың нақты мәлімдемесі кең ауқымды таңдауға көмектеседібелгілі бір жағдайда қолайлы пішіндегі құралдар. Мысал қарастырайық.

Мысалы, фармацевтикалық компания ивент-агенттікке бес жылдығын тойлауға тапсырыс берді. Мұндай ауқымды мереке, ең алдымен, корпоративтік рухты нығайтуға көмектеседі. Сондықтан оңтайлы нұсқа ретінде команданың ауылдық клубқа кетуі қарастырылды. Қарым-қатынас құралы ретінде командалық жарыстар мен спорттық эстафеталар таңдалды. Мерекенің басты ерекшелігі қаланы шарлар себетінен көруге мүмкіндік беру болды.