Есептік құжат: түрлері, пішіні, үлгісі және дизайны

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Дұрыс құжаттама кез келген ұйым үшін маңызды, себебі ол негізгі бизнеспен сауатты айналысуға және салық және басқа тексерулерден қорықпауға мүмкіндік береді. Есептік құжаттар әртүрлі типтер мен нысандарда дайындалады. Құжаттама түрлері компания түріне, оның қызмет бағытына және басқа да көптеген факторларға байланысты әр түрлі болады.

Жалпы түсінік

Есептік құжатта таңдалған кезеңдегі кәсіпорын жұмысының нәтижелері бар көрсеткіштер жиынтығы көрсетіледі. Есеп беруде бухгалтерлік, статистикалық және басқа деректері бар кестелер болуы мүмкін. Есеп ақпаратты есепке алу жұмысының нәтижесі болып табылады.

Есептер Қаржы министрлігі мен Мемлекеттік статистика қызметі ұсынған нысандар бойынша құрастырылады. Олар нақты салаларға, сондай-ақ аумақтық аймақтарға – аудандарға, облыстарға, бүкіл экономика бойынша жиынтық болуы мүмкін.

Есеп беру құжаттарын түрі, мерзімі, деректер көлемі, жалпылау дәрежесі бойынша жіктеуге болады.

Сұрттар

Түрі бойынша есеп беру келесіге бөлінеді:

• бухгалтерлік есеп;
• статистикалық;
• жұмыс істейді.

Бухгалтерлік бұл жүйеленген мүлік деректеріұйым, оның қаржысы, жұмыс нәтижелері. Есептік есеп құжаттары бухгалтерлік есеп мәліметтеріне сәйкес жасалады.

Статистикалық деректер статистикалық, бухгалтерлік және операциялық жазбаларға сәйкес дайындалады.

Жедел есеп белгілі бір уақыт аралықтарына – аптаға, айға, онкүндікке және т.б. үшін жедел материалдар негізінде жасалады. Бұл ақпарат ұйымыңыздағы жұмыс процестеріне операциялық бақылауды сақтауға көмектеседі.

Есептік құжаттарды дайындау жиілігі болуы мүмкін:

• жылдық - күн, бес күн, он күн, ай, тоқсан, жарты жыл.
• жылдық - жыл қорытындысы.

Жыл ішілік статистикалық есеп ағымдағы, ал бухгалтерлік есеп аралық болып табылады.

Есеп берудегі ақпаратты жалпылау дәрежесі әртүрлі болуы мүмкін. Осы көрсеткішке байланысты есептер:

• негізгі - оларды ұйым тікелей құрастырады;
• шоғырландырылған - жоғары оқу орындары дайындаған.

Кез келген есеп ұйымның қызметі, оның қаржылық жағдайы, жұмыс нәтижелері, осы ақпараттағы кез келген өзгерістер туралы сенімді деректерді қамтамасыз етуі керек.

Сыртқы түрі және мазмұны

Есеп беру құжаттарының нысандары мемлекеттік нормативтік актілермен бекітіледі.

Әр компанияда жоспарлардың орындалуы, басшылықтың нұсқаулары туралы ақпарат беретін ішкі есептілік жүргізіледі. Бұл есептерді кәсіпорынның әртүрлі бөлімшелерінің мамандары дайындап, басшылыққа ұсынады. Мұндай құжаттама болуы мүмкінесеп немесе көмек деп аталады.

Мекемелердегі есептер еркін түрде жасалады. Олар қағаз парақтарында немесе ұйымның бланкісінде ұсынылады.

Есепте келесі деректер қажет:

• ұйым атауы;
• компанияның құрылымдық бөлімшесінің немесе бөлімшесінің атауы;
• құжат атауы;
• оның күні мен нөмірі;
• атауы;
• жұмыс нәтижелері көрсетілген тікелей мәтін;
• қолтаңба;
• мақұлдау немесе шешім.

Есеп мәтінінде атқарылған жұмыстар, іс-әрекет нәтижелерінің талдауы туралы толық ақпарат қамтылған. Қорытындылар жасалады, қажет болған жағдайда ұсыныстар енгізіледі. Есептерге түсіндірме жазбалар жиі тіркеледі. Есептің күні менеджердің мақұлдауымен сәйкес болуы керек.

Іскерлік сапарлар

Есеп берудің жеке түрі мамандардың іссапарлары кезіндегі қонақүйде тұруға арналған есеп беру құжаттары болып табылады.

Сапар шығындарына қонақүй бөлмесін жалға алу құны кіреді. Компания заң бойынша қызметкерге қонақүй бөлмесінің барлық шығындарын өтеуге міндетті.

Іссапардан оралған қызметкер мына құжаттардың бірін ұсынады:

• шот;
• тексеру;
• түбіртек.

Осы құжаттардың қайсысы ең дұрыс және салық органдарына сұрақ тудырмайды?

Егер қонақүйде кассалық аппаратура пайдаланылмаса, онда қонақүй қызметкеріарнайы форманы толтыру қажет. Оны әртүрлі тәсілдермен шақыруға болады: түбіртек, чек, ваучер.

Пішін талаптары

Әр қонақүйдің өз пішіні бар, бірақ бекітілген талаптарға сәйкес шығарылады. Тұру үшін есеп беру құжаттары келесі талаптарға сәйкес келеді:

• есепте мәліметтер бар (ұйымның атауы, оның нөмірі, сериясы, мекенжайы, СТН, мөр);
• форманың өзі баспаханада немесе рұқсатсыз кіруден қорғалған және ақпаратты бес жыл бойы сақтайтын автоматтандырылған жүйелерді пайдалану арқылы жасалған;
• құжат нөмірі мен сериясы тағайындалды.

Егер қызметкер бекітілген талаптарға сәйкес келмейтін құжатты ұсынса және оны компания қабылдап, орындаса, салық қызметкерлерінен шағым түскен жағдайда ұйым өз шығындарын сотта қорғай алады.

Егер қонақүйде билет кассасы болса

Әдетте қонақүйлерде кассалық аппараттар болады. Содан кейін тұруға есеп беру құжаттары толтырылмайды, қызметкерге кассалық чек беріледі. Қонақүй нөмірін тіркеу және төлеу фактісі туралы айтып отырған ол.

Чек шот-фактурамен немесе белгілі бір қызметкерді тіркеу туралы ақпаратты беретін басқа құжатпен бірге болуы мүмкін.

Егер қызметкерге чектің орнына түбіртек пен кассалық ордер берілсе, мұндай жағдайда есептерді құрастыру кезінде салық мамандары тарапынан қиындықтар туындауы мүмкін. Әрине, компания өз мүддесін сотта қорғай алады, бірақ бұл процедура тым қарапайым емес.

ПКО-ның түбіртектері қонақүйде тұру үшін есеп беру құжаттары ретінде де беріледі. Олар да қабылданады және әдетте қажетсіз сұрақтар тудырмайды. Түбіртектер қонақ үй басшылығының ақшаны қабылдағанын растайтын ресми құжаттар болып саналады.

Құжаттар жетіспейтін жағдайда

Қызметкер бір құжатты ұсынбайтын жағдайлар да бар. Содан кейін есепші қонақүйден белгілі бір адамның тұрғылықты жерінен анықтама сұрайды. Ал компанияның өзінде бұл қызметкердің саяхат кезеңі туралы ақпарат болуы керек.

Мұндай нюанстар салық қызметкерлерімен келіспеушіліктерге әкелуі мүмкін, олар әдетте сот арқылы ұйымның пайдасына шешіледі.

Құжаттарды бермеу жағдайларын қызметкердің қонақүйде емес, жалдамалы пәтерде тұруымен түсіндіруге болады. Бұл жағдайда компания тұрғын үйді жалға алу құнын төлейді, қызметкер ешқандай шығындарды көтермейді, яғни олар оған өтемақы төленбейді.

Көбінесе бухгалтерлер сұрақ қояды – онда салық салу бойынша шығындарды қалай есепке алу керек? Серіктестік өз пайдасына салық салу кезінде тұрғын үйді жалдауға кеткен шығындарды, бірақ оның қызметкері онда нақты тұрған кезең үшін ғана есеп бере алады. Барлық басқа кезеңдердің шығыстары негізсіз шығындар болып саналады және салық органдарымен қабылданбайды.

Есеп беру құжаттарын дайындау кез келген ұйымның қызметіндегі маңызды және шешуші сәт болып табылады. Әдетте, мұны бухгалтерлік қызметкерлер немесе құрылымдық бөлімшелердің басшылары жасайды.фирмалар. Қиындық туындаған жағдайда сіз үшінші тарап компанияларының қызметтерін пайдалана аласыз.