Хатшының міндеттері қандай

2026 Автор: Howard Calhoun | calhoun@techconfronts.com. Соңғы өзгертілген: 2025-01-24 13:19:57

Хатшының қызметтік міндеттерін нақты анықтау үшін оның нақты кім екенін білу керек. Өйткені, бұл ұстанымды бірнеше қырынан қарауға болады. Мысалы, кеңсе қызметкері ретінде референт-хатшы, белгілі бір ұйымның басшысы (басшысы) ретінде Бас хатшы, мемлекеттік қызметші ретінде мемлекеттік хатшы, дипломатиялық тұлға ретінде хатшы, басшының хатшысы ретінде белгілі. қызметкер ретінде және басқа опциялар. Көбінесе бұл лауазымға сілтеме жасағанда олар кәсіпорын директорының да, оның құрылымдық бөлімшелерінің жекелеген басшыларының да тапсырмаларын (тапсырмаларын) орындайтын қызметкерді білдіреді. Бұл жағдайда хатшының қызметтік міндеттері ұйымдастыру-техникалық мәселелерді шешуге арналған біржолғы тапсырмаларды орындауға дейін қысқарады екен.

Хатшы нені білуі және не істеуі керек

Күн сайын хатшы келесі функцияларды орындауы керек:

1. Бағыныштылардан ақпаратты қабылдап, оны менеджерге жіберіңіз.
2. Басшының телефон байланысын ұйымдастырыңыз. Оның жоқтығындаақпаратты алып, оны директордың назарына жеткізіңіз.
3. Телефон хабарламаларын қабылдау және жазу.
4. Басшының қалыпты жұмыс істеуі үшін жағдай жасау: кеңсе тауарлары мен кеңсе техникасының қажеттілігін қадағалаңыз.
5. Өндірістік жиналыстар мен жиналыстарды ұйымдастыруға көмектесу. Қатысушыларды іс-шараның күні, орны және уақыты туралы хабардар ету. Қажетті материалдарды жинаңыз, жиналғандардың қатысуын қамтамасыз етіңіз және жиналыс хаттамасын алыңыз.
6. Кәсіпорында кеңсе жұмысын жүргізу. Ол үшін хатшы келіп түскен хат-хабарларды қабылдап, жүйелеп, басшылықтың қарауына беруі керек. Содан кейін, белгіленген виза негізінде құжаттарды орындаушылардың қол қоюына қарсы жіберіңіз. Хатшының міндеттеріне олардың орындалу барысын, мерзімін және нәтижелерін бақылау да кіреді.
7. Құжаттарды басып шығару және көбейту.
8. Компания басшысына келушілерді қабылдауды ұйымдастыру және мүмкіндігінше мәселелердің тез арада шешілуіне жағдай жасау.

Хатшының қарапайым болып көрінетін лауазымдық міндеттерін орындау үшін қызметкер білуі керек:

• кәсіпорын мен оның құрылымдық бөлімшелерін басқарудың бүкіл құрамы;
• жарғы, кәсіпорынның штаты және құрылымы, оның профилі, даму болашағы және мамандануы;
• іс қағаздарын дұрыс жүргізуге арналған нормативтік құжаттар;
• оргтехника мен коммуникацияларды пайдалану ережелері;
• VTR, ОТ, өрт қауіпсіздігі және өндірістік санитария ережелері;
• жұмыстағы еңбекті ұйымдастыру ережелеріорын;
• нормативтік-құқықтық актілер, бұйрықтар, қаулылар, орындалған жұмыстарды жоспарлау, есепке алу және сапасын басқару жөніндегі бұйрықтар.

Іскерлік ерекшеліктер

Егер біз нақтырақ, тар мамандандыру туралы айтатын болсақ, онда жағдай біршама басқаша. Мысалы, хатшы-кескердің міндеттерін алайық. Лауазымның атауының өзі орындалатын жұмыстың қырын нақты анықтайды. Әдетте, әрбір кәсіпорында іс жүргізу маманының қызмет бағыттарын көрсететін лауазымдық нұсқаулық бар. Егер мұндай нұсқау болмаса, оны жасаған дұрыс. Мұны істеу үшін сіз шамамен үлгілерді қамтитын біліктілік нұсқаулығын пайдалануыңыз керек. Осыдан кейін стандартты нұсқа ерекшеліктер мен ішкі ерекшеліктерді ескере отырып, белгілі бір ұйымға қатысты аяқталуы керек. Жалпы, хатшы-кеңесшінің міндеттерінде 3 негізгі бағыт анық байқалуы керек:

1. Хат-хатпен жұмыс. Қабылдау, оны заманауи әдістермен өңдеу және уақытылы жіберу.
2. Ішкі құжаттаманы түзетіңіз.
3. Тіркеу, қатаң есепке алу және құжаттарды мұрағатқа сақтауға тапсыру.

Референт жұмысының ерекшеліктері

Кейбір кәсіпорындарда «анықтамалық үстелден» бастап «директордың көмекшісіне» дейін кең ауқымды міндеттерді қамтитын мұндай лауазым мемлекетке енгізілген. Мұндай маманкең ауқымды білім мен жағдайды жақсы меңгеруі керек. Референт-хатшының міндеттері өкілеттіктердің ұлғаюына байланысты біршама кеңейтілді. Жалпы, бұл хатшының әдеттегі жұмысы, бірақ «референт» сөзі стандартты тізімге кейбір толықтырулар енгізеді. Атап айтқанда, хатшының көмекшісі келушілерді белгілі бір мәселелер бойынша өз бетінше қабылдай алады. Белгілі бір ақпаратқа ие бола отырып, ол өз бетінше шешім қабылдай алады. Сонымен қатар референт ұйымның (кәсіпорынның) шаруашылық қызметіне қатысты басшының жауапты тапсырмаларын орындайды. Кейде хатшының көмекшісіне персоналды есепке алуды жүргізу жауапкершілігі жүктеледі. Бұл жұмыстың жалпы көлемі қосымша міндеттерді орындауға мүмкіндік бергенде ғана орындалады.