Бизнес-процесс - бұл не? Бизнес-процестерді әзірлеу, модельдеу, оңтайландыру

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Компанияны басқарудың заманауи әдістері шетелдік әдістер мен технологияларды көбірек алуда. Және бұл сәнді болғандықтан емес, ыңғайлы және тиімді болғандықтан. Осы әдістердің бірі барлық күнделікті жұмысты қарапайым құрамдас бөліктерге бөледі, содан кейін әрбір нәтижелі бизнес процесін егжей-тегжейлі сипаттайды. Бұл өте көп уақытты алады, бірақ нәтижесінде алынған схема әлсіз жақтарды, тым жоғары функционалдық жауапкершіліктерді және түсініксіз тапсырмаларды табуға мүмкіндік береді. Уақытты бір рет өткізу арқылы басшылық өз жауапкершілігінің бір бөлігін иерархиялық баспалдақпен төмен түсіріп, стратегиялық жоспарлауға уақытты босата алады.

Жоспар бойынша өмір

Тағы бір жағдай, фирмалардың персоналы көбінесе бұл процедураның мәнін түсінбейді және басшылықтың негізгі бизнес-процестерді анықтауға деген ұмтылысын құптамайды. Осыған қарамастан, әрбір блоктың қарапайым операцияларын модельдеу мен сипаттауды түсіну қажет, тіптіқызметкер. Компания ұжымында компанияның бизнес-процестерін зерттейтін қызметкерлер пайда болса, одан да сорақы. Олар үнемі бірдеңе туралы сұрайды, алаңдатады және барлық персоналдың тікелей функционалдық міндеттерін орындауға барлық мүмкін түрде кедергі жасайды. Не істеу керек?

Алыстан бастайық. Күнде таңертең көпшілігіміз жұмысқа келу міндетімен бетпе-бет келеміз. Оны сәтті шешу үшін уақытында оянып, дайындалып, көліктің қандай да бір түріне отыру керек (бұл жеке көлік немесе метро вагоны маңызды емес). Әрі қарай, әрбір компонентті одан да кішірек процедураларға бөлуге болады: уақытында ояту үшін сіз дабылды орнатуға болады немесе біреуден сізді оятуды сұрауға болады және т.б. Шешім әдісіне қарамастан, нәтиже (уақтылы ояту).) қол жеткізіледі. Бірақ көтерілу, алымдар және жұмыс тәсілі шешу әдісі мен түпкілікті нәтиже бойынша ерекшеленеді. Шын мәнінде, біз бірінші анықтамаға келдік.

Мұның бәрі не үшін

Сонымен, бизнес-процесс ресурстарды пайдалы түпкілікті өнімге айналдыратын қарапайым әрекеттердің белгілі бір тізбегі болып табылады. Біздің нақты өмірлік мысалда үш түрлі процесс бар, олардың әрқайсысы өзіндік бастапқы ақпаратты талап етеді және белгілі бір айла-шарғылардан кейін қажетті нәтиже береді. Кәсіпорынға барайық. Әрбір компаниядағы қызмет саласына қарамастан, жұмыс қызметкерлердің кәсіби қарым-қатынастарымен анықталады: ақпаратты беру, өнімге қажеттілікті анықтау, өндіріс пен ресурстарды талдау және т.б.. Және бұл жерде айта кету керек, барлық жоғарыдағы мәселелертек үш шарт орындалса:

- ақпарат оған қызығушылық танытқан қызметкерге жіберілді;

- бұл дұрыс уақытта жасалды;

- ақпарат ұсынылатын пішін өте қарапайым және түсінікті.

Жоғарыда айтылғандардың барлығын қорытындылай келе, бизнес-процесс үш сұраққа жауап беретін ақпарат ағыны екенін дәлелдеуге болады: не, қайда және қашан. Жұмыс бірқалыпты және үздіксіз орындалуы үшін оның құрамдас бөліктерін анықтау қажет. Бұл жағдайда тапсырмалардың қайталануы, орындаушының болмауы немесе тоқтап қалу болмайды.

Бизнес-процесс нақты анықталғанда, әрбір қызметкер қажет болудан қалады. Әріптестеріңіздің біреуі ауру парағын (немесе демалыстан қайту) үшін қанша рет күтуге тура келгенін есте сақтаңыз; Сіз жұмыстан алыс кезде телефон шырылдауын тоқтатпайды және бәрі сіздің не істеп жатқаныңызды түсінуге тырысады. Ал егер сіз басшылықтың өтінішіне жауап беріп, бизнес-процестердің егжей-тегжейлі сипаттамасын жасасаңыз, онда сіз жайбарақат көңіл көтеріп, демалуға, кейде жай түскі ас ішуге болады…

Анықтамалардың формальды тіліне жүгінсек, біз бизнес-процестерді сипаттау кезінде кәсіпорын келесі мақсаттарды қоятынын дәлелдейміз:

• іс-әрекетті ұйымдастырудың жалпы құрылымын түсіну және оның даму динамикасын анықтау;
• ағымдағы проблемаларды және оларды жеңу мүмкіндіктерін анықтау;
• барлық қатысушыларға (әзірлеушілер, пайдаланушылар, тұтынушылар және т.б.) түсінікті мақсаттар мен міндеттер жүйесін жасау;
• қажетті бағдарламалық құралға талаптарды тұжырымдау үшінқауіпсіздік.

Әрине, бизнес-процестердің сипаттамасының өзі қызық емес. Бірақ реинжиниринг үшін бұл басты міндет. Ақпарат ағындарының құрылымын, байланыстары мен жолдарын түсіну арқылы ғана кәсіпорынның өзінің де, оның жеке бөлімшелерінің де семантикалық жүктемесін қайта қарастыру туралы айтуға болады. Бірақ қандай да бір мақсатқа жету үшін қайта ұйымдастыру да жүргізілуі керек: тұтынушыларға қызмет көрсету сапасын арттыру; шығындарды азайту; орындаушыларға шешім қабылдауда үлкен еркіндік беру (жұмысты аяқтау уақытын қысқарту) және т.б.

Қарапайым классификация

Көбінесе ақпараттық бизнес-процестерді сипаттау қажеттілігі функционалды бағытталған құрылымы бар кәсіпорындарда пайда болады. Өйткені, әртүрлі бөлімдердің мақсаттары мен міндеттері бір-біріне қайшы келуі мүмкін. Және бұл компанияның табыстылығының төмендеуіне ғана емес, оның бәсекеге қабілеттілігінің төмендеуіне де әкеледі.

Басқарудағы заманауи тәсіл барған сайын процесстік сипатта болады. Барлық жұмыс процестердің белгілі бір жиынтығы ретінде қарастырылады (олардың әрқайсысы бір немесе бірнеше қарапайым операциялардан тұрады). Бұл тәсілді ресімдеу және стандарттау үшін процестердің келесі категориялары қабылданды (жіктеу өнімнің қосылған құнына қатысты орын алады):

• негізгі – компания табыс алатындар: өндіріс, маркетинг, жабдықтау;
• менеджерлер – бөлімдер мен нақты орындаушыларға мақсаттар мен міндеттер қоятындар;
• қолдау –өндірісті ресурстармен қамтамасыз ететін, бірақ түпкілікті өнімге құн қоспайтындар: кадрларды оқыту және таңдау, қаржылық қамтамасыз ету, құқықтық қорғау және т.б.

Адам факторынан жоғарыда айтылған тәуелсіздікке және жаңа қызметкерлердің оңайлатылған бейімделуіне қосымша, бизнес-процестердің сипаттамасы компанияның операциялық шығындарын тиімдірек басқаруға мүмкіндік береді.

Сипаттар

Енді кәсіпорынды басқару үшін өзара байланысты ақпарат ағындарын анықтау ғана емес, сонымен қатар барлық іс-әрекеттерді нақты сипаттау қажет екені белгілі болды. Біз бизнес-процесс бір қызметкерден екіншісіне өтетін жалпы жұмыстың бөлігі екенін білетіндіктен (өзінің функционалдық бірлігінің ішінде немесе жоқ, маңызды емес), онда әлемдегі барлық нәрсе мүмкін болатындығына көшейік. біртұтас болу. Кәсіби белсенділік - одан да көп.

Қызмет саласына қарамастан, әрбір бизнес-процесті бірдей сипаттамалармен сипаттауға болады.

- Жиек қарапайым операцияның басы мен соңы.

- Меншік иесі – бұл жұмысқа қажетті ресурстарды иеленіп қана қоймай, сонымен бірге процесті жоспарлайтын, талдайтын, басқаратын компания қызметкері; және ең бастысы, ол нәтижеге жауапты.

- Енгізу – кәсіпорында қабылданған, ақпаратқа қажеттілікті анықтайтын және процестің басталуын белгілейтін кез келген нысанда алынған ақпараттық хабарлама.

- Шығару - ақпарат немесе орындаушыдан тыс тұтынылатын өнімнің материалдандырылған бөлігітұтынушы.

- Мердігер - бір процеске қатысатын компания қызметкерлері.

- Ресурстар – операцияны орындау кезінде өзгермейтін (бірақ тек кіріс ақпараттың соңғы өнімге айналуына ықпал ететін) әрекеттің материалдық немесе ақпараттық бөлігі.

- Сапаны бақылау - жұмыс тиімділігін анықтау үшін салалық немесе ішкі (компания басшылығымен қабылданған) көрсеткіштер.

Бастауыш процестерді міндетті түрде бөлу

Әрине, әрбір компанияға бизнес-процестердің сипаттамасы қажет емес. Дегенмен, бұл жалықтыратын жаттығудан бас тартуға болмайтын бірқатар жағдайлар бар. Негізгілерін атайық:

• Кәсіпорын қызметі автоматтандырылған. Бұл жағдайда бизнес-процесс диаграммасы тұтынушының қажеттіліктерін бағдарламашыға түсінікті тілге аударады.
• Компанияның қызметін жақсарту. Соңғы өнімді жақсартуға тек жабдық пен технологияны жаңарту ғана емес; бизнес үдерісін оңтайландыру жұмыстың барлық күшті және әлсіз жақтарын анықтауға және тиісті басқару шешімдерін қабылдауға мүмкіндік береді.
• Халықаралық Стандарттар Ұйымы (ISO) сертификатталған. Барлық қызметкерлер үшін бірыңғай сапа менеджменті жүйесі құрылуда.

Сипаттаманы тұтынушыға қалай ұсынуға болады

Бизнес үдерісін модельдеу әрбір элементтің сипаттамасын қажет етеді. Ұйым үшін оны ауыртпалықсыз қалай жасауға болады? Әлемдік тәжірибеде қабылданған үш негізгі әдіс бар: мәтіндік, графикалық және кестелік.

Мәтіндік жұмыстың барлық барысын қарапайым және түсінікті дәйектілікпен сипаттауды қамтиды. Пішіні мен мазмұны еркін болуы мүмкін (егер халықаралық немесе салалық стандарттар әлі әзірленбеген болса) немесе құжаттармен реттеледі. Мысалы: сату бөлімі жоспарлау бөліміне кезеңге есеп беру құжаттамасын жібереді; жоспарлау бөлімінің қызметкерлері өнімді өткізу динамикасын және өндіріске түзетулер енгізу қажеттілігін анықтау бойынша талдау жұмыстарын жүргізеді; жоспарлау бөлімінен алынған нәтиже маркетинг бөліміне беріледі, онда сату көлемінің өсу (төмендеу) себептеріне талдау жасалады және т.б.

Бизнес-процестің графикалық диаграммасы аналитикалық жұмыстың нәтижесін визуализациялауға мүмкіндік береді. Ақпаратты визуалды қабылдау ең тиімді екенін еске салудың қажеті жоқ. Сондықтан графиктер мен диаграммалардың барлық түрлері бізге не болып жатқанын тез түсінуге және дұрыс шешімді табуға мүмкіндік береді.

Іс-әрекетті реформалаудың негізгі міндеті бизнес-процестерді оңтайландыру болып табылатын жағдайларда, оларды сипаттаудың кестелік түрін қолданған жөн. Оның көмегімен әрекеттердің реттілігін және ақпарат ағынының бағытын түсіну оңайырақ. Типтік кестеде штат бірлігінің функциясының сипаттамасы ғана емес, сонымен қатар кіріс және шығыс құжаттары, орындаушы (бүкіл бөлімді де, белгілі бір қызметкерді де көрсетуге болады) және т.б. бағандар бар.

Бизнес процесін қалай дұрыс сипаттау керек

Бизнес-процестерді талдау жеткіліксіз. Бұл мәселеде ең бастысы - дұрыстық, бірақ сонымен бірге сипаттаудың қарапайымдылығы. Бастау үшін бірлік процесінің атауын нақты тұжырымдау керек. Бұл сізге түсінуге көмектеседіоның негізгі сипаттамалары, орындалу логикасы және өндірістік қызметтің жалпы тізбегіндегі орны.

Одан кейін тапсырманы қалыпты орындау үшін қандай кіріс ақпараты қажет екенін көрсету керек, сондай-ақ ресурсты қолдау тізімін көрсету керек. Процесті құрайтын қарапайым әрекеттердің жазбаша тізбегі ештеңені жіберіп алмауға немесе ұмытпауға көмектеседі.

Бизнес-процестерді модельдеу процестің иесін және оның орындалу барысын бақылау жүйесін көрсетпей орындай алмайды. Ол үшін сипаттамада жұмысты өндірудің стандартты шарттарын атап өту және келесі сілтемеге көшірілетін құжаттарды тізімдеу қажет. Оңайлату үшін сипаттама келесідей болуы керек: «… есептік кезеңге өткізу талдауын жүргізгеннен кейін жоспарлау бөлімінің қызметкері белгіленген нысанды (кесте) толтырады, оны маркетинг бөліміне жібереді …».

Өндірістік процестерді сипаттаудың жеңілдетілген схемасы

Сипаттаманы жазу кезінде көбінесе қызметкерлер өз жұмысының мазмұнын ауызша жеткізуді білмейтіндігімен кездеседі. Бизнес-процес жүйесін түсінікті және құрылымды ету үшін сіз жадынама жасай аласыз. Ол нақты және барынша егжей-тегжейлі жауап беруді қажет ететін сұрақтарды көрсетеді. Сонымен бұл қандай сұрақтар?

• Не? Бұл операцияда нақты не орындалатынын сипаттайды.
• Неге? Операция мақсатынан өтеді.
• Қашан? Орындауды кім бастайтынын анықтайды.
• Кім? Арнайы орындаушыларды атайды.
• Қалай? Міндетті тізімдерресурстар.

Бизнес-процестерді әзірлеу сипаттаудың барлық әдістерін қолдануға болады деп болжайды. Осылайша, жұмыстың ең егжей-тегжейлі схемасы алынады. Графикалық нұсқа функционалдық бірліктердің байланысын ашады, ал кестелік және мәтіндік нұсқалар әрбір операцияның мазмұнын береді. Өкінішке орай, бұл көп уақытты қажет ететін алдын ала жұмыссыз бизнес үдерістерін автоматтандыру мүмкін емес.

Ақпаратты қалай жинауға болады

Тәжірибеде қажетті ақпаратты алудың көптеген жолдары бар. Алдымен компания қызметкерлеріне басшылық ететін нормативтік құжаттарды талдау қажет. Содан кейін әр тікелей орындаушымен оның жұмысының мазмұнын сипаттау үшін жеке сұхбат жүргізу керек. Әрі қарай, даулы тұстарды түсіндіру және нақтылау үшін аналитикалық кеңесшілер бизнес-процестердің барысын бақылауды пайдалануы керек.

Мәселені шешуге кешенді көзқараспен қарасаңыз, бизнес-процестерді автоматтандыру соншалықты жалықтырмайтын және пайдасыз болып көрінбейді.

Жұмыс тобы

Алайда кәсіпорынның негізгі міндеті бизнес-процестерді автоматтандыру болса, ал басшылық сыртқы консалтингтік компанияларды тартуды көздемесе, міндетті түрде «Неден бастау керек?» деген сұрақ туындайды. Бірінші қадам - компания қызметкерлерінен жұмыс тобын құру. Жұмыс тобы мүшелерінің аналитикалық және тыңдау дағдылары жақсы болуы керек. Өйткені, жоғарыда айтылғандай, жұмыстың көп бөлігі бизнес-процестерді орындаушылармен жеке сұхбат жүргізуден тұрады.

Содан кейін жүйенің жұмыс істеуінің нақты суретін алу керек. Кәсіпорын модернизацияға дейін жұмыс істеп, пайда тапқандықтан, толық қайта құрылымдау туралы айтудың қажеті жоқ шығар. Сондықтан, ақпарат ағындарының жүйесі мен бағыттары оңтайландыру басталған кезде бекітілуі керек.

Сипаттамасы неден тұрады

Бизнес-процестерді сипаттауда шатасулар мен сәйкессіздіктерді болдырмау үшін сарапшылар технологиялық карталарды пайдалануды ұсынады. Бұл орындаушының әсер ету саласына және сипатталған операцияның күрделілігіне қарамастан, барлық әрекеттерді біріктіруге мүмкіндік беретін стандартталған құжаттар.

Кез келген сипаттаманы келесі компоненттерге бөлуге болады:

• бірыңғай процесс формасы (көбінесе кесте);
• бизнес-процесс картасы (кез келген пішінде ұсынылуы мүмкін - мәтіндік сипаттама, графикалық нысан немесе кесте);
• маршруттар (ақпараттың, ресурстардың және қаржының кіріс және шығыс ағындары);
• түрлі бизнес-процестердің матрицалары (негізгі және қосымша ағындар мен операцияларды бөлектеуге мүмкіндік беретін әртүрлі процестер арасындағы өзара әрекеттесу кестесі);
• блок-схема (бизнес-процесті орындау алгоритмі);
• мәтіннің толық сипаттамасы;
• құжаттама (процестің орындалуын растайтын құжаттарды жасау);
• бизнес-процестің көрсеткіштерін анықтау (прогресті ғана емес, сапаны да бақылауға болатын сипаттамалар мен көрсеткіштерді іздеу);
• ережелер (басқаша айтқанда, жұмыс сипаттамасы).

Көрсеткіштер

Бірнеше рет атап өтілгендей, кез келген процесті бір нәрсемен өлшеу керек. Бұл ең алдымен кәсіпорынның барлық қызметінің тиімділігін бағалау үшін қажет. Көбінесе сарапшылар бизнес-процестерді төрт көрсеткіш бойынша тестілеуді ұсынады: уақыт, шығындар, сапа және сан.

Бірақ бизнес-процес үлгілері динамикалық және әртүрлі. Сондықтан көбінесе жұмыстың жылдамдығын ғана бағалау жеткіліксіз; жұмыс жағдайын да, кәсіпорынның инфрақұрылымын да ескеру қажет. Сонымен қатар, барлық дерлік салалар жеткізушілерсіз, қаржысыз, логистикасыз және серіктестерсіз өмір сүре алмайды. Бұл да өлшенетін көрсеткіштер.

Ал, әрине, ақпарат пен адам факторын ұмытпау керек. Маманның дайындық деңгейі неғұрлым жоғары болса, соғұрлым оның нұсқаулармен және кіріс ақпаратымен танысу уақыты азырақ болады.

Модельдеу әдістемелерінің көпшілігі қазір құрылымдық талдау және жобалау (SADT - Құрылымдық талдау және жобалау техникасы), сондай-ақ кейбір алгоритмдік тілдер принциптеріне негізделген. Бизнес-процестерді талдаудың бірнеше негізгі үлгілерінің болуы туралы айтуға болады:

- Бизнес-процестерді модельдеу – шын мәнінде модельдеу – компанияның өмір сүруінің функционалдық жағын ашады.

- Жұмыс ағынын модельдеу - жұмыс процестерін сипаттайды және ағын диаграммасына ұқсас.

- Деректер ағынын модельдеу – алдыңғысынан айырмашылығы деректер (ақпарат) ағындарын сипаттайды; реттілікке арналғаноперациялар.

Шьюхарт-Деминг циклі

Үлкен бизнес-процестер (1С оларды жалпы тізімнен таңдауға мүмкіндік береді) «Жұмыс тәртібі» деп аталатын бөлек құжатта сипатталған жөн. Маңыздылығы азырақ немесе қарапайым операциялардың аз санынан тұратын барлық нәрсе әдетте лауазымдық нұсқаулықтарда сипатталған.

Нормативтік құқықтық актілердің жобасын жасау кезінде кәсіпорын қызметін үздіксіз жетілдіру циклінің шарттарын ескеру қажет (Шьюхарт-Деминг үлгісі). Оның ережелері оңтайландыру мен жетілдірудің шексіз процестер екенін айтады. Яғни кәсіпорынды басқаруда осындай басқару шешімдерінен тұратын белгілі бір тұйық цикл бар: жоспарлау, жүзеге асыру, бақылау, реттеу.

Ережені құрастыру кезінде Шеухарт-Деминг моделіне сәйкестікті қамтамасыз ететін принциптерді ескеру қажет:

1. Болашақ кезеңге жоспарланған көрсеткіштерді есептеу.
2. Ауытқулар динамикасын талдау және ықтимал себептерді құжаттау.
3. Түзету шараларын анықтау және олардың тиімділігін талдау.

Модельді әзірлеу бизнес ережелеріне сәйкес жүзеге асырылуы керек. Жалпыға бірдей қабылданған ережелер - бұл кәсіпорын аумағында жұмыс істейтін мемлекеттің нормативтік және заңнамалық базасы. Модельдің екінші негізі компанияның корпоративтік саясаты болып табылады.

Сапа менеджменті жүйесін енгізу кезінде бизнес-процестерді дамыту және біріздендіру туралы қамқорлық қажет. Мақаланың басында айтылғандай, компания қызметкерлері әрқашан бола бермейдіжүргізіліп жатқан жаңғыртудың маңызын түсінеді. Әрбір қызметкерге тиімді бизнес-үдеріс үлгісін құрудың маңыздылығын жеткізу - топ-менеджменттің міндеті.

Ақыр аяғында, бұл кәсіпорынға ISO 9001:2008 халықаралық сапа стандарттарына сәйкестік сертификаттарын алуды жеңілдетіп қана қоймай, сонымен бірге әрбір стандарттың тиімділігін айтарлықтай арттыратын жақсы қалыптасқан және мұқият жобаланған жүйе. қызметкер.

Бұл екі фактор да компанияның нарықта бәсекеге қабілетті болуына әкеледі, бұл өз кезегінде инвесторларға да, тұтынушыларға да тиімді әсер етеді.