Көлденең сілтемелер: тұжырымдама, басқару құрылымы, байланыс түрлері және өзара әрекеттесу

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Менеджменттің қазіргі тенденцияларының бірі – басқаруды көлденең байланыстар типі бойынша ұйымдастыру. Мұндай құрылым жоғары деңгейде қабылданатын шешімдер санының қысқаруымен, төменгі деңгейдегі қызметкерлерге кеңірек өкілеттіктердің берілуімен сипатталады. Нәтижесінде жаңа мәселелер мен жағдайларға жауап беру уақыты артады. Дегенмен, мұндай жүйенің кемшіліктері де бар. Белгілі бір қиындық - проблемаларды өз бетінше қоюға және шешуге қабілетті бастамашыл кадрларды таңдау.

Жалпы түсінік

Кез келген ұйымда қызметкерлер мен бөлімдердің қызметін үйлестіру жүзеге асырылуы керек. Олар мен басшылық арасындағы өзара әрекеттестік жақсы үйлестірілген механизмді, рөлдер мен функцияларды үйлестіруді қамтамасыз ететін тұрақты байланыстар жиынтығын анықтайды. Иерархияның бір деңгейіндегі сілтемелер жиынтығы басқару кезеңін құрайды.

Байланыстың негізгі түрлері келесідей:

• Көлденең басқару сілтемелері. Бұл ұғымбір деңгейдегі басқару бөлімшелері немесе кәсіпорын мүшелері арасындағы қатынасты сипаттайды.
• Тік қосылымдар. Олар әртүрлі иерархиялық деңгейлерді байланыстырады және өкілеттіктерді бөлуді құрайды. Олардың негізгі мақсаты – әкімшілік (жоғарыдан төмен) және есеп беру (төменнен жоғары) ақпаратты беру. Қарым-қатынастың бұл түрі ірі ұйымдарға тән. Идеалданған нұсқаның мысалы ретінде федерализм мен унитаризм негізінде құрылған Кеңес Одағы кезіндегі мемлекеттік басқару жүйесін келтіруге болады.

Көлденең және тік басқару сілтемелері бір корпоративтік ортада өзара әрекеттеседі. Біріншісі соңғысының күшеюіне ықпал етеді және жалпы ұйымның сыртқы және ішкі өзгерістерге төзімді болуына көмектеседі. Тік қосылыстардың міндеттері көлденеңдердің әртүрлі нысандарын жүйелеу, әкімшілік және есеп беру ақпараттарын беру және тұрақтылықты қамтамасыз ету болып табылады.

Функционалды және сызықтық сілтемелер

Ұйымдағы тік және көлденең сілтемелер сызықтық және функционалды болуы мүмкін. Бірінші түрі бөлім немесе ұйым басшысы бағыныштыларға тікелей бақылауды жүзеге асыруымен сипатталады (тік иерархия). Сызықтық басқару схемасының артықшылықтары келесідей:

• тапсырмаларды қоюдың және олардың орындалуын бақылаудың анықтығы мен қарапайымдылығы;
• тез шешім қабылдау;
• орындаушылар жұмысының үйлесімділігі.

Кемшіліктерге мыналар жатады:

• басқарушы жәнеменеджер ақпаратының шамадан тыс жүктелуі;
• жоғары білікті басшыға қажеттілік;
• өзгеретін сыртқы жағдайларда басқару икемділігінің болмауы.

Ұйымдағы функционалдық тік және көлденең байланыстарды құру кезінде басқарушылық шешімдер кеңес беру деңгейінде қабылданады. Басқарудың бұл түрін көрсететін ең қарапайым схема екі деңгейлі бөлім болып табылады. Оны тек шағын бизнеске ғана қолдануға болады. Әрбір құрылымдық бөлімшенің (маркетинг бөлімі, инжинирингтік қызмет, өндіріс, қаржы және есеп, персоналды басқару) өзіндік нақты міндеттері мен функциялары бар және оның мамандары жұмыстың тар бөлігіне жауап береді.

Сызықтық-функционалды басқару

Сызықтық және функционалдық қатынастардың ерекшеліктерін біріктіретін біріктірілген сызықтық-функционалдық басқару схемасы да бар. Бөлімдердің ақпараты мен шешімдері тікелей басшылар арқылы да, жеке орындаушылар мен қызметтер деңгейінде де жеткізіледі. Оның қасиеттері:

• басқару құрылымында кәсіби өсуге жәрдемдесу;
• функционалдық менеджерлердің мамандануына байланысты құзыреттілігінің жоғары деңгейі;
• персоналды басқару, ресурстар, сапа, өндіріс және басқа салалардағы жұмыстың жүйелілігін арттыру;
• әр түрлі бөлімдердің орындаушылары үшін қайталанатын функциялар санын азайту.

Мұндай кемшіліктергедиаграммалар мыналарға сілтеме жасайды:

• ұйымдық құрылымдар арасында сапалы көлденең байланыстардың болмауы;
• бірліктер арасындағы мүдделер мен мақсаттардағы айырмашылықтар қаупі;
• қосымша басқарушы орта менеджерлерді енгізу қажет;
• Формальды рәсімдер мен ережелердің болуына байланысты әкімшілік аппарат қызметкерлері арасындағы өзара әрекеттестіктің төмен икемділігі;
• инновацияға қызығушылық төмен.

Мұндай схеманы пайдалану шағын және орта ұйымдарда ұтымды болып табылады.

Бөлімдерді басқару схемасы

Ірі компанияларда дивизионалды тәсіл жиі қолданылуда – бұл бөлімшелердің әрқайсысы әртүрлі нарықтарға бағытталған тауарларды немесе қызметтерді өндіретін өнімді басқару құрылымы. Әрбір бөлімшеде функционалды қызметтер мен көлденең сілтемелер жүйесі бар.

Бөлім құрылымдары қосымша аралық деңгейлердің көмегімен басқарылады. Тік иерархияның өсуі, бір жағынан, компания басшылығының стратегиялық қызметке шоғырлануына көмектессе, екінші жағынан, жеке бөлімшелердің мақсаттарының ортақ мақсаттарына қарсы тұруға көмектеседі. Егер материалдық, қаржылық, еңбек ресурстары олардың арасында орталықтандырылған түрде бөлінсе, онда мүдделер қақтығысы туындауы мүмкін.

Негізгі мүмкіндіктер

Көлденең байланыстар ілгерілететін теңестіру сипатындакәсіпорын құрылымдарының олардың арасында туындайтын мәселелерді шешу үшін өнімді өзара әрекеттесуі. Олар қызметкерлер арасында өзіндік сенімділік пен бастаманы дамытуға көмектеседі. Дегенмен, барлық адамдар бұл қасиеттерді көрсетуге дайын емес, сондықтан мұндай басқару схемасын жүзеге асыру үшін кадрларды таңдауда белгілі бір мәселе бар.

Ұйымдағы көлденең байланыстар қызметкерлердің мамандану деңгейін көрсетеді және функцияларды саралауға бағытталған. Арнайы білім мен дағдыларды қажет ететін жұмыс түрлері неғұрлым көп болса, байланыстар жүйесі соғұрлым күрделі болады.

Мұндай басқару құрылымын сипаттау кезінде келесі ұғымдар да қолданылады:

• Бақылау ауқымы - бір басшыға есеп беруі тиіс бағыныштылар саны.
• Функционализация – жоғарғы, орта және төменгі менеджерлер арасындағы өзара әрекеттесу.
• Географиялық еңбек бөлінісі. Егер ұйымның аймақтық бөлімшелері болса, онда бұл тік және көлденең қатынастардың құрылымын айтарлықтай қиындатады. Әрекеттерді үйлестіру және оларды бақылау да қиын.

Көлденең байланыстар мотивациялық ресурстың бір түрі ретінде қызмет етеді. Ұйымның барлық қызметкерлері үшін тік мансаптық өсуді қамтамасыз ету мүмкін емес. Заманауи басқару жүйесіндегі көлденең буындардың міндеті - қызметкерді бөлімше ішінде көбірек міндеттерді орындауға және оны жоғары деңгейде орындауға ынталандыру. Нәтижесінде ол мансап сатысымен иерархияның келесі сатысына көтеріле алады.

Көлденең сілтемелердің айырмашылығы - оларнақты ресімдеу, яғни қарым-қатынас ережелерін, функциялар мен рөлдерді бөлуді сипаттау мүмкін емес, өйткені олар бөлімдер мен тікелей бағынышты емес қызметкерлер арасында туындайды. Көп жағдайда бұл байланыстар жалпы, ресми құрылымды жақсартатын бейресми процестер арқылы жасалады.

Негізгі пішіндер

Ұйымның басқару құрылымындағы көлденең байланыстардың ең көп тараған түрлері:

• бөлім басшылары арасындағы тікелей байланыс;
• қызметкерлердің көлденең ауысуы;
• белгілі бір мәселені шешу немесе жобаны жүзеге асыру үшін уақытша топтар құру;
• қайталанатын мәселелерді шешу үшін тұрақты топтар құру;
• көлденең процестерді біріктіру және басқару үшін қосымша құрылымдарды қалыптастыру;
• Функционалдық басқару құрылымында жауапкершіліктің дуальды жүйесін енгізу. Жоба менеджері тікелей өзіне бағынбайтын мамандармен жұмыс істейді. Жауапкершілік белгілі бір бағдарламаға сәйкес орындалуы тиіс маңызды сәттерге таралады.

Басшылармен тікелей байланыс

Басшылар арасындағы тікелей байланыстың мысалы келесі жағдай болуы мүмкін. Сатып алу бөлімі жоспарды артығымен орындады. Тағы бір цех, яғни механикалық құрастыру цехы қазір үлкен жүктемеге байланысты мұндай көлемдегі дайындамаларды көтере алмай отыр. Тікелей байланыс арқылыосы екі құрылымның басшылары бұл мәселені кәсіпорын директорын тартпай-ақ өз ара шешеді (дайындау цехында немесе аралық қоймада қойманың артта қалуын жасау).

Ұйымның басқару құрылымындағы көлденең байланыстардың бұл түрі ең қарапайым және ең арзан болып табылады. Бұл тәсіл арқылы жоғары басшылық күрделі, стратегиялық мәселелерді шешуге назар аудара алады. Дегенмен, екі басшының шешімі компанияның жалпы мүддесіне сәйкес келмейтін жағдайлар болуы мүмкін. Мысалы, жоғарыда қарастырылған жағдайда бұл өндіріс ырғағының бұзылуы болып табылады. Сондықтан анық байланыс байланысын орнату маңызды.

Қызметкерлер ауысуы

Қызметкерлердің бөлімдер арасындағы көлденең ауысуы жоғарыда талқыланғанға қарағанда «экзотикалық» форма болып табылады. Бұл схема әдетте қызметкерлердің кәсіби дамуының бір бөлігі ретінде жүзеге асырылады.

Мұндай ауысулар кәсіби тәжірибе жинақтап, жаңа білім мен дағдыларды меңгеруге ғана емес, сонымен қатар ұйымдағы көлденең байланыстарды нығайтуға көмектесетін қызметкерлер арасындағы бейресми қарым-қатынасты дамытуға ықпал етеді. Туындаған мәселелер көбінесе жазбаша қарым-қатынас нысаны (жаднама және басқа да ресми хат түрлері) арқылы емес, ауызша байланыс арқылы шешіледі. Мұндай ауысуларды жиірек өткізу ұсынылады, өйткені қызметкерлер алған ақпарат уақыт өте ескіреді.

Мақсатты топтар

Мақсатты топтар қамтамасыз ету қажет болған жағдайда құрыладыкөптеген бөлімшелер арасындағы ұйымдық құрылымдағы көлденең байланыстар. Бұл жағдайда тікелей байланыстар іс жүзінде қолданылмайды. Мұндай мәселелер әдетте жоғарырақ шешімді және әртүрлі департаменттер мен тіпті бөлімшелердің мамандарының күш-жігерін біріктіруді талап етеді.

Нысаналы топқа қатысу нысаны әртүрлі болуы мүмкін: бүкіл жұмыс күні ішінде, оның бір бөлігінде немесе тек консультациялық көмек түрінде жұмысқа орналасу. Тапсырманы шешіп, топты таратқаннан кейін оның мүшелері бұрынғы жұмыс міндеттеріне оралады. Олардың жұмысын үйлестіру үшін ережелер мен жұмыс жоспары әзірленуде.

Тұрақты командалар

Егер бұрынғы өзара әрекеттесу формалары тиімсіз болып шықса, онда тұрақты топтар құрылады, олардың мақсаты жиі туындайтын мәселелерді шешу болып табылады. Оларды әртүрлі аралықтарда талқылауға болады - күн сайын немесе аптасына бір рет.

Командаларды әртүрлі басқару деңгейлерінде ұйымдастыруға болады. Оның мүшелері жетекші мамандар да, бөлім басшылары да бола алады. Міндеттердің біркелкілігі неғұрлым көп болса, соғұрлым команданың беделі артады және басқару деңгейі соғұрлым көп болады. Тұрақты топтың құрылымында жобада ресми сипаттама болуы мүмкін.

Топтар мен қарым-қатынастардың тиімділігінің шарттары

Ұйымдарды басқаруда уақытша және тұрақты топтардың тиімділігінің келесі шарттары ажыратылады:

• Қызметкерлерді ынталандыру. Топқа берілген есептерді шешуқызметкерлер қосымша ауыртпалық ретінде қабылдайды. Сондықтан оларды не бұрынғы қызметтерінен босату, не көтермелеу жүйесін әзірлеу қажет. Тәжірибе көрсеткендей, күнделікті міндеттерді ішінара алып тастау көбірек әсер етеді, өйткені ол қызметкер жұмыс істейтін бөліммен байланысын жоғалтпайды.
• Мәселені шешуге жауапты желілік менеджерлерді анықтау.
• Ақпараттық қолдау. Тапсырмаларды орындауға барлық мүдделі бөлімшелер қатысуы керек.
• Топ мүшелеріне басқа мамандарды жұмысқа тарта алу үшін қажетті өкілеттіктер беру.
• Ұйымды басқарудағы иерархиялық мәртебе бойынша топ мүшелерін ұтымды таңдау. Егер олардың арасында лауазымдық қызметтегі үлкен айырмашылыққа байланысты кедергі болса, онда топтың жұмысы тиімсіз болады.
• Көлденең және тік сілтемелердің комбинациясы. Көлденең процестер көбінесе күнделікті мәселелерді шешу үшін қолданылады, ал тік процестер стратегиялық мәселелер үшін жиі қолданылады.
• Қақтығыстарды шешу тәжірибесі. Топта шешім қабылдау кезінде әртүрлі бөлімдердің мүдделері соқтығысқан кезде жағдайлар жиі туындайды. Бұл жағдайда баламалы нұсқаны алу үшін өнімді ақпарат алмасу болуы керек.