Көлденең байланыс: ұйымдағы негізгі түсініктер, түрлері, басқару әдістері

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Байланыс әдетте ақпаратты тасымалдаудың әртүрлі нысандары деп аталады. Бизнес ортасына келетін болсақ, тік және көлденең коммуникацияларды ажырату әдетке айналған. Олардың әрқайсысының өзіндік ерекшеліктері, қатысушылардың өзара әрекеттесуінің тән ерекшеліктері бар. Бұл мақала мұны толығырақ қарастырады. Осы байланыс түрлерінің негізгі айырмашылықтарын бөліп көрейік.

Бұл не?

Алдымен негізгі ұғымды қарастырыңыз. Сонымен, коммуникация - бұл адамдар пайдаланатын ақпаратты беру процесі. Ол бірнеше пішінде пайда болуы мүмкін:

• Айқын. Бұл сөйлеу тілін, мәтінді немесе графикалық кескіндерді, көрнекілерді және т.б. пайдалану.
• Жасырын. Вербалды емес қимылдар, мимика, белгілі бір мимика арқылы байланысу.

Іскерлік коммуникацияның негізгі құралдарына келетін болсақ, олар мыналар:

• Кездесу.
• Бейнеконференция.
• Электрондық пошта.
• Телефон сөйлесулері.
• Жаднамаларды жіберу.
• Жекеәңгіме.
• Интернет технологияларын пайдалану (чаттар, мессенджерлер).
• Есептерді беру.

Келесі байланыс элементтерін бөліп көрсету әдеттегідей:

• Жіберушілер. Бұл деректерді қалыптастыратын, кодтайтын және процестің басқа қатысушыларына тасымалдайтын адамдар.
• Хабарлар. Жіберушіге арналған кодталған ақпарат.
• Арналар. Бұл жерде коммуникация құралдары, ақпаратты таратуға болатын орталар ерекшеленеді.
• Алушы. Ақпарат жіберілген адам. Ақпаратты түсіндіретін элемент.

Ішкі және сыртқы топтар

Ұйымдағы тік және көлденең байланыстар ішкі санаттар болып табылады.

Іскерлік коммуникациялар негізінен сыртқы және ішкі болып екіге бөлінеді. Соңғылары тікелей ұйымның ішінде, атап айтқанда, компанияның жеке қызметкерлері, бөлімдері, цехтары, бөлімшелері арасында орын алатын байланыс арқылы көрсетіледі. Сыртқы коммуникация – сыртқы субъектілермен байланыс. Олар мердігерлер, жеткізушілер, тапсырыс берушілер, қызмет көрсету ұйымдары, мемлекеттік органдардың өкілдері және т.б. болуы мүмкін.

Өз кезегінде ұйымдағы ішкі коммуникациялар көлденең және тік, сондай-ақ коммуникациялық желілер арқылы көрсетіледі. Тік категориялар тағы екі санатқа бөлінеді:

• кері (төменнен жоғарыға принципі).
• Иерархиялық (жоғарыдан төменге принцип).

Осының мүмкіндіктеріұсынылған сорттар мақалада егжей-тегжейлі талқыланады.

Көлденең байланыс

Сіз нені айтып тұрсыз? Көлденең коммуникация – бұл компанияда бірдей, бірдей лауазымды атқаратын қызметкерлер арасында ресми, іскерлік ақпарат алмасу. Мұнда байланыс бір цехтың, бөлімшенің, филиалдың жұмысшылары арасында да, цехтар мен филиалдардың балама бөлімшелерінің жұмысшылары арасында да маңызды болуы мүмкін.

Көлденең коммуникация – құзыреттер ауқымы бірдей басшылар арасындағы, сондай-ақ бірдей санаттағы, тең лауазымдардағы, өкілеттіктер мен жауапкершіліктердің тең жиынтығы бар қызметкерлер арасындағы қарым-қатынас.

Ұйымдағы көлденең коммуникациялар ең алдымен салауатты, достық, жайлы жұмыс атмосферасын құру үшін қажет. Бұл толыққанды, жемісті іскерлік коммуникацияны ұйымдастыру. Көлденең коммуникациялардың дұрыс ұйымдастырылған жүйесі ұжымның әрбір мүшесінің жұмысының нәтижелері бойынша оң нәтижелерге қол жеткізуге мүмкіндік береді.

Мүмкін мәселелер

Іскерлік қарым-қатынастың бұл түрі белгілі бір мәселелердің көлеңкесінде қалуы мүмкін. Міне, менеджменттегі көлденең коммуникацияларға тән негізгілері:

• Кәсіби жаргонды пайдалану. Бұл жаңадан қабылданған қызметкерлерге, басқа бөлімнің қызметкерлеріне түсініксіз болуы мүмкін.
• Өз сайтының маңыздылығы, олардың белгілі бір әрекет түрі туралы даулар.
• Іскерлік байланысты қысқартутұрмыстық, жеке мәселелерді талқылау. Осы негізде қауесеттердің, сіздің артыңыздағы әңгімелердің, еңбек процесінен алаңдататын талқылаулардың пайда болуы.
• Іскерлік қарым-қатынастың тиімділігі ұнатулар, жеке ұнатпаулар және т.б. байланысты төмендеуі мүмкін.

Мәселені шешу

Компаниядағы ішкі көлденең коммуникацияларды мұндай мәселелерден сақтау үшін менеджер келесі әрекеттерді орындауы керек:

• Қол астындағылардан, әріптестерден барлығына түсінікті тілде сөйлесуді, кәсіби терминдерді шешуді сұраңыз.
• Қол астындағылар арасындағы қарым-қатынасты реттеңіз, олардың арасындағы даулар мен түсініспеушіліктерді бейтараптандырыңыз.
• Қызметкерлер бір-бірімен байланыса алуы үшін жалпы жиналыстарды, соның ішінде бейресми жиналыстарды өткізіңіз.

Тік түрі

Көлденең коммуникациялар – бұл бір ұйымның жұмысшылары арасындағы қарым-қатынас, бір бөлімнің, цехтың, бірдей лауазымдарды атқаратын жұмыскерлерінің арасындағы іскерлік байланыс. Іскерлік ортадағы тік коммуникация – бұл басшылық пен бағыныштылар арасындағы ақпарат алмасу. Ол келесі пішіндерді қамтиды:

• Тапсырыстар.
• Ұсыныстар.
• Тапсырыстар.

Бұл бастықтан қол астындағыларға жіберіледі. Қызметкерлер менеджерге жауап ретінде есептер, хабарлар, есептер, т.б. жібереді.

Тік байланыс екі түрге бөлінеді:

• Әртүрлі иерархиялық деңгейде орналасқан департаменттер, бөлімдер, шеберханалар арасындакомпанияда.
• Тікелей бағыныштылар мен басшылық корпус арасында.

Бұл жерде ақпаратты тасымалдау екі түрде қол жетімді - төмен (иерархиялық) және жоғары ағын (кері). Оларды арнайы таныстырайық.

Жоғарыдан төмен қарай топ

Мұнда ақпарат иерархияның жоғары деңгейлерінен төменгі деңгейге дейін келеді. Яғни, бастықтан қол астындағыларға дейін. Осы топтың ішінде іскерлік коммуникацияның келесі формаларын бөліп көрсетуге болады:

• Тапсырыстар мен тапсырыстар. Мақсатқа жету, тапсырмаларды орындау, белгілі бір әдістер мен әдістерді қолдану туралы түсініктемелермен бірге жүруі мүмкін.
• Құжаттар-бағыныштылардың күш-жігерін бағалау.
• Қолдау және басқару.
• Қызметкерлерді ынталандыру.

Иерархиялық ішкі түрдегі мәселелер

«Жоғарыдан төменге» типті іскерлік коммуникация мәселелері (басшының бағыныштылармен байланысы) мыналарды қамтиды:

• Түсінбеу. Бастықтар мен орындаушылар әртүрлі тілдерде - сөзбе-сөз де, астарлы да сөйлейтін жағдай болуы мүмкін. Қарым-қатынас тілі ретінде орыс тілі анық таңдалса да, кәсіби дайындықтың әртүрлі деңгейлері түсініспеушіліктерге жол береді. Мысалы, егер бастық біліктілігі төмен қызметкерлермен қарым-қатынаста кәсіби, техникалық лексиканы теріс пайдаланса. Тағы бір мысал: халықаралық компания басшысы басқа ұлттық мәдениеттің өкілдері болып табылатын қызметкерлермен әрқашан ортақ тіл таба алмайды. Олар шет тілін білсе де, ана тілінде сөйлейтін адамның сөйлеу ерекшеліктерін - бірдей аббревиатураларды, жаргондарды, сөздік ойынды түсінбеуі мүмкін.
• Ақпарат саны. Менеджерлер әрқашан қажетті ақпаратты тиісті көлемде жібере бермейді. Кейбір жағдайларда қажетті ақпараттың болмауына байланысты бағыныштыға тапсырылған тапсырманы орындау қиынға соғады. Ал басқа жағдайларда орындаушы артық, пайдасыз, маңызды емес ақпаратты зерттеу қажеттілігінен зардап шегеді.

Төменнен жоғары топ

Бұл бағыныштылардан басшыға жіберілетін ақпарат. Мұнда келесі пішіндер ерекшеленеді:

• Ескерткіштер.
• Есептер.
• Орындалған жұмыс кезеңдері туралы хабарламалар.
• Қызметтік тапсырманы шешу барысында күтпеген мәселелердің туындауы туралы есептер.
• Инновациялық идеялары бар ұсыныстар, өндірісті жетілдіру жолдары, кәсіпорынға жаңа технологиялар мен қызмет әдістерін енгізу.

Мұндай кері байланыс менеджерлер үшін оларға өздері тапсырыс беруден кем маңызды емес. Компаниядағы жағдай туралы соңғы ақпаратты қол астындағы қызметкерлерден алуға болады. Бұл ақпарат ұжымдық көңіл-күйді бағалауға, қызметкерлердің өсіп келе жатқан наразылығын анықтауға мүмкіндік береді.

Кері түрдегі ақаулар

Орындаушылар мен басшылық арасындағы кері байланысты келесі мәселелер бұзуы мүмкін:

• Қол астындағылар өздерінің басшылығына теріс пікірлерді, шағымдарды сирек жібереді.ауыр. Себебі қарапайым - жұмыстан шығарылу қорқынышы.
• Көбінесе қызметкерлер жіберген пікірлер мен ұсыныстар да жауапсыз қалады. Оның себебі не басшының шамадан тыс жұмыс істеуі, не өз қызметкерлерін сыйламауы. Ол олардың хабарламаларын талдау маңызды емес деп санайды. Жауап ретінде жұмысшылар мұндай кері байланыс пайдасыз екеніне сенімді.
• Жіберілген сын өзінің түпкілікті мақсатына мүлде жетпеуі мүмкін. Мысалы, қызметкер бас директорға оның тікелей басшылығына шағыммен хат жіберген жағдайда. Қол астындағы бастық мұндай кері байланысқа жол бермеуі мүмкін, себебі бұл оған жағымсыз салдарға әкеледі.
• Түсініксіз тақырыптарды түсіндіру үшін кенеттен туындаған мәселелерді шешуге көмектесу, көп жағдайда қызметкерлер менеджерлерге емес, әріптестеріне жүгінгенді жөн көреді. Себебі, олардың толыққанды, білікті көмек алуға үміттенбеуінен, біліксіздігі үшін айып тағылатынынан қорқуында болуы мүмкін.
• Көбінесе мұндай байланыстың мүмкін еместігінің территориялық, географиялық себебі бар. Қол астындағылар мен басшылар орналасқан кеңселер елді мекеннің әртүрлі аудандарында, тіпті әртүрлі қалаларда, штаттарда орналасуы мүмкін.

Мәселелерді шешу жолдары

Жоғарыда аталған мәселелердің барлығын келесі жолмен шешуге болады:

• Қызметкерлер орналасқан анонимді пошта мен электрондық пошта жәшіктерін анықтаңызинкогнито режимінде шағымдар мен ұсыныстарды жібере алады.
• Басшылықтың кері байланысын пайдаланған қызметкерлерді марапаттау жүйесін әзірлеңіз.
• Қызметкерлерге тікелей нұсқау түрінде аралық кедергілерсіз қарапайым жұмысшы мен жоғары лауазымды бастық арасындағы байланыс схемаларын жасаңыз.
• Бағынысты қызметкерлерден басшыларға түскен барлық өтініштерді есепке алуды енгізу және жауап ретінде қабылданған шаралар туралы есеп беру қажет.