Жобаны жоспарлау – бұл Процестің кезеңдері мен ерекшеліктері, жоспарды әзірлеу және дайындау

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Жоспарлау кезінде ұзақ мерзімді перспективада ұйымның мақсаттарына жету үшін сапалық және сандық шешімдер қабылданады. Сонымен қатар, мұндай жұмыс барысында оңтайлы жолдарды дәл анықтауға болады. Жобаны жоспарлау - бұл ұйымның дамуы жүзеге асырылатын нақты схеманы әзірлеу. Бұл барлық егжей-тегжейлі ойлануға, мәселелерді шешу жолдарын таңдауға және мақсаттарыңызға жетуге мүмкіндік береді. Мұндай жұмыстың қалай жүзеге асырылатыны кейінірек талқыланады.

Кездесуді жоспарлау

Жобаны жоспарлау бизнесті басқарудағы маңызды процесс. Бұл өте маңызды, сондықтан бүгінде әрбір дерлік компания бұл жұмысты орындайды. Бұл біраз уақыт пен ресурстарды талап етеді, бірақ ол өтеледі.

Жоспарлау сапасынан жобаны басқаруға дейінолардың әрі қарай жүзеге асуына байланысты. Мұндай процедура кезінде бастама жүзеге асырылады, оның барысында жарғы, қатысушылар тізілімі бекітіледі және одан әрі дамудың стратегиялық бағыты таңдалады.

Біріншіден, негізгі әрекеттердің реті пысықталады. Олар мақұлданғаннан кейін мәліметтер өңделеді.

Болашақ жобаның концепциясын және оны жүзеге асырудың негізгі кезеңдерін белгілей отырып, басшылық оның барлық кезеңдерін түзете алады, алға қойылған мақсаттарға жетудің оңтайлы жолдарын таңдай алады.

Жобаны жоспарлау басқарудағы маңызды процесс. Ол даму жолындағы қозғалысты дер кезінде түзете отырып, кейіннен бақылауға мүмкіндік береді. Нақты көрсеткіштер жоспарлы көрсеткіштермен салыстырылады, бұл жоспарланған тапсырмалардың орындалу дәрежесі туралы ақпаратты ашады. Мониторинг барысында сыртқы және ішкі көздерден ақпараттың үнемі жаңартылуы ескеріледі. Жоспарда белгіленген шарттар, шарттар және көрсеткіштер өзгертілуі мүмкін, өйткені олар нақты жағдайға сәйкес келуі керек.

Жоспарлау жобаны басқарудың барлық процестеріне тікелей әсер етеді. Сондықтан оны әр ұйым жүзеге асырады. Егер нақты белгіленген әрекеттер тізбегі болмаса, ештеңені басқару мүмкін емес. Бұл кезеңдер орындалу мақсатқа жетуге әкелетін міндеттер болып табылады. Егер бірдеңе жоспарланғандай дұрыс емес бола бастаса, менеджер мұндай құбылыстардың себептерін анықтайды, жағдайда дұрыс әрекеттер туралы шешімдер қабылданады.

Жоспарлау процесі жобаның өмірлік циклінің бастапқы кезеңі болып табылады. Онсыз мүмкін емесқалаған нәтижеге қол жеткізіңіз.

Жоспарлау тапсырмалары

Жобаның мақсаттарын жоспарлау қадамдар сияқты оларға қол жеткізуге әкелетін міндеттер жүйесін әзірлеуді қамтиды. Ұсынылған жұмыс таңдалған қызмет түрі пайда әкеле алатынын жұмыс басталғанға дейін анықтауға мүмкіндік береді. Әрбір инвестор өз қаражатын ең табысты, табысты жобаға салуға ұмтылады. Жоспарлау кезінде болашақ қызметтің негізгі параметрлері мен нәтижелерін белгілеуге, оларға жетудің барабар, шынайы жолдарын таңдауға болады.

Өнімді болу үшін ұйым бірқатар міндеттерді шешуі керек. Егер есептеулер барысында мұндай қызметтің нәтижесі теріс (компания шығынға ұшырайды), жеткілікті жоғары емес екені анықталса, бұл құбылыстың себептерін анықтау қажет. Белгілі бір түзетулер енгізу арқылы жобаның тиімділігін арттыруға болады. Тапсырмаларды орындаудың әрбір кезеңінде түзетулер енгізілуі мүмкін. Олар келесідей болуы мүмкін:

• Дизайн мақсатын (немесе мақсаттарын) егжей-тегжейлі көрсету, нақтылау, оқиғаның қалаған нәтижесін анықтау.
• Болашақ жұмыстың көлемі мен құрамын анықтау.
• Әр кезеңнің уақытын есептеңіз.
• Жобаның бюджеттік құнын есептеңіз.
• Кесте жасаңыз және әр кезең үшін бюджетті есептеңіз.
• Ресурстарға қажеттілік анықталды. Есеп жобаның әрбір кезеңі және ұйымның жалпы осы бағыттағы қызметі үшін жасалады.
• Логистикалық жоспар орындалуда.
• Тәуекелді бағалау жүргізілуде, қауіпті жағдайлар туындаған кезде дұрыс әрекет ету әдістемесі жасалуда.
• Оқиға туралы мәліметтер инвесторға егжей-тегжейлі түсіндіріледі.
• Мәліметтер процестің барлық қатысушыларымен келісілген.
• Жұмысты орындау және берілген тапсырмаларды орындау жауапкершілігі орындаушылар мен басшылар арасында бөлінеді.
• Жоспарланған өзара әрекеттесулер мен басқарушылық жоспарлау процедуралары көрсетілуде.

Жобаны басқару мен жобаны жоспарлау бір-бірімен тығыз байланысты. Келісілген мерзімде және толық көлемде алға қойылған міндеттерді дәйекті орындау ғана компания қызметінің барысында пайда табу, мақсатқа жетуге кепілдік бере алады.

Негізгі процестер

Жобаны жоспарлауды ұйымдастыру процесінде бірқатар міндетті және қосымша әрекеттер орындалады. Ұйымның қызметіне қарамастан, олар жалпы стратегиялық көзқарасты құру барысында қолданылады. Міндетті процестерге мыналар кіреді:

• Барлық жоспарланған тапсырмалардың сипаттамасы және одан әрі құжаттамасы, жоба мазмұны.
• Жобаның негізгі кезеңдерін анықтау, олардың кейінгі егжей-тегжейлері.
• Болжалды бағалауды дайындау. Жобаны аяқтауға қажетті барлық ресурстардың жалпы құны есептеледі.
• Қадамдық іс-қимыл жоспарын құру, оның орындалуы сіздің мақсаттарыңызға жетуге әкеледі.
• Жұмыс ретін сипаттайды.
• Техникалық сипаттағы тәуелділіктер, сондай-ақ орындалатын жұмысқа шектеулер.
• Қажетті уақытты есептеужұмыстың әрбір кезеңінің аяқталуы, өндірістік циклдің әрбір кезеңінде қажет болатын еңбек шығындары мен басқа ресурстарды анықтау.
• Ресурстардың түрін, жинағын, сондай-ақ олардың көлемін анықтау.
• Ресурстар шектеулі болса, жұмыстың нақты уақытын көрсетеді.
• Бюджет жасаңыз және әр жұмыс түрі үшін болжалды шығындарды байланыстырыңыз.
• Дайын жоспар жасаңыз.
• Жоспарлау кезінде басқа зерттеу жұмыстарының нәтижелерін жинақтау, жоспарлы мәндердің макетін бір құжатқа енгізу.

Жобаны жоспарлау және әзірлеу кезінде бұл әрекеттер міндетті болып табылады.

Көмекші процедуралар

Жобаны іске асыруды жоспарлау кезінде кейбір процестер қажет болмауы мүмкін. Оларға қажеттілік туындаған кезде ғана басшы оларды жалпы тізімге енгізеді. Бұл қолдау процестеріне мыналар кіреді:

• Сапа стандарттарын жоспарлау, олардың максималды рұқсат етілген ауқымын орнату. Дайын өнім сипаттамаларының қажетті деңгейіне жету жолдары да талқыланады.
• Жобаның барлық қатысушылары арасында функционалдық құзыреттерді, жауапкершіліктерді және бағыныстылықты бөлуді болжайтын ұйымдастыру саласындағы жоспарлау.
• Қызметі жобаны мүмкіндігінше қысқа мерзімде жүзеге асыруға мүмкіндік беретін тиісті біліктілік деңгейі, жұмыс тәжірибесі бар персоналды таңдау. Кейбір жағдайларда жақсы үйлестірілген топтық жұмысты қалыптастыру қажет.
• Мүшелерді қорғау үшін байланыс орнатыңызқажетті ақпаратпен жоба.
• Жоба тәуекелдерінің түрлерін анықтау, оларды бағалау және құжаттау. Бұл жоспарлау сатысында да белгісіздіктерді анықтауға және жоюға, олардың жобаға ықтимал әсер ету дәрежесін бағалауға мүмкіндік береді. Бұл кезеңде таңдалған стратегияны жүзеге асыру кезіндегі жағдайдың дамуының қолайлы және қолайсыз сценарийлері есептеледі.
• Логистикалық процедураларды жоспарлау. Сыртқы ұйымдардан қандай шикізат, басқа да қажетті материалдар мен ресурстар сатып алынатындығы, қандай мөлшерде, сондай-ақ жеткізілімдердің қандай жиілікпен жүзеге асырылатыны нақты көрсетілген.

Жоба процестерін жоспарлау кезінде басқа әрекеттер қажет болуы мүмкін. Бұл ұйым өз жұмысын орындау барысында көздейтін мақсаттарға байланысты.

Жоспарлау қадамдары

Жобаны жоспарлаудың 4 негізгі кезеңі бар. Оларды Booz Allen & Hamilton консалтингтік компаниясы ұсынды.

Стандартты жоспарлау үлгісі келесідей:

1-кезең. Мақсаттарды қалыптастыру

Мақсаттың екі түрі қойылған. Олар ресми немесе нақты болуы мүмкін. Бірінші жағдайда жобаның пайдалылығын анықтау үшін критерийлер алға қойылады. Ресми мақсаттар менеджерлердің мотивациясынан туындайды. Нақты мақсаттар - ресми мақсаттарға жетудің жолдары.

2-қадам. Мәселені талдау

Жоспарлаудың осы кезеңінде ұйымның нақты жағдайы анықталады. Әрі қарай оның болашақ жағдайы туралы болжам жасалады. Осыдан кейінбар проблемаларды анықтау жүзеге асырылады, ол үшін мақсаттар жүйелері болжамды талдау нәтижелеріне қарсы тұрады. Бұл мәселелерді соңында құрылымдауға мүмкіндік береді.

3-кезең. Баламаларды іздеу

Бұл бір-бірін жоққа шығаратын шешімдер.

4-кезең. Баламаларды бағалау

Бар сценарийлердің әрқайсысының қолайлылығы анықталады. Әрбір шешімнің тиімділігі мен тәуекел дәрежесі бағаланады, содан кейін тиісті шешім қабылданады. Оңтайлы балама іс жүзінде мүмкін емес, сонымен қатар мақсатқа мүмкіндігінше жақындауға мүмкіндік беретін заңды болуы керек. Бұл ретте уақыт, ресурстар және т.б. бойынша бар шектеулер ескеріледі.

Аумақтық, өндірістік немесе басқа түрге арналған жоспарлау жобасын жасаған кезде, нақты нәтижелерді жоспарланған нәтижелермен салыстыру үшін оны болашақта міндетті түрде қолданыңыз. Бұл жалпы мақсатқа жетудегі ілгерілеуді басқаруға, тиісті түзетулерді дер кезінде енгізуге мүмкіндік береді.

Жоспарлау

Жобаны жоспарлау сәл басқа схемаға негізделгенін атап өткен жөн. Ол 5 негізгі кезеңді көрсетеді:

1. Тапсырмаларды анықтау және оларды тізім ретінде жазу. Кейбір жағдайларда менеджерлер барлық процестерді бірден тізімдемей қателеседі. Бұл құбылысты болдырмау үшін алдағы жұмысты анықтау барысында дәйекті ыдырау әдісін қолдану ұсынылады.
2. Әр таңдалған позиция үшін рет пен ұзақтығы анықталады. Ол байланыстыалдағы жұмыстың технологиялық ерекшеліктері. Бұл үшін сарапшылық бағалаулармен толықтырылатын ыдырау техникасы да қолданылады. Бұл әрбір операцияның жоспарланған ұзақтығын дәл анықтауға мүмкіндік береді. Ол үшін технологияның мүмкіндіктерін әртүрлі көзқараспен қарастыруға мүмкіндік беретін миға шабуыл әдісін қолдануға болады.
3. Ресурстардың түрін және олардың қолжетімділігін анықтайды. Бұл қаржы, материалдар, еңбек, ақпарат және т.б. Орындалатын жұмыстардың кестесі материалдық-техникалық қамтамасыз ету, қаржыландыру және т.б. кестелермен байланысты. Барлық кезеңдер өзара байланысты болуы керек, үздіксіз процесті құрайды. Бұл өндіріс процесіндегі үзілістерді болдырмайды. Сонымен қатар, тапшы ресурстар бөлек қарастыруды қажет етеді. Олар негізінен алдағы жұмыстардың бүкіл спектрінің ұзақтығы мен ретін анықтайды.
4. Шектеулер сырттан орнатылған. Оларға өндірістің маусымдылығы, жабдық жеткізілімдерінің өндірістік мүмкіндігі және басқа сыртқы факторлар кіреді.
5. Жобаны басқару барысында туындайтын тәуекелдерге жауап беретін жүйе құрылуда. Жобаны жоспарлау оларды талдаудан басталады. Ең ықтимал және қауіпті қауіптерге қатысты тиісті әрекет ету шаралары әзірленуде.

Жоспарлау принциптері

Бизнес жобаны жоспарлау барысында менеджер белгілі бір қағидаларды ұстануы керек. Негізгілері:

• Мақсат. Жобаның жүзеге асуы елеусіз тапсырмаларды орындамай, нақты, түпкілікті мақсатты көздейді.
• Жүйелі. Болашақ жобаны басқару тұтас және жан-жақты болуы керек. Бұл ретте оның дамуы мен жинақталуының ерекшеліктері ескеріледі. Кейбір жағдайларда жоба ішкі жүйелерге бөлінуі мүмкін. Олар да байланысты болады. Сонымен бірге бір жүйедегі өзгерістер басқа құрылымның өзгеруіне әкеледі. Жобаны бірнеше бөліктерге бөлу элементтердің ішкі байланыстары мен өзара әрекетін қадағалауға, ең тиімді құрылымды таңдауға мүмкіндік береді. Бұл жағдайда жобаны іске асыруды бағалау сапалық және сандық процестер тұрғысынан берілуі мүмкін.
• Күрделілік. Құбылыстар олардың байланысы мен тәуелділігі тұрғысынан қарастырылады. Ол үшін басқарудың әртүрлі әдістері мен тәсілдері қолданылады.
• Қауіпсіздік. Жобалық жұмысты жоспарлау кезінде барлық іс-шаралар қажетті ресурстармен қамтамасыз етілуі қарастырылады.
• Басымдылық. Жобаны әзірлеуде басты назар негізгі, ең маңызды міндеттерге беріледі. Олардың анықтамасы болашақтағы дамудың жалпы тұжырымдамасына байланысты.
• Экономикалық қауіпсіздік. Ұйымның болжанған оқиға орындалмаған жағдайда шеккен шығыны мен шығынының дәрежесі есептеледі. Тәуекелдерді мүлде болдырмау мүмкін емес, бірақ олар бағаланып, осы бағытта негізделген шешімдер қабылдануы керек.

Жобаны құрылымдау

Жоба жұмысын жоспарлау барысында құрылымдау қажет. Жұмыстың иерархиялық дәйектілігі бүкіл жобаны бөлек бөліктерге бөлуді қамтиды. Бұл әртүрлі деңгейдегі кешендерді егжей-тегжейлі көрсетуге мүмкіндік береді. Мұндайтәсіл процесті басқаруды жеңілдетеді.

Құрылымдау келесі әрекеттерді орындауға мүмкіндік береді:

• Аралық типтегі мақсаттарға жету үшін жұмыс көлемін анықтаңыз.
• Жобаның орындалу дәрежесін бақылау, оның барлық мақсаттарына жету мүмкіндігін бағалау.
• Есеп беру оңтайлы құрылымға сәйкес жасалған.
• Жобаның орындалу барысын өлшеу үшін маңызды кезеңдер орнатылған.
• Жауапкершілік орындаушылар арасында дұрыс бөлінген.
• Топтың барлық мүшелері жобаның мақсаттары мен міндеттері туралы объективті, түсінікті ақпарат алады.

Құрылымдаудағы қателер

Кейбір менеджерлер құрылымдау барысында қателіктер жібереді, бұл мақсатқа жетуге кері әсерін тигізеді. Олардың негізгілері мыналар:

• Құрылымдау кезеңі әдетте өткізілмейді. Менеджер ағымдағы кезеңдегі мәселелердің шешімін іздеуге тікелей кіріседі.
• Тек ұйымдық бөлімшелер пайдаланылады, соңғы өнімдер немесе ресурстар қолданылмайды.
• Құрылымдау бүкіл жобаны қамтымайды.
• Құрылым элементтері қайталанады.
• Жобалық құжаттаманы және қаржылық есептілікті дайындау ерекшеліктеріне сәйкес құрылымдарды біріктіру жоқ.
• Құрылым шамадан тыс немесе толық емес.
• Жобаның жеке элементтерін компьютерде өңдеу мүмкін емес.
• Материалдық емес түпкілікті өнімдер (қызметтер, қызметтер және т.б.) есепке алынбайды.

Құрылымдау үшін негіздер

Жобаны жоспарлау – жауапты жұмыс. Құрылымды дұрыс жасау керек. Ол келесі негіздер бойынша орындалады:

• Жасалылатын жобаның өмірлік циклінің кезеңдері.
• Бөлімдердің құрылымының ерекшеліктері.
• Жоба аяқталғаннан кейін алынатын нәтиженің құрамдастары.
• Процесс, компания жұмысының функционалдық элементтері.
• Нысандардың географиялық орны.