Бизнес жүйелерін автоматтандыру: құралдар мен технологиялар

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

CRM-жүйелер, ERP шешімдері, WEB-құралдар және BPM-концепциялары - бұл терминдердің барлығы өз бизнесін жаңғыртуға ұмтылатын бүгінгі кәсіпкерлерге қатысты. Түсініксіз аббревиатуралар, түсініксіз шетелдік терминдер… Бұл рас па, бұл не туралы - ERP-, BPM-, CRM-жүйелері?

Халықтың игілігіне арналған жаңа заттар

Соңғы уақытта ақпараттық технология, есептеу қуаты күнделікті өмірдің маңызды элементіне айналды. Олар кәсіпкерлік саласын да айналып өтпеді. Бизнес-жүйелерді автоматтандыру – компания ішінде болып жатқан барлық нәрсені бақылауға алуға және мүмкіндігінше адам факторының қателесу ықтималдығын азайтуға мүмкіндік беретін бағдарламалық пакетті жазудың өте күрделі процесі.

Бизнесті басқарудың дәстүрлі үлгілері бірте-бірте өткеннің жәдігеріне айналуда. Қазіргі уақытта бизнес-жүйені автоматтандыру міндетті оқиға болып табылады, оны кейінге қалдырмаған жөн, өйткені компанияның икемділігі, оның нарықта аман қалу қабілеті, қатал бәсекелестік жағдайында да өзгермелі жағдайларға бейімделуі көп жағдайда осыған байланысты.

Жалпы терминология

Бизнеспроцесс – кәсіпорын басшылары тұжырымдаған мақсаттарға жету стратегиясын ретке келтіруге және жүзеге асыруға мүмкіндік беретін кезеңдердің жиынтығы. Бизнесті автоматтандырудың тиімді құралдарын пайдалана отырып, қалағаныңызды алу үшін барлық операцияларды стандарттауға болады. Бұл тұтынушылармен өзара іс-қимылды тиімдірек етеді, ұйымның бөлімдері тұрақты диалогта болады және пайда өседі. Сонымен қатар, клиенттердің саны қанағаттандырылады, ескі тұтынушылар қалады, өйткені қызмет көрсету сапасы айтарлықтай жоғары болады және жаңалары келеді, оның ішінде бұрын қызмет еткендердің ұсынысы бойынша.

Бизнес-процестерді автоматтандырудың негізгі мақсаттары жұмыс процесін тауарлар мен қызметтер нарығында аман қалудың тиімді, тиімді, пайдалы әдісіне айналдыру болып табылады. Функционалды және ыңғайлы шешімдерді пайдалана отырып, басқару жүйелерін дамыту компаниядағы барлық процестерді басқаруға мүмкіндік береді.

Бұл қалай жұмыс істейді?

Кәсіпкерге шешім қабылдау қажет болғанда, бизнесті автоматтандыру жүйесін таңдау оңай және өте жауапты міндет емес екенін түсіну керек. Мүмкіндігінше кәсіпорын жұмыс істейтін салада мамандандырылған тиімді өнімге артықшылық беру қажет. Опциялар күрделілігіне қарамастан ұйымда болып жатқан барлық процестерді модельдеуге мүмкіндік беретін пайдалануға ыңғайлы және тиімді жұмыс істейді деп саналады. Егер ол онлайн кіруге мүмкіндік беретін бұлттық серверлерде жүзеге асырылса, мұндай бизнес-процестерді автоматтандыру ең көп боладытиімді.

Көрнекі құралдар жүйемен жұмыс істеуді ыңғайлы етеді, енгізілген ақпараттың сапасын, толтыру толықтығын бақылау оңай, сонымен қатар кәсіпорынның әрбір қызметкерінің тиімділігін бағалау. Бизнес-процестерді автоматтандыру арқылы менеджерге берілетін дұрыс ақпарат басқару шешімдерін қабылдауға негіз болады.

Барлығы үшін жақсы

Компания менеджерлері үшін бизнесті автоматтандыру технологияларының маңыздылығы кем емес, олар осылайша кез келген уақытта тапсырмаларға жауапты адамды, сондай-ақ процестің барлық қатысушыларын бақылауға болатын құралды алады. Бұл ретте жұмысты орындауға кеткен уақытты есептеуге болады. Бұл ақпарат әрекеттерді әрі қарай жоспарлау үшін қажет.

Бизнесті автоматтандыру жүйелерін әзірлеу кезінде өнім шұғыл тапсырмаларды басқаруға мүмкіндік беретін автоматты еске салғышты қамтуы керек. Хабарламалар бағдарламада көрсетілген режимде жасалады, ұйымның қызметкерлері мен тұтынушылары үшін маңызды болып табылатын әртүрлі оқиғалар туралы ақпаратты беруді конфигурациялауға болады. Жүйені әзірлеу кезінде дизайнға ерекше назар аудару қажет - интерфейс интуитивті деңгейде түсінікті болуы керек, осылайша қызметкерлер онымен жұмыс істеуге тез араласып, қателіктер жібермейді.

Барлығы сатушыларға арналған

Автоматтандыру жүйесін енгізудің негізгі бағыттарының бірі сатуға маманданған компаниялардың жұмысын жақсарту болып табылады және ең алдымен қызметкерлер жаңа өнімде жұмыс істеуге,транзакцияларға жауапты. Автоматтандыру жұмыс уақытын бөлуге және әрбір жаңа күннің тиімділігін арттыруға мүмкіндік береді. Жүйеде бағдарламаланған бизнес-процестер бөлек кезеңдерге бөлінген және өнімді пайдаланатын менеджер әрқашан ағымдағы қадамға қатысты анықтама ақпаратын ала алады.

Заманауи жүйелерде белгілі бір клиентпен өзара әрекеттесудің барлық кезеңдерін қадағалауға мүмкіндік беретін құралдар бар. Бұл сұраныстарды талдауға көмектеседі, соның негізінде нақты тұтынушыға сәйкес қызмет, өнімді ұсынуға болады. Қазіргі уақытта жеке көзқарас пен қажеттіліктерді ескеру жоғары бағаланады. Тиімділікті талдау үшін сату шұңқырын есептеуді автоматтандыруға жүгінуге болады. Ұқсас құрал кәсіпорын жұмысындағы кедергілерді анықтауда пайдалы болады. Бизнес-процестерге аналитика әкелуге көмектесетін басқа құралдар белгілі. Кәсіпкер өз кәсіпорнының ерекшеліктерін ескере отырып, ең қолайлысын таңдап, басқару жүйесін енгізетін бағдарламашыларға тапсырма құрастыруы керек.

Ақылмен басқар

Бизнес-процестерді автоматтандыру жүйелерінің үш класы туралы айту әдеттегідей: әзірлеуші, қолдаушы, бастапқы. Градация компанияның жұмысына әсер ету дәрежесімен, нәтиженің белгілі бір жүйені қолданудың дұрыстығына тәуелділігімен анықталады.

Тиімді автоматтандыру сонымен қатар ықтимал тұтынушыларды басқаруға, әлеуетті және бұрыннан қалыптасқан клиенттердің қажеттіліктерін анықтауға болатын құралдар жинағы болып табылады. Жаңа жетекші болуы керекБолашақта процеске жауапты менеджер оны жұмыста ескеріп, қадамдарын түзете алатындай тіркелген, жүйеде көрсетіледі.

Барлығы тұтынушы үшін

Табысқа мүдделі кез келген кәсіпорын жұмысының негізгі идеясы - клиенттің қажеттіліктері мен талғамын ескере отырып, оның қажеттіліктерін қанағаттандыру. Қызметтің мінсіздігі жинақталған аудиторияны сақтаудың кілтіне айналады және егер сіз барлық бизнес транзакцияларын автоматтандырылған басқару жүйесін енгізсеңіз, дәл осындай қызмет деңгейін қамтамасыз етуге болады. Бұл адам факторынан туындайтын қателерді болдырмауға көмектеседі және барлық мәселелерді, мерзімдерді және маңызды аспектілерді назарда ұстайды. Көп арналы тұтынушыларға қызмет көрсету - ойластырылған және тиімді жүйені енгізу үшін өте маңызды құрал.

Әзірлеу анықтамалық процесті бағдарламалауды қамтиды, оған сәйкес барлық сұраулар мен өтініштер құрастырылады. Алынған ақпаратты талдау кезінде деректердің максималды көлемін өңдеу үшін бір терезені пайдалануға болады. Ыңғайлы жүйені пайдалана отырып, операторлар клиентке қатысты келісім-шарттарға қоңырау шала алады, оның тарихын қарай алады, мерзімдерін қадағалай алады, кері байланыстың қолжетімділігін бақылай алады және осы операциялардың барлығына ең аз уақыт пен күш жұмсай алады.

Құжаттамалық қолдау

Кейде әрбір операцияны құжаттау қызықсыз, жалықтыратын, уақытты қажет ететін және мүлдем пайдасыз болып көрінеді. Кәсіпорындарды автоматтандыруға арналған заманауи құралдарды әзірлеушілер осындай ортақ пікірді ескерді, сондықтан бизнесмен кереметқұжаттау процесін оңтайландыруға көмектесетін бағдарламалық өнімдерді таңдау.

Барлық ресми қағаздар әрқашан электронды түрде қол жетімді, олар құрылымдалған және реттелген, ал арнайы бағдарламаланған құралдар мерзімдердің орындалуын бақылайды. Сіз хат-хабарларды, бухгалтерлік құжаттаманы, тапсырыс берушілермен және жеткізушілермен жасалған шарттарды бақылай аласыз. Көптеген өнімдерде жаңа құжаттарды жасауды жеңілдететін кірістірілген үлгілер де бар. Кәсіпорынға автоматтандырылған жүйеге тапсырыс беру кезінде бизнесмен бағдарламашыларға жадта сақталатын негізгі үлгіні береді.

Бұл не үшін қажет?

Автоматтандырылған жүйені пайдалану арқылы ақпараттың жалпы көлемінің ішінен қажетті құжатты жылдам және тиімді табуға болады. Көптеген бағдарламалар сканерленген көшірмелерді тіркеуге мүмкіндік береді, бұл да ыңғайлы және құжатты қажет ететін адамның қай жерде орналасқанына қарамастан басып шығарылған пішінге қол жеткізуге мүмкіндік береді.

Электрондық жадтағы құжаттарды біріктіру деректерді бақылауға және ештеңе жоғалмайтынына сенімді болуға көмектеседі. Іздеудің ыңғайлылығы мен жылдамдығы жұмыс процесін тиімдірек етеді, демек, тиімдірек. Қол жеткізу құқықтарын кеңейту арқылы таңдалған құжатпен топ ретінде жұмыс істеуге болады, бұл ұжымдық шешімді қажет ететін күрделі тапсырмаларды шешуге көмектеседі. Егер кәсіпорын коммерциялық құжаттармен жиі жұмыс істейтін болса, мұндай жүйені таңдау қажеткөру мүмкіндіктерін қамтитын автоматтандыру. Бұл құжаттаманы мақұлдау процесін жылдамырақ және тиімдірек етеді.

Болашаққа қарау

Дағдарыс кезеңі кәсіпорындарды ең тиімді және күшті құралдарға жүгінуге мәжбүр етеді, әйтпесе нарықта аман қалу мүмкін емес. Біріктірілген автоматтандыру - осындай заманауи тәсіл, соның арқасында шығындар азаяды, жұмыс нәтижесі маңыздырақ болады, қаржылық құрамдас автоматтандырылған шешімдерді қолданудан бұрынғыға қарағанда кәсіпорын үшін әлдеқайда тиімді болады.

Жүйені әзірлеу – алдымен ұйымның барлық бизнес-процестерін анықтауды, олардың ретін анықтауды, маңыздылығы мен күрделілігін бағалауды қамтитын жауапты міндет. Бұл тәсілді қолдану процестің барлық қатысушыларын біріктіруге, компания ішінде де, клиентпен қарым-қатынас кезінде де өзара түсіністікке қол жеткізуге мүмкіндік береді. Автоматтандырылған жүйені құру бойынша жұмыс істеу кезінде ұйым жұмысындағы негізгі процестерге де, инфрақұрылымды қамтамасыз ететін қосалқы процестерге де назар аудару қажет. Кәсіпорын қызметін жоспарлауға, кадрларды дамытуға және өнімділікті арттыруға негіз болатын бизнес-процестер екенін есте ұстаған жөн.