Кәсіпорындағы бақылау: құралдар, мақсаттар мен міндеттер

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2024-01-17 18:58

«Басқару» сөзін бірінші рет естігендер әдетте бір нәрсені бақылауды елестетеді, бірақ іс жүзінде олай емес. Кәсіпорындағы бақылау – бұл тұтастай ұйымның тиімді жұмыс істеуіне қол жеткізу үшін қаржылық, кадрлық және технологиялық процестерді жақсартуға бағытталған күрделі жүйе. Өткенде жіберілген проблемалар мен қателерді анықтауға арналған бақылаудан айырмашылығы, контроллинг компанияда ағымдағы және болашақ істерге бағытталған процестерді басқару жүйесін құруға ұмтылады. Бұл неге сонша маңызды?

Кәсіпорындағы бақылау қызметі маңызды элемент болып табылады, өйткені оның қызметкерлері ресурстардың жоғалуын барынша азайта алады, ағымдағы және болашақ жоспарларды талдай алады, сонымен қатар ықтимал қателерді, яғни жұмыс барысында жіберілетін қателерді анықтай алады. компанияның қызметі. Дегенмен, бұл қызмет түрі не екенін түсіну үшін оның ерекшеліктері мен негізгі сәттерін толығырақ зерделеу маңызды. Бұл мақалада негізгі ұғымдар, мақсаттар мен міндеттер талқыланадыбасқару, сонымен қатар оның тұжырымдамалары, құралдары мен функциялары.

Тұжырымдамалар мен анықтамалар

Бақылау басқару жүйесіндегі жаңа бағыт, сондықтан бүгінгі күні бұл ұғымның бір мәнді анықтамасы жоқ. Дегенмен, ең танымал және бұл терминнің мәнін көрсететін бірнеше анықтамалар бар.

Оның шығу тегі ағылшын тіліндегі бақылау етістігімен байланысты. Аудармада «бақылау» «басқару, қадағалау, бақылау, басқару, реттеу» дегенді білдіреді. Дегенмен, мұндай сипаттама бұл құбылыстың мәнін түсіну үшін жеткіліксіз, сондықтан келесі екі нақты анықтаманы қарастырған жөн.

Бақылау – экономикалық функцияны жүзеге асырумен байланысты және басшылықтың дұрыс стратегиялық және жедел шешімдер қабылдауына бағытталған ұйымдардағы қызметтің жеке саласы.

Бақылау – дұрыс басқару шешімдерін қабылдау үшін қажетті ақпараттық және аналитикалық қолдаумен барлық процестерді қолдауға бағытталған әрекеттер жиынтығы. Көбінесе олар ұйымдағы кірісті арттыруға бағытталған.

Кәсіпорындағы заманауи контроллинг міндетті түрде сапа менеджменті жүйесін, тәуекелдерді басқаруды және негізгі көрсеткіштер жүйесін, сондай-ақ жоспарлаудың кез келген түрін жүзеге асыру кезінде үдерістерді басқаруды қамтуы керек.

Мақсаттар мен міндеттер

Негізгі ұғымдарға сүйене отырып, негізгі деп қорытынды жасауға боладыкәсіпорындағы контроллингтің мақсаты - өнімді жақсартуда, бәсекеге қабілеттіліктің сәйкес деңгейіне жетуде және т. Басқаша айтқанда, мақсат ұйымды тиімді басқаруды қолдау болып табылады. Оның мақсаты қандай?

Мақсат негізінде компанияны басқару кезіндегі бақылаудың келесі негізгі міндеттері ажыратылады:

• жоспарлау әдістемесін әзірлеу және оны ұйымдастыру;
• бухгалтерлік есеп, оның ішінде ақпаратты жинау және оны өңдеу;
• бақылау;
• арнайы бақылау жүйесі оқиғаларын ұйымдастыру.

Қорытындыланған бұл тапсырмаларда бақылау функциясы жүктелген қызмет немесе бөлім орындауы тиіс ерекше қосалқы тапсырмалар бар. Жоспарлау әдістемесін әзірлеу және оны ұйымдастыру мыналарды қамтиды:

• компанияның даму болжамдарын жүзеге асыруға көмектесетін нормативтік құқықтық базаны құруды қамтамасыз ету;
• стратегиялық жоспарларды әзірлейтін адамдарға кеңес беру;
• әртүрлі жоспарларды дайындауда, кәсіпорынның негізгі мақсаттарын анықтауда және бюджетті құруда жұмысты үйлестіру;
• талқылауға қатысу және жұмыстың параметрлерін (сапалық және сандық) анықтау.

Бухгалтерлік есеп келесілерді қамтиды:

• ақпаратты беру және қабылдау құрылымын әзірлеу;
• анықтамалар, ақпарат және қамтамасыз ету үшін ақпараттық қолдау жүйесін жасаукомпанияны басқарудағы белгілі бір процеске жауапты тұлғаларға есеп береді;
• басшыларға немесе басқа жауапты тұлғаларға қажетті ақпаратты жеткізу қажеттілігін анықтау;
• жоспарлар мен есептерді салыстыру және жоспарлардың орындалу барысын көрсететін аралық есеп құжаттамасын құрастыру;
• жоспарлардан ауытқуларды талдау, мүмкін болатын себептерді анықтау және жұмыстағы үзілістерді тудырған жағымсыз факторлардың әсерін болдырмау бойынша ұсыныстар әзірлеу.

Бақылау тапсырмасы мыналарды қамтиды:

• стратегиялық мақсаттарға қол жеткізуге бағытталған жоспарлардың орындалуын бақылау;
• стратегиялық жоспарларды әзірлеуге байланысты экологиялық жағдайлардың жай-күйін бақылау;
• бағдарлама барысын жоспарлау немесе қарау кезінде анықталған әлсіздіктерді бақылау.

Арнайы бақылау жүйесі үшін іс-шараларды ұйымдастыру міндеті келесілерді қарастырады:

• ұйым ішінде ақпаратты алу және беру үшін нормативтік құқықтық базаны әзірлеу;
• қосымша ақпарат пен аналитикалық қолдауды қамтамасыз ететін іс-шараларды әзірлеу.

Қаржыны, персоналды және ресурстарды бақылау жүйесінде бухгалтерлік есеп ерекше орын алады. Әдетте, дәстүрлі есеп беру өткенге назар аударуды және өткен процестер мен құбылыстар туралы нақты деректерді ұсынуды білдіреді, ал бақылаудағы есеп болашаққа бағытталған.

Осылайша, кәсіпорында контроллингті ұйымдастыру құруға ықпал ететінін көруге болады.белгілі бір басқару шешімдерінің салдарын анықтау мақсатында процестерге ағымдағы бақылау. Сондай-ақ контроллингті енгізу компания басшылығын ресурстарды ысырап етуге әкеп соғатын асығыс немесе тиімсіз шешімдер қабылдаудан құтқаруға мүмкіндік береді деп айтуға болады.

Әдістер

Ұйымды басқару кезінде қойылған барлық міндеттерді орындау үшін бақылау келесі жалпы ғылыми әдістерді қолдануды қамтиды:

• талдау;
• шегерім;
• индукция;
• спецификация;
• абстракция;
• синтез;
• аналогия;
• симуляция.

Осы қызмет саласының мақсаттары, міндеттері және әдістері қарастырылғаннан кейін оның функцияларына тоқталу өте маңызды.

Функциялар

Кәсіпорындағы бақылау жүйесі келесідей негізгі функцияларды қамтиды:

• ақпараттық;
• есеп және бақылау;
• аналитикалық;
• жоспарлау функциясы.

Сонымен қатар шартты түрде үш функцияны ажыратуға болады, олар жоғарыда аталғандардың үйлесімі болады - қызмет көрсету, түсініктеме беру және басқару.

Бақылау себептері

ХІХ-ХХ ғасырлар тоғысында көптеген американдық жетекшілер ұйымдарды басқару процесінде шаруашылық есеп пен қаржылық бақылау әдістерін жетілдірудің шұғыл қажеттілігіне тап болды. Бухгалтерлік есеп жүйесін жетілдірудің алғашқы әрекеттері осылай болдыжол – кәсіпорын басшыларына кәсіпорынның бас қаржыгері мен хатшысына шаруашылық-экономикалық бөлімнің мәселелері бойынша аналитикалық ақпарат беру міндеті жүктеледі. Осылайша, қаржы қызметі мен басшыға көмекші тұлға арасында тығыз жұмыс қатынасы қалыптасты. Кейіннен ақпараттың алуан түрлілігіне және оны егжей-тегжейлі көрсету қажеттілігіне байланысты бұл тапсырманы жекелеген шенеуніктерге тапсыру мақсатқа сай екені анықталды. Осылайша, кәсіпорында контроллинг енгізілді.

Контроллингтің пайда болуы үшін келесі алғышарттарды бөліп көрсетуге болады:

• жаһандық экономикалық дағдарыс;
• кәсіпкерлерге салық салу жүйесін қиындату және қатайту;
• қаржыландыру нысандарының күрделенуі.

контроллингтің экономикалық ғылым саласы ретінде дамуы келесі себептерге байланысты:

• компанияларды интернационалдандыру және дифференциациялау;
• өндірістік аймақтардағы технологиялардың өзгеруі;
• кәсіпорынды басқару жүйесінің күрделенуі;
• сыртқы ортаның күрделенуі;
• басқару шешімдерін қабылдау үшін коммуникациялық процестердің күрделенуі, бұл жүйелік инженерия және ұйымдастыру саласында құзыретті кадрлардың шұғыл қажеттілігіне әкелді.

Бүгінгі күні көптеген шетелдік кәсіпорындардың басшылары кәсіпорында бақылау бөлімшелері құрылғаннан кейін, мысалы, кәсіпорынның кірісі өскенін, қаржылық, адамдық және басқа да ресурстарды пайдалану дұрысырақ болғанын және табысқа қол жеткізгенін атап өтеді. маңызды жол.шығындарды азайтыңыз.

Ұйымдағы контроллинг қызметінің алдында өте күрделі міндет тұр – кәсіпорынды басқару мақсатында барлық қолжетімді шығындар туралы ақпаратты жедел жинауды және егжей-тегжейлі талдауды дайындауды қамтамасыз ету. Кәсіпорын директоры, қаржылық қызметтің басшысы және өндірістік бөлімдердің басшылары мүмкін болатын ауытқулар кезінде дұрыс шаралар қолданып, бүкіл кәсіпорын жұмысын түзете алатындай ақпараттарды уақытылы және жүйелі түрде алуы керек.

Тұжырымдамалар

Бүгінгі таңда экономикалық әдебиеттерде неміс және американдық бақылау концепциясы ажыратылады. Жалпы алғанда, бұл ұғымдар бір-біріне өте ұқсас, бірақ олардың негізгі айырмашылығы біріншісі ішкі есеп пен ұйымның ішкі ортасын талдау мәселелерін қарастыруға көбірек бағытталған, ал екіншісі ұйымның ішкі ортасын талдау мәселелеріне көбірек бағытталған. компания өзара тығыз байланысты сыртқы орта.

Неміс тұжырымдамасы кеңірек қабылданғанын атап өткен жөн. Бұл концепцияға сәйкес ішкі есеп мәселелерін жоспарлы, бақылау және құжаттық түрде шешу орталық міндет болып табылады.

Американдық концепция да ішкі есептің жоспарлы, бақылау және құжаттық нысанына байланысты мәселелерді шешуді бірінші орынға қояды, бірақ бұл жерде сыртқы ортаны және оның егжей-тегжейлі бағалау мәселелерін шешуге де орталық орын беріледі. талдау.

Құралдар

Басқару құралдары – белгілі бір функциялар мен тапсырмаларды орындауға мүмкіндік беретін әрекеттер жиынтығы. Бұл құралдар ретінде жіктеуге боладыкритерийлер:

• жарамдылық мерзімі (стратегиялық немесе операциялық);
• ауқым (тапсырмаларға байланысты).

Бақылау кезінде қандай негізгі құралдар қолданылатынын және олар қандай жағдайларда жақсырақ қолданылатынын нақты түсіну үшін төмендегі кестені қарастырыңыз.

Қолдану саласы	Құралдар жинағы	Жарамдылық мерзімі
Бухгалтерлік есеп	Кәсіпкерлік әрекеттер туралы есептер Жазу пішіндері Бухгалтерлік көрсеткіштер Есепті талдау әдістері	Жұмыс
Ақпарат ағындарын ұйымдастыру	Құжаттарды басқару жүйесі	Стратегиялық
Жоспарлау	Тапсырыс көлемдерімен жұмыс Үзіліс нүктесін талдау ABC талдау Фирманың әлсіз жақтарын талдау Инвестициялық жобаларды талдау Жеңілдік талдауы Сату және тұтыну үлгілерін талдау Өз өнімімізді өндіру үшін шикізат өндірісін бастаудың табыстылығын бағалау Оқу қисығын бағалау Логистикалық әдістер Бенчмаркинг Фирманың әлеуетін бағалау SWOT талдау Қабылдау карталары Қызмет көрсету сапасын өлшеу Гант диаграммасы Тауар деңгейін есептеу Сыйымдылықты жоспарлау Бағасы Кіру кедергілерін талдау Желілік жоспарлау және т.б.	Стратегиялық
Бақылау және бақылау	Ерте ескерту жүйесі Шығындарды талдау Көрсеткіштердің сәйкестігін талдау (жоспарлы және нақты) Аралық талдау	Стратегиялық

Басқару кезінде құралдарды таңдау мәселесіне аса сақтықпен қарау керек. Мысалы, олигополияда немесе монополиялық нарықта жұмыс істейтін ұйым үшін бәсекелестік талдауды пайдаланудың еш мәні жоқ.

Қаржыны бақылаудағы жоғарыда аталған құралдар экономикалық даму процедурасын және жоспарлау мен есеп беру құжаттамасын дайындауды айтарлықтай жеңілдетеді.

Стратегиялық және операциялық бақылау

Бақылаудың екі түрі бар, олар әрекет ету мерзімімен, сондай-ақ міндеттері мен оларды шешу жолдарымен ерекшеленеді.

Стратегиялық контроллинг ұзақ мерзімді бағдарламаларды, стратегияларды жүзеге асыруға бағытталған. Оның мақсаты – компанияны сенімді басқаруға мүмкіндік беретін нақты жоспарлау жүйесін қалыптастыру, бұл кірістің өсуіне әкеледі.

А. Галвайтер (ғалым-экономист) өз еңбектерінде стратегиялық бақылау қамтуы тиіс сегіз бағытты анықтады, атап айтқанда:

1. Компанияның жоспарларының толықтығын, сондай-ақ олардың ресми және қаржылық мазмұнын анықтау.
2. Тұрақсызды басқарукомпанияның стратегиялық жоспарларын жүзеге асырумен тығыз байланысты ұйым ішіндегі және сыртқы ортадағы жағдайлар.
3. Уақыт аспектісіне негізделген маңызды шешімдердің қабылдануын және олардың орындалуын бақылау.
4. Жоспарлардың орындалуын қадағалау, әсіресе оны жүзеге асырудың қиын немесе маңызды кезеңдерінде.
5. Ұйымға қаржылық зиян келтіруі немесе қызметтің жанама өнімін келтіруі мүмкін қолайсыз сыртқы және ішкі жағдайларға дер кезінде ден қою.
6. Үнемі шолулар негізінде фирманың стратегиялық жағдайын қадағалау.
7. Кәсіпорынның стратегиялық бөлімшелерінің шекарасын тексеру.
8. Бұрын анықталған кәсіпорынның анықтаушы принциптерінің сақталуын бақылау.

Бақылаудың бұл түрінің келесі тапсырмаларын бөліп көрсетуге болады:

• сандық және сапалық мақсаттарды анықтау;
• жоспарлау жауапкершілігі;
• балама стратегиялар жүйесін әзірлеу;
• балама стратегиялар жүйесі үшін ішкі және сыртқы ортадағы маңызды нүктелерді анықтау;
• ұйымның әлсіз жақтарын анықтау және басқару;
• көрсеткіштер картасын құру;
• ауытқуларды және олардың көрсеткіштерін басқару;
• мекемедегі мотивацияны басқару;
• экономикалық әлеуетті басқару.

Кәсіпорындағы операциялық бақылаудың стратегиялық бақылаудан айырмашылығы, ол менеджерлерге қысқа мерзімді мақсаттарда нәтижелерге жетуге көмектесуге бағытталған. Оның басты міндеті дағдарыстың алдын алу екенін айта кеткен жөнұйымдағы күйді және жоспарланған әрекеттердің ағымдағы барысын бақылаңыз.

Осы екі түрдің айырмашылығын түсіну үшін төмендегі кестені қарастырыңыз.

Белгілер	Стратегиялық бақылау	Операциялық бақылау
Бағдар	Ішкі орта Сыртқы орта	Пайдалылық Шығын тиімділігі
Басқару деңгейі	Стратегиялық (ұзақ мерзімді)	Тактикалық және операциялық
Мақсат	Тірі қалу үшін жағдай жасау Дағдарысқа қарсы шараларды жүргізу Сәтті әлеуетті сақтау	Өтімділік пен табыстылықты қамтамасыз ету
Негізгі тапсырмалар	Сандық және сапалық мақсаттарды анықтаңыз Жоспарлау жауапкершілігі Баламалы стратегиялар жүйесін әзірлеу Баламалы стратегиялар жүйесі үшін ішкі және сыртқы ортадағы маңызды нүктелерді анықтау Ұйымдастырушылық әлсіздіктерді анықтау және басқару Шығын тиімділігін талдау	Бюджет әзірлеуде әдістемелік көмек Тактикалық бақылаудың әлсіз жақтарын іздеу Токқа сәйкес басқарылатын көрсеткіштер жинағын анықтаумақсаттар Жоспарлы және нақты көрсеткіштерді салыстыру Ағымдағы жоспарлардың орындалуына ауытқулардың әсерін анықтау Мотивация

Операциялық және стратегиялық бақылау арасындағы байланыс

Бақылаудың бұл екі түрі бір-бірінің ажырамас бөліктері болып табылады. Стратегиялық контроллингтің ең маңызды міндеті - белгілі бір кәсіпорынның ұзақ мерзімді өмір сүруін қамтамасыз ету, ал операциялық - ағымдағы жоспарлау және пайда алудың белгілі бір жоспарларын орындау.

Бұл екі түрдің қарым-қатынасын мынадай мақал-мәтелдер түрінде беруге болады:

• "дұрыс әрекет ету" - бұл стратегиялық бақылау;
• "дұрыс нәрсені жасау" жұмыс істейді.

Осылайша, операциялық бақылау стратегиялық бақылауды жүзеге асырудың құрамдас бөлігі болып табылады деген қорытынды жасауға болады.

Қызметті енгізу және ұйымдастыру

Егер кәсіпорын басшысы контроллинг жүйесін енгізуге шешім қабылдаса, онда ол ең алдымен ұйымдық құрылымға өзгерістер енгізіп, бас директорға немесе басшыға тікелей бағынатын қызмет (бөлім) құруы қажет. атқарушы. Бақылау қызметіне келесі мамандар кіруі мүмкін:

• қызмет басшысы;
• цехтардың (бөлімдердің/бөлімдердің/бөлімдердің) бақылаушы-кураторы;
• басқарушы есепші;
• Ақпараттық жүйелер маманы.

Өндіріс көлемдері немесеұйымның көлемі шағын болса, онда сіз осы аймақтардың функцияларын біріктіріп, бір позицияны алып тастай аласыз.

Мұндай жүйені енгізу кезінде жұмысты дұрыс ұйымдастыру үшін әрбір маманға қызметтік нұсқаулықтар берілуі керек, олардың функционалдығы кәсіпорынның қажеттіліктеріне байланысты анықталады.

Әрбір басшы, әсіресе посткеңестік аумақтарда орналасқан кәсіпорындар басқарудың инновациялық әдістерін енгізу ұжымның сынына, кей жағдайда тіпті мүлде бас тартуға әкеп соғатынын есте ұстауы керек. Сондықтан, контроллинг қызметінің жұмысын бастамас бұрын, жаңалықтарды ұсынып, барлық қызметкерлердің назарына осы құрылымдық бөлімше атқаратын негізгі міндеттері, мақсаттары мен негізгі функцияларын жеткізу қажет.

Сондай-ақ, мұндай қызметті жүзеге асыру кезең-кезеңімен және кәсіпорынның жай-күйі зерттелетін дайындық кезеңін, содан кейін енгізудің өзі және қажет болған жағдайда автоматтандыру кезеңін қамтуы керек екенін атап өткен жөн.

Қорытынды

Жалпы алғанда, контроллинг ғылыми экономикалық және басқарушылық пәндердің орасан ауқымын көрсетеді – менеджмент, стратегиялық жоспарлау, кибернетика, экономикалық теория және т.б. Осының арқасында кәсіби менеджер немесе бақылау функциясы жүктелген бірнеше мамандар командасы осы қызметтің әртүрлілігі мен кең ауқымды мәселелерін ескере отырып, өндірістік, экономикалық және кадрлық мәселелерді шеше алады. Сондықтан кәсіпорында қалыптасқан бақылау жүйесінің болуы проблемаларды шешуге және жиі болжауға мүмкіндік береді, бұл өз кезегінде уақтылы жауап беруге және әртүрлі шығындар мен елеулі қаржылық шығындарды азайтуға әкеледі.