Иерархиялық жұмыс құрылымы: түсінігі мен мақсаты. Жоба менеджменті

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Әр жобаның мақсаттары мен іске асыру кезеңдері болады. Жобаны жүзеге асыру мақсаттардың, белгілі бір қызмет түрлерінің, дағдылар мен дағдылардың болуын білдіреді. Әрбір кезең процесті бақылауды қажет етеді. Бұл жобаны жүзеге асыруға қатысатын барлық ресурстарды үйлестірудің күрделі, шығармашылық өнері: адам және материалдық.

Негізгі ұғымдар

Жобаны басқару – шексіз әлеуеті бар процесс. Осыған қарамастан, әрекеттердің барлық түрлері болжамды. Жобаның өмірлік циклі бойына заманауи басқару әдістері мен технологиялары қолданылады. Мақсаты: жобада құрамы, көлемі, құны, сапасы және уақыт шығындары бойынша белгіленген белгілі бір нәтижелерге қол жеткізу. Сайып келгенде, бұл процестің барлық қатысушылары нәтижеге қанағаттануы керек.

Ең бірінші және негізгі құрал – жобаның ауқымын анықтау. Бұл жерде жұмыстың бөліну құрылымы (ЖБҚ) тұжырымдамасы маңызды. Жарамды нақты құжатты жасау теориялық тұрғыдан қарапайым, бірақ іс жүзінде, әдетте, қиын болып шығады.өзіндік ерекшеліктері мен нюанстарын талап ететін процесс.

ISR - жобаның мазмұнын толық анықтайды және оның нәтижелеріне бағытталған. Кезеңдердің мақсаттары мен құрамын анықтау үшін әдістеме өте жақсы: жұмысты бөлу құрылымы (WBS) немесе ағылшын тілінде WBS. Бұл әдісті CPP деп те атайды, бұл жұмысты бұзу құрылымын білдіреді. Бірақ көбінесе олар ISR аббревиатурасын пайдаланады.

Бүкіл ұжымның шығармашылық белсенділігінің нәтижесінде жобаның мазмұны мен оның құрамдас бөліктерін түсіндіретін ресми құжат дүниеге келеді. СБЖ-ға енгізілмеген жұмыстар жобалау жұмыстарына жатпайды. Құжаттың өзінде бірнеше деңгей болуы мүмкін, олардың әрқайсысы бірегей, коды бар және ережелерге сәйкес WBS сөздігінде сипатталуы керек.

Жетістікке жету үшін жұмыстың иерархиялық құрылымы жасалатын әдістеме

ISR мәні де тапсырма масштабының өсуімен артады. Бұл сәттіліктің негізгі факторларының бірі. IRS келесілер үшін қызмет етеді:

• толық жоба тапсырмалары;
• тәуекел, ресурс, кесте, шығындар және сапаны жоспарлау;
• нақты шектеулермен және қатысушылардың жауапкершілігін анықтаумен нақты бөлу;
• өзара әрекеттесу жобасының қатысушылары арасындағы ұйымдар;
• жұмыстар мен өзгерістердің орындалуына бақылауды ұйымдастыру;
• есеп беретін ұйымдар;
• ұйымдық құрылым деп аталатын жоба құрылымын жасау.

Жұмыстың иерархиялық құрылымы бар барлық элементтер ыңғайлы графикалық пішінде жасалған. Бұл тәсілдің артықшылықтары бартізімнің алдында. IRS құрудағы ұжымдық жұмыстың арқасында байланыс деңгейі жоғарылайды, ең жақсы көріну, бақылау және бақылауға қол жеткізіледі. Графикалық түрде ұсынылған ақпарат бүкіл схеманы визуалды түрде қамтуға мүмкіндік береді.

Бумалар мен сөздіктер

Жұмыстың иерархиялық құрылымының маңызды элементі – тапсырма нәтижесіне жету үшін қажетті операциялар тізімдерін қамтитын пакеттер. Осының арқасында жұмыс толықтыруларсыз жүзеге асырылады. Бұл шынайы бағалау мен өлшенетін нәтижені көруге мүмкіндік береді. Мұндай пакет мердігерге тапсыруға өте қолайлы.

Жұмысты жүзеге асыру үшін нақты көмекті арнайы сөздік атқарады. Бұл жоба жұмысының иерархиялық құрылымы бар барлық элементтер мен терминдерді түсіндіруге, ал менеджерге команданың әрбір мүшесі үшін жауапкершілік шекарасын анықтауға мүмкіндік береді. Бұл әрекеттердің қайталануын болдырмау үшін қажет.

Сөздікте мыналар бар: элементтер саны; олардың аттары; белгілі бір операцияны орындауға бөлінген уақыт; элементтердің орналасу реті; күтілетін нәтиже және жобаның әрбір бөліміне жауапты.

Элементтер

Жобалық жұмыстың иерархиялық құрылымын интеграция әдісі арқылы бүкіл топ әзірлейді. Жобаның барлық аспектілері дәйекті түрде бөлінеді: мақсаттар, нәтижелер, критерийлер, жетістіктер, өнімдер, функционалдық аймақтар, көлемдер, техникалық талаптар. Жұмысты бөлу құрылымын құру үшін қажетті шарттар келесідей:

• әр элементтің өзіндік тұжырымдалған өлшенетін нәтижесі болуы керек;
• жоғарыдағы элементтің әрбір нәтижесі ыдырау элементтерінің туындысы;
• бумалар және кейбір әрекеттер бірегей болуы керек.

Жұмысты ұйымдастыру сәтті болуы үшін құрылым толық, бірақ артық емес.

Жоғарғы деңгейлердің элементтері бүкіл ұйымдық құрылыммен біріктірілуі керек. Төменгі деңгей элементтері шамадан тыс көлемде болмауы керек, бірақ тапсырма мен бақылауды орындау үшін жеткілікті болуы керек.

Жоба жеткізілімдерін элементтерге бөлу үшін екі негізгі тәсіл бар: функционалдық және өнім. Бұл критерийлерді бір деңгейде біріктіру мүмкін емес. Дегенмен, әртүрлі нұсқаларда бұл өте орынды. Басқару және мазмұнды жұмысты араластырмау да маңызды. Тапсырыс беруші менеджердің оған қашан және қандай өнімді тапсыратынын көре алатындай өнім тәсілі қажет. Функционалды – басшының орындаушылармен өзара әрекеттесуі және жұмыстың белгілі бір бағыттарына жауапты адамдарды тағайындау үшін.

Тәсілдер

Егер жобаны ұйымдастыру бірнеше кезеңнен тұратын болса, жобаның текше құрылымына негізделген тәсілді қолдануға болады.

Жоғарғы деңгейде нәтижелер өмірлік цикл кезеңдері негізінде бөлінеді. Осыдан кейін жоба өнімдері бойынша құрылымдау орындалады. Соңғы кезеңде жұмыс пакеттері функционалдық критерийге немесе қызмет түрлеріне сәйкес толтырылады.

Нұсқаулық үшінжобаның, жұмыстың иерархиялық құрылымын құру және оған қажетті барлық негізгі ақпарат жарғыда қамтылған. Маңызды жұмыстың сипаттамасы алдымен орындалады. Осыдан кейін сіз басқару блогының сипаттамасын жасай аласыз. Ол әдетте шартты модульде, «Жобаларды басқару жүйесі» ретінде бөлінеді. Сонымен қатар, иерархияның бірінші деңгейінде модульдер жобалық құжаттамаға және пайдалануға берілген нысанға сәйкес қалыптасады.

Көбінесе жобаны жүзеге асыруға IRS-ті елемей, кәсіби емес тәсіл. Мұндай тәсіл, ең жақсы жағдайда, көптеген қателерге әкеледі, оларды түзету үлкен көлемдегі материалдық және физикалық шығындарды талап етеді.

Ыдырау

Нәтиже бастапқыда жоспарланған пішінде, ең аз жұмсалған ресурстармен алынуы үшін жобаны іске асыруға кәсіби тұрғыдан келу керек. Жұмысты бөлу құрылымы осы үшін, менеджерлер үшін тиімді құрал.

Бөлу орындалуда:

• уақытты, тәуекелді және шығынды шынайы бағалау мүмкін болмайды;
• элементті енді логикалық түрде бұзу мүмкін емес.

Егер элементті тез аяқтау мүмкін болса (10 жұмыс күніне дейін), онда ыдырау аяқталды деп есептеледі.

IRS кезеңдері

1. Мақсат қойып, мақсат қойыңыз.
2. Мақсаттың ыдырау кезеңі.
3. Операциялар анықталды.
4. Күтудегі мазмұн.
5. Ресурстар анықталуда.
6. Сахнаресурс тағайындаулары.
7. Құны есептелуде.
8. Бюджет есептелуде.
9. Болжалды шарттар мен көлемдер.
10. Жоспарлау.
11. Жобаны аяқтау үшін жоспар әзірленуде.
12. Қарым-қатынастар анықталуда.
13. Табыс критерийлері анықталды.

Экономикалық модельдеу жоспарлауға құнды көмекші бола алады. Дұрыс әзірленген функционалдық модель операцияларды егжей-тегжейлі көрсету уақытын қысқартады және басым операцияларды егжей-тегжейлі қарастырады.

Жобаның оңтайлы жұмыс кестесін жоспарлау үшін әдістердің жеткілікті саны әзірленді, олардың ішінде: эвристикалық тәсіл және критикалық жол әдісі. Кестелерді бақылау нүктесінің диаграммасы түрінде (нәтижеге қол жеткізу және жобадағы маңызды кезеңдердің басталу сәтіне сәйкес келетін нөлдік ұзындықтағы оқиғалар) ұсыну тиімді. Мұндай диаграмма нақты және жоспарланған шарттарды көрсетеді.