Жобаны бюджеттеу. Бюджеттің түрлері мен мақсаты. Жоба кезеңі

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2024-01-17 18:58

Жобаны бюджеттеу деп белгілі бір схема шеңберінде жүзеге асырылатын жұмыстардың құнын анықтау деп түсіну керек. Сонымен қатар, біз шығындардың баптары, жұмыс түрлері бойынша, оларды орындау уақыты немесе басқа баптар бойынша белгіленген бөлуді қамтитын бюджетті осы негізде қалыптастыру процесі туралы айтып отырмыз.

Бюджет құрылымын қалыптастыру

Жобаның алдын ала бюджеті қалай дайындалады? Бұлардың құрылымы белгілі бір бағдарламаның құнын есепке алатын бухгалтерлік есеп жоспары арқылы ашылады. Әдетте, оны анықтау үшін дәстүрлі бухгалтерлік бағалаудың болуы жеткілікті.

Бюджеттеу шығындар жоспары немесе шығындар бетбелгілері болып саналады. Бұл алдын ала жоспарлаудан кейін қаражаттың қанша, қашан және нақты не үшін төленетінін түсіну керек дегенді білдіреді. Сондықтан бұл жағдайда шығындарды ұсынудың кез келген әдісін қолдануға болады. Дегенмен, олар мүдделі тараптардың практикалық талаптарына сәйкес келуі керек екенін есте ұстаған жөн.оларға қызығушылық танытады, сондай-ақ белгіленген стандарттар. Бұған қоса, олар жоба инвесторларын қызықтыратын сұрақтарға жауап беруі керек.

Бюджет ұсыну үлгілері

Жоспарланған және нақты бюджеттердің белгілі бір ұсыну пішіндері бар. Сонымен, олардың арасында мыналарды атап өту маңызды:

• кестелер, бұл шығындар жоспарларының бір түрі;
• шығындарды бөлу матрицалары;
• шығындар диаграммасы;
• ұқсас жиынтық шығын графиктері;
• уақыт бойынша жинақталған шығындардың сызықтық диаграммалары;
• дөңгелек түрдегі жоғалту құрылымын көрсету.

Айта кетейік, жобаны әзірлеудің әртүрлі кезеңдерінде жобалық және жұмыс құжаттамасының әртүрлі дизайны өзекті болып табылады. Әңгіме бюджеттердің әртүрлі түрлерін әзірлеу туралы болып отыр. Олар бір-бірінен талап етілетін дәлдігімен де, мақсатымен де ерекшеленеді. Айта кету керек, жоба алға жылжыған сайын бюджет маржасы әлдеқайда азаяды.

Бюджеттердің түрлері мен мақсаты

Қатені азайтуды төмендегі кестедегі деректермен дәлелдеуге болады. Сонымен, бюджеттердің мақсаты мен негізгі түрлерін қарастырыңыз.

Жоба кезеңдері	Қаржыландыру	Баратын жер	Қате, %
Дизайн тұжырымдамасы. Кеңейтілген түрдегі негізгі идея	Бюджет күтулері. Нақты күн	Қолма-қол ақшаға мұқтаждық пен төлемдерді алдын ала жоспарлау	25-40
Инвестицияларды негіздеу (техникалық-экономикалық негіздеме)	Уақытша бюджет	Шығын баптарын негіздеу, қаржы тартуды және одан әрі пайдалануды жоспарлау	15-20
Тендерлер, келіссөздер және келісімдер. Әрбір кезең үшін бөлек	Жаңартылған бюджет	Жабдықтаушылармен және мердігерлермен есеп айырысуларды жоспарлау	8-10%
Жұмыс құжаттарын әзірлеу. Әр кезеңнің өз есебі бар	Қорытынды бюджет	Ресурстарды пайдалануды директивті шектеу	5-8%
Жобаны іске асыру және аяқтау	Нақты бюджет	Шығындарды басқару (басқаша айтқанда, бухгалтерлік есеп және кейінгі бақылау). Жоба бюджеті және шығындар сметасы

Жоба бюджеті және шығындар сметасы

Бір қызығы, жоба бюджеті компанияның бір бизнес элементінің операциялық шығындарының сметасына ұқсас. Мұндағы басты айырмашылық, ол дәстүрлі түрде оны толығымен, яғни басынан аяғына дейін қамтиды. Өз кезегінде құрылымдық бөлімшенің бюджеті жыл сайын немесе тоқсан сайын қалыптасады. Ең тиімді бақылау үшін оны екі құрамдас бөлікке бөлу керек: тікелей шығындар және жанама шығындар.жоғалту.

Бюджеттің бірінші түрі жоба менеджерлері, сондай-ақ оған қатысатын функционалдық бөлімшелердің директорлары үшін негізгі басқару және бақылау құралы болып табылады. Бұған бағдарлама тобына кіретін әрбір адамның шығындары (жол шығындары, жалақы және т.б.) кіреді. Бұл жағдайда пәндердің әрқайсысы жеке тапсырмаларды орындайды.

Шығын баптарын негіздеу кезінде келесі тармақтар ескерілетінін есте ұстаған жөн:

• сатып алынған материалдардың құны;
• өндіріске жұмсалған сома;
• технологияны қалыпты пайдаланудан ауытқу құны;
• өнімді пайдалануға беруге жұмсалған сома;
• жабдықтау құны;
• басқа шығыстар.

Өз кезегінде тікелей түрдегі шығындар келесідей көрсетілуі керек:

• бөлінген түрде - дәл жоба құрылымына сәйкес орындалатын тапсырмалар деңгейіне дейін;
• аралық құнды жобаның әрбір құрамдас бөлігі мен тапсырмасы үшін қызметкерлердің жалақысына, материалдарға (келісімшарт бойынша дайындалған немесе сатып алынған) және басқаларға арналған апта сайынғы шығыстарды қамтиды;
• материалдар мен еңбек ақысын төлеуге тікелей байланысты үстеме шығыстарды қамтиды;
• қатысушы субъектілер орындаған әртүрлі тапсырмаларға сәйкес қорытындыланады;
• басқару резервтерін қамтамасыз етіңіз (басқаша айтқанда, белгілі бір шығындар мен уақыт резервін қалдырыңыз).

Бюджет процесінің маңыздылығы

Бюджеттеужоба менеджерлеріне де, бөлімшелеріне де айтарлықтай қысым жасайды. Өйткені, ол мынадай балама ұсынады: егер бюджет шегінде ұстасақ, тиімді әрекет етеміз, ал асыратын болсақ, жұмыс нашар орындалады.

Алайда бұл талап көбінесе жобаның нақты бюджетіне қолданылмайды. Өйткені, бюджеттер субъективті де, объективті де бірқатар факторлардың белгілі бір қысымымен қалыптасады және орындалады.

Мысалы, жұмысқа қабылданған жоба менеджері көбінесе оның қатысуынсыз әзірленген және қабылданған бюджеттерді қабылдауға мәжбүр болады, тіпті олар оған шындыққа сәйкес келмейтін болып көрінсе де. Әйтпесе, қызметкер келісім-шарт жасасудан бас тартылуы мүмкін. Алайда, егер ол белгіленген мерзімдерге анық сәйкес келмейтін бюджетпен, сондай-ақ қолда бар ресурстармен келісетін болса, онда белгілі бір нәтижелерге қол жеткізу жоспарланғаннан көп шығындарды талап ететіндіктен, қызметкер бұл мәселені түсіндіруге мәжбүр болады, қарамастан бастапқыда бюджет өте төмен деңгейде белгіленген.

Жобаны бюджеттеу ұтымды болуы мүмкін екенін есте ұстаған жөн. Бұл жағдайда бюджеттің мақсаты ең алдымен жобаның фирмаға нақты құнын белгілеу болып табылады. Сондықтан, егер жоба менеджері шығындарды негіздеу сатысы үшін қолайлы 15-20% қателік маржасынан айтарлықтай асатын бюджетті қабылдаса (жоғарыдағы кестедегі ақпарат), жағдайдың құрылымын түсіндірумен шектеліп қалмауы әбден мүмкін. жоғары басшылыққа себептерібұл артық. Бұл жағдайда жоба менеджері жұмысынан айырылуы мүмкін.

Мұны қалай болдырмауға болады?

Мұндай жағдайды болдырмау үшін американдық ғалым М. Томсетт менеджерлерге өздерінің жоба бюджетін құруды ұсынады. Дегенмен, ол бұл мінез-құлықтың бірнеше себептерін көрсетеді:

• Сіз жобаның болашақ шығындары және олардың бюджетін жұмсау мүмкіндігі туралы есеп беруге жауаптысыз. Алдын ала белгіленген бюджетпен жұмыс істесеңіз, бұл мүмкін болмайды.
• Жоба менеджері бола отырып, сіз нақты жобаның қанша тұратынын басқалардан жақсы білуіңіз керек. Сіз белгілеген бюджет ақшалай мақсат болып саналады. Ол сізді келесі параметрлер бойынша қанағаттандыруы керек: жобаның сәттілігін өлшеуге мүмкіндік беру және менеджердің (яғни, сіз) құзыреттілігін өлшеудің тәсілі болу.
• Бюджет жолдарында кейбір жеңілдіктерге рұқсат беруіңіз керек. Бұл нақты шығындардың болашақ негіздемесі пайда болған жағдайда өте маңызды. Болжамдар ағымдағы кезеңнің мүмкіндіктерімен салыстырылады, бұл ретте ықтимал асқынулар ескерілмейді. Осы деңгейде салыстыру мүмкіндігі болған кезде ғана бюджет процесі жоспарланғандай жұмыс істейді.

Қаржы жоспарын жасау, қадағалау және орындау

Сіз жоба бюджеттері бизнеске қатысатын бөлімшелердің қаржылық жоспарынан бөлек құрылатынын, бақыланатынын және орындалатынын білуіңіз керек,жалпы компания.

Бұның себептері бар:

• Жобалар қайталанбайды. Басқармалар мен бөлімшелердің бюджеттері жыл сайын қалыптасады. Олар жиі алты ай сайын немесе одан да жиі қаралады. Жобалар орындалғаннан кейін бірден өз өмірін тоқтатады. Өйткені, бағдарламаны жүзеге асыру уақыты қаржы жылына байланысты емес. Бюджетті қайта қарау қажет емес. Ерекшелік - бастапқы нұсқада өрескел қателер табылған немесе орта күрт өзгеретін жағдайлар (оның ішінде белгілі бір жоба жүзеге асырылуда).
• Басшының қолында – бюджеттің орындалуын тікелей бақылау. Басқармалар мен бөлімдердің қаржылық жоспарлары, әдетте, бірнеше қызметтердің арасында қалыптасатын қарым-қатынасқа байланысты екенін атап өткен жөн: орындау бөлімі басқа бөлімнің берген ақпараты негізінде сол немесе басқа бөлімге шығындар лимитін береді; дегенмен, персонал мен жүйе туралы шешімді жоғарғы басшылық қабылдайды. Жоба, керісінше, бюджетті екі бағытқа сәйкес пайдаланады: қолда бар ресурстарды пайдалану (жетістіктер мен кадрлар), олар қазірдің өзінде бөлімнің қарамағында және бюджетінде және сыртқы түрдегі ресурстарды шектеулі пайдалану. олар уақытша тартылады. Қосымша қызметкерді жалдау бәрібір тұрақты шығындарға әкеледі; жоба үшін әдетте қызметтегі күштерді пайдаланатын қосымша персонал бірлігі.
• Бюджеттің орындалу табысы жобаның іс-шаралар жоспарын, сондай-ақ ресурстарды пайдалану кестесін мінсіз орындауға тікелей байланысты. Ол сондай-ақ тұрадыменеджер әрбір кезеңнің орындалуын қаншалықты жақсы жоспарлағанына, сондай-ақ жоба тобына қатысатын қызметкерлер белгіленген кестені ұстанатынына байланысты. Егер белгілі бір кезеңді немесе тұтастай жұмысты орындау қажеттілікке байланысты, мысалы, адам немесе уақыт ресурстары бастапқыда анықталғаннан кешіктірілсе, бұл бюджетке қандай да бір түрде қолайсыз түрде әсер етеді, яғни жоба жұмысын орындау құнының артуы.

Ұқсас ережелерді, кем дегенде, идеалды жағдайда, компанияның жеке бюджеті бар барлық бөлімшелерінің менеджерлері қолдануы керек. Олардың әрқайсысы бюджеттік деңгейден аспауға, тиісінше, артық жұмсауға жауапты екенін білген жөн. Алайда, іс жүзінде бұл ережені фирмалардың аз бөлігі ғана қатаң сақтайды. Екінші жағынан, бірнеше компания ғана департамент директорларына департаментте орындалып жатқан жоба үшін шынымен қажет бюджет деңгейін орнатуға рұқсат береді.

Тендерлер, келіссөздер және келісімдер

Содан кейін жобаның шарықтау кезеңін қарастырған жөн: тендерлер, арнайы сайттар ұйымдастыру, сондай-ақ ынтымақтастық және серіктестік туралы келісімдер жасау.

Тендерде тауарлы өнім мен қызмет көрсетушілерді таңдау жүзеге асырылатын конкурстық сауда-саттықты түсіну керек. Муниципалдық және мемлекеттік тапсырыс берушілер өз қызметін 44-ФЗ «Даладағы келісімшарт жүйесі туралы» шеңберінде жүзеге асырады.мемлекетті қамтамасыз ету үшін тауарларды, жұмыстарды, қызметтерді сатып алу. және муниципалды қажеттіліктер.”

Мемлекеттік корпорациялар, реттелетін қызметті жүзеге асыратын ұйымдар, табиғи монополиялар «Заңды тұлғалардың жекелеген түрлерінің тауарларды, жұмыстарды, қызметтерді сатып алуы туралы» 223-ФЗ заңына сәйкес жұмыс істейді. тұлғалар» (мысалы, құрылыс тендерлері).

Арнайы орындар

Коммерциялық құрылымдар Ресей Федерациясының аумағында қолданыстағы азаматтық заңнама аясында жұмыс істейді. Олар тендер сайттарында өз жоспарлары туралы ақпаратты орналастырады. Сатып алуға тапсырыс берушінің және Ресей заңнамасының талаптарына толық сәйкес келетін жеке және заңды тұлғалардың қатысуға құқығы бар.

Әртүрлі тендерлер бар: ашық (яғни барлық қатысушылар үшін), мысалы, ашық тендер, баға ұсыныстарын сұрату, электронды аукцион, ұсыныстарды сұрау; жабық (яғни шектеулі адамдар саны үшін), мысалы, шектеулі аукциондар мен конкурстар. Сатып алуды электронды түрде де, қағаз түрінде де жасауға болады.

Мұндай іс-шара күрделі дайындықты қажет ететінін есте ұстаған жөн, атап айтқанда, құқықтық, қаржылық және техникалық. Бұл шарттың қолданылуы мен орындалуын қамтамасыз ету үшін қажет. Сондықтан, менеджерлер бастапқыда өз персоналын топтық жұмыс үшін құруы керек, өйткені түпкілікті нәтиже қызметкерлер жүргізетін операциялардың үйлесімділігіне байланысты.

Тендер өткізудің негізгі кезеңдері

Схема бойынша мұндай іс-шараларға қатысуды келесідей көрсетуге болады: Нарықты талдау → Таңдау және одан әрі алуэлектрондық қолтаңба → Тіркеу → Тендер өткізу орнын іздеу → Қаржылық қамтамасыз етуді дайындау → Арнайы шот ашу (бұл 44-ФЗ сәйкес сатып алуға қатысушылар үшін қажет) → Сатып алуға қатысуға өтінімді дайындау және кейіннен беру → Тікелей қатысу тендерде. Соңғы қадам, әрине, нәтиже алу.

Ұсынылған тізімнің негізгі кезеңін қарастырайық: мысалы, құрылыс тендеріне қатысу. Бұл 44-ФЗ бойынша электронды аукцион болады. Алдын ала белгіленген уақытта тапсырыс беруші қатысушылардың өтініштерін қарауға кіріседі. Сіздің өтініміңіз аукционға қатысуға жарамды деп танылған кезде, сіз құрылыс өнімін жеткізуге немесе тиісті қызметтерді көрсетуге дайын болатын ең төменгі баға деңгейін есептеп, осы тендер бойынша жұмысты ұйымдастырыңыз.

Электрондық аукцион нақты уақыт режимінде өткізіледі. Осылайша, баға бойынша соңғы ұсынысты жібергеннен кейін он минут ішінде қатысушы «аукцион қадамында» өз ұсынысын онлайн режимінде жасауға құқылы: NMCC-тің 0,5-тен 5% дейін. Басқаша айтқанда, бір уақытта жасалуы мүмкін қадам хабарламада көрсетілген серіктестік (ынтымақтастық) келісімінің бастапқы максималды бағасының 5%-нан аспауы керек.

Аукцион қорытындысы бойынша хаттама жасалады. Аукцион аяқталды деп есептелгеннен кейін өтінімдердің қосымша бөліктерін қарау кезеңі басталады.

Қорытынды

Сонымен, біз бюджеттеу категориясын қарастырдық:бюджеттің мақсаты мен түрлері, жоба кезеңдері. Сонымен қатар, біз негізгі кезеңді толығырақ талдадық. Айта кету керек, тендерде тіпті жаңадан бастаушы да жеңе алады. Оны қалай жүзеге асыруға болады?

Электрондық сауда клиенттердің, яғни ақшаның болуын білдіреді. Дегенмен, тендер бейресми қарым-қатынастарды жоққа шығарады. Келісімге келудің жолы жоқ. Шартта белгіленген талаптарды орындамау шарттың жоғалуына, қаражаттың жоғалуына және дисквалификацияға байланысты басқа аукциондарға қатысу мүмкіндігінен айырылуына әкелуі мүмкін. Жаңадан бастаушылар бұл ережелерді әдеттен тыс назарсыздықтан бұзады.

Біріншіден, қатаң ережелері жоқ тендерлерге қол жеткізу керек. Мысалы, коммерциялық жоспардың аукционында. Осыдан кейін ғана 44-ФЗ және 223-ФЗ-ға сәйкес сатып алу туралы заңнамамен реттелетін күрделі тендерлерге көшкен жөн. Жеңіске жетудің басты шарты – зейінділік. Ең алдымен келісімнің сомасын емес, жұмыстың сапасын ойлау керек.

Сіз әлі жеңіске жеттіңіз деп елестетіңіз. Сіздің қолыңызда келісімшарт бар. Компания оны еш қиындықсыз орындау үшін қосымша қуаттар мен күштерді таба ала ма? Ал олай болмаса, жұмысшыларды жалдауға немесе құрал-жабдықтарды жалға алуға қанша ақша қажет? Мәміле тиімді болып қала ма?

Тендерге қатысушылардың қателіктерінің ішінде негізгілері белгіленген мерзімдерді бұзу, құжаттаманы мұқият зерделеу, бір мезгілде көптеген тендерлерге қатысу әрекеті, техникалық жоспардың дұрыс жұмыс істемеуі,шығынмен сауда жасау. Мұның бәрі жағымсыз салдарға әкелуі мүмкін. Сондықтан барлық аталған кемшіліктердің алдын алу керек.