Бухгалтерлік есептегі бастапқы құжаттама дегеніміз не? Анықтамасы, түрлері, ерекшеліктері және толтыруға қойылатын талаптар

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Кез келген кәсіпорынның бухгалтериясы бастапқы есеп берумен айналысады. Бухгалтерлік есептегі бастапқы құжаттамалар тізімі бірнеше міндетті құжаттарды қамтиды. Олардың әрқайсысы бизнес-процестің кезеңдерімен байланысты. Ұйым қызметкерлері «1С: Бухгалтерия» бағдарламасында бастапқы құжаттаманы жүргізбесе, компания нақты санкцияларға ұшырайды.

Бұл не?

Бухгалтерлік есепте бастапқы құжаттаманы есепке алу – басты басымдық. Осы бағытта жүргізілетін барлық іс-шаралар «Бухгалтерлік есеп туралы» Федералдық заңмен реттеледі. Сонымен, тоғызыншы тараудың бірінші абзацында кәсіпорынның шаруашылық қызметінің әртүрлі эпизодтарын көрсететін дұрыс ресімделген және басшылықпен куәландырылған кез келген қағазды бастапқы құжаттамаға жатқызуға болады делінген. Айтпақшы, бұл эпизодтар деп аталады:

• берілген тауарлар немесе қызметтер үшін ақша алукәсіпорын;
• алынған тауарлар мен материалдарға ақша аудару.

Осылайша, бухгалтерлік есепте бастапқы құжаттаманың міндетті тізімінен басқа, қосымшасы бар. Ол әдетте компания басшылығының талабы бойынша құрастырылады. Және олар оған қаржылық негізі жоқ өзара есептесу туралы ақпараты бар пішіндерді енгізеді.

Бухгалтерлік есепте бастапқы құжаттамамен жұмыс істеу ерекшеліктері

Ең алдымен назар аудару керек нәрсе - барлық «бастапқы» пішіндер ақша аударумен байланысты болуы керек. Сондықтан бұл тізімге құжаттарды алуға сенімхат енгізбеу керек.

Қағаздың бұл түрін сақтау қол қойылған күннен бастап кемінде бес жыл бойы жүзеге асырылады. Салық тексерулері кезінде инспектор бір жылдан үш жылға дейінгі мерзімге бастапқы құжаттаманы талап етеді. Осылайша, мерзімі ұзағырақ құжаттарды мұрағатқа сақтауға жіберуге болады. Бес жылдан кейін олар толығымен жойылуы мүмкін. «Бастапқы» жою серіктестіктің ішкі жарғысына және еліміздің заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады. Бұл процедура өте күрделі және көп уақытты қажет етеді. Сондықтан көптеген кәсіпорындар бухгалтерияда орын болғанша «бастапқысын» сақтайды. Ресейде мұрағаттағы құжаттарды сақтау мерзімі ешбір жолмен шектелмейді.

Тізім

Бухгалтерлік есептегі бастапқы құжаттаманың не екенін түсіну үшін оның қандай құжаттар түрлерін қамтитынын білу қажет. Бұл сөзді есте сақтау керекқаражат қозғалысына қатысты қағаздар туралы. Бухгалтерлік есеп бойынша бастапқы құжаттамаға кіретіндердің тізімі:

1. Келісім-шарт.
2. Төлемге арналған шот.
3. Қолма-қол ақша және сату түбіртегі.
4. Қатаң есеп беру үлгілері.
5. Әрекеттер.
6. Шот-фактуралар.

Осы бастапқы құжаттардың әрқайсысы туралы қосымша ақпарат келесі параграфтарда берілген.

Келісім

Бұл тармақ бухгалтерия қызметкерлері арасында үлкен дау туғызады. Факт мынада, бухгалтериядағы бастапқы құжаттама кез келген жағдайда сақталуы керек, бірақ келісімшарттар кейде заңгерлермен немесе тіпті кадр бөлімінде аяқталады. Бірақ монетаның екінші жағы бар. Өйткені, бұл ақша ағындарының қозғалысына байланысты транзакцияның негізі болып табылатын келісім-шарт.

Шот-фактура

Бұл нысан бухгалтериядағы бастапқы құжаттамаға сілтеме жасайды. Есептік жазба дегеніміз не, бизнес процесінің әрбір қатысушысы біледі. Іс жүзінде бұл құжат алынған тауарлар немесе қызметтер үшін қаражатты аудару үшін негіз болып табылады. Егер тараптардың бірі есепшотты қабылдаса, бұл оның мәмілеге үнсіз келісетінін білдіреді. Ол сондай-ақ бұрынғы келісімге қатысты ақпаратты қамтуы мүмкін. Шот-фактурада бұл деректер ғана емес, сондай-ақ қажет болған жағдайда қаражатты қайтару тәртібі де бар.

Жүкқұжат

Бұл құжат бухгалтерлік есептегі бастапқы құжаттаманың ең жарқын өкілдерінің бірі болып табылады. Мәселе мынадаол сатып алушыға жөнелтілген тауарлардың толық тізімін көрсетеді. Бұл жағдайда біз дайын өнім туралы да, шикізат туралы да айтып отырмыз. Жүкқұжат шектеусіз данада жасалады. Бұл сәтте нақты регламент жоқ және іс жүзінде мұндай құжаттың қанша тарапқа қажет екеніне негізделген. Яғни, транзакцияға қанша қатысушы болса, сонша көшірме берілуі керек. Жауапты тұлғаның қолы қойылған бланкілер ғана жарамды екенін есте ұстаған жөн. Бұл жағдайда мөр немесе мөр қажет емес.

Қабылдау-беру актісі

Бухгалтерия бөлімінде бастапқы құжаттамаларды өңдеумен осы бөлімнің қатардағы қызметкерлері айналысады. Көбінесе олар растаушы құжат ретінде орындалған жұмыс (қызмет) туралы анықтамаларды алады. Бұл құжат, аты айтып тұрғандай, қызмет көрсету немесе жұмысты орындаудан кейін жасалады. Екіжақты тәртіпте қол қойылған қабылдау-тапсыру актісі жарамды болып саналады. Контрагенттердің бірі құжатты бекітуден бас тартқан кездер болады. Бұл жағдайда нысанды тек бір тарап куәландыра алады, бірақ оған қол қою кезінде бақылаушылардың қатысуы шартымен. Қабылдау-өткізу актісіне негізгі ақпараттан басқа нақтылаушы немесе нақтылаушы сипаттағы деректер кіруі мүмкін. Әдетте, олар арнайы құрылған кестеге енгізіледі. Мөртаңбаны бекітуге келетін болсақ, бұл әрқашан құпталады, бірақ басып шығару болмаса, бұл қағазды жарамсыз етпейді. Бухгалтерлік есепте бастапқы құжаттаманы жүргізу кезінде негізгі құралдардың қозғалысын көрсететін актіні атап өткен жөн.кәсіпорындарды да бастапқы құжаттар тізіміне қосу керек.

Жалақы

Бастапқы құжаттаманың бұл түрі кәсіпорын мен оның қызметкерлері арасындағы қаражат қозғалысын көрсетеді. Жалақының негізгі сомасынан басқа, оған барлық бонустар мен өтемақылар кіреді. Бұл жағдайда бас бухгалтер кәсіпорын басшысымен бірге мәлімдеменің куәгері ретінде әрекет етеді. Құжат жарамды және күшіне енуі үшін оған мөр басылуы керек. Бұл жасалмаса, пішін жарамсыз деп танылуы мүмкін. Жоғарыдағы екі құжатта бұл мөр міндетті емес екенін атап өткен жөн.

Кассалық құжаттар

Бұл тізім келесі пішіндерді қамтиды:

• түбіртек тапсырысы,
• төлем туралы жазба,
• кассалық кітап.

Бұл бастапқы құжаттамада қаражат қозғалысына қатысты ең толық ақпарат бар. Кассалық варранттар бірнеше түрге бөлінеді. Сонымен, бухгалтерлік есеп жұмысында көбінесе КО-1, КО-2 және КО-4 қолданылады. Олар ұйымның экономикалық өмірінің барлық фактілерін көрсетеді. Осылайша, салықтық тексеру кезінде инспекторлар оларға ең таңдаулы болады. Бұл түрлерден басқа КО-3 және КО-5 формалары бар. Үшіншісі – кассалық ордерлерді тіркеу журналы, ал бесіншісі – кәсіпорындағы қолма-қол ақшаның қозғалысын есепке алады. Әдетте, инспекторлар бастапқы құжаттаманың осы түрлеріне әлдеқайда аз көңіл бөледі. Оларды сақтау мен тіркеуге келетін болсақ, бұл процестержалпы процедураға сәйкес жүзеге асырылады.

Транзакция кезеңіне байланысты бөлу

Кез келген транзакция үш кезеңге бөлінеді. Әрқайсысының нақты құжаттамалары бар.

Біріншіден, тараптар әрқашан мәміле шарттарымен келіседі. Осы кезде олар келісім-шарт жасап, төлемге шот-фактураларды береді. Осыдан кейін тараптардың бірі талап бойынша жарна жасайды. Ал мұны растау үшін төлеуші растайтын құжаттарды ұсынуға міндетті. Егер қаражат ағымдағы шоттан жіберілген болса, онда үзінді көшірме ұсынылуы керек. Төлем қолма-қол ақшаны қолдану арқылы жүзеге асырылса, растау кассалық чектерді, қатаң есеп беру бланкілерін немесе түбіртектерді ұсыну арқылы жүзеге асырылады. Кез келген мәміленің соңғы кезеңі ақылы тауарларды немесе қызметтерді ұсыну болып табылады. Бұл сәт орындалған жұмыс (қызмет) актісімен немесе тауардың әртүрлі түрлері туралы айтатын болсақ, жүкқұжатпен расталуы керек.

Талаптарды толтырыңыз

Жұмыстың дұрыс өтуі үшін бухгалтерлік есепте негізгі құжаттаманың не екенін білу жеткіліксіз. Оны толтырудың негізгі талаптарын ескеру маңызды. Ең алдымен, әрбір пішіннің өз атауы болуы керек. Сондай-ақ құжатты құрастырушы осы есептердің қалыптасу күнін және кәсіпорынның атауын көрсетуге міндетті. Кәсіпорын жеткізушіге, мердігерге немесе сатып алушыға сілтеме жасайды. Банк деректемелері,лауазымды тұлғалардың инициалдары мен операцияның атауы да бухгалтериядағы бастапқы құжаттаманың жеке бағандарында көрсетіледі. Операцияның атауы қандай екенін бәрі біледі, бұл мән сандық түрде көрсетілуі керек екенін есте сақтаңыз. Қағаздың бұл түрін дайындаудың соңғы сәті жауапты тұлғалардың қолы мен мөрі болып табылады.

Өңдеу

Көп құжаттармен жұмыс істегенде қызметкерлер жиі қателеседі. Олар заңда белгіленген ережелерге сәйкес түзетілуі керек. Өңдеулердің екі түрі бар:

1. Қатаң жауапкершілік үшін. Егер пішінде шамалы түзету қажет болса, онда жауапты адам қате жолды жіңішке сызықпен сызып тастауға және оның үстіне дұрыс жазбаны көрсетуге міндетті. Қағаз тасығышта енгізілген өзгертулердің дұрыстығын растау үшін «Түзетілген сену» деп жазып, бланкті лауазымды тұлғаның қолымен және мөрімен куәландыру қажет. Егер құжатты нүкте бойынша түзету мүмкін болмаса, онда жауапты тұлға қате жасалған бланкті бұрыштан бұрышқа жұқа қызыл сызықпен сызып тастауға міндетті. Ол сондай-ақ «Болдырмалды» деп белгіленуі керек. Дұрыс дананы жасағаннан кейін қатені жоюға тыйым салынады.
2. Қатаң емес құжаттама үшін. Бұл жағдайда зақымдалған пішін жойылады және дұрыс ақпараты бар қағаз жасалады.

Сызылған сызықтарды тек өте жіңішке сызықпен жасау керектігін білген жөн. Егер қызметкермәтінді оқылмайтындай етіп сызып тастайды, бұл өте өрескел қате.