Негізгі құжаттаманы өңдеу: талаптар, мысал. Алғашқы бухгалтерлік құжаттама

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Кез келген кәсіпорынның қызметі бастапқы құжаттаманы жүргізумен және өңдеумен тығыз байланысты. Ол есеп беру, салық төлемдерін есептеу, басқару шешімдерін қабылдау үшін қажет. Мақалада біз оның не екенін - бухгалтерлік есептегі бастапқы құжаттаманы және оның қалай өңделетінін қарастырамыз.

Негізгі ұғымдар

Бухгалтерлік есептегі бастапқы құжаттама – бұл не? Қағазда көрсетілген шаруашылық операциясының фактісін дәлелдеу деп аталады. Қазіргі уақытта «1С» автоматтандырылған жүйесінде көптеген құжаттар құрастырылған. Бастапқы құжаттаманы өңдеу аяқталған шаруашылық операциялары туралы ақпаратты тіркеуді және есепке алуды қамтиды.

Алғашқы есеп кәсіпорында болып жатқан оқиғаларды түзетудің бастапқы кезеңі болып табылады. Іскерлік транзакциялар – ұйымның активтері немесе капиталының күйін өзгертуге әкеп соғатын әрекеттер.

Бухгалтерлік есепте бастапқы құжаттаманы өңдеу: схема үлгісі

Ереже бойынша кәсіпорындарда «мен жұмысқұжаттама мынаны білдіреді:

• Негізгі деректерді алу.
• Ақпаратты алдын ала өңдеу.
• Құжаттама.
• Басшылықтың немесе директордың бұйрығымен рұқсат етілген мамандардың мақұлдауы.
• Негізгі құжаттама қайта өңделуде.
• Іскерлік транзакцияны жүргізу үшін қажетті әрекеттерді орындау.

Жіктеу

Бір реттік және жинақталған бастапқы құжаттама бар. Мұндай қағаздардағы ақпаратты өңдеудің бірқатар мүмкіндіктері бар.

Бір реттік құжаттама оқиғаны бір рет растауға арналған. Тиісінше, оны өңдеу процедурасы айтарлықтай жеңілдетілген. Жиынтық құжаттама белгілі бір уақыт аралығында қолданылады. Әдетте, ол бірнеше рет орындалған операцияны көрсетеді. Бұл жағдайда бастапқы құжаттаманы өңдеу кезінде ондағы ақпарат арнайы регистрлерге жіберіледі.

Құжаттама талаптары

Негізгі құжаттама операция кезінде немесе ол аяқталғаннан кейін бірден жасалады.

Ақпаратты көрсету арнайы бірыңғай бланкілерде жүзеге асырылады. Бекітілген пішіндер болмаған жағдайда кәсіпорын оларды дербес әзірлей алады.

Алғашқы есеп құжаттамасын өңдеу кезеңдері

Мемлекеттегі әрбір кәсіпорында бастапқы ақпаратпен жұмыс істеуге жауапты қызметкер бар. Бұл маман білуі керекбастапқы құжаттаманы өңдеу ережелерін, заң талаптарын және әрекеттер ретін қатаң сақтау.

Алғашқы құжаттаманы өңдеу кезеңдері:

• Такси. Бұл қағазда көрсетілген транзакцияны бағалау, оны жүзеге асыруға байланысты сомалардың көрсеткіші.
• Топтастыру. Бұл кезеңде құжаттар ортақ мүмкіндіктерге сәйкес таратылады.
• Бухгалтерлік есеп. Ол дебет пен кредиттің белгіленуін болжайды.
• Өшіру. Бастапқы құжаттар бойынша қайта төлемді болдырмау үшін бухгалтер «төленді» деген белгіні қояды.

Құжаттардағы қателер

Олар әртүрлі себептермен пайда болуы мүмкін. Негізінде олардың сыртқы түрі қызметкердің өзі атқаратын жұмысына немқұрайлы қарауынан, маманның сауатсыздығынан, құрал-жабдықтардың дұрыс жұмыс істемеуінен туындайды.

Құжаттарды түзетуге қатаң тыйым салынады. Дегенмен, кейбір жағдайларда қателерді түзетпестен істеу мүмкін емес. Бухгалтер бастапқы құжаттамада жіберілген қатені келесідей түзетуі керек:

• Қате жазбаны анық көрінетіндей етіп жіңішке сызықпен сызып тастаңыз.
• Қызылған жолдың үстіне дұрыс ақпаратты жазыңыз.
• "Түзетілген сенім" белгісін қойыңыз.
• Реттеу күнін көрсетіңіз.
• Қол қою.

Түзетуші құралдарды пайдалануға рұқсат етілмейді.

Кіріс құжаттарымен жұмыс

Кіріс қағаздарды өңдеу процесі мыналарды қамтиды:

• Құжат түрін анықтау. Бухгалтерлік құжаттарда әрқашан аяқталған шаруашылық операциялар туралы ақпарат болады. Мысалы, олар шот-фактураны, қаражат алуға тапсырысты және т.б. кіреді.
• Алушының мәліметтерін тексеру. Құжат белгілі бір компанияға немесе оның қызметкеріне арналған болуы керек. Тәжірибеде жеткізушімен келісім-шарт жасалмағанымен, материалдарды сатып алуға арналған құжаттар компанияға арнайы беріледі.
• Қолдарды, мөрлерді тексеру. Құжатқа қол қоятын тұлғалардың мұндай құқығы болуы керек. Егер бастапқы құжаттарды көру қызметкердің құзыретіне жатпайтын болса, онда олар жарамсыз деп танылады. Басып шығаруға келетін болсақ, іс жүзінде қателер бірнеше мөрі бар кәсіпорындарда жиі кездеседі. Іздеудегі ақпарат ондағы құжат түріне сәйкес болуы керек.
• Құжаттардың күйін тексеру. Қағаздардың бүлінгені немесе парақтардың жоқтығы анықталған жағдайда акт жасау қажет, оның көшірмесі контрагентке жіберіледі.
• Құжатта көрсетілген оқиғаның жарамдылығын тексеру. Кәсіпорын қызметкерлері мәміле жасау фактісі туралы ақпаратты растауы керек. Құндылықтарды қабылдау туралы құжаттарды қойма меңгерушісі куәландырады, шарт талаптарын маркетолог бекітеді. Тәжірибеде жеткізуші компания алмаған тауарлар үшін шот-фактураны алатын жағдайлар бар.
• Құжат тиесілі кезеңді анықтаңыз. Негізгі қағаздарды өңдеу кезінде бір ақпаратты екі рет жазып алмау маңызды.
• Бухгалтерлік есеп бөлімін анықтаңыз. Бастапқы құжатты алғаннан кейінқұжаттамада жеткізілген құндылықтардың қандай мақсаттарда пайдаланылатынын анықтау қажет. Олар негізгі құралдар, материалдар, материалдық емес активтер, тауарлар ретінде әрекет ете алады.
• Құжат берілетін тізілімді анықтаңыз.
• Тіркеу қағазы. Ол барлық тексерулерден кейін орындалады.

Шығыс қағаздармен жұмыс

Құжаттаманың бұл түрін өңдеу жоғарыдағыдан біршама ерекшеленеді.

Біріншіден, кәсіпорынның уәкілетті қызметкері шығыс құжаттың жобалық нұсқасын қалыптастырады. Оның негізінде жобалық құжат әзірленуде. Ол менеджерге бекітуге жіберіледі. Дегенмен, тиісті өкілеттігі бар басқа қызметкер де құжат жобасын мақұлдай алады.

Сертификаттаудан кейін жоба белгіленген ережелерге сәйкес ресімделеді және алушыға жіберіледі.

Жұмыс процесін жоспарлау

Бұл кезең құжаттаманы жедел қабылдауды, жіберуді және өңдеуді қамтамасыз ету үшін қажет. Кәсіпорында құжат айналымын сауатты ұйымдастыру үшін арнайы кестелер жасалады. Олар мынаны көрсетеді:

• Негізгі құжаттарды тіркеу орны мен мерзімі.
• Құжаттарды дайындаған және тапсырған адамның аты-жөні және лауазымы.
• Бағалы қағаздардан алынған шоттар.
• Құжаттаманы сақтау уақыты мен орны.

Бухгалтерлік регистрлер

Олар бастапқы құжаттаманы тіркеу үшін қажет. Сонымен қатар, қосулықағаздар есеп белгісімен белгіленеді. Құжаттарды қайта ресімдеуге жол бермеу керек.

Негізгі қағаздарды электронды регистрлерде сақтауға болады. Дегенмен, мемлекеттік органдардың немесе контрагенттердің сұрауы бойынша кәсіпорын қағаз көшірмелерін ұсынуы керек.

Құжатты қалпына келтіру мүмкіндіктері

Қазіргі уақытта нормативтік құқықтық актілерде қағаздарды қалпына келтірудің нақты тәртібі жоқ. Іс жүзінде бұл процесс келесі әрекеттерді қамтиды:

• Құжаттардың жоғалу немесе жойылу себептерін тексеру жөніндегі комиссияны тағайындау. Қажет болған жағдайда кәсіпорын басшысы іс жүргізуге құқық қорғау органдарын тарта алады.
• Банктік құжаттардың көшірмелерін алу үшін банк ұйымына, контрагенттерге өтініш.
• Табыс декларациясын түзету. Жаңартылған есепті ұсыну қажеттілігі құжатталмаған шығындар салық салу мақсатында шығыстар ретінде танылмайтындығына байланысты.

Бастапқы құжаттама жоғалған жағдайда, IFTS қолда бар құжаттар негізінде салық шегерімдерінің сомасын есептейді. Бұл ретте салық органының айыппұл түріндегі жауапкершілік шараларын қолдану мүмкіндігі бар.

Бастапқы құжаттарды шығару процесіндегі жиі кездесетін қателер

Әдетте рекордшылар келесі бұзушылықтарды жасайды:

• Бірыңғайланбаған немесе кәсіпорын басшысы бекітпеген үлгілерді толтырыңыз.
• Мәліметтерді көрсетпеңіз немесеоларды қателермен көрсетіңіз.
• Құжаттарды өз қолдарымен бекітпеңіз немесе құжаттарға қол қоюға құқығы жоқ қызметкерлерге рұқсат бермеңіз.

Шаруашылық операцияларының фактілерін растайтын құжаттама кәсіпорын үшін өте маңызды. Оның дизайнына өте мұқият қарау керек. Кез келген қате жағымсыз салдарға әкелуі мүмкін.