Алғашқы есеп құжаттарының тізімі және оларды ресімдеу ережелері

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Кәсіпорында күнделікті көптеген операциялар орындалады. Бухгалтерлер контрагенттерге шот-фактура жазып, оларға ақша жөнелтеді, жалақыны, өсімпұлды есептейді, амортизацияны есептейді, есептерді жасайды және т.б. Күн сайын ондаған түрлі құжаттар беріледі: әкімшілік, атқарушылық, бастапқы. Соңғы топтың кәсіпорын қызметі үшін маңызы зор.

«Негізгі құжаттар» дегеніміз не?

Ұйымның экономикалық өмірінің әрбір оқиғасы қағаз жүзінде расталуы керек. Ол операция кезінде немесе оны аяқтағаннан кейін бірден қалыптасады. Проводкаларды ресімдеу, есеп беру бухгалтерлік есептің бастапқы бухгалтерлік құжаттарында көрсетілген мәліметтер негізінде жүзеге асырылады. Олардың тізімі үлкен. Мақалада біз негізгі, ең жиі қолданылатындарды қарастырамызқұжаттар.

Неліктен бізге бастауыш керек?

Негізгі құжаттама бухгалтерлік есептің ажырамас элементі болып табылады. Жоғарыда айтылғандай, ол мәміле жасалған кезде немесе мәміле аяқталғаннан кейін бірден қалыптасады және кәсіпорынның экономикалық өмірінің сол немесе басқа фактілерінің шындығын дәлелдейді.

Бір транзакция бойынша бастапқы есеп құжаттарының тізімі мыналарды қамтуы мүмкін:

1. Келісім-шарт.
2. Тіркелгі.
3. Қолма-қол ақшаның түбіртегі немесе басқа төлем құжаты.
4. Жүкқұжат.
5. Аяқтау актісі.

Міндетті мәліметтер

Қазіргі уақытта бастапқы есеп құжаттарының бірыңғай нысандары бар. Олар әртүрлі операциялар туралы ақпаратты көрсету үшін пайдаланылады, сәйкесінше олардағы бағандардың тізімі әртүрлі. Сонымен қатар, барлық бастапқы құжаттарда біркелкі міндетті мәліметтер бар. Олардың ішінде:

1. Компания атауы.
2. Құжат атауы (мысалы, "Кассалық ваучер").
3. Құрылған күні.
4. Құжат құрастырылатын операцияның мазмұны. Мысалы, шот-фактураны толтырған кезде сәйкес бағанда «Өңдеу үшін материалдарды беру» көрсетілуі мүмкін.
5. Ақша және табиғи көрсеткіштер. Біріншісі шығындарды көрсету үшін пайдаланылады, екіншісі - мөлшерлер, салмақтар және т.б.
6. Жауапты қызметкерлердің лауазымдары («бас бухгалтер», «қоймашы» т.б.).
7. Транзакцияға қатысушы тұлғалардың қолдары.

Маңызды сәт

Барлық қажетті мәліметтерді қамтитын негізгі құжаттың заңды күші бар.

Дұрыс ресімделген құжаттарды сот процесінде шағымдардың негізділігінің (немесе жарамсыздығының) дәлелі ретінде пайдалануға болатынын ескеріңіз. Көптеген құжаттарды мердігерлер жасайды. Тіркеудің дұрыстығын мұқият тексеріп, жеткізушілерге (мердігерлерге және т.б.) қол қоймаған жөн.

Негізгі құжаттама мұқият сақталуы керек.

Маған негізгі мөр керек пе?

Іс жүзінде көптеген контрагенттер TTN нысанында және кейбір басқа құжаттарда оның жоқтығы туралы шағымдар жасайды. Еске салайық, 2015 жылдан бастап көптеген ұйымдар мөрдің болуы міндетінен босатылған. Мұндай кәсіпорындар оны өз қалауы бойынша пайдалана алады. Егер солай болса, онда оның болуы туралы ақпарат есеп саясатында жазылуы керек.

Біріншілікті тіркеу кезінде контрагент мөрді пайдалануды талап еткен жағдайда және компания оны заңды негіздерге салмауға құқылы болса, контрагентке осыны реттейтін нормативтік құқықтық актілерге сілтемелері бар жазбаша хабарлама жіберіледі. мәселе.

Келісім

Егер контрагент ұзақ мерзімді серіктес болса, онда бірнеше мәміле бойынша келісім жасауға әбден болады. Бұл жағдайда міндеттемелерді орындау мерзімдерін, есептеу дәйектілігі мен тәртібін және басқа да нюанстарды нақты анықтау маңызды. Шарт тауарды сатуға, қызмет көрсетуге жасалуы мүмкіннемесе өндірістік жұмыс. Айта кетерлігі, азаматтық заңнамада шартты ауызша жасауға да мүмкіндік бар. Алайда, кәсіпкерлік қызметте, әдетте, шарттардың жазбаша нысандары қолданылады.

Шот-фактура

Бұл құжатта жеткізуші контрагентке тауарлар, қызметтер немесе жұмыстар үшін аударылатын соманы көрсетеді. Төлем жасаған кезде, әдепкі бойынша субъект транзакцияға келіседі деп есептеледі.

Шот-фактура болуы керек:

1. Құжат атауы.
2. Төлем жүргізілетін қызметтердің (тауарлардың, жұмыстардың) атауы.
3. Құны.
4. Жалпы сома.
5. Төлем туралы мәліметтер.

Қазіргі уақытта бухгалтерлік құжаттардың толық тізімі 1С бағдарламасында бар, сондықтан олар автоматты түрде өңделеді.

Шот-фактураның реттеуші органдар үшін маңызы шамалы екенін ескеріңіз. Онда сатушы белгіленген бағаны бекітеді. Бухгалтер лауазымынан шот-фактура бухгалтерлік жазбалар жасалатын ең маңызды бастапқы құжат болып табылады.

Шот-фактура шот-фактура түрі ретінде әрекет етеді. Бұл қағазда ҚҚС сомаларын көрсетуге арналған арнайы жол бар.

Төлем құжаттамасы

Төлем фактісін кассалық түбіртек немесе басқа ұқсас құжат арқылы растай аласыз. Төлем өнімді жеткізу, қызмет көрсету, жұмыс үшін ақы төлеу фактісін растайды. Құжаттың нақты түрі әдіске байланысты таңдаладытөлем: қолма-қол немесе банктік аударым.

Ең танымал есеп айырысу құжаттарының бірі – төлем тапсырмасы. Бұл шот иесінің банктің көрсетілген шотқа ақша аудару туралы бұйрығы. Құжатты қызметтерді, тауарларды төлеу, аванс төлеу, несиені өтеу және т.б. үшін пайдалануға болады.

Бюджетке аударымдар болған жағдайда «Код» 22-жолы толтырылады. Төлем тапсырысында бұл бағанда ЖСН (бірегей идентификатор) көрсетіледі. Оның арқасында фискалдық орган төлеушіні таниды.

Төлем тапсырмасындағы "Код" өрісін әртүрлі тәсілдермен толтыруға болады. Бұл субъектінің бюджет алдындағы міндеттемесін қалай дәл орындайтынына байланысты: ерікті түрде немесе реттеуші органның талабы бойынша.

Жүкқұжат

TTN нысанын жүк жөнелтуші жасайды. Коносамент тауарды алушыға беру үшін негіз болып табылады. Құжат 4 данада ресімделеді. TTN сәйкес сатушы сатуды ескереді, ал сатып алушы тауарды жеткізуді алады.

ТТН компанияның өз күшімен жүктерді тасымалдау кезінде жасалатынын ескеріңіз. Егер тасымалдауды үшінші тарап компаниясы жүзеге асырса, 1-T нысаны беріледі.

Тағы бір маңызды мәселе: TTN-дегі ақпарат шот-фактурадағы ақпаратқа сәйкес келуі керек.

Аяқталған жұмыс актісі

Бұл құжат тұтынушы мен жеткізуші арасында жасалады. Акт шартта белгіленген мерзімде келісілген баға бойынша жұмыстардың орындалғанын, қызметтердің көрсетілгенін растау болып табылады. Қарапайым тілмен айтқанда, бұлмердігердің тапсырыс берушіге берген есебі.

Қазіргі уақытта актінің бірыңғай нысаны бекітілген жоқ. Компания нысанды өз бетімен әзірлеуге және оны есеп саясатында бекітуге құқылы.

Акттің негізгі мәліметтері:

1. Бухгалтерлік жазбалардағы тіркеу нөмірі мен күні.
2. Құрастыру күні.
3. Акт соған сәйкес жасалған шарттың мәліметтері.
4. Жұмыстың мерзімі, көлемі, құны.
5. Төленетін шоттың мәліметтері.
6. Тапсырыс беруші мен мердігердің аты.
7. Мәміле тараптарының қолдары.

Акт әрқашан екі данада жасалады.

М-15 пішіні

Бұл аббревиатура шығыс тауарларды шығаруға арналған шот-фактураға сілтеме жасау үшін пайдаланылады. Айта кету керек, бұл құжат міндетті емес, бірақ оны кәсіпорындар жиі пайдаланады.

Бүйірге материалдарды шығару шот-фактурасы құндылықтарды бас (бас) кеңседен қашықтағы бөлімшелерге немесе басқа компанияларға беру қажет болған жағдайда беріледі (арнайы келісім болған жағдайда).

Пішін ережелері M-15

Қағаздың бірінші бөлігінде кәсіпорынның құжат айналымына сәйкес нөмір қойылады. Мұнда компанияның толық атауын және OKPO-ны көрсету керек.

Бірінші кестеде құжаттың күні, транзакция коды (тиісті жүйе пайдаланылса), құрылымдық бөлімшенің атауы, шот-фактураны беретін кәсіпорынның қызмет саласы көрсетіледі.

Сол сияқтыалушы және жеткізуге жауапты тұлға туралы мәліметтер көрсетіледі. Төменде соған сәйкес шот-фактура берілген құжатқа сілтеме берілген. Бұл келісім-шарт, тапсырыс және т.б. болуы мүмкін.

Негізгі кестеде 1 және 2-бағандарда есептен шығаруға жататын барлық материалдардың бухгалтерлік қосалқы шоты және аналитикалық есеп коды көрсетіледі.

Содан кейін 3-15-бағандарға келесі деректер енгізіледі:

• жеке сипаттамалары, маркасы, өлшемі, сыныбы бар материалдардың атауы;
• қор нөмірі (ол жоқ болса, ұяшық толтырылмайды);
• бірлік коды;
• өлшем бірлігінің атауы;
• өткізілген тауарлардың саны;
• қоймадан шығарылған нақты объектілер туралы ақпарат (қоймашы толтырады);
• материалдардың жалпы құны;
• ҚҚСсыз бағасы;
• ҚҚС бөлінген сома;
• ҚҚС қосқандағы жалпы құны;
• материалдық түгендеу нөмірі;
• паспорт нөмірі (бар болса);
• шот картасына сәйкес жазба нөмір.

Шот-фактураға бухгалтер, қоймадан құндылықтарды шығаруға жауапты қызметкер және алушы қол қояды.

"1С" жүйесіндегі алдын ала есептер

Есеп беру құжаттарын қалыптастыру бухгалтердің ең көп тараған әрекеттерінің бірі болып табылады. Қолма-қол ақшамен жүргізілетін көптеген есеп айырысу аванстық құжаттармен жүргізіледі. Оларға жол жүру шығындары, тұрмыстық сатып алулар, т.б. кіреді.

Көбінесе кәсіпорын қызметкерлері шаруашылық шығындары үшін ақшаны кассадан алады. Қажетті құндылықтарды (мысалы, кеңсе тауарлары) алғаннан кейін қызметкерлер есеп береді және бухгалтерияға растайтын құжаттарды ұсынады.

Бухгалтер өз кезегінде бухгалтерлік есеп жүйесінде барлық шығындарды есепке алуы керек. «1С» жүйесінде «Аванс есептерін» «Банк және касса» бөлімінде, «Кассир» бөлімінде ашуға болады. Жаңа құжатты енгізу «Жасау» түймесі арқылы жүзеге асырылады.

Пішіннің жоғарғы жағында көрсетілген:

1. Компания атауы.
2. Жаңадан алынған құндылықтар есепке алынатын қойма.
3. Есепке қарсы алынған қаражат туралы қызметкерлердің есеп беруі.

Құжатта 5 бетбелгі бар. «Аванс» бөлімінде қаражат берілген құжатты таңдаңыз:

1. Ақша құжаты.
2. Шығын кассасының тапсырысы.
3. Шоттан дебет.

Егер тауарлар шығарылған қаражатқа сатып алынған болса, олар сол атаумен қойындыда көрсетіледі. «Контейнер» бөлімінде қайтарылатын контейнер туралы ақпаратты көрсетіңіз (мысалы, су бөтелкелері). "Төлем" қойындысы нысанды сатып алу үшін жеткізушілерге төленген немесе алдағы жеткізілімге қарсы берілген қолма-қол ақша туралы ақпаратты көрсетеді.

"Басқа" бөлімінде жол жүру шығындары туралы деректер көрсетіледі: тәуліктік, жанармай құны, билеттер және т.б.

"Әмбебап" пішін

Бастапқы есеп құжаттарының тізімінде әртүрлі жағдайларда қолдануға болатын бір қағаз бар. Бухгалтерлік есепті де қалыптастыруда да қолданыладысалық есептілігі. Бұл бухгалтерлік есеп туралы. Пішін қажет болған жағдайда жіберілген қатені түзету үшін қажет. Сонымен қатар, құжат түсініктемелерді, есептеуді көрсетуді, операцияларды растауды талап ететін операцияларды орындау кезінде қажет, егер басқа құжаттар болмаса.

Нюанс

Айта кету керек, кәсіпорын стандартты (стандартты, бірыңғай) нысандарды ресімдеуді талап етпейтін операциялардың аяқталғанын анықтама арқылы емес, өз бетінше әзірленген бастапқы бухгалтерлік есеп арқылы растауға құқылы. құжаттар. Алайда олардың тізімі компанияның қаржылық саясатында бекітілуі керек.

Сертификат құрастыру ережелері

Бұл құжат үшін бірыңғай бірыңғай үлгі бекітілмеген. Тиісінше, мамандар оны еркін түрде құрастыра алады немесе кәсіпорында әзірленген үлгілерді пайдалана алады. Сертификатта міндетті ақпарат болуы керек, мынаны атап өткен жөн:

1. Кәсіпорын туралы ақпарат.
2. Күні және құрастыру себептері.
3. Негізгі есеп құжаттары және анықтама тіркелетін есеп регистрлері.
4. Жауапты қызметкердің қолы.

Кәдімгі ақ А4 парағына немесе компанияның фирмалық бланкісіне жаза аласыз.

Құрастыру кезінде қателіктер жібермеу үшін өте сақ болу керек. Анықтама неғұрлым егжей-тегжейлі болса, инспекторлардың қосымша сұрақтары соғұрлым аз болады.

Құжат, әрине, тек сенімді ақпаратты қамтуы керек. Егер, кезіндеемле қателері анықталады, сертификатты қайта рәсімдеген дұрыс.

Сақтау мүмкіндіктері

Бастапқы есеп құжаттарына қатысты барлық нәрсе кәсіпорында кемінде 5 жыл сақталуы керек. Бұл кезеңді есептеу құжаттар шығарылған есепті кезеңнің аяқталу күнінен басталады.

Қосымша

Негізгі құжат қағаз немесе электронды түрде шығарылуы мүмкін. Соңғы уақытта көбірек кәсіпорындар электронды құжат айналымын қалайды. Бұл түсінікті: құжаттарды өңдеуге және жіберуге әлдеқайда аз уақыт кетеді.

Электрондық құжаттар электрондық цифрлық қолтаңбамен (жақсартылған немесе тұрақты – контрагенттер арасындағы келісім бойынша) куәландырылуы керек.

Жауапкершілік

Бастапқы құжаттама кәсіпорынның іскерлік өмірінің ең маңызды элементі болып табылады. Ол болмаған жағдайда компания бақылаушы органдар тарапынан елеулі санкцияларға тап болады. Бастапқы құжаттамада қателер, анық емес ақпарат анықталған жағдайда да айыппұлдар салынады.

Нормативтік құқықтық актілерді бұзу тек Салық кодексімен ғана емес, Әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодекспен де жауапкершілікке тартылады. Егер негіз болса, кінәлілер де жауапқа тартылуы мүмкін.

Қорытынды

Кәсіпорын жұмысында әртүрлі құжаттарды қолдануға болады. Сонымен бірге олардың кейбіреулері біртұтас нысанға ие болуы мүмкін, ал кейбіреулері компаниямен дербес әзірленуі мүмкін. Осыған қарамастан, барлық қажетті мәліметтер құжаттарда болуы керек.

Кейбір компаниялар біріктірілген құжаттарды пайдалануды тәжірибеде қолданады. СөйлеуӘңгіме ұйым қызметінің ерекшеліктеріне сәйкес толықтырылған бірыңғай нысандар туралы болып отыр.

Кәсіпорынның есеп саясатында бастапқы құжаттаманың таңдалған түрлерін көрсету маңызды. Кәсіпорынның қызметі барысында жаңа құжаттардың қажеттілігі туындауы мүмкін. Егер оларды кәсіпорын әзірлеген болса, онда олар есеп саясатында көрсетілуі керек.

Контрагент бағалы қағаздардың белгілі бір нысандарын дербес әзірлей алатынын ескеріңіз. Қаржы саясатында компанияның контрагенттерден мұндай құжаттарды қабылдайтынын көрсету қажет.

Көптеген транзакцияларды тіркеу үшін ұйымдар бастапқы құжаттаманың бірыңғай нысандарын пайдаланбауы мүмкін. Алайда, егер біз қолма-қол ақша операциялары туралы айтатын болсақ, онда олар тек бекітілген бұйрықтармен және басқа төлем құжаттарымен ресімделеді.