Алғашқы есеп құжаттары: түрлері, өңдеу және сақтау

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Меншіктің әртүрлі нысанындағы кәсіпорындарда бухгалтерлік есеп жүргізу құжаттық көрініссіз мүмкін емес. Бірде-бір процедура, бірде-бір жоба, бірде-бір шаруашылық операциясы кәсіпорынның ішкі бұйрықтарымен және сыртқы заңнамалық нормалармен реттелетін дұрыс ресімделген құжатсыз жүзеге асырылмайды. Өтінімдерді қабылдау операторынан бастап, директорға дейін, мысалы, сауда компаниясының қызметкерінің жасаған әрбір әрекеті бастапқы құжаттар тізбесі негізінде құрылған құжаттамалық базада көрсетіледі.

Тұжырымдама және маңыздылық

Іскерлік операцияларды растайтын құжаттарсыз қызметтің кез келген ықтимал саласында жұмыс істеп тұрған кәсіпорынның жұмысын елестету қиын шығар. Кез келген басқа мәселедегідей, мұнда құжаттама өте маңызды рөл атқарады. Сіз елестете алмайсызжолаушыны жеке басын куәландыратын құжатсыз – төлқұжат пен азаматтың сәйкестендіру кодынсыз жөнелтуге мүмкіндік беретін әуежайдың сапалы және заңды түрде негізделген жұмысы. Дәл осылай жүргізушінің куәлігі және өзі басқаратын көлігінің техникалық төлқұжаты түріндегі тиісті құжаты жоқ көлікті қозғалысқа жіберуді болжау қиын. Алғашқы есеп құжаттары да солай. Кәсіпкерлердің мемлекеттік тізімінде тіркелген кез келген компанияда оның бизнес-процестерін нормативтік реттеу тізбегінің іргелі негізі және бастапқы буыны болып табылатын бухгалтерлік есепті жүргізуге қажетті бірқатар құжаттар болуы керек.

Бастапқы бухгалтерлік құжаттама – бұл сертификаттар, актілер, бұйрықтар, шот-фактуралар, ведомостар мен есептердің жиынтығы, олар арқылы компанияның қызметі жазылады және оның шаруашылық процедуралары реттеледі.

Құжат түрлері

Бухгалтерлік есеп жұмысының классификациясы бастапқы құжаттардың келесі негізгі түрлерін қамтиды:

• функционалдық мақсаты бойынша - есеп, менеджмент, персонал;
• реттеу дәрежесіне сәйкес - ішкі және сыртқы.

Жіктеудің бірінші бағыты кез келген шаруашылық фирманың үш негізгі функционалдық деңгейінің құжаттарын олардың мақсатының сипатына қарай, ал екіншісі – құқықтық ұйымдастыру әдісіне қарай бір-бірінен ажыратуға мүмкіндік береді. экономикалық қатынастарды реттеу. Бағыттардың әрқайсысы массаны қамтидыкомпания қызметкерлерінің нақты әрекеттерін көрсететін құжаттардың кейбір түрлері.

Бухгалтерлік құжаттама

Егер бастапқы есеп құжаттарын қарастыратын болсақ, олар өз кезегінде шаруашылық операциялардың үш кезеңін реттеуге бөлінеді.

Бірінші кезең мәміленің жасалуымен сипатталады. Мұнда бастапқы есеп құжаттамасы шарт жасасу және төлемге шот-фактура беру арқылы көрсетіледі. Келісім – бұл екі жақтың өзара әрекеттесу шарттарын белгілеу мақсатында олардың арасындағы қарым-қатынасты реттейтін құжат. Төлемге арналған шот-фактура – шарт талаптарына сәйкес сатып алушы сатылған тауар немесе көрсетілген қызмет үшін сатушыға төлеуі тиіс нақты соманың анықтамасы бар талап.

Кәсіпкерлік қызметтің екінші кезеңі төлем құжаттарында көрсетіледі және операция бойынша төлем кезеңі деп аталады. Төлемді қолма-қол ақшасыз немесе қолма-қол ақшамен жүзеге асыруға болатындығын ескере отырып, оған арналған бастапқы құжаттар ағымдағы шоттан үзінді көшірме және төлем тапсырмалары, немесе кассалық чектер мен кіріс кассалық ордерлерінің түбіртектері ретінде ұсынылады.

Үшінші, соңғы кезең арнайы өнімді немесе қызметті алу арқылы анықталады. Тиісінше, ол сондай-ақ жеткізу қағазы, сатып алу-сату түбіртегі және өнімді қабылдау-тапсыру актісі немесе кез келген қызмет түрін көрсеткен жағдайда орындалған жұмыс актісі түріндегі бастапқы құжаттамамен реттеледі.

Басқару есебінің құжаттамасы

Бухгалтерлік есеп пен басқару жұмысының арасындағы айырмашылық, негізінен, бухгалтерлік қызметтің билік органдары арнайы белгілеген шаруашылық операцияларды көрсетуге арналған негіздемемен мемлекеттік заңнамамен реттелуінде, ал менеджменттің ішкі шешімдері мен жеке қалауларымен анықталатынында. нақты компанияның директоры немесе тікелей иесі. Басқаша айтқанда, бастапқы есеп құжаттары жалпы нормативтік базамен бақыланатын қатаң нысанға ие, ал басқару құжаттары тек кәсіпорын деңгейінде әзірленеді. Кәсіпорында басқарушылық есептің жүргізілуі қандай құжаттармен бақыланады? Олардың негізгілеріне мыналар жатады:

• ішкі еңбек тәртібінің коды;
• кәсіпорынның есеп саясаты;
• ұжымдық шарт;
• компания директорының ережелері мен бұйрықтары;
• жұмыс сипаттамасы;
• әкімшілік құжаттар.

HR құжаттамасы

Кәсіпорындағы қызметкерлердің деңгейаралық қатынастарын реттейтін, сондай-ақ еңбекақыны есептеу тәртібін бақылайтын және кәсіпорынның әрбір жұмысшысының жауапкершілігін анықтайтын бастапқы құжаттар тізбесіне келетін болсақ, мұнда жұмыс құжаттамасы келесі негізгілерді қамтиды. түрлері:

• кадрлық жинақтау - кәсіпорындағы барлық лауазымдардың жиынтығын, олардың саны мен персонал бірлігінің санын, сондай-ақ олардың еңбекақы деңгейінің сипаттамасын қамтиды.алымдар, сыйақылар, облигацияларды жою, жәрдемақылар туралы ережелерді қабылдау тәртібі;
• жұмыс кестесі - жұмыс күні, ұйымдастырушылық және әкімшілік мәселелер, қызметкерлерді жұмысқа қабылдау және жұмыстан шығару ережелері, сондай-ақ жұмыс үшін қосымша ақы немесе сөгіс түріндегі сөгіс ретінде оларды жоғарылату шарттары туралы ақпаратты қамтиды. және жалақыдан аударымдар;
• лауазымдық нұсқаулық – әрбір кәсіпорынның персоналды басқару бөлімінің жұмысы құқықтар мен міндеттердің, жалпы ережелердің, міндеттер, жауапкершіліктер, біліктілік талаптары және әртүрлі деңгейдегі штат бірліктерінің арасындағы бағыныштылық тұрғысынан қатынастардың жиынтығына негізделеді. кәсіпорын.

Қажетті құжаттар

Тіркелген және заңды түрде жұмыс істейтін кез келген компанияда оның қызметі аясында міндетті құжаттардың тізімі бар. Міндетті бастапқы құжаттар мыналар:

• келісім - қандай мәміле болса да, бұл құжат екі кәсіпкердің, сатушы мен сатып алушының, сұраныс пен ұсыныстың арасындағы қарым-қатынасты бастаудың негізгі негізі болып табылады;
• берілген шот-фактура – тауарды сату немесе қызмет көрсету туралы шешім қабылдаған кезде сатушы тарап мәміленің алғы шарты ретінде сатып алушы тарапқа шот-фактура береді;
• қатаң есеп беру нысандары - келісім процесінде чектерсіз, кассалық және міндетті тізімге қатысты тауарлық құжаттарсыз толық болмайды;
• тауар-жүкқұжат – жүкті алушы, тасымалдаушы, жөнелтушіні, оның номенклатурасы ассортиментінде тауардың өзін, жөнелтілген өнімнің санын, бағасы мен сомасын көрсететін құжат;
• Аяқталған жұмысты немесе жөнелтілген тауарларды қабылдау және беру актісі.

Ішкі құжаттар

Бұған дейін айтылғандай, кез келген компанияның жұмысы сыртқы және ішкі құжаттаманың болуын білдіреді. Ішкі мақсаттарға арналған негізгі бастапқы құжаттар – бұл кәсіпорында тікелей әзірленетін және қоғамға заңнамалық әсер етпейтін, тек сол кәсіпорында жұмыс істейтін персоналға ғана қолданылатын барлық нысандардың, анықтамалардың, өтініштердің, бұйрықтардың, нұсқаулардың тізбесі. бұл компания.

Сыртқы құжаттар

Сыртқы мақсатты құжаттау бағынудың жоғары иерархиялық деңгейін білдіреді, өйткені сыртқы құжаттар мемлекет және оның заңнамалық базасымен реттелетін құжаттар болып табылады. Бухгалтерлік есеп бойынша әзірленген ережелер, бухгалтерлік корреспонденциялар шоттарының жинағы, бухгалтерлік есеп пен қаржылық есеп беру стандарттары – мұның бәрі нормативтік базаға ие және мемлекеттің заңнамалық базасымен реттеледі.

Құжат пішіндері

Бастапқы құжаттардың нысандары тағайындалу сипаты, ресімделу түрі және меншік құқығы бойынша көп қырлы. Келесі негізгі бөлімдер заңды түрде ажыратылады:

• кадрларды есепке алу нысандары (бұйрықтар, бұйрықтар, кестелер,тұрақты режимдер мен кестелер);
• еңбекақы мен жұмыс уақытын есепке алу нысандары (уақытша табельдер, жеке шоттар, журналдар, еңбекақы ведомостары);
• күрделі құрылысты есепке алу нысандары (анықтамалар, журналдар, актілер);
• өнімдерді есепке алу нысандары (тауарлы-материалдық құндылықтардың актілері мен реестрлері, салмақ ведомостары, партия билеттері, тауарлық-материалдық құндылықтардың қозғалысы туралы есептер);
• ақшаны есепке алу бланкілері (кассалық журнал, аударымдар бойынша актілер және кассадағы қолма-қол ақша);
• сауда есебінің нысандары (тапсырыстар, шот-фактуралар, актілер, спецификациялар, сапа сертификаттары);
• кассалық операцияларды есепке алу нысандары (аванстық есеп, ПКО, РҚО, оларды тіркеу журналы);
• түгендеу нәтижелерін жазуға арналған пішіндер (түгендеу тізімдері, актілер, анықтамалар, журналдар, мәлімдемелер).

Жоғарыда айтылғандардан басқа құрылыс машиналары мен механизмдерін, автомобиль көлігін, негізгі құралдар мен материалдық емес активтерді, материалдарды, құны төмен заттарды, ауыл шаруашылығы өнімдері мен шикізаттарын есепке алудың бастапқы құжаттарының нысандары да бар.

Тіркеу тәртібі

Негізгі құжаттар орындалуы тиіс белгілі бір талаптарға байланысты құрастырылады. Мысалы, құжаттамадағы жазбалар тек көк сиямен жасалуы керек, сонымен бірге олар ұқыпты және түсінікті болуы керек. Сондай-ақ құжатта әрбір түрге қажетті бірқатар реквизиттер болуы және басшының, бас бухгалтердің немесе уәкілетті тұлғаның жеке қолымен куәландырылған, сондай-ақ кәсіпорын мөрімен бекітілген болуы керек. Ақша құжаттарындағы сандарсонымен қатар сөзбен жазылуы керек және құжаттың бағанасы бос болса, кез келген арам ниетті жалған сандарды кейіннен толтырмауы үшін сызықша болуы керек.

Сақтау

Алғашқы құжаттарды сақтау тікелей кәсіпорында жүзеге асырылады. Немесе жеке (немесе мемлекеттік) мұрағаттың қызметтерін пайдалануға болады. Салық инспекциясының тексеруінде бастапқы құжаттың жоқтығы анықталса, кәсіпорынға айыппұл салынады, оның мөлшері жоғалған құжаттардың нақты түріне және санына байланысты белгіленеді. Ресей Федерациясының қолданыстағы заңнамасына сәйкес бастапқы құжаттар кәсіпорында кемінде бес жыл сақталады.