Персонал аудиті бұл Анықтамасы, түрлері, әдістері, міндеттері және мақсаттары

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Персонал аудиті – бұл арнайы тағайындалған қызметкерлер немесе үшінші тарап жүргізетін персонал жұмысының тиімділігін тексеру. Бухгалтерлік есепте қолданылатын классикалық аудиттен айырмашылығы, персонал аудиті міндетті емес және Ресей Федерациясының арнайы заңдарымен және құқықтық актілерімен реттелмейді. Ол белгілі бір мәселелерді шешу үшін кәсіпорын басшысының бастамасымен жүзеге асырылады. Мұндай аудиттің негізгі мақсаты, көбінесе, компания персоналының жағдайын анықтау болып табылады. Ол сондай-ақ өнімділікті арттыру және өндіріс шығындарын азайту жолдарын іздеу үшін қолданылады.

Қалай жіктеуге болады

Тексерулер келесі параметрлерге сәйкес персонал аудитінің сол немесе басқа түріне қатысты:

• Қолданылатын деректер кезеңі: қысқа мерзімді, ұзақ мерзімді және қысқа мерзімді.
• Ақпарат алу әдісі: ауызша немесе деректі
• Тексерілетін ақпараттың сипаты: заңды, талапқа сай немесе аралас;
• Рецензенттерге: ішкі және сыртқы.

Персоналды тексеру екі бағытта жүргізіледі: заң бұзушылықтарды анықтау жәнееңбек тәртібін бұзуды анықтау – негізсіз артық шығындарды іздеу, жай, неке себептерін анықтау және т.б. Сондықтан қызмет бағыты бойынша кадрлық аудит негізінен құқықтық, біліктілік және аралас болып бөлінеді.

Заң персоналының аудиті

Заңды персоналды тексеру кезінде кадр бөлімінің құжаттамасын, цехтардың жұмыс уақытының кестесін тексереді, шот-фактуралар мен түбіртектерді қолда бар материалдармен және құралдармен тексереді. Еңбек шартының, еңбек кітапшасының, атқарушы өкімдердің толтырылуының дұрыстығын тексеру. Қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтарды орындауын тексеру. Олар Ресей Федерациясының еңбек заңнамасын, сондай-ақ қызметкерлер сақтауға міндетті қызметтің белгілі бір саласында қабылданған ережелер мен стандарттарды бұзуды анықтау үшін сауалнамалар жүргізеді және сауалнамалар жүргізеді. Мысалы, тамақ өнеркәсібіндегі санитарлық нормалардың талаптары, ГОСТ, сапа стандарттары және нормативтік актілерге сәйкестік.

Заңды персонал аудитінің негізгі міндеті – тексеру барысында арнайы комиссия анықтағанға дейін бұзушылықтарды анықтау. Бұл заңға қатысты мәселелерді болдырмауға және өнімдер мен қызметтердің сапасын жақсартуға көмектеседі.

Біліктілік персоналының аудиті

Ұйымның кадрлық біліктілік аудиті персонал жұмысындағы кемшіліктерді анықтау және оларды жою жолдарын анықтау мақсатында жүргізіледі. Ол сондай-ақ жұмысшының немесе біліктілігінің жеткіліксіздігін анықтауға мүмкіндік бередікерісінше, бұдан да жақсырақ жұмыс істеуі және көп жұмыс істеуі үшін жоғарылатылуы немесе көбірек төленуі қажет ең құнды қызметкерлерді анықтау.

Біліктілік персоналының аудиті кәсіпорынның табыстылығы толығымен қызметкердің кәсіби сапасына байланысты болатын қызмет салаларында ең өзекті болып табылады. Мысалы, саудада. Егер сатушы сатып алушыларға білместіктен немесе қабілетсіздіктен дұрыс қарамаса, онда бұл кәсіпорынның қаржылық нәтижесіне тікелей әсер етеді - кіріс азаяды, жарамдылық мерзімі өткен өнімдердің көлемі артады. Сонымен қатар, кірістің төмендеуіне басқа фактор емес, қызметкердің төмен біліктілігі себеп болғанын тексеру ғана анықтай алады. Бұл мысалда персоналды тексеру жосықсыз қызметкерді анықтауға және оны сауда компаниясы банкроттықтың алдында тұрғанға дейін уақытында ауыстыруға көмектеседі.

Персоналдың жан-жақты аудиті

Персоналдың жан-жақты аудиті заңды және біліктілік аудиттерін, сондай-ақ ақпаратты бағалау мен талдаудың барлық қолжетімді әдістерін қолдануды қамтиды. Мұндай тексеру персоналдың жай-күйін бағалауға және компанияның кадрлық әлеуетін анықтауға, кәсіпорында орын алған заң бұзушылықтарды анықтауға және қажетсіз қаржылық және кадрлық шығындарға әкелмес бұрын оларды жоюға мүмкіндік береді.

Персонал аудитін жүргізудің бұл әдісінде аталған артықшылықтардан басқа, екі кемшілік бар – ол көп шығынды және көп уақытты қажет етеді, өйткені деректердің үлкен көлемін тексеруге көбірек қатысушылар тартылады. Сондықтантөтенше жағдайларда ғана жүзеге асырудың мәні бар: банкроттық жағдайында немесе қаржылық дағдарыс кезінде, нарық тарылып, бәсекелестік күшейген кезде.

Кім тексере алады

Кадр жүйесінің аудитін компания қызметкерлері де, үшінші тарап ұйымдары да жүргізе алады. Сонымен қатар, мәселе инспектордың құзыреттілік деңгейін анықтауда туындайды, өйткені кадрлық аудит түсінігі заң тәжірибесінде бекітілмеген, ал бар нұсқаулар, стандарттар мен ережелер бухгалтерлік қызметте аудит жүргізуге арналған. Бірақ ақпараттың қаншалықты толық және сенімді қабылданатыны және оның қалай талданып, қалай бағаланатыны кәсіпорын басшысының персоналмен жағдайды жақсарту үшін қандай қадамдар жасайтынына байланысты.

Алайда одан шығудың жолы табылды. Сонымен, кәсіпорында персонал аудитін ұйымдастырудың негізгі нұсқаулары мен ережелері ретінде қаржылық аудит негіздерін, атап айтқанда, алынған және ұсынылатын ақпаратқа қойылатын талаптарды алуға болады:

• объективтілік;
• сенімділік;
• уақтылығы;
• адалдық;
• толық.

Осыған сәйкес, аудитор тек кәсіби этика ережелерін сақтап қана қоймай, адал және объективті болуы керек, сонымен қатар ақпаратты жинау және өңдеу, сондай-ақ аудиторлық есепті дайындау кезінде белгілі бір ережелерді сақтауы керек. Сонымен қатар, кадр аудиті сияқты қызметпен айналысу үшін оның жанында арнайы сертификат болуы қажет емес. Бірақ бұл дегенді білдірмейдіоны кез келген қызметкер жүзеге асыра алады. Кадрлық аудиттің міндеттерін шешу үшін инспектордың белгілі бір білімі мен біліктілігі болуы керек.

Персонал аудитін мамандандырылған компанияның қызметкері немесе жеткілікті білімі мен құзыреттілігі бар кәсіпорын персоналынан біреу жүргізуі мүмкін. Көбінесе бұл бөлім басшылары, бухгалтерлер және басқа да жоғары білікті мамандар. Бұл жерде кәсіпорын басшысының алдында дилемма туындайды: мамандандырылған ұйымды жалдаған немесе өз бетімен аудит жүргізу не жақсы? Бұл сұрақтың жауабы келесі факторларға байланысты:

• Персонал аудитіне қатысатын жоғары білікті қызметкерлердің құны және аудиторлық компанияның қызметтерінің құны;
• Өңдеуді қажет ететін ақпарат мөлшері және оны өңдеудің рұқсат етілген шарттары.

Әдетте кәсіпорын қызметкерлері жүргізетін персоналды тексеру арзанырақ деген пікір бар, бұл әрқашан дұрыс емес. Ақпараттың көлемі өте үлкен ірі кәсіпорында аудит жүргізу қажет болса, сыртқы мамандарды тарту көбінесе әлдеқайда тиімді. Аудиторлық қызметтерді ұсынатын фирмалардың тәжірибесі көбірек, олардың қызметкерлерінің біліктілігі жоғарырақ, кем дегенде персонал аудиті саласында, сонда аудит азырақ және жақсырақ болады және аз уақыт алады.

Адам ресурстары аудитін өз бетіңізше, қалай жүргізу керек

Егер кәсіпорын басшысы соған қарамастан өз қызметкерлерінің көмегімен аудит жүргізуді шешсе,кейбір ерекшеліктерін білуі керек. Әдетте, бұл жағдайда персонал аудитінің мақсаты жалпы кәсіпорынның емес, жекелеген бөлімшенің жұмысын зерттеу болып табылады, бұл ретте ақпараттың құпиялылығының максималды деңгейін қамтамасыз ету қажет.

Бастау үшін менеджер жұмыс тобын құруы керек, әдетте оның құрамына 4-5 адам кіреді және аудит жүргізуге және аудиторлық қорытынды жасауға жауапты тұлғаны анықтау керек. Дайындық пен өткізудің бүкіл процесін персонал аудитінің келесі кезеңдерін бөлуге болады:

1. Әрекет жоспарын әзірлеу.
2. Іріктеме көлемін анықтау: әңгімелесуден өткен қызметкерлердің саны, тексерілген құжаттардың көлемі мен түрі. Үлгі неғұрлым үлкен болса, нәтиже соғұрлым дәлірек болады, бірақ тексеру процедурасы ұзағырақ болады.
3. Сауалнама нысандарын әзірлеу, сұрақтарды дайындау.
4. Кадрлар бөлімінің құжаттамасын, сонымен қатар тексерілетін аумақтағы құжаттарды тексеру.
5. Кәсіпорын қызметкерлерінен сауалнама жүргізу және сұрау.
6. Жиналған ақпаратты талдау, соның ішінде компьютерлік технологиялар мен арнайы бағдарламаларды пайдалану.
7. Аудит барысында алынған ақпарат негізінде кәсіпорындағы персонал аудитін жүзеге асыруға жауапты тұлға персоналдың жай-күйі, олардың біліктілігі және жұмысқа қанағаттануы туралы пікірін білдіретін аудиторлық есептің жобасын жасау шарттар.

Аудиторлық қорытынды жазбаша түрде жасалады, оған жасалған жұмыс туралы есеп түрінде дәлелдемелер қоса беріледі. Есептің барлық беттері нөмірленіп, қалтаға салынуы керек. Жалпы, кез келгеннемесе қорытынды жасаудың, сондай-ақ оны жүргізудің қатаң ережелері жоқ, өйткені кадрлық аудиттің мақсаты ішкі пайдаланушылар үшін ақпарат алу болып табылады, сондықтан мұндай аудит нәтижесінде алынған деректер еш жерде жарияланбайды, және көбінесе олар қатаң құпия болып табылады және оларды ашуға жол берілмейді. Сонымен қатар, ақпараттың құпиялылығы жоспарлау сатысында да, тексеру нәтижелерінде де қамтамасыз етілуі тиіс. Кәсіпорын қызметкерлерінің алдағы тексеруден хабары болмағаны абзал. Бұл олардың арасындағы сөз байласуды болдырмауға көмектеседі, яғни алынған ақпараттың объективтілігі мен сенімділігін арттыруға мүмкіндік береді.

Ақпаратты жинау және өңдеу әдістері

HR аудиті әдістері бухгалтерлік есеп аудитінде қолданылатын әдістерден еш айырмашылығы жоқ, тек басқа сипаттағы және мақсаты бар ақпарат алынады. Олар негізінен алдын ала дайындалған сауалнамалар мен сұрақтар тізімдерін пайдаланады. Кәсіпорын қызметкерлері туралы аудит кезінде алынған ақпарат мамандандырылған нұсқаулықтарда, лауазымдық нұсқаулықтарда және жұмыс сапасы стандарттарында белгіленген негізгі талаптармен салыстырылады.

Аудиторлық тексеру кезінде алынған сауалнама және сұрақтарға жауап жазбалары және аудит барысында алынған басқа да құжаттар түріндегі ақпарат персоналды тексеру жүргізілген уақыт пен орын бойынша жинақталады, сұрыпталады және салыстырылады. Аудит нәтижелері бойынша құрастырылған есепте барлық құжаттар болмаса да, олардың ең маңыздысы болуы керек.

Қандай тапсырмаларды шешуге боладыперсонал аудиті

Персонал жүйесінің аудиті компанияның әлеуетін және қызметкерлердің біліктілігін жақсы бағалауға көмектеседі. Бұл жұмыс күшіндегі ең құнды қызметкерлерді анықтауға және олардың деңгейіне сәйкес келетін жұмыс пен жалақыны беруге мүмкіндік береді.

Тәжірибе көрсеткендей, басшыға кәсіпорында жұмыс істеп жүргендерді жаңасын алғанша, мансап сатысына көтерген тиімдірек. Бір жағынан, бұл басқа қызметкерлердің кірістілігін арттырады, өйткені олар мансаптық перспективаларды көреді, екінші жағынан, жаңа қызметкер ұжымда орын ала алмауы мүмкін, бұл кадрлардың тұрақтамауын арттырады, бұл қызметкерлердің жұмысына теріс әсер етуі мүмкін. кәсіпорын. Кадрлардың ауысуы да дұрыс емес кадр саясатының салдары болуы мүмкін. Мысалы, жұмыстың күрделілігі немесе жауапкершілік деңгейі мен төлем деңгейі сәйкес келмесе. Бұл тек персонал жұмысының аудитін көрсете алады.

Мұндай тексеру ең құнды қызметкерлерді анықтауға немесе ең құндыларынан құтылуға ғана емес, сонымен қатар кәсіпорында еңбекті ұйымдастырудың дұрыс жүргізілмеуіне тікелей байланысты мәселелерді шешуге көмектеседі.. Мәселен, цехтардың бірінде жүргізілген тексеру барысында материалдардың дұрыс орналаспауынан жұмысшылар алыс қоймада сақталатындықтан, оларды өңдеу орындарына жеткізуге күніне екі сағатқа дейін уақыт жұмсайтыны анықталды. Нәтижесінде уақыт пен күш босқа кетті. Жұмысшылар тез шаршап, зейінін жоғалтты. Бұл өнімнің сапасы мен көлеміне әсер етті. Кадрлық аудитсіз бұл жүйе қатесіөндіріс тұрақты болмайды, яғни ресурстар босқа кетеді.

Аудиторлардың жауапкершілігі

Аудитор тек аудиторлық есепте көрсетілген өз пікірі үшін жауап береді. Ақырында, кадрлық өзгерістер туралы шешімді кәсіпорын басшысы қабылдайды, ал аудитордың міндеті оған кәсіпорын персоналының жағдайы, олардың біліктілігінің қандай деңгейі, бұзушылықтар бар-жоғы туралы хабарлау ғана. заң, еңбек тәртібі, қауіпсіздік шаралары, шын мәнінде жоғары білікті мамандар бар ма. Персонал жұмысына және жұмыс уақытын ұтымды пайдалануға теріс немесе оң әсер ететін факторларды көрсетіңіз.

Нәтижесінде аудитор аудиторлық қорытынды жасайды, онда ол көрсетеді:

• қандай іс-шаралар өткізілді;
• қанша жұмыс жасалды;
• жұмыс барысында қандай қиындықтар мен тәуекелдерге тап болды;
• кадр жағдайы немесе кадр саясаты теріс болса, жағдайды түзету үшін не істеу керек;
• бұзушылықтар түзетілмесе ықтимал салдарлар.

Тексеру өз алдына дұрыс таңдалмаған персонал немесе кәсіпорын қызметкерлерінің дұрыс әрекеті, олардың қауіпсіздік ережелерін бұзуы немесе нұсқаулықтар мен техникалық регламенттерді сақтамау мәселесін шешпейді. Кадрлық аудиттің мақсаты – кәсіпорындағы бар кадрлық жүйенің күшті және әлсіз жақтарын анықтау және кемшіліктерді жою және осы жүйені жақсарту бойынша ұсыныстар беру. Аудитор жасамайдыаудит нәтижелері бойынша басшы қабылдайтын кадрлық саясат пен шешімдердің жай-күйі үшін жауапкершілік.

Персоналды тексеру үшін аудиторларды қайда және қалай жалдау керек

Қызметтің бұл түрін негізінен кеңес беру және басқа кәсіпорындар үшін жалдау бойынша маманданған консалтингтік компаниялар мен рекрутингтік агенттіктер ұсынады. Мұндай ұйымдар дерлік әрбір ірі қалада бар. Олар көбінесе жергілікті жарнамалық газеттер мен журналдарда немесе Интернеттегі арнайы жарнамалық қабырғаларда өз қызметтерін жарнамалайды. Кейбіреулерінде компанияның ресми веб-сайты бар.

Жұмысқа қабылдау кезінде кәсіпорын мен персонал аудиті қызметін көрсететін компания арасында келісім-шарт жасалады, онда тараптардың құқықтары мен міндеттері көрсетіліп, қызмет ақысы төленеді. Әдетте, келісуші тараптар келісім-шарт жасамас бұрын бірнеше рет кездеседі, нюанстар мен ықтимал тәуекелдерді талқылайды. Қандай іс-шаралар өткізіледі. Шамамен жұмыс жоспары келісіледі (консалтингтік компания тіпті HR аудиті жоспарының проспектісін ұсына алады).

Персонал аудитін ұйымдастыру үшін мамандандырылған үшінші тарап ұйымын тартудың басты артықшылығы аудиттің тәуелсіздігі болып табылады. Кәсіпорын қызметкері қандай да бір жолмен менеджерге де, жұмыс күшіне де тәуелді болса, онда сыртқы аудитордың толық дерлік тәуелсіздігі болады. Оның пікірі тек бақыланған фактілерге негізделген.

HR аудиті – ұйымның персонал жүйесін тексерудің ең оңай және қолжетімді әдістерінің бірі жәнекәсіпорынның бар кадрлық әлеуетін анықтау. Бұл тексеру әдісі компанияның басқарушылық есебінің ажырамас бөлігі болып табылады және оның қызметінің қаржылық нәтижесіне қарамастан жүйелі түрде жүргізілуі керек.