RACI матрицасы жауапкершілікті басқару құралы ретінде. RACI: транскрипт

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Сәтсіз жобалардың ең көп тараған себептерінің бірі – команда мүшелері арасында функциялардың дұрыс бөлінбеуі. Әрине, сіз бұған тап болдыңыз: ең кішкентай қиындықта қатысушылар мәселені шешудің орнына кінәлілерді іздей бастайды және жауапкершілікті бір-біріне жүктей бастайды. Осындай жағдайларды болдырмау үшін RACI матрицасы ойлап табылды - адам ресурстарын жоспарлаудың қарапайым және тиімді құралы.

"Микроскоп астында": әрбір жобадағы 4 негізгі рөл

Тапсырмаларды бөлу – менеджердің негізгі міндеттерінің бірі. Бірақ іс жүзінде бәрі әдетте басқаша көрінеді: менеджер кімнің не істеу керектігін мамандардың өздері шешеді деген үмітпен команда мүшелерін тағайындайды. Бірақ мерзімдер өткізілсе немесе сапасыз өнім шығарылса не болады? "Мен мұны істемеймін", "Маған айтқан жоқ"… Пайдалы әрекет жоқ.

Жақсы жобаланған RACI жауапкершілік матрицасы көптеген мәселелерді шешеді. Бұл әдістемеге сәйкес, жұмыстың күрделілігі мен көлеміне қарамастан, кез келген жобаның топ мүшесі төрт рөлдің бірін орындайды.

R - Жауапты

Аударманы жауаптыорындаушы деген мағынаны білдіреді. Бұл жұмыстың белгілі бір саласын жүзеге асыруға тікелей жауапты қызметкер. Сонымен қатар, көп жағдайда ол шешімдерді таңдамайды және жоба менеджеріне есеп береді.

Бұл рөлге сауатты жұмысшылар мен мамандар тағайындалады - іс білетін адамдар. RACI-де орындаушылар келесі функцияларды орындайды:

• жобаны іске асыру үшін нақты не істеу керектігін және оған қанша уақыт кететінін анықтау («жоғарыдан» белгіленген шарттарда);
• қажетті ресурстар тізімін жасаңыз;
• техникалық құжаттаманы келісу және бекітуге қатысу;
• жоба барысын және аралық нәтижелерді талдау;
• менеджерге орындалу есептерін беріңіз.

Командада мұндай адамдар бірнеше болуы мүмкін. Сонымен қатар, бұл рөлді басқалармен біріктіруге болады. Ең көп таралған комбинациясы Есеп беретін + Жауапты («жауапты + орындаушы» деп аударылған).

A - Жауапты

«Жауапты» немесе «жауапты» жобаның негізгі менеджері болып табылады. Тапсырмалардың уақытында, талап етілетін сапа деңгейінде және бөлінген бюджет шегінде орындалуына жауапты да ол. Сондай-ақ, A:

• орындаушылар мен жобаны басқару тобын таңдайды;
• барлық қатысушыларға тапсырмалар береді;
• жұмыс барысын бақылайды;
• орындаушылар арасында ресурстарды таратады;
• ресурстарды пайдалану жазбаларын жүргізеді жәнекураторға қосымша қаражат бөлу қажеттілігін де негіздейді;
• басқа топ мүшелерінің идеялары мен ұсыныстарын қарастырады және оларды мақұлдайды немесе қабылдамайды.

Әдетте жоба менеджері тұтынушы немесе жоғарғы басшылық пен команда арасындағы "байланыс" ретінде әрекет етеді.

C - кеңес берілді

RACI матрицасындағы үшінші рөл «кеңесші» (кейде «көмекші» деп те аталады). Менеджермен бірге ол жобаны басқаруға қатысады, бірақ ең алдымен стратегиялық мәселелермен айналысады:

• жұмыс көлемі мен уақытындағы кез келген өзгерістерді бекітеді;
• жобаны іске асыру үшін қажетті ресурстарды бөледі;
• қажет болса, тапсырыс берушімен бюджетті ұлғайту қажеттілігі туралы келісіңіз;
• менеджерден орындалу есептерін алады;
• кез келген күтпеген жағдайларда, жобаның уақыты мен құнына әсер етуі мүмкін маңызды өзгерістер жағдайында шешім қабылдайды.

Кеңесшілердің рөлі әдетте жоғары деңгейдегі менеджерлерге жүктеледі. Олар жаһандық мақсаттарды анықтайды, содан кейін топ мүшелері арасында тапсырмаларды таратып қойған жоба менеджерін тағайындайды.

Мен - Хабарланды

Тізімделген рөлдерге қосымша RACI матрицасында «хабарланған» («бақылаушы») көрсетілген. Ол әкімші қызметін атқарады және негізінен құжат айналымын ұйымдастырумен айналысады. Бақылаушы жоба менеджеріне есеп береді, бірақ айырмашылығыбасқа қатысушылар оның нәтижелеріне жауапты емес. Оның орнына ол:

• жоба, ресурстар және жоспарлар туралы барлық ақпаратты жинайды және реттейді;
• жиналыстар хаттамаларын алады;
• жобаға қатысушылардан құжаттарды қабылдайды, содан кейін оларды тиісті құрылымдарға береді;
• беру мерзімдерін және есептерді толтырудың дұрыстығын бақылайды.

Бақылаушымен байланыс негізінен бір жақты болатынын ескеріңіз. Оның негізгі қызметі – менеджерді бюрократиялық процедураларға уақыт жоғалту қажеттілігінен арылту және оған «жүктемені түсіру».

Мысалы арқылы RACI матрицасын құруды үйрену

Мәселенің практикалық жағына тоқталайық. Өкілеттіктер мен жауапкершіліктерді бөлу сызбасын қалай құрастыруға болады?

1. Істер тізімін құрастыру

Біріншіден, істеу керек нәрсені жазып алу керек. Егжей-тегжейлі деңгей нақты жобаға байланысты. Кейде басқару мен басқарудың жеңілдігі үшін бірнеше матрицалар әзірленеді. Алдымен жұмыстың негізгі блоктарын тізімдеңіз, содан кейін әрқайсысын бөлек функциялар мен тапсырмаларға бөліңіз. Жұмыстар тізімі кестеде тігінен көрсетілген.

Қадамдар
Техникалық тапсырма
Прототип
Дизайн
Бағдарлама коды
Сынақ есебі
Веб-сайт презентациясы

2. Топ мүшелерін таңдау

Бұл жерде «Бұл жобаға кім қатысады?» деген сұраққа жауап беру керек. Көлденең түрде барлық кезеңдерде – жоспарлаудан бастап нәтижелерді ұсынуға және есепті ұсынуға дейін іске асыруға қатысатын барлық қызметкерлерді және/немесе бөлімдерді тізбелеу қажет.

Қадамдар	Талдаушы	Дизайнер	Жүйе. сәулетші	Әзірлеуші	Сынақшы	Жүйе. әкімші	Жоба менеджері
Техникалық тапсырма
Прототип
Дизайн
Бағдарлама коды
Сынақ есебі
Веб-сайт презентациясы

3. Кестені толтыру

Кейінсодан кейін функцияларды таратуды бастауға болады. Ол үшін жұмыстың әр кезеңін және топтағы жұмыс қалай жүретінін нақты түсінуіңіз керек.

Біздің мысалды негізге алып, «Дизайн» кезеңіне тоқталайық. Бұл жағдайда R – орындаушы – бір ғана. Жұмыс барысында ол сайттың алдын ала дайындалған прототипіне назар аударады. Сондықтан оны жасаған жүйе сәулетшісі бұл кезеңде кеңесші С қызметін атқарады. Сондай-ақ талдаушы мен әзірлеуші өз тілектерін айта алады. Дайын дизайн жоба менеджерімен (А) бекітіледі. Бірақ тестерлер мен жүйелік әкімші осы кезеңде ешқандай шешім қабылдамайды, тек жұмыстың қалай жүріп жатқаны туралы ақпаратты ғана алады, сондықтан оларға хабардар рөлі тағайындалады - I.

Қадамдар	Талдаушы	Дизайнер	Жүйе. сәулетші	Әзірлеуші	Сынақшы	Жүйе. әкімші	Жоба менеджері
Техникалық тапсырма	R	Мен	C	C	Мен	C	A
Прототип	C	Мен	R	C	Мен	Мен	A
Дизайн	C	R	C	C	Мен	Мен	A
Бағдарлама коды	C	Мен	C	AR	Мен	Мен	Мен
Сынақ есебі	C	C	C	C	AR	Мен	Мен
Веб-сайт презентациясы	C	Мен	C	C	Мен	AR	Мен

Үлгі нұсқалары

Көп жағдайда стандартты матрица арқылы жұмыс істеуге болады. Дегенмен, күрделірек жобалармен жұмыс істегенде, кейде қосымша рөлдерге қажеттілік туындайды. Сондықтан соңғы жылдары жауапкершілік диаграммасының 2 кеңейтілген нұсқасы пайда болды.

RACI-VS

Осы жерде стандартты рөлдерге тағы екі рөл қосылды:

• Тексереді (V) - белгілі бір тапсырманы орындау нәтижесі бекітілген критерийлерге сәйкес келетінін тексеретін қызметкер немесе арнайы топ.
• Signs off (S) тапсырыс берушімен жобаны жеткізуді үйлестіреді, презентация жүргізеді және есептерді ұсынады. Әдетте бұл функцияны жауапты адам орындайды, бірақ RACI-VS бұл үшін бөлек маманды жалдайды.

Бақылаудың жоғарылауы және клиентпен тығыз байланысы бар бұл модель ондаған (тіпті жүздеген) адам қатысатын техникалық күрделі немесе ауқымды жобалар үшін өте қолайлы.

RASCI

Бұл нұсқада матрицада бір жаңа рөл пайда болады - Қолдау (S). Оның негізгі функциялары жобаны қосымша ресурстармен қамтамасыз ету, яғни менеджер мен орындаушыларға қолдау көрсету.

Рөлдердің тамаша балансы

RACI матрицасы қандай да бір мәселе туындаған жағдайда кімді «басу» керектігін білу үшін ғана құрастырылған. Тіпті жоспарлау кезеңінде осы кестені пайдалана отырып, сіз көре аласызжұмыс процесін ұйымдастырудағы әлсіздіктер.

Тік талдау жобаға қатысушылардың әрқайсысының жауапкершілігі мен өкілеттіктерін көруге, жұмыс жүктемесінің деңгейін объективті бағалауға мүмкіндік береді:

• көп R - ең алдымен, адам жұмыс жылдамдығы мен нәтижелеріне теріс әсер ететін бірнеше тапсырмалар арасында үзіліп қалуы керек;
• көп A - қызметкер барлығына «мойынға түседі»; жауапкершілікті біркелкі бөлу ұсынылады;
• R және A ұяшықтары жоқ - бұл позицияның орындылығы туралы ойлауға себеп (шын мәнінде, сіз ештеңе істемейтін маманға төлейсіз);
• бос ұяшықтар жоқ - тағы да шамадан тыс жүктеме мәселесі, бәрі бірдей көп тапсырманы орындай алмайды.

Көлденең талдау, өз кезегінде, әр кезеңде жұмысты ұйымдастырудың сапасын көрсетеді. Мұнда да мәселелер жиі туындайды:

• көп R - мүмкін функциялардың қайталануы бар және топ мүшелерінің бірі қажетсіз жұмыс істеп жатыр;
• көп А - жауапкершіліктің «бұлыңғырлығы» және жобаларды жеткізуде шатасу бар;
• көп C - талқылаулар жұмыс процесін айтарлықтай баяулатады (әркім өз түзетулері мен түсініктемелерін жасағанша күту керек, ымыраларды табу және т.б.);
• жоқ Мен - бір тапсырмада тым көп орындаушылардың жұмыс істеп жатқанының белгісі болуы мүмкін, бұл да жобаны баяулатады.

RACI көмегімен менеджер шамадан тыс жұмыс істейтін немесе толық жұмыс істейтін жұмысшыларды, пайдасыз жұмыстарды және ешкім жауап бермейтін жұмыс салаларын жылдам анықтай алады. Жақсы жобаланған матрица жобаларды жүзеге асыруды ұйымдастыру мен бақылау сапасын айтарлықтай жақсарта алады, сонымен қатар орындаушылар арасындағы қақтығыстардың санын азайтады («Мен мұны мүлдем істемеймін …», «Ол істеу керек еді. бұл …», т.б.).

Пайдалы кеңестер

RACI матрицасы өз функцияларын орындау және компанияда тиімді бизнес үздіксіздігін қамтамасыз ету үшін есте сақтау қажет бірнеше маңызды жайт бар.

1. Кестені толтыру кезінде қызметкерлердің біліктілігін ескеріңіз. Демек, есепші сайттың орналасу кезеңінде кеңесші (C) болып тағайындалмауы керек, кем дегенде ол бұл саланы түсінбегендіктен.
2. Бір лотта бір ғана Есеп беруші (A) болуы керек. Егер біреуден көп болса, шарттарды көрсетіңіз. Мысалы, A1 сайттың жұмыс үстелі нұсқасын, ал A2 ұялы нұсқасын сынауға жауапты.
3. Кез келген тапсырмада Есепті және Жауапты болуы керек (аудармада – «Жауапты» және «Орындаушы»).
4. Әр тапсырманы мүмкіндігінше нақты тұжырымдауға тырысыңыз. Етістіктерді қолданыңыз - «жариялау», «дайындау», «жазу», «тексеру», «жаңарту» және т.б. Қажетті нәтижелерді бірден көрсеткен жөн - жай ғана «Сайтты жүктеу жылдамдығын тексеріңіз», сонымен қатар «Сайтты жүктеу жылдамдығын тексеріңіз» жүктеу жылдамдығы сайтта 0,8 секундтан аспайды".
5. Әрекеттер белгілі бір қызметкерге емес, жалпы лауазымға қатысты болуы керек.
6. Талдау негізінде RACI матрицасын топта құрастырған дұрыснақты жұмыс жағдайлары. Әрбір қатысушының өз рөлі мен алдында тұрған міндеттерін білуі маңызды.