Бизнес-процесс реинжиниринг: тұжырымдамасы, мақсаттары, принциптері

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Бизнес-процестерді реинжинирингті басқару әдістері мен әдістерінің жиынтығын қамтиды. Оларды ұйым өз қызметін сәтті жобалау үшін пайдаланады. Бұл қойылған мақсаттарға сәйкес орындалады.

Бизнес-процестерді реинжиниринг барлық ұйымдық процестерді толығымен қайта қарастыруды және одан әрі қайта құруды білдіреді. Бұл мақсаттар мен міндеттерге жету үшін қажет. Жақсартулар өте күрт, секірулер мен шектеулерде болуы мүмкін. Осыған қарамастан ұйым табысқа қол жеткізе алады және тауарлар мен қызметтердің құнына, ұсынылатын қызметтердің сапасына және қызмет көрсетуді жақсартуға қажетті түзетулер енгізе алады.

Анықтаманың құрамдастары

Бизнес-процесс реинжинирингінің анықтамасы төрт негізгі сөзді қамтиды: іргелі, түбегейлі, өткір, процесс.

Іргелілік бірінші кезеңге кіреді, онда негізгілерге қатысты бірқатар сұрақтарға жауап беру қажет:

1. Ұйым неліктен бұл әрекетті басқа емес, жасайды?басқалары?
2. Неліктен ұйым өз жұмысын осы жолдармен орындайды және басқа опцияларды қолданбайды?
3. Қай ұйым соңында болуды жоспарлап отыр және бірнеше жылдан кейін өзін не көреді?

Осы сұрақтардың кейбіріне жауап беретін адамдар қазіргі бизнес жүргізу ережелерін қайта қарастыруы керек. Көбінесе олар ескірген, тиімсіз және белгілі бір өндіріске қолданылмауы мүмкін.

Радикал бизнес жүргізуді қайта жоспарлауды білдіреді. Өзгерістер тек үстірт емес. Бүкіл операциялық жүйе өзгеруі мүмкін. Бизнес иесіне опциялар ұсынылады, оларды іске асыру бүкіл өндірісті өзгерте алады.

Айқындық. Бизнес-процестерді реинжиниринг белгілі бір пайызға, ең көбі 100%-ға дейін алынған табыс көрсеткіштерін жақсарту және арттыру талап етілетін жағдайларда қолданылмайды. Пайдаланудың мақсаттылығы кәсіпкер өнімділікті 500% немесе одан да көп арттырғысы келген жағдайда ғана жүзеге асырылады. Мұндай жағдайларда бизнесті жүргізу және тауар өндіру үшін қолданылатын әдістерді толығымен ауыстыру орын алады. Олардың орнына барлық жаңа келеді.

Бизнес-процестерді реинжинирингтік басқару компанияда кезең-кезеңімен жаңа әдістерді қолдануды көздейді, соның арқасында қазіргі уақытта тұтынушыға қатысты мүлдем жаңа өнімді жасауға болады. Дұрыс жобаланған процестер ұйымға өз мақсаттарына жетуге және бірқатар мәселелерді шешуге мүмкіндік береді.

Не үшінұйымдар реинжинирингті пайдалана алады ма?

Қазіргі уақытта өз жұмысын реттеуді немесе толығымен өзгертуді қажет ететін ұйымдардың үш түрі бар:

Банкроттық сатысында тұрған ұйымдар. Көбінесе бұл тауарлар мен қызметтер бағасының бәсекелестердің бағасынан әлдеқайда жоғары белгіленуі немесе сапасының мәлімделген құнға сәйкес келмеуімен байланысты. Уақытында шаралар қабылданбаса, ұйым біраз уақыттан кейін таратылуы мүмкін

• Қазіргі уақытта бизнес жүргізуде проблемалары мен қиындықтары жоқ, бірақ олар біраз уақыттан кейін пайда болып, бизнеске кері әсер етуі мүмкін ұйымдар. Мұндай проблемалар бәсекелестердің тауарлары мен қызметтері нарығының ұлғаюымен немесе сатып алушылардың қажеттіліктерінің өзгеруімен байланысты болуы мүмкін.
• Ешқандай проблемасы жоқ, бірақ кәсіп иесі болашаққа қарайтын ұйымдар. Ол компанияның жолында туындауы мүмкін мәселелердің алдын алуды қалайды. Мұндай ұйымдар негізінен көшбасшылар болып табылады. Олардың маркетингтік саясаты агрессивті, олар нарықтағы жақсы жағдайға қанағаттанбайды, олар үнемі жұмыс процестерін жақсартқысы келеді.

Осылайша, бизнес-процестерді реинжинирингтің негізгі міндеттеріне ұйымға нарықтағы өз позициясын берік бекітуге және бәсекелестік қабілетін жоғалтпауға мүмкіндік беретін инновацияларды енгізу кіреді. Осының барлығы компанияның өмір сүруіне және олардың санына қарамастан толық жұмыс істеуіне мүмкіндік бередібәсекелестер.

Жұмысқа кіретін кезеңдердің мысалын пайдалана отырып, бизнес-процестерді реинжинирингтік жобаны әзірлеуді қарастыруға болады:

1. Бірінші кезеңде ұйым сәйкес келетін сурет әзірленеді. Ол үшін іс-әрекетті дамытудың қажетті бағыттарын қамтитын белгілі бір сурет салынуда. Мұның бәрі алға қойған мақсаттарға жетуге ықпал етеді.
2. Бар ұйымның жұмысын талдау. Бұл кезеңде мамандар кәсіпорынға зерттеу жүргізеді, оның негізінде белгілі бір уақыттағы жұмысқа сәйкес келетін схема құрылады.
3. Жаңа әрекетті дамыту процесі. Бұл жағдайда жаңа процестер құрастырылады немесе бұрыннан барлар өзгертіледі. Ақпараттық жүйелердің арқасында бұл процестер сынақтан өте бастады.
4. Барлық кезеңдерден өткеннен кейін әзірленген процесс кәсіпорынның жұмысына енгізіледі.

Дәл осы кезеңдерде бизнес-процестердің реинжинирингінің мәні толығымен құрылады.

Негізгі қадамдар

Кез келген процесс және оны жүзеге асыру кезеңдерден тұрады. Бизнес-процесс реинжинирингінің негізгі кезеңдері мыналарды қамтиды:

1. Жаһандық ойлау, оның негізінде тәсілдердегі перспективалар әзірленеді. Жетекші менеджерлер жақсы бағдарлануы және кәсіпорынның дамуымен байланысты барлық ерекшеліктерді түсінуі керек. Бұл процесте тұтынушылардың қажеттіліктерін, бәсекелестердің артықшылықтарын және бизнеске енгізуге болатын технологияның соңғы әзірлемелерін ескеру қажет.
2. Дайындау үшін жұмысұйымдар. Қарым-қатынас – табыстың басты кілті. Алдын ала шешуі жоспарланған міндеттер мен мақсаттардың тізімін жасау керек. Бастама қызметкерлер тарапынан болған жағдайда, оларды көтермелеу керек.
3. Процесстердің орындалуын үнемі тексеріп отырыңыз. Егер бірдеңені жақсарту қажет болса, оған қайта оралу керек, бұл тәсіл жұмыстағы бірқатар қателерді болдырмауға мүмкіндік береді. Қажет болса, жұмыс барысында қиындықтарға тап болуы мүмкін толық уақытты мамандармен байланысып, оларды егжей-тегжейлі сипаттай аласыз. Кез келген идеялар кейінірек пайдалы болуы үшін жазылуы керек.
4. Тиімділік деңгейін анықтаңыз. Анықтамалық нүкте алдын ала берілген жағдайда ғана тиімділікті бақылауға болады.
5. Шығармашылық болыңыз. Бірінші қадам - әлеуетті тұтынушылардың қажеттіліктеріне назар аудару. Ақпараттың жиналуын мұқият қадағалап, оны берген көздерді қадағалап, қажет болған жағдайда тарату үдерісін жеделдету қажет. Қажет болса, өкілеттікті беріңіз және тұтынушыларға қызмет көрсетуді бақылаңыз.
6. Ұйымдағы әрекеттерді өзгерту алдын ала жоспарлануы керек. Әрине, өнімділіктің жақсаруы аз уақыт ішінде болуы мүмкін, бірақ іске асыру уақытты қажет етеді. Алдын ала барлық қажетті көрсеткіштерді көрсетуге болатын жоспарды жасау керек және оларды түрлендіру керек.
7. Барлық процестерді қарап шығу және бағалау қажет. Қызметкерлерден кері байланыс болуы керек. Іске асырудың барлық кезеңдерін бақылау және бағалау қажеттиімділік пен өнімділік.

Осылайша, ұйымда тиімді әдістерді қолданғанда, мақсатыңызға оңай әрі жылдам жете аласыз.

Жұмыста қандай әдістер қолданылады?

Ұйымдар мен кәсіпорындардың қызметін жақсарту үшін белгілі бір құралдарды пайдалану қажет. Бизнес-процесс реинжинирингінің негізгі әдістеріне мыналар жатады:

1. Бизнесті трансформациялау барысында уақытты босқа өткізбеу үшін алдымен жою қажет қажет емес процестер пайда болуы мүмкін. Мұндай процестерге тексеру және бекіту кіреді.
2. Әрекет процесінде процестер арасында алшақтықтар болуы мүмкін, оларды да дер кезінде анықтау және жою қажет.
3. Барлық қайта ұйымдастыру жұмыстары жұмсалған ресурстардың ең аз мөлшеріне жұмсалуы керек. Мысалы, егер сізге бірнеше тапсырманы шешу қажет болса, онда оларды топтап, орындауды бір қызметкерге тапсырған дұрыс. Бұл әдіс шығындарды ғана емес, сонымен қатар бизнес процесіне қатысатын қызметкерлер санын азайтуға мүмкіндік береді.
4. Кейбір процестерді үшінші тарап ұйымдары мен компанияларының қызметкерлеріне беруге болады.
5. Әрекет барысында сіз қиын тапсырмаларға тап болуыңыз мүмкін. Әрбір осындай процесс шешімнің бірнеше нұсқасын қамтуы керек. Бұл сізге таңдау жасауға және ең жақсы опцияны таңдауға мүмкіндік береді.
6. Цикл уақытын бір жерде бір уақытта бірнеше қадам жасау арқылы қысқартуға болады. олжеткізу шығындарын азайтуға көмектесуі мүмкін.
7. Бірнеше тапсырманы біріктіру. Егер тапсырмаларды шешу қызметкерлердің мойнына жүктелсе, онда оларды бір бөлімшеге біріктіруге және бір тапсырманы емес, бүкіл процесті орындауға мүмкіндік беруге болады.
8. Жұмысты мүмкіндігінше жеңілдетіңіз. Көп жағдайда ұйымдағы қызметкерлердің жұмыс уақыты шектеулі, тиісті дағдылары жоқ, оқуға уақыт жоқ. Мұндай сәттерде жұмысты барынша жеңілдету қажет, бұл кез келген адам үшін өте түсінікті және түсінікті болады.

Уақыт өте келе, қызметкерлер өз мақсаттарын жеке орындап, мәселелерді шешкенде, олар тәжірибе жинақтай бастайды, осылайша болашақта оларға қиынырақ процестерді сеніп тапсыруға болады.

Жұмыс принциптері қандай?

Бизнес-процестер реинжинирингінің негізгі принциптеріне мыналар жатады:

1. Бірнеше жұмыс түрі біріктірілген. Кәсіпорынның жұмыс істеуі кезінде қызметкерлер уақытының көп бөлігін мәселелерді шешуге емес, үйлестіруге және өзара әрекеттесуге жұмсайды. Бұл жағдайда тек уақытты жоғалту ғана емес, сонымен қатар шығындар да өсті. Бұл көрсеткіштерді азайту үшін біріктірген жөн.
2. Шешім орындаушыға байланысты. Жұмысты орындауға сенген адам өзі атқарып жатқан тапсырма туралы шешім қабылдай алады. Бұл менеджерге хабарласқанда уақытты жоғалтпауға және барлық процестерді баяулатуға жол бермейді.
3. Барлық жұмыс қатаң тәртіпте орындалуы керек.
4. Жұмыс қай жерде орындаладыБұл қажетті. Функциялар міндеттерге емес, жұмыс процесіне байланысты бөлінеді. Мысалы, егер қызметкер жұмыс істеуге қажетті нәрсені өз бетімен сатып алу оңайырақ және жақсырақ болса, онда оны міндеті болуы керек адамға емес, оған сеніп тапсырған дұрыс.
5. Кез келген процесс орындаудың бірнеше нұсқасын білдіреді. Процесті жүзеге асыру жағдайларға байланысты жүзеге асырылады.
6. Тексеру және бақылау жұмысын азайтыңыз, өйткені мұның барлығы қосымша уақытты ғана емес, күтпеген шығындарды да талап етеді.
7. Мақұлдау үлесін азайтыңыз - бұл шығындарды қажет етпейді, бірақ барлық процестерді баяулатады.
8. Жауапты тұлға ретінде тапсырманы орындау жауапкершілігі жүктелген менеджерді тағайындай аласыз.

Егер сарапшылардың бағалауына жүгінсек, жобалардың 50% дерлік сәтсіздікке ұшырайтынын түсінуге болады. Бұған жол бермеу үшін жұмысқа жауапкершілікпен қарап, оны тиімді орындау қажет.

Жұмыстың мақсаттары қандай?

Бизнес-процестер реинжинирингінің негізгі мақсаттарына мыналар жатады:

1. Тауарлар мен қызметтердің бірдей ассортиментін ұсынатын басқа компаниялармен бәсекелесу қабілетінің деңгейін жоғарылатып қана қоймай, сонымен қатар бизнестің табыстылығын арттырады. Мұндай қадамға бару ұйым банкроттық және кейіннен таратылу алдында тұрса ғана қажет.
2. Уақыт өте келе пайда болуы мүмкін ақаулардың алдын алыңыз. Мысалы, ұйымның қызметі айтарлықтай табысты болса, онда жаңасының пайда болуыменнарықтағы ойыншылар бәсекелестікті арттыруы мүмкін. Бұл өндірілген өнім сапасының артуына, өзіндік құнының төмендеуіне әкелуі мүмкін. Ол үшін қажетті процестер дер кезінде әзірленуі керек.
3. Тауарлар мен қызметтер нарығында позицияны жоғалтудың алдын алуға көмектесу. Бұл келесі деңгейге жетуге тырысатын және жақсы жұмысқа қанағаттанбайтын жетекші ұйымдарға қатысты болуы мүмкін. Жүргізіліп жатқан жұмыс барысында көрсеткіштер жақсарып келеді, бизнес иесі көшбасшылық орнын жоғалтып аламын деп алаңдамауы мүмкін.

Реинжиниринг деген не?

Орындалған жұмыстың нәтижесі мотивациялық жүйелер мен бизнес-процестерді реинжиниринг технологиясының тиімділігімен анықталады. Шешім қабылдаудың және процестерді жүзеге асырудың негізгі ерекшелігі жұмыста берілген өкілеттіктерді орындайтын қызметкерлердің өз міндеттері аясында өз бетінше шешім қабылдауға мүмкіндігі бар. Бұл кәсіпорынның да, қызметкерлердің де тиімділігін жақсартуға және арттыруға көмектеседі.

Реинжиниринг түбегейлі шараларды қолдануға негізделген, жұмыс бір рет жасалады, бірақ ауқымы кең. Бизнес-процестерді реинжиниринг концепциясы менеджмент пен ақпараттық технологиялар арасында жатыр, бұл қолдаудың қосымша құралдарын жасауға ықпал етеді. Іске асырылған процесті біріктіру үшін жаңа ақпараттық жүйелер мен нұсқаулықтарды пайдалану қажет, олар қызметкерлерге таратылады. Кейбір жағдайларда жұмысшылардың біліктілігін арттыру және оларды одан әрі жетілдіру қажет боладыжаттығу.

Жұмыста қандай өзгерістер болуы мүмкін?

Кәсіпкерлер өз жұмысын жүргізетін заманауи әлем соңғы бірнеше жылда айтарлықтай өзгерді. Сөзсіз, бизнес-процесс реинжинирингіндегі өзгерістер де әсер етті:

1. Қазір тұтынушылар нарықты бақылауды өз бетінше жүзеге асыра бастады, бұл мәселені өз қолдарына алды. Енді кез келген адамның өнімнің қалай көрінуі керек және қандай функцияларды орындауы керектігі туралы жеткілікті білімі мен идеялары бар, сәйкесінше осы өнімнің өзіндік құнын, ол жұмсай алатын және көңілі қалмайтын соманы анықтайды. Ең бастысы, сатып алушының таңдауы бар.
2. Тұтынушылар белгілі бір өнімге қатысты күтулерді қалыптастырады. Ол нарыққа енді ғана кірді ме, әлде кейбір өзгерістерге ұшыраған ескі өнім бе, қарамастан. Тауарлар күту мен қажеттіліктерді қанағаттандыра алатын болса ғана сұранысқа ие болады.
3. Қазіргі уақытта өнімді технологиялар айтарлықтай өзгерістерге ұшырады, атап айтқанда, тұтынушыларға қажетті ақпаратты беру әдісін қолдану мүмкіндігі бар ақпараттық технологиялар.

Енгізілген өзгерістерге қарамастан, өнімділікті басқару идеяларын әзірлеу және енгізу үшін әлі де ескі әдістерді қолданатын ұйымдар мен кәсіпорындар бар.

Жобаны іске асыру

Жобаларды жүзеге асыруға боладыРесейдегі ең ірі ұялы байланыс операторы болып табылатын Ростелекомның бизнес-процестерінің реинжинирингінің мысалында нақты қарастырыңыз.

Менеджмент тобы 2003 жылы компаниялардың бірімен қызмет көрсету туралы келісімге отырды және басқару процестерін оңтайландыру күні бүгінге дейін жалғасуда. Мысал ретінде 2005 жылы аяқталған және әлі де жұмыс істеп тұрған нақты кезеңді қарастыруға болады. Негізгі әзірлемелердің қатарында коммуникацияны пайдалану бойынша қызметтерді есептеу процесіне мүмкіндік беретін құрастырылған модель бар.

Бас директордың орынбасары Вадим Изотовтың сөзінен әзірленген модель жаңа есепшот жүйесін енгізуге жақындауға мүмкіндік бергенін түсінуге болады.

Не әсер етуі мүмкін

Ұйымның бизнес-процесінің реинжинирингіне бірқатар факторлар әсер етуі мүмкін:

1. Қызметкерлерді ынталандыру. Жобаны тиімді жүзеге асыру үшін барлығына түсінікті, сонымен қатар құжатталған мотивацияны енгізу қажет. Ұйым басшысы қолданылған шаралар табысқа әкелетінін және барлық салынған іс-шаралар түбегейлі өзгеретінін анық түсінуі керек. Табысқа жету үшін бизнес иесі ұйымның бизнес-процесінің реинжинирингінің қажетті шара екенін білуі және оны әрі қарай жүзеге асыру үшін барлық қажетті жағдайларды қамтамасыз етуі керек.

2. Көшбасшылық командасы. Кез келген жобаларды жүзеге асыру басқару тобының бақылауымен жүзеге асырылуы керек. Өз кезегінде олбағыныштылар арасындағы өкілеттік және атқарылған жұмыс үшін толық жауапкершілікте болады. Қажетті нәтижелерге жету үшін бизнес-процестерді реинжиниринг сауатты, анық, берік, шебер басқарылуы керек. Бизнесмен бұл процесте кейбір мәселелер туындауы мүмкін екенін анық түсінуі керек, өйткені ұйым толығымен қайта құрылады. Ол ескі әдістерге бармай, берік тұруы керек. Менеджер жоспарланған жобаның соңына жетуі және кейіннен жүзеге асырылуы үшін барлық шараларды қабылдауға міндетті.

3. Қызметкерлер. Басқарудың бизнес-процестерін реинжиниринг жасау тобына бұрын тиісті өкілеттік берілген толық уақытты қызметкерлер кіруі керек. Олар өзгерістер не үшін қажет екенін және компанияның тиімді жұмысына не кедергі болатынын нақты түсінуі керек. Қызметкер өзіне берілген өкілеттікті орындауы және өз міндеттерін сауатты орындауы керек.

Тәжірибе көрсеткендей, төменгі деңгейдегі қызметкерлерге неліктен инновацияларды қолдану және бүкіл кәсіпорын жұмысын қайта құру керектігін түсіндіру әлдеқайда оңай. Менеджерлердің құрамына кіретін қызметкерлерге бұл идеяны жеткізу әлдеқайда қиын, өйткені олар жаңа өндіріс оларға не беретінін түсінбейді. Америкадағы зерттеушілер менеджерлер кіретін үш топты анықтады:

• Тигр – мансабын енді ғана құра бастаған жас қызметкер. Жобаға қатысуға ынтасы бар, ынта-жігері бар, өзіне жүктелген тапсырмаларды анық орындайды, зияны жоқ.
• Есек – жұмыс істейтін маманұзақ уақыт бойы компанияда болды және мансап сатысының шыңына жетті. Жұмыста тұрақтылықты, байсалдылықты қалайды. Ол кәсіпорынның бизнес-процестерінің реинжинирингінің не үшін қажет екенін мүлдем түсінбейді. Мұндай қызметкерлерге мұқият қарау керек, өйткені олар жобаны жүзеге асыруға зиянын тигізуі мүмкін.
• Shark – ұйым ішіндегі бірқатар операцияларды басқаруға мүмкіндік беретін басқару процедуралары мен нұсқауларын әзірлейтін мамандар. Мұндай қызметкерлер көбінесе ұйымға ықпал етеді. Оларға сақтықпен қарау керек, өйткені олар кәсіпорын өміріндегі өзгерістерді бұза бастаса, үлкен қиындықтар мен проблемалар тудыруы мүмкін.

4. Қарым-қатынас дағдылары. Қызметкерлерге жаңа міндет қою қажет болған жағдайда, оны алдын ала өте нақты тұжырымдау керек. Оны барлығына түсінікті тілде жеткізу керек. Кәсіпорындардың бизнес-процестерінің реинжинирингінің тиімділігіндегі табыс толығымен қызметкерлердің өз басшысын қаншалықты түсінетініне байланысты болады. Бұл сізге қалаған мақсаттар мен нәтижелерге жетуге мүмкіндік береді.

5. Бюджет мөлшері. Бизнес-процестерді реинжиниринг жүргізу іске асыруға және іске асыруға белгілі бір мөлшерде қаражат салу қажет болатынын білдіреді. Жұмысқа ақпараттық технологияларды тарту жоспарланса, осы мәселеге ерекше назар аудару керек. Ұйым жетекшілері көбінесе реинжиниринг өзін-өзі қаржыландырады деп болжайды, бұл мүлде олай емес. Барлығына жұмсауға болатын бюджеттің мөлшеріне назар аударыңызжұмыс істейді, алдын ала қажет.

6. Технологиялық қамтамасыз ету. Бизнес-үдерістерді реинжинирингтік жобаны іске асыру және енгізу бойынша жұмысты тиімді жүргізу үшін таңдалған әдістер мен құралдарға толығымен сәйкес келетін қолдау қажет. Көп жағдайда бұл жаңа бизнесті қолдайтын ақпараттық жүйені құруды қамтиды.

Дайындық жұмыстарын алдын ала бастау керек. Өйткені көп жағдайда қызметкерлерге және жалпы командаға қатысты стильді қысқа мерзімде қалыптастыру мүмкін емес.