Жобаның мүдделі тараптары. Авторлар мен жоба жетекшілері

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Қазіргі нарықта сәтті бәсекелесу және өз істерінде табысты болу үшін көптеген компаниялар жоба әдісін пайдаланады. Ол шектеулі уақыт ішінде дайын жоғары сапалы өнімді алуға мүмкіндік береді. Бұл процесті тиімді ету үшін оның мәнін, ерекшеліктерін және іске асыру мүмкіндіктерін білу қажет.

Тұжырымдаманың анықтамасы

«Жоба» сөзі ағылшын тілінен шыққан. жоба, лат. projectus «алға лақтырылған, шығыңқы» және ол қолданылатын аймаққа байланысты бірнеше мағынаға ие. Менеджментте бұл уақытпен шектелген кәсіпорын, оның мақсаты жаңа, бірегей өнім, қызмет немесе нәтиже жасау болып табылады. Аталған іс-шаралар кешенін жүзеге асыру жобаның негізгі мүдделі тараптары (тапсырыс берушілер, инвесторлар, жеткізушілер) үшін жеңілдіктер алуды көздейді. Жұмыстың бұл түрін құрылыс, инжиниринг, кәсіпорынның бағдарламалық жасақтамасы немесе маркетингтік компаниялар кеңінен қолданады, белгілі бір адамдар тобы және табысты компаниялар өз қызметінде осы әдіске жүгінеді.тұлға.

Мүмкіндіктер

Бұл орындалатын міндеттер жиынтығы емес жоба, егер орындалатын әрекет бірқатар сипаттамаларға ие болса, атап айтқанда:

• уақыты шектеулі (ойланған оқиғаның басталу күні және түпкілікті нәтижені алу күні болады немесе нәтижесінде белгілі бір өнім немесе қызмет күтіледі);
• бірегейлік оны жүзеге асырудың басты ерекшелік белгілерінің бірі болып табылады, бұл ретте ол барлық қызметкерлер үшін емес, тек ұйымдастырушы немесе жобаға қатысушылар үшін жаңа болуы мүмкін;
• осы процесті жүзеге асыру үшін қажетті қаражат пен басқа ресурстардың шегі (уақыт, ақша, еңбек, техникалық қолдау).

Қарапайым адамның өмірінде жоба басқа қалаға көшу, жаңа үй сатып алу, жұмыс іздеу, кәсіп ашу және т.б. болуы мүмкін, бизнесте бұл жаңа өнімді жасау, бизнесті кеңейту. нарық, жаңа жарнамалық науқанды бастау, жаңа өндірістік қуаттарды құру. Дәл осы әдіс ұйымдардың немесе жеке тұлғалардың қызметінде жаңа қадамдар жасауға мүмкіндік береді, сондықтан жобаның мүдделі тараптары оны кез келген инновацияларды әзірлеу кезінде пайдаланады.

Процесстің негізгі қатысушылары

Бұл санатқа жоспарланған кәсіпорынды жүзеге асырудан тікелей пайда көретін адамдар (ұйымдар) кіреді. Оларға мыналар жатады:

• Бастаушылар – жобаның қажеттілігін дәлелдейтін адамдар. Олар компания ішінде және одан тыс кез келген деңгейдегі қызметкерлер болуы мүмкін.
• Демеушілер негізінен жоғары оқу орындарының қызметкерлерітапсырыс беруші тарапынан оның барысын қадағалайтын компанияның сілтемесі. Олар осы іс-шаралар кешенінің орындалуын қадағалайды және жобаны қаржыландыру көздерін, материалдық және басқа да қолдау түрлерін, сондай-ақ ұйым үшін жоспарланған пайданы алуды қамтамасыз етеді. Демеушілер процеске жетекшілік ететін менеджерді тағайындайды, оны барлық қажетті қаражатпен қамтамасыз етеді және жоғары басшылыққа (бас директор, директорлар кеңесі және т.б.) әрекеттердің барысы туралы есеп береді.
• Жоба менеджері берілген кәсіпорынның жүзеге асуына жауапты менеджер. Оның міндеттері: соңғы нәтижеге уақытында қол жеткізуді бақылау, берілген ресурстардың шекті деңгейін және соңғы өнім немесе қызметтің жоғары сапасын үнемдеу. Ол күнделікті жобамен айналысады, ұжымның іс-әрекетін басқарады, қойылған талаптардың орындалуын бақылайды, барлық мүдделі тұлғалардың тілектерін ескереді және келіседі, қажет болған жағдайда әкімшіден немесе басқармадан көмек алады. тапсырмаларды шешу үшін уақытша құрылған мамандар тобы.

Бұл жоба қатысушылары сайып келгенде түпкілікті өнімнің (нәтиженің) иелеріне айналады, сондықтан олар жобаға қойылатын талаптарын белгілейді, оны жеке немесе сыртқы қаражатты инвестициялау арқылы қаржыландырады, сонымен қатар мердігерлермен жоспарланған жұмыстарға қажетті келісім-шарттар жасайды. әрекеттер.

Жоспарды жүзеге асырушылар

Жоспар тобының мүшелері кәсіпорынға қатысатын жеке тұлғалар немесе ұйымдар немесемақсатқа жету мүдделеріне әсер етуі мүмкін.

Қызметтің бұл түріне қатысу дәрежесі бойынша пікірлестердің үш негізгі тобы бар:

• Негізгі ұжым жоспарды жүзеге асыруға тікелей қатысатын қызметкерлер (ұйымдар) болып табылады.
• Кеңейтілген команда – жанама түрде кәсіби көмек көрсететін мамандар.
• Жобаның мүдделі тараптары (ішкі және сыртқы) – тікелей қатысушылармен тікелей өзара әрекеттеспей, бірінші және екінші топ өкілдеріне әсер ететін ұйымдар немесе қызметкерлер. Олар процестің барысына өз бетінше түзетулер енгізеді немесе жоспардың орындалуының олардың қызметіне әсерін тікелей сезінеді.

Кәсіпорынның ықтимал қатысушылары

Осы іс-шараларды сәтті өткізу үшін кейде сырттан жеке адамдар немесе ұйымдар қатысады. Атап айтқанда:

• Инвесторлар – бұл жобаға, мысалы, несие түрінде инвестиция салатын адамдар. Кейде инвестор клиент болады, әйтпесе олар банктер, қорлар және басқа да ірі компаниялар.
• Мердігерлер – шартқа (келісімшартқа) сәйкес жұмыстарды орындау бойынша міндеттемелерді қабылдайтын тараптар. Бұл тапсырмалардың бір бөлігі немесе бүкіл жоба болуы мүмкін. Онымен шарттық қатынасқа түсетін және келісілген қызметтердің бір бөлігін көрсететін негізгі мердігер мен қосалқы мердігерді бөліңіз.
• Жабдықтаушылар – жобаның мүдделі тараптары, тапсырыс берушіні қажетті материалдармен, техникалық жабдықтармен және т.б. қамтамасыз етеді.
• Мемлекеттік органдар – елді мекеннің әкімшілік аппараты,ол әлеуметтік, экологиялық, қауымдастық және үкімет талаптарының орындалуын бақылайды.
• Тұтынушылар – дайын өнімді сатып алатын немесе өнімге немесе қызметке деген ұмтылысты анықтайтын және оларға сұранысты қамтамасыз ететін түпкілікті нәтижені пайдаланатын адамдар.

Бұл тараптардың жобаға қатысу мүмкіндігі оның түріне, түріне, ауқымына және күрделілік дәрежесіне байланысты. Менеджердің жұмысы міндетті түрде барлық мүдделі тараптарды қамтуы және олардың талаптарын үйлестіруді қамтамасыз етуі керек.

Процессті кім қадағалайды?

Жобалардың авторлары, әдетте, мамандар (сәулетшілер, дизайнерлер, құрылысшылар), ал менеджер жоспарланған кәсіпорынның орындалуын қамтамасыз етеді. Бұл басқарушылық деңгейдегі қызметкер, бөлім басшысы. Оның міндеттеріне жоспардың уақытында орындалуын, қолда бар ресурстардың пайдаланылуын және түпкілікті өнімнің сапасын бақылау кіреді.

Басымдылық бірінші аспект болып табылады, өйткені ол артық шығындар мен жұмыс барысында қиындықтарды болдырмауға мүмкіндік береді. Сондықтан жобаны басқарған кезде назар әрқашан кәсіпорын кестесіне аударылады.

Жоба менеджерінің функциялары

Кәсіпорынды басқарудың тиімділігі қарапайым орындаушылар, команданың негізгі мүшелері және менеджер арасындағы билікті дұрыс бөлуге тікелей байланысты. Соңғысының өкілеттіктері мен функционалдық міндеттерін тапсырыс беруші немесе жоба жарғысы (егер ол компания ішінде жүзеге асырылса) анықтайды.

ҚМенеджердің негізгі міндеттеріне мыналар жатады:

• Тұжырымдама құрылымын ұйымдастырыңыз және кәсіпорынды басқару командасын жасаңыз.
• Оны іске асыру үшін қажетті қаражат пен ресурстарды іздеңіз.
• Жобаға мүдделі тараптардың процестің барысына әсерін талдау.
• Тапсырмаларды орындау үшін қажетті қызметкерлерді оқыту, олардың мотивациясы.
• Барлық қатысушылар үшін техникалық тапсырма мен жауапкершілікті қалыптастыру, жобаны басқару тобының жауапкершілік деңгейін анықтау.
• Бизнес-жоспар мен кестені әзірлеу, бюджет пен бюджетті есептеу, ықтимал тәуекелдерді талдау және оларды жою жолдарын іздеу.
• Жоспар бойынша барлық жұмыс түрлерінің орындалуын бақылау.
• Тапсырмаларды орындау үшін келісім-шарттарға қол қою, олардың орындалуын бақылау және уақтылы жабылу.
• Басқару тобы мен жобаның басқа қатысушылары арасында байланыс орнату.
• Есептік материалдарды қабылдау және оларды талдау.
• Тұтынушыны қызықтыратын барлық ақпаратты беру, сондай-ақ түпкілікті нәтижеге қойылатын тілектер немесе талаптар туралы ақпарат алу мақсатында онымен байланысу.
• Жобаның барлық қатысушыларының жұмысын бақылау және оның уақтылы жабылуы.

Менеджердің функционалдық міндеттерінің ауқымы айтарлықтай кең, тек нақты біліммен және өз қызметін мұқият ұйымдастырумен ғана ол кәсіпорынның табыстылығын қамтамасыз ете алады.

Орындаушылар қоғамы

Жобаны жүзеге асыру үшін менеджер 2 жасайдықызметкерлер тобы: жоба командасы және басқарушы буын. Түпкі нәтиже негізінен осы екі ұйымдық құрылым орындайтын жұмыстың сапасына байланысты.

Жоба командасы – бұл кәсіпорын ішінде жұмысты орындайтын және олардың орындалуы мен сапасы үшін басшылық алдында жауап беретін мамандар және/немесе ұйымдар. Бұл топ жоспарланған іс-шаралардың ұзақтығына құрылады. Ол ішкі және тартылған еңбек персоналын (топтарын) қамтуы мүмкін.

Басқару командасына процесті қадағалауға және басқару шешімдерін қабылдауға тікелей қатысы бар бірінші топтағы қызметкерлер кіреді. Міндеттеменің сәттілігі, проблемаларды шешу барысында туындайтын тәуекелдер мен мәселелердің саны менеджердің осы топтағы орындаушыларды қалай дұрыс таңдағанына байланысты.

Басқару деңгейіндегі қызметкерлер, басқалар сияқты, өз жұмысының көлемін жүзеге асыруға жауапты, оның ауқымы әртүрлі болуы мүмкін: құжатты дайындаудан дайын кіші жобаға дейін. Кейде кәсіпорын басшысы қажетті жұмыстардың немесе қосалқы жобалардың пакеттеріне сәйкес құрылатын негізгі қызметкерлер тобын (қосалқы команда) жинайды.

Белгіленген жоспардың мерзімінде орындалуын қамтамасыз ету үшін әрбір қызметкер өзінің функционалдық міндеттерінің көлемін, орындалатын жұмысқа қойылатын талаптарды, жеке жауапкершілік деңгейін, орындау мерзімдері мен нысандарын білуі қажет. олардың қызметі туралы есеп беру.

Жобаға мүдделі тараптарды анықтау

Әрекеттердің кез келген жиынтығы түпкілікті нәтижеге жетуге бағытталған. Соңғы өнім - бұл тұтынушының көзқарасы. Іс-шараны бастаған кезде нәтиже күткенге сай келетінін айту қиын. Жоспарлау сәтті болуы үшін белгісіздік көздерін анықтау керек. Көбінесе сәтсіздіктің себептері жұмыс барысында өзгерістер енгізуге тура келетін жобадан күтулерді жіберіп алады. Мұндай өзгерістердің бастамашылары көбінесе жобаның мүдделі тараптары болып табылады. Мысал демеушілер, жеткізушілер, билік органдары және т.б. болуы мүмкін. Олар бір-бірінен өзгеше болуы мүмкін нәтижелерге өз тілектерін білдіруге құқылы.

Егер жоғарыда аталған адамдар немесе ұйымдар жобаның жүруіне әсер ете алатын болса және менеджер мұны білмесе немесе ескермесе, онда олардың араласуы бүкіл жоспарланған кәсіпорынның бағытын өзгертеді және ол жолда түзетулер енгізу. Менеджер жұмысында кемшіліктер болмауы керек.

Ниетті жүзеге асыру маңызды болуы мүмкін агенттерді немесе компанияларды анықтаудың бірнеше жолы бар:

• Жіктеу, яғни жобаға қандай да бір қатысы бар барлық кәсіпорындарды, топтарды, тұлғаларды бөліп көрсету. Оған мыналар кіреді: демеушілер, тұтынушылар, жеткізушілер, өнімді пайдаланушылар, менеджерлер, бәсекелестер, басшылар, іскер серіктестер, БАҚ, билік органдары және т.б. Барлық ықтимал мүдделі тараптардың толық тізімі және олар үшін жеңілдіктің анықталған-болмайтыны осы жерде жасалған.
• Тағайындау, оның мәні басшы негізгі мүдделі тұлғаны анықтайды, мысалы, демеушіні, барлық қатысушылардың тізімін жасайтын компанияның басшысын, оның күшіменкәсіпорынның жұмыс барысына әсер етеді.
• Оқу құжаттамасы.

Міндеттеменің табысты болуы және туындайтын мәселелердің саны жобаның мүдделі тараптарын анықтаудың толықтығына байланысты.

Жоспардың орындалуын бақылау

Жоспардың орындалуын бақылау топ жиналыстарын өткізу арқылы жүзеге асырылады, оның мүшелері орындалған жұмыс көлемі туралы ақпарат береді және сонымен бірге тапсырмаларды уақытында орындау үшін әлі қанша уақыт қажет екенін көрсетеді. Бұл деректер күнтізбелік кестеге сәйкес тексеріледі. Егер кідіріс болжанса, мәселені шешудің әртүрлі нұсқалары қарастырылады және олардың біреуі орындауға алынады. Дәл сол сияқты мәселе ұсынылған қаражат пен ресурстар көлемінен, сондай-ақ сапаның соңғы деңгейінен ауытқумен шешіледі.

Жобаны іске асыру қызметі компанияны дамытуға бағытталған ұйымдар үшін жақсы әдіс болып табылады. Жобалау процесінің құрамдас бөліктерін білу қысқа уақыт ішінде ең аз шығынмен жақсы нәтижелерге қол жеткізуге мүмкіндік береді және жобаның мүдделі тараптарымен үйлестірілген өзара әрекеттесу бизнесті жүргізу үшін жаңа көкжиектерді ашады.