Кассалық құжаттар: тіркеу, тексеру, сақтау. Алғашқы кассалық құжаттарды беру тәртібі

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Кассалық құжаттар – бұл заңды тұлғаның немесе жеке кәсіпкердің ақшалай қаражатының қозғалысына байланысты ресімделетін қағаздар. Олардың нысандарын Мемлекеттік статистика комитеті бекітеді. Кәсіпорындар қандай кассалық құжаттарды пайдалана алатынын толығырақ қарастырайық.

Тапсырыстар

Олар негізгі кассалық құжаттар ретінде әрекет етеді. Тапсырыстар кіріс немесе шығыс болуы мүмкін. Біріншісі қолма-қол ақшаны алған кезде қолданылады. Кіріс ордері бір данада бухгалтерия қызметкерімен беріледі және Ч. бухгалтер немесе осыған уәкілетті лауазымды тұлға. Жауапты лауазымды адамдар болмаған жағдайда заңды тұлғаның басшысы немесе жеке кәсіпкердің өзі бастапқы кассалық құжаттарды растай алады. Кредиттік ордер туралы түбіртек мөрмен (мөрмен) расталған уәкілетті тұлғалардың (бухгалтер мен кассирдің) қолдары болуы керек. Сонымен қатар, ол тиісті журналға тіркеледі. Қолхат ақшаны салған субъектіге беріледі. Кіріс ордерінің өзі кассада қалады. Қолма-қол ақшаны беру кезінде шығыс қағазы толтырылады. Айта кету керек, егер кәсіпорын ақпаратты өңдеудің дәстүрлі әдістерін де, BT құралдарын да пайдаланса, кассалық құжаттар құрастырылады. Шығыс бұйрық, кіріс сияқты, 1 данада шығарылады. Сондай-ақ оны уәкілетті тұлғалар мақұлдап, тиісті журналда тіркеуі керек.

Толтыру

Жоғарыда көрсетілген кассалық құжаттарды қалай ресімдеуге болады? Толтыру келесідей орындалады:

1. "Негіз" жолы іскерлік транзакцияны білдіреді.
2. "Соның ішінде" бағанында ҚҚС сомасы енгізіледі. Ол сандармен жазылған. Егер қызметтерге, тауарларға немесе жұмысқа салық салынбаса, жолда "ҚҚС-сыз" көрсетіледі.
3. "Қосымша" жолында ілеспе және басқа да қағаздар олардың құрастырылған күні мен нөмірлерін көрсете отырып көрсетілуі керек.
4. «Кредит, бөлімше коды» бағанында қаражат түскен құрылымдық бөлімнің сәйкес атауы қойылады.

Тіркелу

Кассалық құжаттар арнайы журналға жазылуы керек. Ол кіріс/шығыс тапсырыстарды да, оларды алмастыратын құжаттарды да тіркейді. Соңғыларына, мысалы, жалақы ведомостары, ақшалай қаражаттарды беру туралы өтініштер, шот-фактуралар және т.б. Бұл ретте, еңбек ақы және оған балама басқа да сомалар бойынша ведомость бойынша шығарылатын шығыс ордерлері төлемдер шығарылғаннан кейін тіркелуі тиіс екенін атап өткен жөн.

Касса кітапшасы

Ол қолма-қол ақшаны беру мен алуды есепке алу үшін қолданылады. Кітап нөмірленген, шілтерленген және соңғы бетке қойылған мөрмен куәландырылған. Мұнда парақтардың санын көрсететін жазба да жасалады. Соңғы бетке қол қою керек. бухгалтер және бизнес менеджері. Кітаптың әрбір парағы 2 тең бөлікке бөлінген. Біреуі (көлденең сызғышпен) бірінші данада, екіншісі екінші данада толтырылуы керек. Соңғысы көміртекті қағазды пайдаланып, артқы және алдыңғы жағынан шығарылады. Екі дана бірдей нөмірмен нөмірленген. Біріншілері кітапта қалады, ал екіншісі ажыратылады. Соңғысы есеп беретін кассалық құжаттар ретінде әрекет етеді. Ағымдағы күннің барлық операциялары аяқталғанша олар өшпейді. Жазбалар бірінші дананың алдыңғы жағында «Күн басындағы қалдық» бағанынан кейін басталады. Толтырмас бұрын, парақты жыртылған сызық бойымен бүктеу керек. Кесілген бөлік кітапта қалған бөлігінің астына қойылады. «Тасымалдаудан» кейін ақпаратты енгізу үшін жыртылған жағы екінші дананың алдыңғы жағына қойылады. Жазбалар бөлінбейтін бөліктің артқы жағындағы көлденең сызық бойымен жалғасады.

Қосымша құжаттар

Қолма-қол ақша операцияларын әртүрлі қағаздармен тіркеуге болады. Солардың бірі, мысалы, алдын ала есеп беру. Ол әкімшілік және шаруашылық шығындары үшін есеп беретін тұлғаларға берілетін қаражаттарды есепке алу үшін қолданылады. Мұндай құжаттар қалай дайындалады? Осы түрдегі кассалық операцияларды есеп беруші тұлға тікелей есепке алады жәнеСондай-ақ есепші. Алдын ала есептер қағазда немесе компьютерде жасалады. Кассалық құжаттарды ресімдеу ережелерге сәйкес қатаң түрде жүзеге асырылады. Әрбір нысан бір данада толтырылады. Оның сырт жағында есеп беретін тұлға жұмсалған шығындарды растайтын құжаттардың тізімін көрсетеді. Оларға, мысалы, жол жүру куәлігі, жүкқұжаттар, чектер, түбіртектер және т.б. жатады. Бұл жерде субъект шығындар сомасын көрсетеді. Есепке қоса берiлетiн қағаздар тізбе ретiнде нөмiрленуi тиiс. Кассалық құжаттарды тексеруді бухгалтерия қызметкерлері жүзеге асырады. Қызметкерлер, атап айтқанда, қаражаттың мақсатты жұмсалуына, берілген растау құжаттарының толықтығына, олардың толтырылуының дұрыстығына және сомалардың есептелуіне тексеру жүргізеді. Артқы жағында бухгалтерлік есепке қабылданған шығындар, олар дебетінде жазылатын шоттары көрсетіледі.

Маңызды нюанстар

Шетел валютасына сілтеме жасайтын мәліметтер (алдыңғы жағындағы 1а бет және артқы жағындағы 6 және 8 бағандары) есеп беруші тұлға рубльмен емес ақшаны алған жағдайда ғана толтырылуы керек. Тексеруден кейінгі аванстық есепті кәсіпорын басшысы немесе ол уәкілеттік берген тұлға бекітуі керек. Осыдан кейін ғана есепке алынады. Егер аванс толық пайдаланылмаған болса, есеп беруші адам қалдықты кассаға қайтарады. Бұл ретте түбіртек ордері толтырылады. Қаражат бекітілген есептің ақпаратына сәйкес есептен шығарылады.

Жалақылар

Кассалық құжаттарды төлеу кәсіпорын қызметкерлеріне еңбекақыны есептеу және төлеу кезінде жүзеге асырылады. Бухгалтерия 1 данада тиісті акт жасайды. Жалақыны есептеу нақты жұмыс істеген уақытты, өнім шығаруды және т.б. есепке алу үшін бастапқы құжаттамада бар мәліметтер бойынша жүргізіледі. «Есептелді» жолдарында еңбекақы ведомосінен төлемдердің түрлеріне сәйкес сомалар көрсетіледі. Мұнда қызметкерге берілген, кәсіпорынның пайдасы есебінен өтелген және салық салу базасына енгізуге жататын басқа да кірістер (материалдық және әлеуметтік төлемдер) бекітіледі. Бұл ретте еңбекақыдан ұстап қалулар есептеліп, қызметкерге тапсырылатын сома белгіленеді. Өтініштің мұқаба бетінде қызметкерлерге төленетін жалпы сома бекітіледі. Кәсіпорын басшысы жалақыны беруге рұқсатқа қол қоюы керек. Ол болмаған жағдайда бұл құжатты уәкілетті қызметкер береді. Ведомость соңында депозитке салынған және берілген жалақының сомалары енгізіледі. Қызметкерлерге ақшалай қаражатты төлеу үшін белгіленген мерзім өткеннен кейін 23-бағанда ақша алмаған қызметкерлердің аты-жөндері «Салымға салынды» деп белгіленеді. Берілген сома бойынша шығыс ордері жасалады. Оның нөмірі мен аяқталу күні соңғы парақтағы жалақы ведомосінде көрсетілуі керек.

Анықтамалық есеп

Бұл құжатта KKM есептегіштерінің көрсеткіштері мен ауысымдағы кіріс (жұмыс күні) бар. Анықтама-есеп күнделікті 1 данада толтырылады. Кассир-оператор оған қол қойып, бас лауазымды тұлғаға тапсыруы керек(Компанияның басшысы). Бұл ретте түбіртек ордері толтырылады. Шағын компанияларда ақша тікелей коллекционерлерге беріледі. Қолма-қол ақшаны аудару кезінде банктің тиісті кассалық құжаттары толтырылады. Ауысымдағы кіріс (жұмыс күні) күн басындағы және аяғындағы жиынтық есептегіштердің көрсеткіштеріне сәйкес белгіленеді. Бұл ретте пайдаланылмаған чектер бойынша тұтынушыларға қайтарылған сомалар шегеріледі. Белгіленген кірісті бөлім басшылары бекітеді. Есепке қаражатты орналастыру кезінде аға кассир, сонымен қатар кәсіпорын басшысы қол қояды. Анықтамалық есеп жиынтық «ККМ есептегіштерінің көрсеткіштері және компанияның кірісі туралы ақпаратты» құрастыру үшін негіз болады.

Есеп беруші журналы

Бұл құжат кәсіпорынның әрбір ККМ бойынша шығыстар мен ақшалай қаражаттардың түсуін есепке алу үшін қажет. Журнал сонымен қатар есептегіш құралдарының көрсеткіштерін бақылау және тіркеу есебінің рөлін атқарады. Бұл құжат шілтерленген, нөмірленген және Ч-ның қолдарымен мөрленген. есепші, кәсіпорын басшысы, сонымен қатар салық инспекторы. Журнал сонымен қатар кәсіпорынның мөрімен куәландырылады. Барлық жазбаларды кассир күн сайын жасайды. Кассалық құжаттарды беру тәртібі журналда өшіру мен дақ түсіруге жол бермейді. Енгізілген барлық түзетулер келісілуі және уәкілетті тұлғалардың қолдарымен куәландырылуы тиіс. Көрсеткіштер сәйкес келсе, олар жұмыстың басында ағымдағы ауысым үшін журналға жазылады. Бұл деректер кезекші әкімшінің және кассирдің қолдарымен куәландырылуы тиіс. 15-жолда енгізілген сомалар көрсетіледіклиенттер қайтарған чектер. Бұл туралы ақпарат тиісті акттен алынды. Сол баған ауысым кезінде басылған нөлдік чектердің санын көрсетеді. Жұмыс күнінің соңында оператор ауысым бойынша қорытынды есепті жасайды және онымен алынған кірісті тапсырады. Бұл кіріс тапсырысын жасайды. Есептегіштердің көрсеткіштері алынғаннан кейін түбіртектердің нақты сомасы тексеріледі, журналға тиісті жазба жасалады. Ол басшының (кезекші әкімшінің), аға кассирдің және кассирдің қолдарымен расталады. Бақылау лентасында көрсетілген сомалар мен түсім сомасы арасында сәйкессіздіктер болған жағдайда, айырмашылықтың себебі анықталады. Табылған артық немесе жетіспеушілік журналдың сәйкес жолдарында жазылады.

KKM есептегіш көрсеткіштері мен кіріс деректері

Олар ағымдағы ауысым үшін жиынтық есепті жасау үшін пайдаланылады. Бұл деректер кассирдің күнделікті құрастырылатын мәлімдемесіне қосымша ретінде әрекет етеді. Көрсеткіштер мен кірістер туралы мәліметтер бір данада қалыптастырылады. Шығын және кіріс ордерлерімен, есеп айырысушылардың анықтама-есептерімен бірге келесі ауысымға дейін кәсіпорынның бухгалтериясына тапсырылады. Есептегіштердің көрсеткіштеріне сәйкес кассалық құжаттардың үлгісі жұмыс күнінің басы мен аяғында әрбір касса бойынша кірістердің есебін қамтиды. Бұл ретте басқалармен қатар оның бөлімдер бойынша бөлінуі көрсетілген. Соңғысы басшылардың қолдарымен расталуы керек. Толтырылған кестенің соңында нәтижелер барлық кассалық машиналардың есептегіштерінің көрсеткіштеріне сәйкес көрсетіледі жәнекәсіпорынның кірісі де бөлімдер бойынша қаражатты бөлумен қорытындыланады. Актілерге сәйкес клиенттерге қайтарылған чектер бойынша берілген ақшаның жалпы сомасы көрсетіледі. Бұл сома компанияның жалпы кірісін азайтады. Ақпаратқа аға кассир мен кәсіпорын басшысы қол қоюы керек.

Толтыруға арналған ұсыныстар

Кассалық құжаттарды ресімдеу кезінде заңнамалық және басқа да нормативтік актілермен белгіленген тәртіпті сақтау қажет. Сонымен қатар, бірнеше қарапайым ережелер бар, оларды сақтау құжаттарды толтыру кезінде дәлсіздіктерді болдырмайды:

1. Сөзбен көрсетілген сома әрқашан бас әріппен жазылуы керек. Бұл жағдайда тиындарды сандармен жазуға рұқсат етіледі. Мысалы: Он сегіз мың рубль 10 тиын.
2. Іс қағаздарын қолмен немесе техникалық құралдармен (мысалы, компьютер) толтыруға болады.
3. Нормативтік актілер кассалық құжаттардағы ақпаратты түзетуге мүмкіндік береді. Дегенмен, бірқатар талаптар орындалуы керек. Қате жазбаны бір сызықпен мұқият сызып тастау керек. Дұрыс ақпарат оның жанында немесе (мүмкіндігінше) жоғарыда көрсетілген. Мұнда сіз сондай-ақ постскрипт жасауыңыз керек: «Түзетілгенге сеніңіз», «Сызылған жарамсыз» немесе «Шын». Осы жазбаның жанында ch қол қойылуы керек. бухгалтер және ұйым басшысы (немесе жеке кәсіпкер).
4. Дақтар, өшірулер, «штрихпен» жағындылар және басқа ұқсас түзету әдістері болса, құжат жарамсыз болып саналады.

Қосымша ережелер

Қолданыстағы заңнамаға сәйкес кассалық құжаттарды сақтау 5 жыл бойы жүргізіледі. Бұл кезеңді есептеу іс жүргізу аяқталғаннан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан басталады. Бұл ереже жалпы болып саналады. Жалақы бойынша ведомості жасаудың ерекше тәртібі белгіленді. Қызметкерлердің жеке шоттары болмаса, бұл қағаздар кәсіпорында 75 жыл сақталады. Көрсетілген мерзім аяқталғаннан кейін барлық құжаттама мұрағатқа тапсырылуы немесе ол бойынша сот істері, келіспеушіліктер немесе даулар болмаған жағдайда жойылуы мүмкін. Қағаздармен жұмыс істеу кезінде келесі ережелерді сақтау керек:

1. Құжаттарды қапсырмаларға қалыптастыру әр күн үшін келесі жұмыс күнінен немесе бірінші демалыс күнінен кешіктірілмей жүргізілуі керек.
2. Қағаздарды мұрағатқа өткізбес бұрын оларды түгендеу керек.
3. Істердің қалыптасуын бақылауды кассир немесе кәсіпорынның тікелей басшысы жүзеге асырады.
4. Қапсырма жасау процесінде қағаздар шот нөмірлерінің өсу ретімен жиналады (әуелі дебет бойынша, содан кейін кредит бойынша).

Кассалық құжаттардың сақталуына жауапкершілік кәсіпорын басшысына жүктеледі. Жоғарыда көрсетілген ережелерді сақтамаған жағдайда бұзушыға ақшалай айыппұл түріндегі әкімшілік жаза қолданылуы мүмкін. Айыппұл мөлшері заңға сәйкес белгіленеді.

Қорытынды

Сақтаукассалық құжаттама өте жауапты жұмыс болып саналады. Құжаттарды толтыруға барлық жауапкершілікпен қарау керек. Кассалық құжаттар әртүрлі мәліметтерді қорытындылау, есеп беру, бухгалтерлік есеп жүргізу кезінде қолданылады. Осыған байланысты мәмілелерді бекітудің бастапқы кезеңдерінде жіберілген қателер қорытынды құжаттарда елеулі бұрмалануларға әкелуі мүмкін. Кассалық құжаттарды өңдеуге жауапты лауазымға тағайындалған қызметкердің тиісті білімі мен тәжірибесі болуы керек. Оператор толтыратын барлық құжаттарды жоғары лауазымды тұлғалар қарайтынын және компания басшысы бекітетінін есте ұстаған жөн. Құжаттарды тіркеуге ерекше назар аудару керек. Журналдар мен кітаптардағы жазбалар ережелерге сәйкес уақытында жасалуы керек. Есептерді жасау кезінде кассалық құжаттар қолданылатындықтан, олардағы барлық түзетулер қатаң түрде белгілі бір тәртіппен жүргізіледі. Белгіленген ережелер сақталмаса, құжаттар өз күшін жоғалтады және ондағы ақпаратты компания әрі қарай басқару жұмыстарында пайдалана алмайды.