Электрондық құжат айналымы жүйесі (ЭҚҚЖ): бұл не, мүмкіндіктері мен ұсыныстары

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Бірнеше жыл бұрын электронды құжат айналымы жүйелері жарқын болашақ туралы айтылды. Бүгінде олар жеке және мемлекеттік кәсіпорындарда белсенді түрде қолданылуда. Бірақ ең бастысы, EDMS сұранысы үнемі өсіп келеді. Электрондық құжат айналымы жүйесі дегеніміз не және ол қалай жұмыс істейді, Ресей Федерациясында жұмыс істейтін жүйелердің мысалын қарастырайық.

Фон

EDMS бағдарламасы қалай жұмыс істейтінін жақсырақ түсіну үшін негізгі ұғымдар мен тапсырмаларды қарап шығу керек. Негізгі факторлар белгілі бір жүйені таңдауды анықтайтын факторлар болып табылады.

Егер ұйым бейресми басқару жағдайында жұмыс істей алатын болса, онда құжат айналымының қажеті жоқ. Бизнес-процестердің пайда болуымен механизмді реттелген құжаттаманың көмегімен басқару қажеттілігі туындады. Қағаздармен дер кезінде айналыспасаңыз, олар жиналып, жоғала бастайды.

Қағаз тасымалдағышына балама ретінде арнайы файлдарды сақтау схемасы пайдаланыладысерверде. Бірақ ол да ұзақ жұмыс істемейді. Компанияның көлемі ұлғайған сайын ақпаратты сақтау және синхрондау қажеттілігі артады.

Дилемма бар: ақпаратты сақтау үшін ескі қағаз тасымалдағышты немесе EDMS пайдалану керек пе? Электрондық жүйенің арқасында сіз нені ала аласыз? Ұйымның тиімділігін арттырыңыз.

Экономикалық әсер

Жұмыс тиімділігін екі жолмен арттыруға болады: шығындарды азайту немесе нәтижелерді арттыру. Құжаттар EDMS бірден екі мақсатқа жетуге мүмкіндік береді. Яғни, жүйені енгізу ұйымға аз жұмсауға, бірақ көп табыс табуға мүмкіндік береді.

Қағаз шығындарын азайту, уақытты босқа өткізу, байланысты жылдамдату, компания мәдениетін өзгерту арқылы шығындарды азайту.

ЭҚБЖ бағдарламасының тиімділігін бағалау үшін құжаттарды рәсімдеуге кететін уақытты есептеу керек. Консалтингтік компаниялар мұндай операциялар жұмыс уақытының 20% алады деп есептейді. Ресейлік бюрократия жүйесінде бұл одан да көп уақытты алады - уақыттың 60%. EDMS енгізу бұл шығындарды кемінде 10 есе азайтады.

Кеңседегі жұмыс және құжат айналымы

Екі термин өзара байланысты. Іс қағаздарын жүргізу - бұл құжаттармен жұмыс істеу ережелерінің ресми жиынтығын білдіретін термин. Кейбір EDMS жүйелерін кеңсе жұмысының ережелеріне сәйкес теңшеуге болады, бірақ олардың негізінде кеңсе жұмысы қалыптасқан жүйелер де бар.

Құжат – EDMS-те ақпаратты сақтау бірлігі. Құжат айналымы мынадан қалыптасадыәртүрлі көздер: басқа жүйелер, қолданбалар, электрондық пошта, бірақ бәрінен бұрын сканерленген қағаз тасымалдағыштарынан. Сондықтан сканерлер мен басқа жабдықтар ЭҚБЖ ажырамас бөлігі болып табылады. Жүйе барлық құжаттарды сақтайды, олардың тарихын сақтайды, ұйым бойынша қозғалысты қамтамасыз етеді және олармен бизнес-процестерді орындайды.

Мұндай деректер базасында ЭҮП шешімі, нұсқауы және бұйрығы бар. Олар арқылы ұйымды басқару жүзеге асырылады. Кез келген құжат «анықтамамен» жеткізіледі. Пішіндегі өрістер жиыны құжат түріне байланысты. Ақпарат жүйеде мұндай картаның әрбір өрісінің деректер қоры түрінде сақталады.

EDMS функциялары мен тапсырмалары

Құжаттарды басқару бағдарламасы келесі тапсырмаларды шешуге арналған:

• құжаттармен жұмысты жүйелеу.
• үлгілер бойынша құжаттарды жасау, оларды тіркеуді сақтау;
• бухгалтерлік есепті автоматтандыру;
• құжат классификациясы.

SED функцияларын толығырақ қарастырайық. Жұмыс процесі бағдарламасы келесі үшін пайдаланылады:

• карталар жасалуда.
• құжат мәтінін қалыптастыру;
• деректерді pdf немесе ms word ретінде сақтау;
• пайдаланушыға кіру құқықтарын басқару;
• маршруттар жасау;
• құжат ағынын басқару;
• хабарландырулар, еске салғыштар жіберу;
• журнал, каталогтар, классификаторлар;
• тапсырыс жасау;
• құжаттарды іздеу және қол қою;
• есеп жасау.

Жалпы жүйе функцияларына мыналар кіреді:

• қашықтанқұжаттармен жұмыс;
• деректерді сақтау үшін ДҚБЖ пайдалану;
• EDMS-пен бір мезгілде жұмыс;
• сертификаттар, штрих-кодтар және жекелендіру арқылы қауіпсіз.

Артықшылықтары мен кемшіліктері

SED жүйесіне ауысудың кемшіліктерінен гөрі артықшылығы көп. Дегенмен, нашар ұйымдастырылған жоба автоматтандырудың барлық артықшылықтарын жоюы мүмкін. ЭҚБЖ енгізу мақсаттары қол жеткізуге болатын болуы керек. Артықшылықтары мыналарды қамтиды:

• ақпаратты орталықтандырылған құрылымдық сақтау;
• құжаттарды қалыптастыруға және өңдеуге бірдей көзқарас;
• үлгілерді пайдалану;
• іздеу;
• аудит рұқсаты.

Кемшіліктері жоғары іске қосу шығындарын және пайдаланушыларды қатаң оқытуды қамтиды.

Құжат процестері

ЭҚБЖ-да электрондық құжат айналымы құжатқа белгілі бір қасиеттер тағайындалатын бірнеше кезеңдерден өтеді. Өңдеу қолмен де, автоматты түрде де жүзеге асырылады. Екінші жағдайда мынаны орнатыңыз:

• кезеңдер арасындағы ауысу шарттары;
• бағытты бөлу;
• өңдеу циклдары;
• бастау қосалқы процестер, таймерлер, өңдеу процедуралары;
• пайдаланушы рөлдері орнатылды.

Емдеу түрлері:

• Құжат жасау.
• Өңдеу.
• Атын өзгерту.
• Жылжыту.
• Сақтау.
• Индекстеу.
• Жою.

SED шығындары

Құжаттарды басқару лицензиясыз, серверлерсіз, толық орнатусыз және барлық пайдаланушыларды оқытусыз толық жұмыс істей алмайды. Бұл элементтердің әрқайсысы үлкен ақшалай шығындарды талап етеді. Сонымен қатар, біз EDMS-ті басқа жүйелермен біріктіру, дерекқорлар мен бағдарламалық қамтамасыз етуді жаңарту, техникалық қолдау бойынша кеңестер және басқа да техникалық қызмет көрсету шығындары туралы ұмытпауымыз керек.

EDMS енгізу

Жобаны іске асыру бірнеше айға созылуы мүмкін. Процесс құжаттамалық процестердің санына да, қаржылық, ұйымдастырушылық және ресурстық мүмкіндіктерге де байланысты. Орындау келесі алгоритм бойынша жүзеге асырылады:

• жұмыс тобын құру, жетекшіні анықтау;
• мақсаттар мен міндеттерді анықтау;
• бар құжаттама процестерін тексеру;
• техникалық тапсырманы әзірлеу;
• SED таңдауы;
• ЭСҚ енгізуге шарт жасасу;
• еңбек ережелерін әзірлеу және бекіту;
• Каталогтардың бастапқы мазмұнын тексеру;
• EDS алдын ала сынағы;
• қызметкерлерді жұмыста оқыту;
• ЭҚБЖ сынақ енгізу;
• тест нәтижелерін талдау;
• қате түзету;
• EDMS толық орындалуы.

Орындау қателері

Қағаз құжатты қажет ететін процестерге ерекше назар аудару керек. Басты қателік – қағаз құжаттың электронды құжатпен қайталануы. Бұл жұмысты қиындатады және автоматтандыруға теріс көзқарасты тудырады. Қос жұмыс істегені үшін ешкім қосымша ақы төлемейді. Онсыз автоматтандыру процестерін құру қажетқайталау. Екінші қателік – кадрлардың дайын еместігі. Көбінесе жаңа процестер дұшпандықпен қабылданады. Сондықтан қызметкерлерге оқу процесіне саналы түрде жақындау үшін EDMS неліктен мүлдем енгізіліп жатқанын түсіндіру қажет.

Құжатты сақтау технологиялары

ЭҚБЖ-да электрондық құжат айналымы атрибуттардан тұрады, олардың негізінде іздеу, жіктеу, топтау және есеп беру жүзеге асырылады. Кейде құжат үлгі бойынша, кейде мәліметтер қорынан деректерді тасымалдау арқылы жасалады. Атрибуттар кестелерде сақталады. Файлдың өзі сақтау папкасында, ондағы ақпарат ДҚБЖ каталогында орналастырылады. Тек EDMS пайдаланушылары деректерге қол жеткізе алады.

Inline сканерлеу дегеніміз не?

Құжаттардың үлгілерін кейіннен мұрағатқа орналастыра отырып, толық өңдеу сканерлер арқылы жүзеге асырылады. Сканерлеу барысында құжатта штрих-кодты автоматты түрде жасауға және оны көрсетілген бағыт бойынша келесі бағытымен дерекқорда тіркеуге болады.

Оптикалық мәтінді тану

Бұл электрондық құжат айналымы жүйесі EDMS фото немесе jpeg пішіміндегі құжаттың электрондық кескінін мәтіндік пішімге түрлендіреді. Бұл жағдайда арнайы бағдарламалық қамтамасыз ету оқшауланған қосымша немесе біріктірілген ESCOM. BPM түрінде ЭСҚЖ-ға қолданылады. ESCOM. BPM дегеніміз не? Бұл әртүрлі қаріптермен терілген құжаттарды тануға арналған бағдарлама. Дегенмен, автономды қолданбалардың мүмкіндіктері көбірек екенін және тіпті қолмен жазылған мәтінді танитынын атап өткен жөн.

Штрихкод

Бұл технология құжатқа графикалық штрих-код жасау және қолдану үшін процедуралар жинағын қамтамасыз етеді. Бірегей штрих-код жүйелік сервер арқылы жасалады. Ол сонымен қатар құжатты сәйкестендіруді, оны дерекқорда жылдам іздеуді және сақтау орындарында таратуды қамтамасыз етеді. Құжатты тіркеу кезінде жапсырмада электрондық картаның сәйкестендіргішіне сәйкес штрих-код басылады. Ол құжаттың қағаз нұсқасына жабыстырылған.

EDS

Цифрлық қолтаңба құжаттың дұрыстығын және деректердің өзгермейтіндігін тексеруге мүмкіндік береді. Қол қою криптографиялық провайдер және бағдарламалық қамтамасыз ету кілті – сертификат көмегімен жүзеге асырылады. Соңғысы лицензия беру орталығында қайта генерацияланатын арнайы форматтағы файл болып табылады. Ақпараттың қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін сертификатты смарт картада немесе I-Token кілттерінде сақтау керек. Олар PIN кодымен қорғалған. Егер PIN код бірнеше рет қате енгізілсе, сертификат автоматты түрде блокталады.

Толық мәтін және атрибут іздеу

Атрибутты іздеу карта өрістеріндегі бірнеше мәндерді қолдану арқылы арнайы пішін арқылы жүзеге асырылады. Мысалы, «Тіркелгі» шарты «Алушы» немесе «Жіберуші» өрісіндегі деректерді іздейді. Бұл ретте жүйе енгізілген критерийлерді карталардағы деректермен салыстырады және нәтижеге сәйкес келетін карталарды енгізеді. Іздеу дәл немесе ішінара сәйкестікке негізделген.

Толық мәтінді іздеу бөлімдегі деректерге сәйкес жүзеге асырыладықұжат, соның ішінде MS SQL SERVER, ORACLE сияқты ендірілген ДҚБЖ құралдары арқылы сөз пішіндері. Толыққанды іздеу үшін файлдар дерекқорға құжат (doc), кесте (xls), презентациялар, хабарламалар форматында енгізілуі керек.