Электрондық құжат айналымы: артықшылықтары мен кемшіліктері, жүйенің мәні, енгізу жолдары

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Көптеген компаниялар электронды құжат айналымына көшуде, ол құжаттарды жасау және сақтау үшін әртүрлі бағдарламаларды пайдалануды көздейді. Бұл ретте ұйымда құжаттардың қағаз көшірмелерін қамтитын мұрағат жоқ. Электрондық құжат айналымының көптеген артықшылықтары бар, соның арқасында кәсіпкерлер қағаз құжатты пайдаланудан бас тартуға қуанышты. Бірақ оған ауысу үшін жұмыс істейтін компьютерлерге арнайы бағдарламалық құралды орнату керек, сондай-ақ осы жұмыс процесімен айналысатын жауапты қызметкерді тағайындау керек.

Электрондық құжат айналымы тұжырымдамасы

Ол әртүрлі құжаттамамен жұмыс істеудің заманауи әдісімен ұсынылған. Кез келген ұйымның қызметі барысында көптеген әртүрлі қағаздар пайда болады, олар үнемі басып шығарылып, ұзақ уақыт бойы бөлек бөлмеде сақталуы керек.

Егер кәсіпкерде немесе компанияда тиісті түрде рәсімделгенэлектрондық қолтаңба, қандай құжаттар электронды түрде куәландырылса, бұл құжатты қағазға басып шығару талап етілмейді.

Электрондық құжат айналымының артықшылықтары

ЭСҚ куәландырылған электрондық құжаттамаға көшудің көптеген артықшылықтары бар. Көптеген оң параметрлердің болуына байланысты, бұл құжаттама әдісіне көбірек кәсіпкерлер көшуде. Бірақ алдымен электрондық құжат айналымының артықшылықтары мен кемшіліктерін бағалау керек. Негізгі артықшылықтары:

• сақтаудың сауатты құрылымы мен сенімділігіне байланысты қажетті құжаттаманы жедел іздейді;
• жұмыс процесі құрылымы орталықтандырылған;
• барлық құжаттарды электронды түрде әртүрлі тасымалдағыштарда және тіпті қашықтағы серверлерде сақтауға болады, сондықтан кеңседе өрт шыққан жағдайда да, кез келген маңызды құжаттама жойылады деп уайымдаудың қажеті жоқ;
• барлық құжаттар оңай тіркеледі және бекітіледі;
• барлық қағаздар электрондық байланыс арналары арқылы жіберілу негізінде қол қойылады, бұл кез келген кәсіпорынның қызметкерлері үшін уақыт пен күш-жігерді айтарлықтай үнемдейді;
• қажет болса, қалаған құжаттың көшірмесін бірнеше секундта жасауға болады;
• аудит өте жеңілдетілген, өйткені ол электронды түрде жүзеге асырылады, сонымен қатар осы мақсаттарға электронды арналар арқылы құжаттаманы алатын жалданған мамандарды шақыруға болады.

Артықшылықтарыэлектрондық құжат айналымы жүйелері маңызды және даусыз, бірақ оларға ауыспас бұрын әрбір жүйенің жағымсыз жақтарын бағалау керек.

Жүйе ақаулары

Электрондық құжат айналымы жүйесін енгізудің артықшылықтары даусыз, бірақ бұл процестің кейбір кемшіліктері бар. Оларға мыналар жатады:

• міндетті түрде электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу қажет, оны жасау үшін үлкен көлемдегі қаражат төленеді;
• егер серіктестер электрондық құжат айналымына ауыспаса, электрондық құжаттарды пайдалану мүмкіндігі жоқ;
• Қосымша бағдарламалық құралды орнатуға және барлық электрондық жазбаларды жүргізетін сенімді қызметкерді жалдауға көп ақша мен уақыт жұмсалады;
• мұндай жұмыс үрдісінің қатаң бірыңғай пішімдері әлі бекітілмеген;
• көптеген мердігерлер мен сатып алушылар ЭСҚ қол қойылған электрондық құжаттарды пайдалануға күдіктенеді.

Сондықтан әрбір кәсіпкер дұрыс әрі орынды шешім қабылдау үшін алдымен электронды құжат айналымының артықшылықтары мен кемшіліктерін зерделеуі керек.

Даму себебі

Электрондық құжат айналымының артықшылықтары көп және маңызды. Бұл оның үнемі дамып отыруына және әртүрлі кәсіпорындардың жұмысына енгізілуіне әкеледі, олар тек қана емес.коммерциялық, сонымен қатар қоғамдық. Оның тиімді және үздіксіз дамуының негізгі алғышарттары мыналарды қамтиды:

• Оны салық заңнамасында қолдану мүмкіндігі қарастырылған. Салық декларациясының кейбір түрлерін тек электронды түрде беруге болады. Бұл қызметкерлер үшін ПФ-да тізімделген сақтандыру сыйлықақылары туралы есептерге, сондай-ақ кәсіпорынның әрбір қызметкері үшін Федералдық салық қызметіне ұсынылған 3-NDFL декларациясына қатысты. Тіпті компанияның барлық қызметкерлеріне арналған SZV-M есебі, егер ұйымда 25-тен астам адам жұмыс істейтін болса, электронды түрде беріледі. Сондықтан кейбір компаниялар электронды құжаттамаға көшуге мәжбүр, өйткені олар бәрібір ЭСҚ шығаруы керек.
• Электрондық құжат айналымының негізгі артықшылықтарына оны бухгалтерлік есепте бекіту мүмкіндігі жатады. № 402 Федералдық заңға сәйкес, бастапқы есепке алу құжаттамасы тек қағаз түрінде ғана емес, сонымен қатар электрондық қолтаңбамен растау мүмкіндігі болса, электронды түрде де жасалуы мүмкін.
• 2017 жылдан бастап сот өндірісінде осы құжат айналымын тиімді әзірлеу басталды. Енді әрбір сот шешімі ашық ақпарат көздерінде жариялануы тиіс. Сонымен қатар, барлық фирмалар мен жеке тұлғалардың шағымды немесе шағымды электронды түрде беру мүмкіндігі бар, ол үшін ЭСҚ қажет. Сондықтан электронды қолтаңбаны ірі компаниялар ғана емес, жеке тұлғалар да береді.
• Электрондық технологиялардың дамуы қарқынды жүріп жатыр, сондықтан қазір барлығы дерлік Интернетке қол жеткізе алады, бұл басқалармен байланысу процесін айтарлықтай жеңілдетедіадамдар және мемлекеттік қызметкерлер.

Сондықтан мұндай жұмыс үрдісін пайдалану сұранысқа ие болып келеді деп айтуға болады.

Тағы бір маңызды артықшылық

Сонымен қатар, көптеген компаниялар басқа аймақтарда немесе елдерде орналасқан кәсіпорындармен ынтымақтасады, сондықтан электронды құжат айналымын жүргізу кезінде әртүрлі құжаттармен алмасу әлдеқайда оңай. Бұл сату нарықтарын айтарлықтай арттыруға және тікелей өндірушілермен байланыс орнатуға мүмкіндік береді.

Бұл электрондық құжат айналымының қосымша маңызды артықшылығы. Менеджмент сапасының жақсаруы қолайлы жүйе енгізілген алғашқы күннен бастап байқалды.

Қалай енгізу керек?

Алғашында кәсіпорын басшысы электрондық құжат айналымы жүйесінің артықшылықтары мен кемшіліктерін бағалайды. Егер оны компанияда енгізу туралы шешім қабылданса, ол үшін келесі қадамдар орындалады:

• Акционерлердің жиналысы өтеді, онда осы жүйені енгізу үшін дауыс беру жүргізіледі.
• Егер шешім оң болса, онда тиісті бұйрықты серіктестік директоры шығарады.
• Электрондық құжаттаманы пайдалану ережелерін реттейтін ішкі ережені әзірлеген жөн.
• Әртүрлі құжаттарға қол қою процесінде қолданылатын қолтаңбаны таңдаңыз.
• Егер қарапайым қолтаңба таңдалса, онда ол кодтар мен парольдер, сондай-ақ басқа да құралдар және оған қол жеткізу негізінде бекітіледі.шектеулі, сондықтан электронды құжаттаманы бекітумен айналысатын нақты адам тағайындалады.
• Сертификаттау орталығы таңдалды. Оны электронды құжат айналымымен айналысатын мамандандырылған ұйым ұсынады. Ынтымақтастық тиімді және ыңғайлы болатын компанияны таңдау маңызды. Ұсынылатын қызметтердің құнын, сондай-ақ ынтымақтастық кезінде пайдалануға болатын әртүрлі функцияларды алдын ала бағалау керек. Таңдалған орталықтың электрондық құжат айналымын жүргізу процесінде туындауы мүмкін түрлі қателер үшін қандай жауапкершілік жүктелетіні анықталады.
• Құжаттар дайындалуда, оның негізінде таңдалған орталықпен келісім жасалады.
• Таңдалған ұйыммен келісім-шарт түсіндірілуде. Осыдан кейін орталық өз клиентіне ЭСҚ кілті сертификатын жасайды және береді.
• Ұйым жұмысына электронды құжат айналымын тікелей енгізу бар. Ол үшін қағаз түріндегі барлық құжаттар электронды түрге ауыстырылып, электронды құжаттамамен алмасу тәртібі белгіленіп жатыр.

Шот-фактураларды электронды түрде жасауға болады, бірақ алдымен мұндай құжаттаманы пайдалану контрагент үшін ыңғайлы болатынына көз жеткізу керек. Себебі бұл құжаттарды өңдеу үшін компанияның техникалық құралдары болуы керек.

ЭСҚ таңдау

Электрондық құжат айналымының артықшылықтарына тіпті дайындық шығындарын азайту кіредікөптеген қағаз құжаттар. Бірақ кез келген жағдайда сізге белгілі бір шығындар қажет болады. Олар электрондық құжаттаманы бекіту процесінде қолданылатын электрондық қолтаңбаны ресімдеуге қатысты.

ETS талап етілмеген немесе жарамды түрде ұсынылуы мүмкін.

Жарамсыз

Ол деректерді криптографиялық түрлендіру арқылы шығарылады, ол үшін ЭСҚ иесіне қолжетімді арнайы кілт пайдаланылады. Компанияда электронды қағаздарға кімнің қол қоятынын алдын ала шешу маңызды.

Осындай қолтаңбаның көмегімен құжаттамаға қол қойылғаннан кейін енгізілген әртүрлі өзгерістерді анықтауға болады.

Білікті

Ол үшін компания ЭСҚ растау кілті бар арнайы сертификат алады. Мұндай қолтаңбаны жасау үшін № 63 Федералдық заңда көрсетілген талаптар ескеріледі.

Әдетте мұндай ЭСҚ коммерциялық құпияны сақтауға ұмтылатын ірі компанияларда қолданылады, сондықтан біліктілігі жоғары ЭСҚ-ның арқасында электрондық құжаттардың қауіпсіздігі қамтамасыз етіледі.

Электрондық қолтаңбаның белгілі бір түрін таңдағаннан кейін таңдалған сертификаттау орталығымен келісім жасалады.

Жүйені компания жұмысына енгізу ережелері

Электрондық құжат айналымының қағазға қарағанда артықшылығы даусыз болып саналады, бірақ оны ұйымның жұмысына енгізу барысында белгілі бір қиындықтар жиі туындайды. Сондықтан бұл процестің ережелері мыналарды қамтиды:

• алдымен басшының бұйрығымен қағаз құжаттарды электронды түрге аударумен айналысатын маман тағайындалады;
• арнайы бағдарламалық құрал әрбір жұмыс істейтін компьютерде орнатылған, ол құжаттарға бұрын шығарылған ЭСҚ арқылы қол қоюға мүмкіндік береді;
• түрлі құжаттарды құрастыру, өңдеу және келісу кезінде іс жүргізудің негізгі ережелері ескеріледі, олар қағаз құжаттарға да қолданылады;
• электрондық құжаттарда барлық қажетті деректемелер, мөрлер және ЭСҚ болуы керек;
• осы құжаттармен әрекеттерді растаудың қандай әдістері қолданылатыны туралы ақпарат компания ережелеріне енгізілуі мүмкін.

Процесс жақсы түсінілсе, тым қиын болып саналмайды.

Басқа компаниялармен ынтымақтастық ережелері

Осындай жүйені өз жұмысына енгізген әрбір компания өзінің негізгі контрагенттерімен бірлесіп электронды құжаттаманы пайдаланғысы келеді. Ол үшін басқа компаниямен келісім-шарт жасау кезінде құжат мәтініне барлық қағаздар электронды байланыс арналары арқылы берілетіні туралы тармақ енгізілуі керек. Осыдан кейін қажетті құжаттама құрастырылады және бұрын берілген ЭСҚ қол қояды. Барлық ЭСҚ құралдары сертификатталған болуы керек, әйтпесе оларды компанияның жұмысы кезінде пайдалану мүмкін емес.

Түрлі мемлекеттік органдармен, мысалы, Федералдық салық қызметімен немесе Зейнетақы қорымен мұндай жұмыс процесін құру әлдеқайда оңай. Бұл мұндай ұйымдарда қажетті бағдарламалық жасақтаманың болуымен байланыстыэлектрондық құжаттамамен жұмыс.

Құжаттар қалай сақталады?

Электрондық құжат айналымының басты артықшылығы – ұйымда мұрағатты құру үшін жеке бөлме бөлу талап етілмейді, өйткені барлық қағаздар компьютерлерде, серверлерде немесе әртүрлі электрондық тасымалдағыштарда сақталады. Дегенмен, кез келген компания құжаттамаға рұқсат етілмеген адамдар немесе ұйымдар қол жеткізбеу үшін оның дұрыс сақталуын төлеуі керек.

Электрондық құжаттарды сақтау кезінде келесі ережелер ескеріледі:

• істер номенклатурасы міндетті түрде бүкіл компания үшін құрастырылады және оның сыртқы түрі мен мазмұны компания жұмыс істейтін қызмет саласына байланысты болады;
• құжаттардың құндылығына сараптама жүргізілуде;
• әр құжат электронды құжат айналымын пайдалану арқылы белгіленеді;
• барлық құжаттар мұрағатталуы керек.

Осы ережелер ескерілгенде құжаттаманы электронды түрде дұрыс сақтау қиын болмайды.

Қорытынды

Электрондық құжат айналымының көптеген артықшылықтары бар. Кәсіпорын жұмысының сапасын арттыру оны жүзеге асырудың салдары болып табылады. Ол үшін кәсіпорын басшылығына тиісті шешім қабылдау, сертификаттау орталығын таңдау және ЭСҚ беру маңызды. Компьютерлерге арнайы бағдарламалық қамтамасыз ету орнатылып, компанияның жергілікті нормативтік актілеріне қажетті өзгерістер енгізілді.

Электрондық құжаттаманың көмегімен ол айтарлықтай жеңілдетілдікомпанияның жұмысы, сондай-ақ басқа фирмалармен және мемлекеттік ұйымдармен ынтымақтастықтың қарапайымдылығы.