Жоспарлау деңгейлері: сипаттамасы, түрлері, мақсаттары мен принциптері

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Кез келген ұйымның тиімді жұмыс істеуі үшін қызметтің мақсаттары мен міндеттерін нақты анықтау қажет. Олардың негізінде компанияға жоспарланған жолмен жүруге және ресурстарды ұтымды жұмсауға көмектесетін бағдарлама жасалады. Жоспарлар бүкіл ұйым мен оның құрылымдық бөлімшелері үшін ұзақ мерзімді және ағымдағы болуы мүмкін. Бұл тақырыпты түсіну үшін «жоспарлау» терминінің нені білдіретінін түсінген жөн.

Бұл болашақта белгілі бір әрекеттер арқылы жүзеге асырылатын мақсаттарды, міндеттерді қоюмен байланысты белгілі бір қызмет түрі. Бұл ұғымды басқарудың маңызды функцияларының біріне де жатқызуға болады. Бірақ бұл функция негізгі жоспарлау деңгейлерінің анықтамасынсыз мүмкін емес.

Жоспарлау сипаттамаларының кезеңдері

Жалпы, бұл тұжырымдама негізделген төрт деңгей бар:

• Негізгі мақсаттар мен міндеттерді қою.
• Алға қойылған мақсаттарға жету үшін бағдарлама құру, сонымен қатар деңгейлерді анықтаупроцесті жоспарлау.
• Мақсатқа жету немесе тапсырманы орындау процесінде қажет болатын барлық қажетті ресурстарды және олардың көздерін анықтау.
• Орындаушыларды тағайындау және оларға жоспарларды жеткізу.

Міне, жоспарлау деңгейлері. Негізгі қызметі – бақылау объектісі болып табылатын адамға арналған және оның алдына нақты міндет немесе мақсат қойылатын нақты қаулыны әзірлеу және қабылдау. Бұл шешім (ауызша немесе жазбаша) - басқару шешімі деп аталады.

Жоспарлауды басқару бүкіл команданың күш-жігерін ортақ мақсаттарға жетуге бағыттай алатын әдістердің бірі ретінде анықтауға болады. Дәл осы функция арқылы кез келген басқару процесі басталады және жұмыстың соңғы нәтижесі тапсырмалардың сапасына байланысты болады.

Жоспарлау тапсырмалары

Бұл басқару функциясының мәні негізгі сұрақтарға жауап беру болып табылады, онсыз алға жылжу мүмкін емес:

• Біз қазір қайдамыз? Бұл сұраққа жауап беру кезінде ұйымның барлық күшті және әлсіз жақтарын оның қызмет етуінің негізгі бағыттары бойынша бағалау керек. Бұл ең алдымен қаржылық жағы, маркетинг, кадр. Осы салаларды талдағаннан кейін ұйымның қандай перспективалары бар екені туралы айтуға болады.
• Неге жетуіміз керек? Бұл кезеңде ұйымның мүмкіндіктерін бағалау, басқаруды жоспарлау деңгейлерін, сонымен қатар кемшіліктерді анықтау қажет. Олардың негізінде белгілі бір уақыт кезеңіне негізгі мақсаттарды анықтау қажет,және олардың қол жеткізуіне кедергі болатын қауіп не болуы мүмкін.
• Біз ойлаған нәтижеге қалай қол жеткіземіз? Бұл кезең ұйым мүшелері өз мақсаттарына қол жеткізетін әрекеттер тізімі мен алгоритмін анықтайды.

Тек осы сұрақтарға жауап беру арқылы сіз нақты жоспарлау жүйесін құра аласыз.

Орындау мәселесі

Тәжірибе көрсеткендей, жүйелі жоспарлау функциялары сеніп тапсырылған көптеген менеджерлер мұны істеуге құлықсыз. Мұның бәрі бір жерде отырып талдаудан гөрі әрекетке бейімділік. Көптеген адамдар жоспарлауды жалықтыратын және жалықтыратын нәрсе деп ойлайды, сондықтан сіз ешқандай стратегияны жасай алмайсыз, бірақ дереу әрекет етуді бастаңыз.

Менеджмент жүйесін жетілдіруге тура келетіндер, мейлі кәсіпкер болсын, мейлі менеджер болсын, тап болатын тағы бір мәселе – компанияның даму бағдарламасы мен оны жүзеге асыру механизмінің сәйкес келмеуі мәселесі. Бұл стратегиялық алшақтық деп аталады. Бұл мәселені шешуге зерттеудің айтарлықтай көлемі арналды, сондықтан алшақтықты жоюға болатын нақты әдістер бар. Мысалы, М. Ковенидің "Стратегиялық алшақтық: корпоративтік стратегияны өмірге әкелетін технологиялар" атты кітабына сілтеме жасай аласыз.

Автор өз жұмысында бизнесті басқарудың үздік әдістерін соңғы ақпараттық технологиялармен біріктіру арқылы ұйымның даму бағдарламасын жүзеге асыруға дәл бағытталған көп сатылы процесті сипаттайды. Негізгі міндет -осы бағдарламаны іске асыруға бағытталған бастамалармен және нақты әрекеттермен себеп-салдарлық байланыстар жүйесі арқылы өз қызметінің стратегиялық тиімділік көрсеткіштерін байланыстыратын осындай механизм құру болып табылады.

Сонымен қатар жаһандық ақпараттық технологияларды жоспарлауға қолдау артып келеді. Бағдарламалық өнімдердің саны күн сайын артып келеді. Отандық әзірлеушілердің де, шетелдік қосымшалардың да жаңа жүйелері үнемі пайда болады.

Басқарудағы жоспарлаудың рөлі қандай?

Бұл үдерістегі ұйымның міндеті – белгілі бір уақыт аралығындағы іс-әрекетін анықтау, сонымен қатар олардың сипаты мен реттілігін ескеру. Сарапшылар басқару мен жоспарлау бір-бірімен тығыз байланыста жұмыс істейтінін атап өтеді. Бірінің нәтижелі жұмысы екіншісінсіз мүмкін емес. Басқарудың негізгі қызметі алға қойылған мақсаттарға жетуге бағытталған, олар өз кезегінде жоспарлаумен анықталады.

Алайда максималды тиімділікті қамтамасыз ету үшін бұл процесті үнемі бақылап отыру керек. Қорытындылай келе, жоспарлау кез келген ұйымның, кәсіпорынның және т.б. негізгі мақсаттары мен міндеттерін дәл тұжырымдауға арналған. Сондай-ақ оларды бөлімдер мен орындаушылар арасында таратып, оларды шешу үшін нақты әрекеттер тізбегін анықтаңыз.

Жоспарлау жүйесінің деңгейлері қандай?

Кез келген ұйымда мақсаттар бағдарламасы боладықажетті деңгейлердің белгілі бір саны. Барлығы үшеуі бар. Бұл стратегиялық, операциялық және бизнес-жоспарлау. Деңгейлердің әрқайсысын толығырақ талдап көрейік, өйткені олардың негізінде мақсатқа табысты жету құрылады.

Стратегиялық

Стратегиялық жоспарлаудың қандай деңгейі болуы мүмкін? Бұл ұйым жетуге ұмтылатын ұзақ мерзімді мақсаттар анықталатын бастапқы кезең. Оларды дұрыс орнату үшін алдымен компанияның миссиясын анықтау керек. Дәл оны анықтау барысында ең маңызды мәселелер көтеріледі, өйткені ұйымның өмір сүруінің мәнін, оның қажеттілігі мен қоғамға пайдасын түсіну қажет. Стратегиялық мақсаттар жаһандық деңгейде не істеу керектігін және оны қалай жасауға болатынын анықтайды.

Бағдарлама егжей-тегжейлі айтылмайды, тек қалаған нәтижеге жетудің жалпы әдісін ашады. Стратегиялар жиынтығы қоғамда болып жатқан процестердің динамикалық сипатына бағытталған. Әдетте жолдардың бірі негізгі болып табылады, бірақ қалғандары белгілі бір жағдайларда ғана жүзеге асырылады. Стратегияның негізгі міндеті - белгілі бір бизнес-жоспарлаудың негізгі қызметін жүзеге асырудың бағытын белгілеу және шекараларын көрсету, сонымен қатар күнделікті тапсырмаларды белгілеу үшін негіз құру туралы айтуға болады.

Бизнес деңгейі

Екінші кезеңге өтіңіз. Жоспарлаудың бұл деңгейінің міндеті белгілі бір нәтижеге жетуге бағытталған іс-әрекеттерді алынған ресурстармен байланыстыру болып табылады. Бірінші айта кететін нәрсе - құзыреттіқаржылық бөлу. Сонымен қатар, адами, ақпараттық және зияткерлік ресурстарды пайдалану жоспарын бағалау және құру қажет. Бұл кезеңде сіз жоспарланған нәтижеге қол жеткізуге болатынын көре аласыз. Сондай-ақ, бағдарламаны жүзеге асыру барысында жалпы идеялар нақты көрсеткіштерге айналады.

Операциялық жоспарлау деңгейі

Үшінші кезеңге көшейік, онда мақсаттар мен перспективалардың жалпылама көрінісі күнделікті міндеттерді шешу кезеңіне өтеді. Операциялық жоспарлаудың негізі іс-әрекеттерді, процедураларды, мерзімдерді, нақты шығындарды көрсету болып табылады. Бұл деңгейдің басқалардан айырмашылығы – бағдарлама көрсеткіштерін өлшеуге болатындығы және басқару мен басқару оңайырақ.

Бұл жерде адам факторы үлкен рөл атқарады. Бұл кезеңде атқарылған жұмыстар белсенді түрде талданып, жоспарлар түзетіледі. Операциялық бағдарламаны салыстыру, оның орындалуын талдау ғана ұйым қызметін басқарудың дұрыс бейнесін береді.