Офис әкімшісі лауазымының сипаттамасы: міндеттері, функциялары және құқықтары

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Қоғамдық орындардың көпшілігінде табалдырықтан аттаған бойда бірінші кездескен адам – қабылдаушы. Бұл мамандарды қонақүйлер, сұлулық салондары, мейрамханалар және, әрине, кеңсе мекемелері алады. Олардың қонақтармен және серіктестермен байланысудан бастап құжаттаманы өңдеуге дейінгі көптеген міндеттері бар.

Мүмкіндіктер

Әкімші – жан-жақты міндеттерді қамтитын өте жан-жақты мамандық екенін айта кеткен жөн. Жаңадан бастағандар үшін артықшылығы - бұл белгілі бір салада терең білімді қажет етпейді.

Әлеуетті жұмыс берушілер жеке қасиеттерге көбірек көңіл бөледі. Кеңсе әкімшісі лауазымына әлеуетті үміткер орташа көпшіл, әртүрлі адамдармен байланыс орната алатын және өз ойын дұрыс жеткізе алатын болуы керек. Таңдалған салаға қызығушылықтың болуы да артықшылық болады.әрекеттер және күйзеліске қарсы тұру қабілеті. Соңғы сапа болашақ әкімшіге пайдалы болатыны сөзсіз. Ол көптеген келушілермен сөйлесуге мәжбүр болады, олардың арасында қақтығыстар міндетті түрде кездеседі. Дегенмен, мұндай жағдайларда да әкімші сыпайы болуы керек.

Компанияның кадрлық саясатына байланысты жоғары білімге, оргтехникамен жұмыс істей білуге және т.б. талаптар болуы мүмкін екенін айта кеткен жөн.

Бұл лауазымның жұмыс кестесі әдетте мекеменің жұмыс уақытымен анықталады, өйткені оны таңертең ашып, кешке жабатын әкімші. Дегенмен, қызметкерлер үшін тәулік бойы жұмыс істегенде ауысым кестесі жасалады. Әдетте, кеңселер бұл режимде жұмыс істемейді.

Әкімші мен кеңсе менеджері әртүрлі мамандықтар екеніне де назар аударған жөн. Кеңсе менеджері іс жүзінде басқа қызметкерлерді бақылайды. Әкімші, оған қарағанда, бұл функцияны орындамайды. Ол тек өз функцияларын орындайды, қажет болған жағдайда кеңсенің басқа қызметкерлерімен араласады.

Негізгі жауапкершілік

Офис әкімшісі жұмыс орнында бола отырып, басшылық оған жүктеген көптеген тапсырмаларды орындауы керек. Оларды қысқаша тізіп көрейік.

• Телефон қоңырауларын қабылдау және кейіннен тарату. Келіссөздер кезінде әкімші ақпаратты жазып, қызметкерлерге беруі керек. Қажет болса, қоңырау шалу керекбасқа бөлімге қайта бағыттау.
• Офис әкімшісінің міндеттеріне қызметкерден әлеуетті клиенттерге бастапқы кеңес беруді талап ететін тармақ кіреді.
• Кіріс және шығыс құжаттаманы өңдеу қажеттілігі.
• Мамандандырылған порталдар мен рекрутингтік агенттіктерде жұмыс туралы хабарландырулар орналастыру. Сондай-ақ кеңсе әкімшісінің міндеттері әлеуетті кандидаттармен бастапқы сұхбат жүргізуді қамтиды.
• Оргтехниканың үздіксіз жұмысын қамтамасыз ету үшін қажетті кеңсе тауарлары мен шығын материалдарын сатып алу.

Жоғарыда аталған міндеттерге қоса, кеңсе әкімшісі шын мәнінде адамдармен үнемі араласады. Бұл әлеуетті тұтынушылар да, компанияның қазіргі қызметкерлері де. Дәл осы маман қызметкерлерді жоспарлауға жауапты.

Құқықтар

Міндеттерге қарағанда құқықтар саны әлдеқайда аз. Сонымен, кеңсе әкімшісінің нұсқауы не істейді?

• Компанияның атынан әрекет ету, оның мүдделерін басқа кәсіпорындармен өзара әрекеттесу.
• Тағайындалған өкілеттік аясында басқа қызметкерлермен әрекеттесу үшін.
• Ұйымның жұмысын жақсарту үшін қарастырылатын ұсыныстар жасаңыз.

Офис әкімшісі функциялары

Жұмыс орнында болғандықтан, бұл маман болуы керекоған жүктелген көптеген тапсырмаларды орындау:

• Кеңсеге дайындық.
• Тәртіпті сақтау.
• Келушілерге қызмет көрсету.
• Телефон қызметі.

Шын мәнінде, функциялар саны көбірек болуы мүмкін. Бұл белгілі бір мекемедегі кеңсе әкімшісінің лауазымдық міндеттерінің тізіміне байланысты.

Офисті дайындау

Тағайындалған функцияларды орындау, әдетте, жаңа жұмыс күніне дайындықтан басталады. Жұмыс орнына келген әкімші кеңсе техникасының жұмысын, шығын материалдарының және кеңсе тауарларының болуын тексереді. Содан кейін маман келушілер тізімімен танысып, олардың кездесуіне жағдай жасауы керек.

Тәртіпті сақтау

Әкімші кеңседе тәртіпті сақтау үшін тазалық және басқа да жұмыстарға тікелей араласпауы керек. Дегенмен, оның міндеттерінің арасында техникалық қызмет көрсету персоналының жұмысын үйлестіру қажеттілігі бар. Ол тазалауды жоспарлауы, сондай-ақ оның ұзақтығын көрсетуі керек.

Тұтынушыға қызмет көрсету

Әкімшінің міндеттері де келушілермен бару уақыты туралы келіссөздер жүргізу, оларды басшымен келісу болып табылады. Келулер кестесі қайталанулар болмайтындай және ешкім күтумен уақытты босқа кетірмейтіндей етіп жасалуы керек. Сонымен қатар, әкімші келушілерді қарсы алуы керек. Біріншіні жарататын оләсер.

Телефон қызметі

Бұл функция әкімшіге менеджерді келіссөздерден босату және оны жұмыс процесінен алаңдатпау үшін тағайындалған. Қызметкер кейбір мәселелерді өз бетімен шеше алады немесе басшының кестесіне сәйкес келушінің алдын ала жазылуын белгілей алады. Бұл функцияларды орындау кезінде қызметкер өзіне қолжетімді ақпаратты бөгде адамдарға жария етпей, құпиялылықты сақтауы керек.

Үлгі

Кеңсе әкімшісінің жұмыс сипаттамасы белгілі бір ұйымның талаптарына байланысты әртүрлі элементтерді қамтуы мүмкін. Дегенмен, әдетте, онда үлгі ретінде алынған стандартты шарттар жазылады.

• Жалпы ережелер.
• Біліктілік талаптары. Әдетте, әлеуетті әкімші үшін орта арнаулы білім жеткілікті. Тәжірибе міндетті түрде құнды болады.
• Жауапкершіліктер. Бұл элементсіз жұмыс сипаттамасы толық емес.
• Құқықтар. Әкімші, мысалы, кәсіпорынның қызметін жақсарту бойынша ұсыныстар енгізуге құқылы.
• Басқа бөлімдерге кірмейтін элементтерді қамтуы мүмкін қосымша ережелер.

Жаңа қызметкерге жұмыс сипаттамасын тексеру үшін беру әдетке айналған, оның фактісін ол өз қолымен растауы керек.

Жұмыс орны

Кеңсе әкімшісіне арналған еңбекті қорғау жөніндегі нұсқаулық еңбек жағдайына кейбір талаптарды қояды. Мысалы, жұмыс орны қызметкерге ыңғайлы болатындай етіп орналасуы керекөз міндеттерін орындайды. Әдетте, ол менеджер кеңсесінің жанында орналасқан және басқа қызметкерлерді бақылауға мүмкіндік береді.

Міндеттерін орындау кезінде әкімшіге, сондай-ақ басқа қызметкерлерге кеңсе техникасын жиі қолдануға тура келетінін түсіну керек. Сондықтан оны қысқа мерзімді пайдалануға болатындай етіп орналастыру керек.

Әкімшінің лауазымдық нұсқаулығында анық көрсетілмеген маңызды міндеттердің бірі – тікелей басшы мен бағыныштылар арасында дәнекер ретінде әрекет ету. Сондықтан қызметкер қолайлы жағдай жасауға және басқа мамандармен байланыс орнатуға тырысуы керек. Басшының нұсқауларын дұрыс жеткізіп қана қоймай, олардың орындалуының дұрыстығын бақылай білу маңызды.

Осы себепті басқалармен байланысу мүмкіндігі осы лауазымда табысқа жетудің маңызды факторына айналады. Бұл басшыларға да, бағыныштыларға да қатысты. Жеке қасиеттерге келетін болсақ, ұйымшылдық пен күйзеліске төзімділік өте маңызды болып саналады, бұл басқа қызметкерлерді басқаруға және жанжалға келушілермен қарым-қатынаста болса да сабырлы болуға мүмкіндік береді.