Жоба командасы бұл Тұжырымдама, даму кезеңдері және басқару

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Жоба командасы – табысы тәуелді адамдар тобы. Жаңа идеяны ойластыруда шешілетін екі негізгі міндет: ұжымды жинақтау, оны тиімді жұмысқа дайындау. Жоба командасын ұйымдастыру маңызды және жауапты оқиға болғандықтан, біз бұл мәселеге толығырақ тоқталамыз.

Терминнің мәні

Қарастырылып отырған бастаманың ерекшелігіне, түріне, ауқымына байланысты жұмысқа жеке мамандар да, бірнеше түрлі ұйымдар да қатыса алады. Олардың барлығы терминнің кең мағынасында жоба командасының мүшелері болып табылады. Бастамашы топ өкілдерінің арасында:

• инвесторлар;
• тікелей тұтынушылар;
• қаржы кәсіпорындары;
• дизайнерлер;
• бизнес-кеңесшілер;
• ресурстар мен материалдарды жеткізушілер;
• әр түрлі мердігерлер.

Олардың әрқайсысы біраз орындайдыбелгілі бір функцияларды орындайды, жұмыстың белгілі бір бөлігіне жауап береді. Инновациялық идеяны әзірлеу және жүзеге асыру барысында белгілі бір мәселелерді шешетін барлық қызметкерлерден микротоп таңдалады.

Тиімді жоба командасы – бұл жаңа бастаманы жүзеге асыруға тікелей қатысатын, жоба менеджеріне есеп беретін адамдар. Оны жасау бірегей өнімді жасауға ықпал ететін идеяны сәтті жүзеге асырудың міндетті шарты болып табылады.

Маңызды ұпайлар

Жоба командасы – «өмірде» бастаманы жүзеге асыруға дейін құрылған команда. Ол тапсырманы сәтті орындағаннан кейін бірден тарайды.

Жоба командасының құрамын кәсіби мамандар таңдайды, бұл қымбат және көп уақытты қажет ететін процесс. Қажетті нәтижеге қол жеткізу үшін топ мүшелерінің арасында достық және тиімді қарым-қатынас орнату қажет. Кейбір жағдайларда кәсіпорында материалдық ресурстарды үнемдеу үшін жұмыс тобы құрылады. Оның жұмысының мақсаты – ұйым үшін белгілі бір уақытта маңызды болатын нақты тапсырманы орындау.

Операция

Жоба командасының құрылымы мен оның саны жүзеге асырылып жатқан идеяның ерекшелігіне байланысты өзгереді.

Әрбір қатысушы жеке мүдделерін көздей отырып, жобаның белгілі бір бөлігіне жауап береді.

Жоба командасын құру тек қалыптастыруды ғана қамтымайдытоптар, сонымен бірге бірлескен оқыту, қарым-қатынас. Бұл тәсіл қалаған нәтижеге қол жеткізуге ықпал етеді. Қатысушылар арасында қолайлы психологиялық климат жағдайында шешімдер ұтқыр және теңгерімді қабылданады. Пікірлес адамдар сыртқы және ішкі факторларды ескереді, сондықтан идеяларды өмірге енгізу процесі жеделдетіледі.

Жасау принципі

Жоба командасы қалай құрылады? Бұл топтың тұрақты жұмысшылар командасынан бірқатар елеулі айырмашылықтары бар. Өйткені ол белгілі бір функцияларды белгілі бір уақыт аралығында ғана орындайды. Оның қалыптасуының белгілі принциптері бар. Бұл мәселеге толығырақ тоқталайық.

Идеяның негізгі ойыншылары (мердігер және тапсырыс беруші) кәсіби менеджерлер басқаратын өз топтарын құрады. Тараптардың өзара келісімі бойынша менеджер тапсырыс берушіден немесе мердігерден басқарушы болып табылады.

Жоба командасының дамуы тапсырманың қысқа мерзімде орындалуына ықпал етеді. Менеджерлердің басқару қызметі келесі міндеттерді орындау болып табылады:

• бастаманы іске асыруды жоспарлауда;
• идеяны дұрыс қызметкерлермен қамтамасыз ету;
• әрекеттерді жүйелі бақылау;
• қызметкерлерді белгілі бір нәтижеге жетуге ынталандыру.

Идеяның нақты жүзеге асырылуы

Жобалық топты басқару жүзеге асырылатын бастаманың ерекшеліктерін ескере отырып анықталады. Бұл топтың құрылымына, санына тікелей әсер етедіқажетті мамандар, олардың дағдылары мен қабілеттеріне қойылатын талаптар.

Жоба командасы біртұтас механизм болып табылады, оны үйлестіру қажетті жұмыстарды орындау мерзімін анықтайды. Мысалы, жоспар денсаулық сақтау саласында жүзеге асырылатын болса, командаға сертификатталған медициналық әкімшілер мен дәрігерлер қажет.

Жобаның құрылыс тобы – дизайнерлер, сәулетшілер, құрылысшылар, жеткізушілер, оларсыз экономиканың бұл саласын елестету қиын.

Ұйымдастыру-мәдени орта

Сыртқы факторлар кәсіпорын жұмысына айтарлықтай әсер етеді. Ішкі элементтерге келесі аспектілер кіреді: серіктестердің бірігуі, ұжымдық жұмыс нормалары, функционалдық міндеттерді бөлу, коммуникативті дағдылар.

Жоба командасын дұрыс басқару мұндай әсерлерді азайтуға көмектеседі. Ұжымның классикалық түрдегі еңбек ұжымынан маңызды айырмашылығы оның типтік иерархиялық принципті қолдану емес, кәсібилік пен іскерлік қасиеттер негізінде жұмыс істеуінде.

Қалыптастыру әдістері

Жаңа бастамалар бір ұйымның (компанияның) ішінде де, бірден бірнеше шағын компаниялардың ынтымақтастығында да пайда болуы мүмкін. Сондықтан жобалық топты қалыптастыру әртүрлі тәсілдермен жүзеге асырылады. Бұл маңызды шарт.

Жоба командасының мақсатына байланысты белгілі бір құралдар мен тәсілдер қолданылады. Мысалы, идеяның мәні белгілі бір кәсіпорын ішіндегі қайта құрылымдауға, кеңейтуге, жаңғыртуға қатысты болғанда, жобаменеджердің және жұмысқа таңдалған мамандардың күнделікті жұмысының бөлігі болып табылады.

Классикалық

Компания басшысы тағайындаған менеджер өзінің негізгі функционалдық міндеттерінен басқа идеяны басқарады, осы нақты жоспарды жүзеге асырады.

Ол қажетті кадрларға толық қол жеткізе алады, барлық әрекеттерді үйлестіру, жұмыс кезеңдерін жоспарлау өкілеттігі бар. Компанияның жалпы ұйымдық құрылымында жаңа идеяны ойластырған кезде жеке құрылымдық бөлімше бөлектеледі.

Бұл модель классикалық форма, ол негізінен ірі кәсіпорындарда қолданылады. Ол инновацияның күнделікті қызметтен басым болуын болжайды, өйткені менеджер компанияда орнатылған типтік иерархияға қол тигізбейді. Менеджер және команданың негізгі мүшелері біраз уақытқа тікелей функционалдық міндеттерінен босатылады. Топтың кураторы болып компания басшысы немесе оның орынбасары тағайындалады.

Аралас пішін

Ол орта фирмалар үшін қолайлы. Жоба командасын құрудың мәні жаңашылдықты сыртқы менеджер басқарады. Ол идеяның сәтті жүзеге асуына жауапты. Өзіне жүктелген тапсырманы орындау үшін мұндай маман жобаға басқа бөлімшелердің қызметкерлерін тарта алады. Айырмашылығы, олар жаңашылдықпен жұмыс істеумен қатар, негізгі міндеттерді орындауды жалғастыруда.

Егер идеяны бірден бірнеше компания жүзеге асырса, жоба тобына кіредітабысқа мүдделі барлық кәсіпорындардың өкілдері. Процесті мұндай ұйымдастыру стандартты болып саналады, онда әрбір идея үшін орындаушылардың жеке тобы құрылады.

Команда құрудың негізгі тәсілдері

Қазіргі уақытта төрт негізгі қағида пайдаланылады:

• мақсат қою;
• тұлғааралық;
• рөлдік ойын;
• проблемалық - бағдарлы.

Біріншісі жоба командасының жұмысы үшін нұсқаулық ретінде түпкілікті мақсат қоюды, оған жету жолдарын алдын ала ойластыруды қамтиды.

Тұлғааралық қарым-қатынас принципі топ мүшелері арасындағы қарым-қатынасқа көбірек көңіл бөлуден тұрады. Жұмыстың табысты болуы коммуникативті сенімді қарым-қатынас орнатуға тікелей байланысты, сондықтан жоба менеджері көбінесе кәсіби психологтың көмегіне жүгінеді.

Рөлдік принцип топ мүшелері арасында негізгі өкілеттіктерді бөлісуге, әр адамға өз құқықтары мен міндеттерін беруге бағытталған.

Соңғы принцип барлық даулы мәселелерді бірлескен даулар шеңберінде шешуге ықпал етеді, бұл жоспардың орындалуын айтарлықтай жылдамдатады және оның тиімділігін арттырады.

Қызметкерлерді таңдау критерийлері

Компания үшін маңызды жаңа тармақтарды әзірлеуге және енгізуге қатысатын адамдардың тәжірибесі мен кәсібилігіне ерекше назар аударылады. Жобаға қатысатын қызметкерлер белсенді, қабылдаған шешімдері үшін жауапкершілікті алуға дайын болуы керек. Жұмысқа барынша көп уақыт бөлу ниеті құпталады жәнесонымен қатар іс-шаралар кезеңдерін жоспарлаудағы тәуелсіздік.

Жоба командасын құру кезінде жас құрамы бойынша арнайы талаптар жоқ. Жаңа шағын команданы біріктіру үшін көшбасшы бірлескен іс-шараларды ұйымдастырады: мерекелер, саяхаттар, корпоративтік кештер.

Құрылым мамандар орындайтын функцияларды, сондай-ақ олардың арасындағы қарым-қатынасты ескере отырып әзірленген. Мақсатқа жету тиімділігіне әсер ететін топтық процестердің ішінде топтық қысымды, динамикалық көрсеткіштерді, бірлескен шешімдер арқылы ойлауды атап өтеміз. Жобаның жылдамдығына кері әсер ететін факторлардың ішінде нақты тұжырымдалған мақсаттың, жұмыс жоспарының жоқтығын, тұрақты ішкі қайшылықтарды, сондай-ақ ресурстардың жетіспеушілігін және менеджердің жобаны алға жылжытуға мүдделілігін атап өтеміз.

Еліміздің шындығында ұжымға басқа бөлімдерден құнды мамандарды тарту кезінде бөлім басшылары мен менеджерлер арасында түрлі кикілжіңдер туындайды. Ең үлкен қиындықтар басшыдан жауапты тапсырма алатын жас және болашағы зор қызметкерлер үшін пайда болады. Мұндай жағдайларда мәселені конструктивті келіссөздер арқылы шешу керек және басшылық командаға дұрыс көңіл бөлуі керек.

Қалыптасу кезеңдері және «өмір» циклі

Қызықты идея пайда болғаннан кейін оны сәтті жүзеге асырғанға дейін бірден бірнеше кезекті кезең өтеді. Қазіргі уақытта жеке саудагерлер арасында қайырымды және тиімді қарым-қатынастар орнатылудаынтымақтастық. Менеджер топ ішінде болып жатқан процестерді бақылайды, қақтығыстар мен түсінбеушіліктерді тоқтатады және қатысушыларды түпкілікті нәтижеге бағыттайды.

Бағдарлау кезеңінде жаңа топтың барлық мүшелерінің бастапқы үстірт танысуы жүргізіледі. Олар өз күштері мен мүмкіндіктерінің белгісіздігі мен белгісіздік жағдайында, сондықтан басшының осы кезеңде дұрыс көзқарасты қалыптастыруы маңызды.

Менеджер өзінің пікірлестеріне бағыт-бағдар беріп қана қоймайды, сонымен қатар сұрақтарға жауап береді, ережелер тізімін, мақсатты, оған жету әдістерін қалыптастырады.

Қарым-қатынас процесінде командадағы функцияларды бөлуге қатысты қақтығыстар мен келіспеушіліктер пайда болады. Көшбасшы бұл кезеңнің ұзақтығын қысқартып, рөлдерді топ мүшелері арасында қысқа мерзімде бөлуі керек.

Әрбір қызметкердің ынта-ықыласы, қызметтің негізгі кезеңдерін жоспарлау кезінде оның бастамашылдық, дербестік пен ерекшелік танытуға ұмтылысы тікелей басшының өзінің қызығушылығына байланысты.

Ынтымақтастық сатысында сенімді қарым-қатынас орнату, рөлдерді нақты бөлу және жұмыс жоспарын қарастыру бойынша дәйекті жұмыс күтілуде.

Жұмыс кезеңі – бұл барлық идеяларды нақты өмірде жүзеге асырудың уақыты, тікелей уақыты. Оның ұзақтығы қарастырылып отырған идеяның ерекшеліктеріне, сондай-ақ жобаны жүзеге асыратын компанияның қаржылық мүмкіндіктеріне байланысты.

Қорытынды кезең – жобаның тиімділігін, жұмыстың басында қойылған мақсатқа жетудің толықтығын бағалау.