Бухгалтерлік есепте бастапқы құжаттарды сақтау шарттары мен мерзімі

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Тәжірибе көрсеткендей, кез келген заманауи отандық кәсіпорында құжаттаманың ең көп көлемі бухгалтерлік есеп арқылы жасалады. Әрине, бұл түсінікті: дәл осы бөлімде олар ақшамен жұмыс істейді және әрбір мұндай операцияны қағаз жүзінде ресми түрде бекіту керек. Сонымен қатар, ұйымда бастапқы құжаттарды сақтау мерзімі заңды түрде бекітілген, яғни «қағаз парақтарынан» құтылу олай жұмыс істемейді, оларды кем дегенде бірнеше жыл сақтауға тура келеді, содан кейін ғана. оларды жою. Айтпақшы, макулатурадан құтылу процесі де оңай емес, оның бірқатар ерекше ерекшеліктері бар. Мұның бәрі туралы - әрі қарай.

Құжаттар, құжаттар…

Өндірілген құжаттама көлемінің статистикасын келтірсеңіз, қазіргі отандық кәсіпорындардың барлығында дерлік бухгалтерлік есеп 80-90% қағаз құжаттардың қайнар көзі болып табылады. Оларды жай ғана сақтаудың қажеті жоқ. Шектеулер бастапқы есеп құжаттарын сақтаудың ең аз мерзімінің қандай екенін ғана анықтап қоймайды (әдеттебес жылдан онжылдыққа дейін), сонымен қатар бұл объектілер болуы керек жағдайлар. Бұл ретте уақытша сақтауға және тұрақты сақтауға арналған құжаттамаға бөлінетінін есте ұстаған жөн.

Алайда, тәжірибе көрсеткендей, әрбір компанияның менеджерлері бастапқы құжаттарды сақтау мерзімдерінің қыр-сырын түсінуге мүдделі емес. Өзіңізді бас ауруынан құтқару үшін мамандандырылған мұрағат компанияларының қызметтерін пайдалануға болады. Мұндай компанияда олар қандай құжат түрін қанша уақытқа, қандай жағдайда, қандай ережеде сақтау керектігін жақсы біледі. Сонымен қатар, мұндай ұйымның сақтау мерзімі өткен кезде сақтауға сеніп тапсырылған құжаттарды жоюға техникалық мүмкіндігі бар. Бұл өте ыңғайлы, бірақ ақшаны қажет етеді. Ақшаны үнемдегіңіз келсе, мұрағат үшін арнайы бөлме бөліп, ұйымда бастапқы бухгалтерлік құжаттарды сақтаудың заңды мерзімі қандай екенін түсінуіңіз керек.

Қалаймын - қаламаймын

Мәселе, айтпақшы, нөлден туындамайды. Қолданыстағы заңдар бастапқы есеп құжаттарын сақтау мерзімдерін белгілейді және кез келген кәсіпорында олар сақталуы тиіс. Заңнамадан кез келген жұмыс істеп тұрған заңды тұлғаға құжаттаманы сақтау міндеті жүктелетіні шығады. Бұл дегеніміз, қызмет нысаны маңызды емес - ол жеке кәсіпкерлікпен айналысатын жеке кәсіпкер ме, әлде үлкен алаңдаушылық па, сіз әлі де қаржылық есептілік пен басқа құжаттаманы сақтауға қатысуыңыз керек. үшін заңды зерделеу маңыздымердігермен келіспеушілік туындаған жағдайда немесе бақылаушы органның тексеруі кезінде ыңғайсыз жағдайда болмас үшін электрондық бастапқы құжаттарды, қағазды сақтау мерзімдері белгіленген. Сонымен қатар, заңмен белгіленген уақыт аралықтарын сақтамау тексеру кезінде айтарлықтай айыппұл салуға әкелуі мүмкін. Қолданыстағы заңнамада бастапқы есепке алу құжаттарын сақтаудың ең аз мерзімін реттейтін нормалар бар. Бизнестің қауіпсіз болуы маңызды, ал біздің елімізде бизнес жүргізу заңдылығымен және белгіленген ережелерді сақтауымен ерекшеленеді.

2004 жылдың қазан айында қабылданған 125-ші федералды заң электрондық бастапқы құжаттарды, қағаз құжаттарды сақтау мерзімі туралы айтады. Атауын негізге ала отырып, ол мұрағаттар мен істерді дұрыс жүргізуге арналған. Дәл осы ресми құжатта бухгалтерия шығаратын қызметтік құжаттарды сақтау ерекшеліктері қарастырылады. Мұнда сіз уақытша және тұрақты сақтау құжаттамасын, сондай-ақ қағаздың белгілі бір түріне тән терминдерді ажыратуға мүмкіндік беретін екі мүмкіндікті де таба аласыз.

Кімге қолданылады?

Бастапқы құжаттардың ең аз сақтау мерзімдерін сақтау бойынша міндеттер келесілерге тағайындалады:

• жергілікті үкіметтер;
• мемлекеттік органдар;
• кәсіпкерлер;
• кәсіпорындар;
• бизнеспен айналысатын адамдар.

Мұрағаттық құжаттамаға, оның ішінде персоналға қатысты құжаттарға қатысты заң сақталуы тиіс. Тұтасзаң құжаттарында көрсетілген мерзім қауіпсіз жерде болуы керек. Федералдық заңдардан басқа, бастапқы құжаттар мен есеп регистрлерін сақтау мерзімдерінің ерекшеліктері тұтастай алғанда ел аумағында да, әрбір жеке аймақта да әрекет ететін бірқатар нормативтік құжаттарға әсер етеді. Дегенмен, ең маңызды құжат – жоғарыда аталған 125-ші заң, онда бухгалтерлік құжаттарды сақтау мерзімін реттейтін құжаттаманың толық тізімі берілген.

Заң № 129

1996 жылы бухгалтерлік есептің ерекшеліктері туралы федералдық заң шықты. Онда бухгалтерлік есеп өзінің құжаттамасын қағазда, сондай-ақ әртүрлі станоктарды пайдалана отырып жасай алатынын айтады. Бұл ретте компания құжаттаманың көшірмелерін қағаз жеткізгіште өз бетінше жасауға, операцияларға қатысушылардың барлығына олар туралы деректерге қол жеткізуге тиіс. Егер реттеуші орган құжаттамаға қол жеткізуді сұраса, компания өкілдері оны беруге міндетті. Бұған прокурорлардың да, сот өкілдерінің де құқығы бар.

Бастапқы есеп құжаттарын жасау, сақтау мерзімдеріне сәйкес сақтау, талап ету бойынша қамтамасыз ету нормативтік құқықтық актілерде белгіленген нысандарға сәйкес болуы керек. Құжаттар өтініш берушіге қағаз түрінде жіберіледі. Егер бұған жұмыста қолданылатын машиналардың мүмкіндіктері рұқсат етілсе, барлық қатысушылар келіссе, есепті электронды түрде жіберуге болады. Бұған біздің қолданыстағы заңдарымыз да рұқсат етедіелдер.

Ережелерді сақтаңыз

129 федералдық заңда бастапқы есеп құжаттарын сақтау шарттарын сақтау міндеті туралы айтылған. Атап айтқанда, 17-бапта кез келген заңды тұлға мұндай құжаттаманы, соның ішінде тізілімдер мен есептерді міндетті түрде жүргізуге міндетті екендігі айтылған. Уақыт аралығының ұзақтығы мемлекеттік деңгейде мұрағаттауды реттейтін ережелермен белгіленеді. Бұл кезеңнің ұзақтығы 5 жылдан кем болмауы керек.

Есеп саясатын реттейтін құжаттамаға және кейбір басқа санаттарға (ақпаратты өңдейтін машиналарда қолданылатын бағдарламалар, бухгалтерлік есептің жұмыс жоспары) бастапқы құжаттарды сақтаудың арнайы мерзімі белгіленеді. Әрине, мұндағы мерзім де бес жыл (кейбір жағдайларда бұл кезең ұзағырақ белгіленуі мүмкін), бірақ мерзім осы құжат кәсіпорында соңғы рет қолданылған сәттен бастап есептеле бастайды. Заңды тұлғаның басшысы – заң бойынша барлық қажетті құжаттаманың уақыт аралығын сақтай отырып сақталуына жауапты тұлға. Демек, кез келген білімді де жауапты бастық кәсіпорындағы жағдайды өз бақылауында ұстағысы келсе, бухгалтериядағы бастапқы құжаттардың сақталу мерзімін білуі керек.

Тәжірибе көрсеткендей, көптеген ұйымдар ресми құжаттаманы жүйелі түрде түгендеу жүргізеді, ал жергілікті нормативтік актілер құжаттарды сақтауға жауапты тұлғаларды белгілейді, олармен тексеру органдары сәйкестікті бақылау кезінде іс жүзінде өзара әрекеттеседі.мұрағаттау ережелері.

Жасау және сақтау: барлығы ережелерге сәйкес

Қолданыстағы заңнама негізінде бухгалтерлер бастапқы құжаттаманы да, жиынтық құжаттаманы да қағаз жүзінде ғана емес, электронды түрде де жасай алады; бұл ретте қағаз көшірмелерін жасау жөніндегі міндеттер заңды тұлғаға жүктеледі, ал мүдделі тұлғаның, тексеруші органның, серіктестіктің талабы бойынша қағаз жеткізгіштегі құжаттарды мекенжайға қысқа мерзімде жіберуге міндетті. Құрастыру және сақтау қолданыстағы нормативтік актілерде белгіленген нысан бойынша жүзеге асырылуы тиіс.

Бухгалтерияда бастапқы құжаттарды сақтау мерзімі туралы, бұл процестің тәртібі, кез келген кәсіпорынның жұмыс барысында қалыптасатын типтік басқару қағаздарын қарастыратын құжаттамалардың тізімін айтады. Олар 2010 жылы Қаржы министрлігі мен Федералдық мұрағат бекіткен құжатта белгіленген. Сонымен қатар, еліміздің әрбір азаматы төрт жыл бойы бухгалтерлік есеп жүргізуге жауапты екенін реттейтін Салық кодексінің талаптарын да ескеру қажет. Бұл шығыстарды, кірістерді есепке алуға, сондай-ақ салықтардың төленгенін растауға қатысты құжаттарға қатысты.

Нәрседе ақылды болыңыз

Бастапқы есеп құжаттарын сақтау мерзімін сақтай отырып процесті дұрыс ұйымдастыру кәсіби көзқарасты, бухгалтерлік құжаттамаға жауапты персоналды тартуды, жұмыс процесінің өзін ұйымдастыру туралы мұрағаттық ақпаратты өңдеуді қамтиды. Қазіргі уақытта орын жоқтың қасымұрағат ісі бойынша мамандандырылған оқыту, сондықтан шын мәнінде жоғары сапалы маманды табу жиі қиын. Екінші жағынан, прогрессивті заңнама бастапқы есеп құжаттарын сақтау мерзімдерін сақтауды талап етеді, әйтпесе сіз мүлдем жағымсыз айыппұлдарға тап болуыңыз мүмкін. Жеткілікті көлемді құжат айналымының ең жақсы нұсқасы компания штатында мұрағаттық сақтауға жауапты бөлім құру және құжаттамаға жауапты қызметкерлерді ішкі ресурстармен жүйелі түрде оқытуды қамтамасыз ету болып табылады. Бұл заңдарда белгіленген инновацияларды бақылауда ұстайды және барлық талаптарға сай болады.

Бастапқы құжаттардың сақтау мерзімін ескеруге және оны жұмыс іс-әрекеттеріңізде сақтауға мүмкіндік беретін балама нұсқа – клиенттің құжаттарын сақтау бойынша міндеттемелерді мойнына алатын делдалмен ынтымақтастық. Дегенмен, өзіңіз үшін мұрағат фирмасын таңдау да оңай шаруа емес. Сенімді компанияға артықшылық беру және ол жабылып, ғимарат өртеніп кетуі мүмкін деп алаңдамау үшін барлық қолжетімді опцияларды мұқият талдау қажет.

Құжаттаманың кейбір түрлерін сақтау мүмкіндіктері

Қолданыстағы заңнамаға сәйкес, бастапқы құжаттама, сондай-ақ реестрлер, есеп беру және бухгалтерлік баланстар мұрағатқа тапсырылуы тиіс. Осы санаттағы ресми құжаттамалардың барлығы мұрағатқа жіберілгенге дейін бухгалтерлік үй-жайда сақталуы тиіс, ал заңды тұлғақағаздардың сақталуына барлық жағдайды қамтамасыз етуге міндетті: шкафтар жабық болуы, өрт және басқа да қауіпсіздікті сақтау керек. Кәсіпорын ішінде құжаттаманың сақталуына жауапты тұлға арнайы құжатпен тағайындалады.

Егер компания қатаң есеп беру нысандарын пайдаланатын болса, заң бойынша бұл құжаттар сейфте немесе арнайы шкафта, жабық бөлмеде сақталуы керек және құжаттаманың сақталуына кепілдік береді. Қолмен өңделген ағымдағы уақыт кезеңінің бастапқы құжаттамасы хронологиялық тәртіпте регистрлерге жиналуы керек, содан кейін олар мұрағатқа тұрақты сақтауға жіберіледі.

Тағы нені ескеру керек?

Банк көшірмелерін, кассалық ордерлерді және аванстық есептерді сақтау кезінде барлық құжаттама хронологиялық тәртіпте сақталуы және бірлескен жүйелі сақтау үшін тігілуі керек. Құжаттардың кейбір нақты санаттарын (ауысымдық есептер, жұмысқа тапсырыстар) міндетті түрде сақтауға болады, бірақ ешнәрсе жоғалып кетпеуі немесе адал емес мақсаттарда пайдаланылуы үшін қалталарға салынуы мүмкін.

Құжаттаманың сақталуы, сондай-ақ оның мұрағатқа уақтылы жөнелтілуі бірінші кезекте бас бухгалтердің міндеті болып табылады, дегенмен, қажет болған жағдайда жергілікті нормативтік актілерде өкілеттіктерді басқа тұлғаға беру қарастырылуы мүмкін. Бастапқы құжаттаманы, есептілікті, бухгалтерлік балансты беру бас бухгалтердің ресми бұйрығы болған жағдайда ғана мүмкін болады. Жалпы, құрылымдық бөлімшелердің есеп құжаттарына қолы жетпейді. Құжаттарды алып қою мүмкінанықтау органдарының, соттың немесе заң бойынша тиісті өкілеттіктері бар басқа органдардың мамандандырылған сұрауы болған жағдайда ғана. Бұл ретте заңға сәйкес жасалған ресми қаулыны ұсыну қажет. Кері қайтарып алу кезінде хаттама жасау қажет, оның бір данасы ұйым өкіліне қол қоюға қарсы беріледі.

Негізгі құжаттарды сақтау мерзімі төмендегі кестеде көрсетілген.

Жұмыс үрдісінің ерекшеліктері

«Құжат айналымы» термині құжат жасалған сәттен бастап мұрағат ісіне берілгенге дейінгі құжаттаманың қозғалысымен байланысты факторлардың жиынтығына қолданылады. Кестені әзірлеу кейбір кәсіпорындарда құжат айналымы жөніндегі маманға берілгенімен, бас бухгалтердің міндеті. Алайда, тәжірибе көрсеткендей, ең дұрысы мұндай кестені ұйымның есеп саясатына енгізу болып табылады, содан кейін ол компанияның бас лауазымды тұлғасы қол қойған арнайы шығарылған бұйрықпен бекітіледі.

Кестенің көмегімен ұйымдық процестерді үйлестіруге және кәсіпорындағы жоспарлау тапсырмасын жеңілдетуге болады. Бастапқы құжаттаманың жұмыс ағымының кестесі - бұл орындаушылар тізімі, құжаттар бухгалтерияға жіберілетін уақыт аралықтары және бухгалтерлер оларды өңдейтін уақыт шеңбері. Есеп беру кезеңдерін, соның ішінде баланстарды сипаттауды ұмытпаңыз. Көбінесе есеп саясаты бастапқы құжаттарды сақтау мерзімдерін реттеуді қамтиды және бұл кезең немесезаңнамада белгіленгенге теңестіріледі немесе серіктестік қызметінің ерекшеліктеріне сәйкес талап етілсе, жоғарырақ белгіленеді. Жыл бойынша есептілікті тапсырған кезде құжаттама белгіленген тәртіпте дайындалып, мұрағаттық сақтауға тапсырылады. Сонымен бірге, болашақта сақтауға берілген көлемнен пайдалы деректерді алу қажет болуы мүмкін екендігі ескеріледі. Ол үшін істерді қалталарға бөлу әдетке айналған, ал топтастыру мазмұнымен түсіндіріледі. Әр қалтаға сәйкес тақырып тағайындауды ұмытпаңыз.

Іш сақтау мүмкіндіктері

Кәсіпорын қызметі барысында қалыптасқан барлық құжаттама, жоғарыда айтылғандай, уақытша сақтауға арналған және тұрақты болып бөлінеді. Іс қағаздарын мұрағатқа тапсыру кезінде бір папкадағы қызметтік қағаздарды араластырмай, осы санаттардың әрқайсысын бөлек тапсыру қажет. Бұл жағдайда көшірмелер түпнұсқадан бөлек сақталуы керек. Сондай-ақ, бөлек қалталарда есептілікті, жыл мен тоқсанға, айларға арналған жоспарларды көрсететін құжаттаманы сұрыптауға тура келеді. Бір файлда бір құжат бөлігі болуы керек.

Бір істі топтау үшін бір кезеңде (тоқсан, жыл, ай) жасалған құжаттарды пайдалануға болады. Ерекшелік өтпелі санаттар деп аталады - мысалы, жабылуы күнтізбелік жылға сәйкес келмейтін жеке істер. Егер файлда бірнеше ай бойы жасалған құжаттама болса, әр айды басқалардан бөлек, одан кейінгі блок қандай мерзімде құжатталатынын белгілеп, арнайы парақпен бөлу қажет. Бұл жағдайда бір корпусқа 250 параққа дейін топтастыруға рұқсат етіледі. Қалтаның қалыңдығы 4 см немесе одан аз болуы мүмкін.

Тағы нені ескеру керек?

Мұрағаттау ережелерінен көрініп тұрғандай, егер құжаттаманың қосымшалары болса, олар (нақты қашан құрастырылғанына қарамастан) олармен бірге жүретін құжаттамаға қоса берілуі керек. Жалпы алғанда, бухгалтерлік құжаттаманың мұрағат реттілігі өте маңызды, сондықтан оны қатаң сақтау керек. Әдетте, алдымен есептер, содан кейін түсіндірме жазбалар орналастырылады, содан кейін бухгалтерлік баланс қоса берілген құжаттармен толықтырылады.

Компания қызметкерлерінің жеке шоттарын сақтауды ұйымдастыру кезінде бұл үшін құжаттама қатаң хронологиямен жыл бойынша ресімделетін жеке істі бөлу қажет. Жылдық корреспонденция күнтізбелік жыл көрсетілген папкаларға құрастырылады және де мерзімдерге сәйкес жүйеленеді. Әрбір сұраудан кейін жауап болуы керек.

Кейбір мүмкіндіктер

Салық кодексінде белгіленген сақтау мерзімдері бухгалтерлік есеп қызметін реттейтін заңдарда көрсетілгеннен өзгеше болуы мүмкін. Мұндай сәйкессіздікті байқаған кезде, ең алдымен, ұзағырақ уақыт кезеңін сақтау ұсынылады - бұл қажет болған жағдайда құжаттамаға сілтеме жасауға, оны қолданыстағы ережелердің біріне сәйкес мерзімі аяқталған болса да пайдалануға мүмкіндік береді. мерзімі өтіп кеткен. Сонымен қатар, инспекторлардың шағымданатын ештеңесі болмайды. Сондай-ақ сақтау ұзақтығын көрсететін 2000 жылы жарияланған арнайы тізімді есте сақтау қажеткейбір арнайы құжаттама топтары. Бұл тізім жүйелі түрде жаңартылып, толықтырылып отырады, сондықтан кәсіпорынның бас бухгалтері және құжат айналымына жауапты бөлім өзекті ақпаратты қадағалауы керек.

Егер сақтау мерзімі бұзылған болса, қауіпсіздік мәселесі бірінші кезекте бас бухгалтерге жүктелгеніне қарамастан, бұл үшін жауапкершілік кәсіпорын басшысына жүктеледі. Егер тәртіп, сақтау мерзімі бұзылса, кәсіпорынға айыппұл салынады. Шенеунік үшін жаза әдетте екі мыңнан үш мың рубльге дейін болады. Бірақ егер бастапқы құжаттама мүлдем сақталмаса, олар бес мың рубль немесе одан да көп айыппұлмен жазалануы мүмкін.