Гант диаграммасы - сіздің жоспарлау көмекшісі. Гант диаграммасы дегеніміз не және оны қалай жасауға болады?

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Гант диаграммасы - жобаны басқарудағы кестені көрнекі түрде көрсетуге арналған ең танымал құралдардың бірі.

Бұл не?

Гант диаграммасы шағын және орта бизнес саласындағы жұмыстың әртүрлі кезеңдерін көрсетуге арналған. Көрнекі түрде бұл екі негізгі осьтен тұратын жолақтардың қарапайым жиынтығы: істер мен уақыт. Әрбір уақыт кезеңіне орындалуы қажет нақты тапсырма беріледі.

Диаграммада негізгі блоктардан басқа орындалған жұмыстардың пайызын көрсететін арнайы қосымша баған болуы мүмкін. Арнайы белгілер - межелер - екі немесе одан да көп тапсырмаларды бөлектеу және олардың орындалу ретін көрсету үшін пайдаланылады.

Гант диаграммасы жобаны басқару саласындағы стандарттың бір түрі болып табылады, өйткені оның көмегімен жобаның барлық кезеңдерін іске асыру құрылымын нақты көрсетуге болады.

Гант диаграммасы не үшін қажет?

Адамдардың көпшілігі визуалды екенін ескере отырып, диаграмма негізгі міндеттердің бірін шешуге және қызметкерлерге немен жұмыс істеу керектігін, процесте қандай ресурстарды қолдану керектігін көрсетуге мүмкіндік береді.белгілі бір тапсырмаларды орындау қаншалықты жылдам. Барлық ақпарат шатастыратын кестелер мен мәтіннің үлкен көлемін пайдаланбай, қысылған түрде ұсынылады. Сонымен бірге, мәні жобаға қатысушылардың барлығына түсінікті және түсінікті.

Диаграмманы пайдалану кішігірім жобаларды басқаруды айтарлықтай жеңілдетеді және қызметкерлердің әрекеттерін әрқашан бақылауда ұстауға мүмкіндік береді.

Бірінші диаграмманың пайда болу тарихы

Алғашқы диаграмма пішімін 20 ғасырдың басында Генри Л. Гант жасап, сынаған. Ғалымды Бірінші дүниежүзілік соғыста пайдалану үшін кемелердің құрылысын басқару үшін жалданды. Арнайы кесте оған берілген тапсырмалардың уақытында орындалуын бақылай отырып, бірнеше инженердің жұмысын үйлестіруге мүмкіндік берді. Гант барлық қажетті тапсырмаларды тізімдеу және оларды қолжетімді ресурстарға сәйкес жоспарлау арқылы тікелей бастады.

Маңызды кезең кейбір тапсырмалардың басқаларға тәуелділігін көрсету болды. Сонымен қатар, Гант әр адамға белгілі бір қызмет түрін аяқтау керек уақыт кезеңін бөлді, жобаға бөлінген уақытты ескере отырып, кім және қандай тапсырма орындалатынын көрсетті.

Гант диаграммасы әртүрлі тапсырмаларды көрсететін тік ось және уақытты көрсететін көлденең ось арқылы жасалады.

Қазіргі әлемдегі Гант диаграммасы

Бұл жоспарлау әдісі бүгінгі күні өзектілігін жоғалтпайды, өйткені ол өндіріс жоспарының графикалық көрінісін беруге мүмкіндік береді, іске асыру барысын бақылауды жеңілдетеді.тапсырмалар берілген. Гант диаграммасы соншалықты күшті аналитикалық құралға айналды, ол 100 жылға жуық уақыт бойы ешқандай өзгерістерге ұшыраған жоқ. Өткен ғасырдың 90-шы жылдарында ғана қарым-қатынастарды егжей-тегжейлі сипаттау үшін оған әртүрлі міндеттер арасындағы байланыс желілері енгізілді:

• "аяқтау-бастау" - B әрекеті А әрекеті аяқталмайынша басталуы мүмкін емес;
• "бастау-аяқтау" - B әрекеті А әрекеті басталғанша басталуы мүмкін емес;
• "start-start" - B әрекеті A әрекетінен ерте басталмайды;
• "аяқтау-аяқтау" - B әрекеті А әрекеті аяқталғаннан ерте аяқталмауы керек.

Гант диаграммасы Гувер бөгеті (Лас-Вегас, 1939) және Эйзенхауэр тас жолы жүйесі (АҚШ-тың көптеген ірі қалаларын байланыстырады) сияқты алып инженерлік құрылымдардың құрылысында пайдаланылғаны туралы дәлелдер бар.

Нұсқау: Гант диаграммасын 5 қадаммен қалай құруға болады?

Содан кейін Гант диаграммасын құру ережелерін қарастырамыз және оны Microsoft Excel электрондық кестесінде өзіміз жасауға тырысамыз.

1-қадам. Деректер жинау

График құру үшін бізге келесі деректер қажет:

• барлық деректер жиынының координаттары (әрбір баған басталуы керек);
• әр кезеңнің атауы;
• әр кезеңнің ұзақтығы.

Ыңғайлы болу үшін біз оларды кестенің сәйкес өрістеріне дереу енгіземіз. Барлық қажетті ақпаратты енгізгеннен кейін диаграмманың өзін құруға кірісеміз.

Маңызды: барлық деректер пішімдерінің сәйкес екеніне көз жеткізіңіздұрыс: атап айтқанда, бұл күндерге қатысты.

2-қадам. Макет құру

Сонымен, біз жоспарлаудың мақсатын және кестені құрастыратын негізгі деректерді білеміз. Енді электрондық кесте терезесінде біз «Кірістіру -> диаграммасы» бөліміне өтуіміз керек, содан кейін «Желі» элементін шертеміз. Бізге кәдімгі емес, жинақтау қажет, өйткені ол деректердің екінші қатарын ғана қамтамасыз етеді, біздің жағдайда ол негізгі болады.

3-қадам. Қалғанының бәрін өшіру

Бұл үшін бағдарлама арнайы құралдарды ұсынады. Экранда пайда болған диаграммада тінтуір курсорын көк жолақтың үстіне апару керек, оны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, пайда болған мәзірден «Деректер сериясын пішімдеу» тармағын таңдау керек. Терезе пайда болады, онда біз «Толтыру» тармағына өтіп, «Толтырусыз» тармағын таңдауымыз керек. Осыдан кейін диаграмма келесідей болады:

4-қадам. Аяқтаулар

Әдепкі бойынша графиктегі барлық деректер төменнен жоғарыға қарай реттелгендіктен, оны сәл өзгертуге тура келеді. Мұны істеу үшін біз санат осін тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз (жанындағы бізде тапсырмалар тізімі бар), «Пішім осі» терезесіне өтіңіз. Бізге қажет қойынды бірден ашылады - «Ось параметрлері». Санат ретін кері қайтару жанындағы құсбелгіні қойыңыз. Шындығында, Гант диаграммасы дайын, тек бірнеше пайдалы нәрсе қалды.

5-қадам. Пішімдеу

Сонымен, біз диаграммамен жұмысты жалғастырамыз. Көріп отырғаныңыздай, ол әлі де жағымсыз көрінеді, енді оны электрондық кестенің көмегімен түзетеміз:

1. Жоғарғы оң жақ бұрыштағы көрсеткіні пайдаланып диаграмманы қажетті өлшемге дейін созыңыз.
2. Кестедегі барлық күндерді таңдап, тінтуірдің оң жақ түймешігімен таңдау аймағын басып, "Ұяшықтарды пішімдеу-> нөмірі" бөліміне өтіңіз. Бұл бөлім біз жұмыс істейтін негізгі сан пішімдерімен таныстырады. Жазулар бір-бірімен қабаттасып кетпеуі үшін жазбаның қысқа нұсқасын таңдауға кеңес береміз. Содан кейін, диаграммадағы күндер бар осьті қайтадан тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз, "Ось пішімі -> нөмірі" таңдаңыз және "Дереккөзге сілтеме" жанындағы құсбелгіні қойыңыз.
3. Мағынаны таңдап («Күн» және «Ұзақтық» таңбалары оң жақта) және пернетақтадағы Жою түймесін басыңыз.
4. «Формат осі -> параметрлерін» ашыңыз және ең төменгі және ең жоғары мәндерді орнатыңыз (біз дүйсенбі және 3 қаңтар болғандықтан 15 желтоқсанды белгіледік). Мұнда біз негізгі бөлімшелердің бағасын белгілей аламыз (бұл, мысалы, жобадағы жұмыс бірнеше апта немесе айға созылатын жағдайларда ыңғайлы). Біздің жағдайда әдепкі мәнді (2.0) қалдыру ыңғайлырақ.

Пішімдеумен тағы да тәжірибе жасау - соңында біз осындай сұлулыққа ие боламыз. Мұнда аяқталған Гант диаграммасы берілген. Біз келтірген мысал, әрине, өте қарапайым - бірақ бұл жоспарлау әдісінің мәнін түсіну жәнебелгілі бір тапсырмаларды орындау процесінің көрнекі демонстрациясы.

Басқа диаграмма бағдарламалары

Әрине, жобаны басқаруды жеңілдететін басқа да көптеген жақсы бағдарламалар бар. Кез келген күрделіліктегі Гант диаграммасын мына сияқты қолданбалар арқылы оңай құруға болады:

• SchedRoll;
• Гант дизайнері;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project және басқалар.

Сонымен қатар, пайдаланушыларға өз істерін жоспарлауға ғана емес, сонымен қатар электрондық пошта арқылы тапсырмалардың ағымдағы күйі туралы тұрақты есептерді, хабарламаларды алуға мүмкіндік беретін бірқатар онлайн қызметтер бар. Дегенмен, желіде сақталған деректердің құпиялылығына қауіп төніп тұрғанын және пайдаланушының компьютеріне тікелей орнатылған стационарлық бағдарламалық қамтамасыз ету, әдетте, әлдеқайда кең функционалдылыққа ие және жұмыс істеуде сенімдірек екенін жоққа шығаруға болмайды.

Әдістің артықшылықтары мен кемшіліктері

Соңында, сипатталған жоспарлау және басқару әдісінің негізгі артықшылықтары мен кемшіліктерін егжей-тегжейлі қарастырған жөн.

Басты артықшылығы, сөзсіз, материалдың графикалық көрсетілімі. Әдетте, бизнесмендерге Гант диаграммаларымен жұмыс істеу ыңғайлы - олар жобадағы жұмыс кезеңдерін нақты анықтау және белгілеу мүмкіндігін ұнатады. Тапсырмаларды түрлі-түсті жолақтар түрінде ұсыну арқылы барлық топ мүшелері өз тапсырмаларын бір қарағанда анықтай алады.

Сонымен қатар Гант диаграммалары екенін атап өткен жөнжобаның негізгі басымдықтарын көрсете алатын тамаша презентация құралы. Яғни, басшылар қолда бар ресурстардың әрқайсысын бөліп, таратқаннан кейін команда бұл туралы бірден біліп, одан әрі нұсқауларды орындайды. Гант диаграммасының бұл мүмкіндігі аға менеджерлер үшін өте пайдалы – оны пайдалану арқылы әртүрлі жобалардың күйі туралы егжей-тегжейлі, көлемді есеп дайындау оңайырақ.

Алайда, кез келген басқа жоспарлау әдісі сияқты, Гант диаграммасының кемшіліктері бар. Олардың бірі - тапсырмаға тәуелділік. Көбінесе жобаларды ұсыну процесінде менеджерлер осы тапсырмалардың қайсысы бір-бірімен байланысты екенін көрсетуі керек. Бірақ, өкінішке орай, диаграмма пішімінің өзі бұған мүмкіндік бермейді. Бұл шектеуді айналып өту үшін менеджерлер әртүрлі айлаларға жүгінеді: мысалы, олар негізгі тәуелділіктерді көрсететін диаграммаға арнайы тік сызықтарды қосады. Дегенмен, бұл ақпаратты толық жеткізу мүмкін емес уақытша ғана шешім.

Гант диаграммаларының тағы бір кемшілігі - олардың икемсіздігі. Қазіргі уақытта жобалар статикалық емес - олар үнемі кейбір өзгерістерге, ығысуларға ұшырайды, оларды диаграммада ескеру мүмкін емес. График құруды бастамас бұрын, менеджерлер бәрін ең ұсақ бөлшектерге дейін есептеуі керек, өйткені бағалаудағы ең аз өзгеріс кезінде барлық диаграмманы нөлден қайта салу керек. Және бұл бір уақытта жоспарлаудың бірнеше түрлі тәсілдерін суреттей алу мүмкіндігін айтпағанның өзіндеда жоқ.

Гант диаграммасы не үшін қажет болғанына қарамастан, бағдарлама (тіпті ең «озық») белгілі бір жұмыстардың маңыздылығы мен ресурс сыйымдылығын, олардың мәнін көрсете алмайды. Сондықтан ол аса ауқымды жобалар үшін сирек қолданылады.

Дегенмен, бұл әдіс жобаларды басқару тәжірибесінде өте кең таралғанын жоққа шығару мүмкін емес – оны қолданудың ғасырдан астам уақытында адамдар оның тиімділігі мен жоғары тиімділігін тексеру мүмкіндігіне ие болды.