Бизнес-процесс: бизнес-процестерді талдау. Сипаттама, қолдану, нәтижелер

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Кез келген кәсіпкер бизнес-процестің не екенін жанама түрде білуі керек. Бизнес-процестерді талдау шығындарды азайтуға, табыстылықты арттыруға және түптеп келгенде кәсіпорынның пайдасын арттыруға көмектеседі. Экономикалық әдебиеттерде бұл ұғым алғаш рет өткен ғасырдың 80-жылдарында зерттеушілердің еңбектерінде кездеседі. Дәл сол кезде Америка Құрама Штаттарында олар бірінші рет барлық өндірістің тиімділігі бизнес-процесс деп аталатын өзара байланысты әрекеттердің жиынтығына байланысты деп ойлады.

Анықтамалар

Бизнес-процесс – күрделі ұғым. Бизнестің дамуы өзара байланысты операцияларға, процедураларға және әрекеттерге өте тәуелді. Зауытты шикізатсыз, оны өңдеусіз, станоктардағы жұмысшыларсыз және есепшілерсіз елестету мүмкін емес. Кәсіпорын – біртұтас организм ретінде қызмет ететін жабық жүйе. Және бәрі кедергісіз және кідіріссіз дұрыс жұмыс істеуі үшін сізге негізгі ми қажет - барлық бизнес-процестердің үйлесімділігін талдап, бақылайтын тәжірибелі менеджер.

Егер экономикалық тұрғыдан қарастыратын болсақ, онда экологиялық ресурстарды тұтынушы үшін түпкілікті өнімге дейін өңдеу барысында барлық мүмкін болатын қызметтердің өзара байланысы бизнес-процесс деп аталады. Бизнес-процестерді талдау - белгілі бір әрекеттің, операцияның немесе өндіріске қатысты оқиғаның тиімділігін бағалау.

Олар не үшін

Бизнес процестерін сипаттау өте оңай. Бірақ шындықтың ең үлкен проблемасы - біздің еліміздегі кез келген кәсіпорында әртүрлі өндірістік процестердің тиімділігін арттыруға шынымен қызығушылық танытатын адамды сирек кездестіруге болады. Шағын және орта бизнес шығындарды азайту үшін бұрыннан ескірген әдістерді қолдануға тырысады, ал Батыста олар бизнестің табысты болуы оның жұмысынан максималды нәтиже алуға мүдделі білікті жалданған менеджерге байланысты екенін бұрыннан түсінген.

Бизнес-процестерді құру нақты түсінік береді: кім қандай кезеңге жауапты, ол қандай лауазымда және не істеу керек. Мұндай құрылымдау өндірісті ұйымдастыруды ашық етеді және оны басқаруды жеңілдетеді. Қызметкерлерге мақсаттар ағашын хабарлау арқылы олардың жұмысының ортақ мақсаттарға бағытталғанын көрсету арқылы олардың мотивациясын арттыруға болады. Сонымен қатар, бизнесті осылай ұйымдастыру қаржылық және уақыт ресурстарының қажетсіз шығындарын анықтауға көмектеседі.

Қалай жасау керек

Кәсіпорынның үлкен немесе кіші екеніне қарамастан, егжей-тегжейлі жоспар құру тәсілі бірдей. Қарастырыңызнақты мысал. Диван сататын компания бар. Бизнес-процесс диаграммасы ағашқа ұқсас. Негізгі тармақтар кішірек тармақтарға бөлінетін негізгі мүмкіндіктерді қамтиды. Сонымен, бөлшек саудагердің бизнес-процесінің негізгі кезеңдері қандай?

1. Тауарларды сатып алу. Бұл бірінші және орталық бизнес-процесс. Оның ішкі кезеңдері қандай?

• Жабдықтаушы талдауы.
• Өндірістік зауыттармен келісім-шарттар жасау.
• Көлік компанияларымен келісім-шарттар жасау.

2. Диванның орналасуы. Бұл кезеңде мынадай сәттер бар:

• Бөлме таңдау.
• Үй-жайды салу немесе жалға беру.
• Сату үшін жағдай жасау.

3. Сатылым процесі.

• Жалдау.
• Кассалық машина сатып алу.
• Сату үшін атмосфера мен дизайн жасау.

4. Маркетинг және жарнама.

• Белгі қою.
• Визиткаларды, буклеттерді, брошюраларды, каталогтарды және т.б. жасау
• Жарнама орналастыру.

Тізім ұзақ болуы мүмкін. Бизнес-процестердің қалай құрылатынын түсіну маңызды. Содан кейін біз табысты болу үшін бизнесті ұйымдастырудың бірнеше алтын ережелерін береміз.

1-ереже

Таңдалған әрбір бизнес кезеңіне белгілі бір адам жауапты. Оларды схеманы құруға қатыстырыңыз. Бұл процесті егжей-тегжейлі түсінуге, қызметкерлерді қызықтыруға және олардың ортақ мақсаттарға жетуге бағытталған мотивациясын арттыруға мүмкіндік береді. Бұл әсіресе кәсіпорынның қалыптасуының бастапқы кезеңдерінде маңызды. Бизнес бастау әрқашан байланыстыүлкен қиындықтар және нақты кезеңдерге арналған мақсаттарды уақтылы қою әрекеттің егжей-тегжейлі жоспарын береді.

2-ереже

Автоматтандырылған бағдарламаларды пайдаланыңыз және схемаларды визуализациялаңыз. Бүгінгі күні ақпаратты құрылымдауға көмектесетін көптеген дайын бағдарламалар бар. Шағын және орта бизнес оларды барлық жерде пайдаланады.

Егер сіз топта жұмыс істеп жатсаңыз, барлығын жазу үшін тақтаны немесе қағаз бөліктерін алыңыз және жүріп бара жатқанда процестеріңіздің ағашын сызыңыз. Үлкен операциялардан бастаңыз және оларды кішігірім операцияларға бөліңіз. Ірі кәсіпорындар үшін бизнес-процестерді құру - барлық қызметкерлердің барынша шоғырлануын және әрекеттерін үйлестіруді талап ететін үлкен қажырлы жұмыс.

Ереже №3

Бизнес-процестерді құрастырған кезде оның ұйымдық құрылымын емес, компанияның стратегиясын басшылыққа алыңыз. Дәл осындай функция белгіленген бөлімдердің шегінен шығуы мүмкін. Мысалы, жеткізушіден өнімді жеткізген кезде, өнім бөлшек сауда нүктесінен өзі шыққанша, яғни сөрелерге орналастырылып, тұтынушыға қол жетімді болғанша бизнес-процестің шекарасын қарастыруға болады. Бұл процесс ұйымдық құрылымның бөлігі болып табылатын бірнеше бөлімдерді қамтиды.

4-ереже

Жоспарыңызды тым егжей-тегжейлі қарастырмаңыз. Диаграмманы қажетсіз ақпаратпен шамадан тыс жүктеп алсаңыз, бұл жалпы шатасуға және жауапты қызметкерлерге ауыр жүктемеге әкеледі. Белгілі бір сегментте өзгерістер енгізуді жоспарласаңыз, бұл бөлік егжей-тегжейлі болуы керек, ал қалғандарының барлығын ескеру қажет.егжей-тегжейге үңілмей, үстірт қана. Бизнес-процестердің тиімділігі Паретоның "20/80" заңына бағынады, бұл ретте егжей-тегжейлі сипаттамалардың 20% бүкіл операцияның табыстылығының 80% әкеледі.

5-ереже

Шындықтан қорықпаңыз және шын мәніне негізделген схема құрыңыз. Бұл жағдай өте жиі кездеседі. Бас менеджер бизнес-процесс диаграммасын құру үшін қарамағындағылардан олардың бөлімдері туралы сұрайды. Олар қалай жақсы екенін айтып беруге тырысады. Шын мәнінде нақты жағдай идеалдан алыс болса да. Бірақ жалған деректер негізінде қате схема құрылады, одан кейін тиімсіз шешімдер қабылданып, барлық жұмыс босқа кетеді.

"Болғандай", "болуы керек" және "мен қалай болғанын қалаймын" дегенді шатастырмаңыз. Барлығы қаншалықты нашар болса да, бизнес-процестер осы жағдайды жақсарту үшін дәл құрастырылады. Сондықтан нақты өмірдегі жағдайды ғана сипаттау қажет.

Бизнес үдерістерін автоматтандыру

Компанияда болып жатқан барлық оқиғаларды қадағалау өте қиын, әсіресе ірі корпорациялар мен синдикаттарға қатысты. Шешім қабылдау үшін кіріс деректерді талдауға мүмкіндік беретін автоматтандырылған бағдарламалардың тұтас жүйесінсіз ірі бизнесті елестету қиын. Сондықтан бүгінде біз бизнес-процестерді автоматтандыру туралы жиі айтамыз.

Тәжірибеде бұл бизнес-процесті қамтамасыз ететін ақпарат ағындарының барлық түрлерін өңдейтін арнайы компьютерлік бағдарламаның бар екенін білдіреді. Бизнес-процестерді талдау офлайн режимде жүзеге асырыладырежимінде, ал адам тек нәтижелермен танысып, тиісті қорытынды жасайды.

Талдау әдісін таңдау

Бизнес-процестерді автоматты түрде қалай жақсы сипаттау керек деген сұраққа тап болған кезде, отандық кәсіпкер ресейлік нарық үшін оңтайландырылмаған көптеген нұсқаларды табады. Ұсынылған бағдарламалық қамтамасыз етудің барлығы дерлік өндірісті оңтайландыруда тәжірибесі бар батыс компаниялары үшін жасалған. Бірақ кейбір деректерді талдағаннан кейін біз бизнес процесін жүзеге асыратын бағдарламалардың жеке тізімін жасадық.

1. BEST-5 «Менің бизнесім» - шағын және орта бизнес жиі қолданатын бағдарламалық құрал. Бағдарлама кез келген компьютер үшін қол жетімді және пайдалану өте оңай. Оның артықшылығы - ол шағын кәсіпорын деректерінің шағын көлемін талдай алады.
2. Корпоративтік модельер. Қазіргі заманғы кәсіпорындарда жиі қолданылады, негізінен ол арзан. Бұл бағдарламамен бизнес бастауды ұйымдастыру оңай, өйткені бизнес-процестердің диаграммаларын құру өте ыңғайлы, бірақ ол іс жүзінде талдамайды.
3. iGrafx Enterprise Central. Өте жақсы канадалық дизайн. Бизнес-жоспарларды танып, құрастырып қана қоймай, кіріс деректерінің массивтерін сәтті талдай алады. Біздің елде оның таралуы өте аз, дегенмен өнім өте лайықты.
4. Бизнес студиясы. Ең танымал ресейлік даму. Басқа MS Office өнімдерімен (Word, Excel, Visio) біріктірілген. Үшінотандық кәсіпкер баға-нәтиже қатынасы бойынша ең жақсы таңдау болып табылады. Тамаша бизнес-процесс талдауы. Бағдарламадан алынған нәтижелерге байланысты өндірісті сәтті оңтайландыруға болады.

Бизнес-процестерді құру технологиясы

Бүгінгі таңда ең көп таралғаны «Бизнес-процесс» схемасын құрудың автоматты және қолмен әдісін біріктіру. Бұл жағдайда бизнес-процестерді талдау екі кезеңде жүзеге асырылады: біріншісі компьютерде алынған нәтижелердің көмегімен, екіншісі - менеджер қолмен.

Графиктер мен диаграммаларды салудың екі негізгі әдісін қарастырайық. Бұл жағдайда бизнес-процесс технологиясы келесі әдістерді қолдану арқылы құрылады:

1. DFD (деректер ағынының диаграммасы).
2. WFD (Жұмыс ағынының диаграммасы).

Бірінші DFD әдісі деректер ағындарының диаграммасын құруды қамтиды. Оларға мыналар жатады: процестің жұмысын егжей-тегжейлі көрсету, жауапты қызметкерлер, қажетті құжаттама. Мұндай құрылыс кәсіпорын қызметінің, оның айналасындағы кіріс және шығыс деректерінің, өндірістік процестің барлық элементтері мен олардың арасындағы байланыстардың толық бейнесін береді. Бұл тәсіл нәтиженің тиімділігін төмендететін және әртүрлі жолдармен оңтайландырылатын тегін (қосымша) бизнес-процестерді бөлектеуге мүмкіндік береді.

WFD - төменгі деңгейдегі бизнес процестерін сипаттайтын жұмыс процесі диаграммалары. Егер сіз әрекеттердің тік иерархиясын ғана емес, сонымен қатар көлденеңін де білсеңіз, бизнесті дамыту айтарлықтай өзгеруі мүмкін. Бұл нені білдіреді?

ҚарасаңWFD-диаграммалары әр графы белгілі бір процеске жауап беретін уақыт шеңберлерінің торы екені анық. Тауарды жеткізу екі күнге созылады делік - графикте процестің басы мен аяқталуы көрсетілген. Содан кейін өнімді сауда алаңында орналастыру оқиғасы келеді және бұл процесс жеткізілім аяқталғаннан кейін ғана басталады. Мәліметтер графикте ретімен бейнеленген. Оқиғалар, операциялар мен әрекеттер бір уақытта орындалса, өзара тоғысуы мүмкін. Толық өндірістік цикл үшін қанша уақыт қажет екенін анықтай отырып, осылайша бизнесті дамытуды бастапқы кезеңде бастау ыңғайлы.

Қорытынды

Кіші немесе үлкен, жаңа немесе ескі үшін сізге бизнес-процесс деген не екенін түсіну қажет. Фирманың өмірлік циклінің кез келген кезеңінде өндірісті оңтайландыру одан әрі дамуына айтарлықтай әсер етуі мүмкін. Өйткені, бүгінгі таңда кез келген ұйымның өмір сүруінің басты мақсаты – тұтынушының сұранысын қанағаттандыру. Ал егер клиент риза болса, ол пайда табады. Мұндағы тәуелділік тура пропорционал. Тұтынушының қанағаттану деңгейі неғұрлым жоғары болса, фирманың пайдасы да соғұрлым жоғары болады. Бұған кәсіпорын ішіндегі процесті талдау және өзгерту арқылы ғана қол жеткізуге болады.