Кездесу түрлері: хаттама, құрылым және мазмұн

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Ешбір ұйымның жұмысын іскерлік коммуникацияларсыз елестету мүмкін емес. Қызметкерлер арасындағы дұрыс құрылған байланыс тапсырмаларды бірқалыпты және жылдам шешуге мүмкіндік береді.

Ұйымдарда жиналыстың көптеген түрлері бар және олардың әрқайсысының өзіндік ерекшеліктері мен міндеттері бар. Мұндай нюанстарды білу бизнес мәселелерін талқылауды жеңілдетуге көмектеседі. Бұл мақала жиналыстардың түрлері туралы айтып береді, олардың неліктен өткізілетінін және кеңсе жұмысында қалай жазылатынын түсінуге көмектеседі.

Іскерлік кездесулердің мақсаттары

Кез келген түрдегі кездесулер мен кездесулерді өткізудің басты мақсаты – өзекті мәселелерге нақты сындарлы шешімдер әзірлеу және өзекті бизнес мәселелерін қарастыру. Сондай-ақ, ұжымдық жиналыс барысында қызметкерлер жоғары тұрған басшылармен пікір, идеялармен бөлісуге немесе мәселелерді оңтайлы шешу туралы ұсыныс жасауға мүмкіндік алады.

Іскерлік кездесулердің кез келген түрі ұйымдағы жағдайдың жан-жақты көрінісін көруге, оның күшті және әлсіз жақтарын анықтауға мүмкіндік береді. Айта кету керек, бұл форматқа қатысқан кездеіскерлік коммуникациялар - компанияның немесе кәсіпорынның жаңа қызметкерлерінің жылдам бейімделуі.

Тапсырмалар

Кездесулердің барлық түрлерінің келесі міндеттерін ажыратуға болады:

• ағымдағы мәселелер мен мәселелерді шешу;
• компанияның стратегиялық мақсатына сәйкес бөлімдердің қызметін біріктіру;
• компанияны және оның жеке құрылымдық бөлімшелерін бағалау;
• компания саясатын жүргізу және дамыту.

Мұндай іскерлік іс-шараны қандай форматта өткізу керектігін түсіну үшін жоғарыда аталған тапсырмалардың қайсысы оған сәйкес келетінін шешу керек, содан кейін оның қандай классификацияға жататынын түсінуге болады.

Түрлері мен классификациясы

Кездесу, іскерлік коммуникация түрі ретінде оның тақырыбы мен қатысып отырған лауазымды тұлғалардың тізімін анықтайтын өткізудің басқа нысаны болуы мүмкін.

Кездесулердің негізгі классификациясын бөліп көрсету керек:

1. Меншік аймағы. Бұл жерде мәжілістердің әкімшілік (проблемалық мәселелерді талқылауды көздейтін), ғылыми (мақсаты өзекті ғылыми мәселелерді талқылау болып табылатын семинарлар мен конференциялар), саяси (кез келген саяси ұйым мүшелерінің кездесуін қамтамасыз ету) сияқты түрлерін ажыратуға болады. партиялар мен қозғалыстар) және аралас түрлері.
2. Масштаб. Мұнда басқа елдердің немесе шетелдік серіктестердің ұлттық, аймақтық, сондай-ақ қалалық мамандары тартылған халықаралық болып бөлінеді.
3. Тұрақтылық. Кез келген жиналыс форматында болуы мүмкінтұрақты немесе мерзімді.
4. Орналасқан жері бойынша - жергілікті немесе саяхатшы.

Сонымен қатар кездесулердің барлық түрлерін келесідей бөлуге болады:

1. Нұсқаулық, мінез-құлықтың директивалық пішімін қарастырады, мұнда жоғары тұрған басшы өзінің бағыныштыларына ақпаратты тікелей жеткізеді, содан кейін ол алшақтайды және билік вертикалы бойынша беріледі. Көбінесе мұндай іскерлік қарым-қатынас барысында бас директордың бұйрықтары тыңдалады, олар кәсіпорынның жұмыс барысына айтарлықтай әсер етуі мүмкін және бұл мінез-құлық нормалары немесе маңызды жаңалықтар болуы мүмкін.
2. Операциялық (бақылау бөлмелері). Кездесудің бұл түрінің мақсаты ұйымдағы немесе кәсіпорындағы істің жай-күйі туралы ақпарат алу болып табылады. Бұл жағдайда ақпарат ағыны бағынысты қызметкерлерден бөлім басшыларына немесе бас директорға бағытталады. Негізінен, жедел кеңестерде жол карталарын, жоспарланған іс-шараларды, стратегиялық және жедел жоспарларды жүзеге асыру мәселелері қаралады. Жедел (диспетчерлік) жиналыстың барлық басқалардан маңызды айырмашылығы олардың тұрақты өткізілуі және қатысушылардың бекітілген тізімінің болуы. Сондай-ақ, отырыс барысында күн тәртібі болмауы мүмкін екенін атап өткен жөн.
3. Проблемалық. Мұндай жиналыс тапсырмаларды қысқа мерзімде орындау немесе кәсіпорынның жаһандық мәселесін шешу үшін шұғыл шешім қабылдау қажеттілігі туындаған жағдайда шақырылады.

Жоғарыда айтылғандардың барлығына қоса, өндірістің ең танымал түрлерінің бірін бөлек бөліп көрсетуге болады.кездесулер – жоспарлау. Әдетте, мұндай іс-шара күн сайын немесе аптасына бір рет өткізіледі, оған бөлім басшысы мен тікелей орындаушылар қатысады, олар күннің тапсырмаларын қабылдап, олардың орындалу барысы туралы талқылайды.

Кәсiпорын персоналының жиналыста өткiзiлетiн тақырыбы кәсiпорын қызметi барысында туындайтын мәселелердiң кез келген түрi болуы мүмкiн, ал талқылау барысы сыртқы ортаның өзгеруiне арналуы мүмкiн. белгілі бір ұйым жұмыс істейді.

Кездесу ұйымдастыру

Кез келген кездесу, форматына қарамастан, оған мұқият дайындықты қажет етеді, өйткені оның тиімділігі осы сәтке байланысты. Бастапқыда келесі тармақтарды анықтау керек:

• мақсат;
• талқыланған мәселелер;
• қызметкерлерге тапсырмалар орнату (функционалдық және бағыныстылыққа негізделген);
• тапсырмаларды орындау қадамдары.

Бүгінгі таңда жиналыстардың көпшілігі өте орташа түрде өтеді, соның салдарынан олардың мағынасы жойылып, жүктелген тапсырмалар нашар орындалуы мүмкін. Сондықтан, мұндай іскерлік кездесулердің барлық барысын ойластырып, жұмыс талқылауын уақытты қажет етпейтіндей етіп құру өте маңызды, бірақ команданың пікірі болады.

Кездесулер

Айта кететін жайт, белгілі бір нарық үлесін алуға және үлкен пайда табу мақсатымен өз компаниясын дамытуға ұмтылатын ірі фирмалар мен ұйымдар үлкен ставка жасайды.маңызды мәселелерді кездесулер арқылы нақты талқылау. Табысты менеджерлердің тәжірибесінен сіз жиналысқа қалай дайындалу керектігі туралы келесі ережелер жинағын құра аласыз:

Алдымен қатысушылар тізімі анықталады. Жиналысқа кімді шақыратыны және онда қандай рөл атқаратыны анық болуы керек. Көбінесе шақырылғандар мәселені түсінбеуі мүмкін және «болған жағдайда» шақырылады, бірақ сол сәтте олар уақытты босқа өткізбей, өздерінің қызметтік міндеттерін орындай алатын.

Күн тәртібін дайындау маңызды. Егер отырыс жоспарланған болса, онда күн тәртібі алдын ала әзірленеді, онда талқыланатын мәселелер көрсетіледі, сонымен қатар негізгі баяндамашылар анықталады. Бұл құжат барлық қатысушылар есептерді, ұсыныстарды және қосымша сұрақтарды дайындауы үшін ақпаратты дайындауға жауапты тұлғаларға және қатысатын адамдарға жіберілетінін есте ұстаған жөн. Қажет болса, күн тәртібі түзетілуі мүмкін.

Отырыстың басты және стратегиялық мәселелерін бірінші орынға қою керек. Мұндай мәселелердің спикерлері міндетті түрде компанияның кез келген стратегиялық қызметін жүзеге асыруға дербес жауапты тұлғалар (бөлімдердің, бөлімдердің, цехтардың басшылары) болуы керек.

Маңызды ұпайлар

Кез келген кездесудің екі негізгі кезеңі бар екенін есте ұстаған жөн – оған дайындық және нақты өткізу. Бірінші кезең бизнесті жүргізудің өзектілігін анықтауды қамтидыжинағы, тапсырмалары, негізгі және қосалқы мақсаттары көрсетіледі, қатысушылар мен баяндамашылардың тізімі құрылады, тақырыпқа немесе бұрын белгіленген күн тәртібіне сәйкес баяндамалар, презентациялар және баяндама дайындалады. Екінші кезең жиналыстың бұрын жоспарланған бағытын жүзеге асыруды, есептерді тыңдауды және ағымдағы және стратегиялық мәселелерді талқылауды қамтиды.

Егер мұндай іскерлік қарым-қатынас кезінде қызметкерлерден не және кімге әрекет ету керектігін шешу қажет болса, онда үшінші кезең – шешім қабылдауды бөліп көрсетуге болады. Әдетте, шешімдерді жиналысқа төрағалық ететін төрағалық етуші өз қалауы бойынша немесе талқылау немесе алқалы дауыс беру арқылы қабылдайды.

Кездесу жоспарының үлгісі

Алдында нақты жоспар болса, кез келген басшы жиналысты тиімді және нәтижелі өткізе алады, бұл қызметкерлерден кері байланыс алуға және оларға дұрыс тапсырмалар қоюға мүмкіндік береді. Бұл жоспар мыналарды қамтуы мүмкін:

• сәлемдесу сөзі;
• есептерді тыңдау және белгілі бір уақыт кезеңіне қорытынды жасау (тоқсан, апта, жарты жыл, ай);
• фирмаға қатысты ағымдағы мәселелерді қамту;
• ақауларды жою бойынша ұсыныстарды тыңдау (миға шабуыл);
• ұсынылған нұсқаларды бағалау және оларды іске асыруды талқылау;
• опциялардың жинақталуы;
• бір немесе басқа нұсқаны қабылдауға дауыс беру;
• проблеманы шешу кезінде шекараларды анықтау (кім жауапты, уақытты, әдістер мен әдістерді анықтау).

Жазуда

Үлкенжиналыстардың кейбір түрлерін хаттама деп аталатын қағазға (құжатқа) бекіту қажет. Мұндай құжаттаманы сақтау қабылданған шешімдерді заңдастыруға мүмкіндік береді. Сондай-ақ, хаттаманың арқасында сіз әрқашан іс-шаралардың орындалу барысын қадағалай аласыз, ал тапсырмалар орындалмаған жағдайда, бұған кім жауапты екенін анықтай аласыз.

Пункцияны, әдетте, жиналыстың төрағасы болып табылатын басшының хатшысы жүргізеді. Дегенмен, бұл функцияны жиі басқа жұмысшылар да орындай алады.

Хатшының функциялары мен міндеттері

Іскерлік кездесулерді бастамас бұрын хатшы шақырылғандар тізімімен және талқыланатын мәселелер тізімімен таныс болуы керек. Бірақ, айта кететін жайт, егер жиналыс тұрақты түрде өткізілсе, онда барлық құжаттаманы (тізімдер, жоспарлар, күн тәртібі, т.б.) жинап, басшыға жиналысқа дайындалуға көмектесетін де осы шенеунік.

Алғашында және қажет болған жағдайда хатшы келген тұлғалардан олардың толық аты-жөні көрсетілген тіркеу парағын толтыруды сұрауы мүмкін. және позиция. Бұл хаттаманы жасау кезінде қажет болады. Келесі кезекте хатшы отырыстың басталуын білдіретін күн тәртібін жариялайды. Әрі қарай, жиналғандар мәселелерді талқылауға кіріскенде, хатшы осы іс-шараның барысы туралы хабарлайды. Жиналыс соңында бұл шенеунік хаттаманың дайын нұсқасын дайындайды, содан кейін оған төрағамен қол қояды және барлығын қатысы бар адамдарға жібереді.

Хатшы үшін жинақтау кезінде міндетті түрде төлеу өте маңыздымәжіліс хаттамасының сыртқы түріне назар аудару. Онда тақырып, орын, қатысушылар тізімі, талқыланған мәселелер және қабылданған шешімдер болуы керек.

Қорытынды

Жоғарыда келтірілген мәліметтерден кәсіпорындарда жиналыстар өткізудің өте маңызды екені белгілі болды. Дегенмен, мұндай іс-шараларға жоғары сапалы дайындық ақпаратты қамтуда, мақсаттар қоюда және оларды сапалы жүзеге асыруда табыстың кілтінің 50%-дан астамын қамтитынын әрқашан есте ұстаған жөн.