Сатып алу бюджеті: құрастырудың мәні, көрсеткіштері және қалыптасуы

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Бюджет құру кезінде өткізу және өндіру жоспарлары бөлімдердің кірісі мен шығысының көрсеткіштеріне түрлендіріледі. Бөлімдердің әрқайсысының алға қойған мақсаттарына жетуі үшін шығындар жоспары шегінде материалдарды сатып алу қажет. Осы мақсатта сатып алу бюджеті құрылуда.

Сатып алуды ұйымдастыру үлгісі 1

Бірінші қадам - сатып алу бөлімін құру мақсатын анықтау. Өнімнің ерекшелігіне және жеткізушілер санына қарай 2-5 адамнан (бір басшыға ең көбі 7 жеткізушіден) бөлім құрады. Олардың әрқайсысы жеткізу мерзіміне, қорлардың жай-күйіне, төлемдерге және келісім-шарттардың орындалуына жауап береді. Бөлім жұмысын тек басшының нұсқауымен жүргізуге болмайды. Бөлім айға, тоқсанға және жылға жасалған сату жоспарын орындау үшін құрылады. Оның жоспарды орындағаны үшін бонус қарастырылған:

• негізгі табыс: менеджер үшін 40%, басшы үшін 60%;
• бонустар: 50% - менеджер үшін, 30% - басшы үшін;
• премиум - 10%.

Менеджерлер үшін бонустар тиімділік көрсеткіштеріне қарай есептеледі:

• уақытында жеткізу;
• өтімсіз тауарлардың көлемі;
• орташа тауар айналымы.

Бонустар үшін сапалы көрсеткіштерді де пайдалана аласыз, мысалы, қызмет көрсету коэффициенті, яғни өтінімдегі тауарлар саны, оны бірден қанағаттандыруға болады.

Сатып алуды ұйымдастыру үлгісі 2

Бұл схеманың алдыңғысынан айырмашылығы, сату жоспары негізінде бөлім басшысы сатып алу бюджетін есептейді. Яғни, бөлімше ішінде жеке қаржылық бақылау орталығы құрылған. Менеджерлерді тиімдірек таңдау жүзеге асырылады, өйткені логистикалық шығындар мен жеткізу шарттары ескеріледі. Барлық қызметкерлер сатып алу жоспарының орындалуына, демек, компанияның дамуына мүдделі. Өз кезегінде, басшылық кері қайтару схемасын минимумға дейін азайта алады.

Бірінші жұмыс үлгісін жасауға 1,5-2 ай қажет. Директордың міндеті – тәжірибесі бар кадрларды іріктеу. Екінші жағдайда бөлімді салуға 6-18 ай қажет. Негізгі мәселе психологиялық жұмыста. Директор қызметкерлерді жеке кәсіпкерге айналдыруы керек. Бұл рөлді бәрі бірдей орындай алмайды.

Операциялық жоспарлау

Операциялық бюджет кәсіпорынның сегменті немесе белгілі бір қызметі үшін бір жылға жоспарланған іс-шараларды көрсетеді. Ол барлық жауапкершілік орталықтарында әзірленіп, кейін бір жиынтық бюджетке біріктіріледі. Құжатты ресімдеуді бухгалтерлік есеп пен басқару процесі ретінде қарастыруға болады. Айырмашылық есептің кәсіпорынның болашақтағы қызметін көрсететіндігінде, емесалдыңғы оқиғаларды бекіту. Ол сатып алу, сату, әкімшілік, өндірістік шығындарға арналған бюджеттерден тұрады. Осы элементтердің әрқайсысын қарастырайық.

Сату

Өткізу көлемі және оның құрылымы кәсіпорынның сипатын анықтайды. Сондықтан біріншілердің бірі - сату жоспары. Оны дайындаған кезде өткен кезеңдердің сатылымдарын ғана емес, сонымен бірге оларға әсер етуі мүмкін факторларды да (маусымдық, жарнамалық акциялар және т.б.) талдау қажет.

Сату бюджеті сұраныс деңгейін, өткізу географиясын, сатып алушыларды ескере отырып құрастырылады. Ол ақшалай бюджетте көрсетілуі мүмкін кірістердің мақсатты деңгейін қамтиды. Бірақ бұл көрсеткішті есептеу қиындықтар тудырады, өйткені компания тұтынушылардың әрекеттерін бақылай алмайды. Шығындардың жоспарланған сомасы ұйымның қызметі негізінде есептеледі. Есептеу ең оңай. Бизнес-процесс ретінде сатудың маңызы зор. Өнімді сатумен айналысатын ұйымдар үшін есептеулердегі қатені белгілейтін сату жоспары. Егер ол қате жазылса, ол әрекеттің барлық басқа салаларына әсер етеді.

Өндіріс және қорлар

Өнім шығару жоспары сату көлеміне негізделген. Ол сондай-ақ өндірістік қуаттарды, қорлардың өзгерістерін және сатып алу бюджеттерін ескереді. Есептеу келесі формула бойынша жүзеге асырылады:

Өнім шығару=кезең соңындағы қор + сату көлемі - кезең басындағы қор.

Өндіріс көлемі өнім өндірісінің сипаттамалары негізінде есептеледі.

Өндірістің жалпы шығындары өнімді өндіруге байланысты шығындар болып табылады. Бұл ретте жеке жолда еңбек шығындары екі бөлікте ескеріледі: тұрақты және кесімді жұмыс (өндірістік жоспарды орындау негізінде қызметкерлерге сыйақы).

Коммерциялық, әкімшілік шығындарға арналған бюджет

Сату шығындары - бұл тауарларды сатуға, жылжытуға байланысты барлық шығындар. Олардың көлемі басқару саласындағы шешімдерге байланысты. Үй-жайдың ауданын өзгерту туралы шешім тауарларды сақтауға байланысты шығындарға әсер етеді. Айнымалы шығындар сомасын комиссия, орау, өңдеу, тасымалдау шығындары қалыптастырады. Барлық басқа тұрақты шығындар әкімшілік болып табылады.

Сатып алу бюджеті

Тауар түрлері немесе жеткізушілер бойынша сатып алу жоспары компанияның сыртқы және ішкі жеткізушілерден қанша өнім сатып алу керектігін көрсетеді. Сатып алу бюджеті сату жоспарына, тауарлық-материалдық қорлар деңгейіне, өндірістік жұмыс көлеміне, кредиторлық берешекті өтеу мерзімі мен тәртібіне негізделеді.

Сатып алу=жоспарланған пайдалану + кезең соңындағы түгендеу - кезең басындағы түгендеу.

Өндіріске арналған қорлар

Тұрақты өндіріс материалдарына қажеттілік құрал-жабдықтарды жөндеуге кеткен шығындармен, құрылыс жоспарымен және жаңа өнімдерді дайындаумен анықталады. Көбінесе экономистер бюджетті құру кезінде бұл шығындарды елемей қателеседі.

Шығындардың жоспарланған көлемі ресурстардың түріне және олардың қалай жұмсалатынына байланысты. Бюджет қалыптастыөндірістегі, экономикалық орталықтардағы ресурстарды тұтыну нормаларына және негізгі қорларға қажеттілікке негізделген. Бірінші бап жоспарланған өнім көлемін нормаларға көбейту арқылы есептеледі. Бұл талап қор қалдықтары мен тауарлық-материалдық құндылықтар стандарттарына сәйкес түзетіледі. Сатып алу бюджеті натуралды түрде осылай қалыптасады. Оны құн шарттарына айналдыру үшін жоспарланған бағаға көбейту керек.

Мысалы

Болат зауыты келесі жылы 3000 тонна өнім шығаруды жоспарлап отыр. Бұл мыс және олеин қышқылын қажет етеді. 1 тоннаға тұтыну нормасы: мыс – 0,06 кг, қышқыл – 0,0058 л. Мыстың жыл басындағы қалдығы 100 кг, ал соңында 50 кг. Шикізаттың бағасы 4500 рубльді құрайды. /т. мыс және 10 000 рубль. / литр қышқыл.

Жылға қажеттілік:

• 30000, 006=180 кг мыс
• 30000,0058=17,4 литр қышқыл

Жоспарланған сатып алу көлемі:

• (180 кг / (100 - 50))4500=1 035 000 рубль. - мыс үшін.
• (17, 410 000)=174 000 рубль. - қышқыл үшін.

ADC акциялары

Әкімшілік-шаруашылық қызметте (ӘХА) сатып алу бюджетін жоспарлау басқаша жүзеге асырылады. Тауарлардың ассортименті өте кең (кеңсе тауарларынан кеңсе жөндеуге арналған материалдарға дейін), тұтыну нормалары жоқ. Түгендеу талаптарын анықтаудың үш жолы бар:

• Құрылымдық бөлімшелердің сұрауларын пайдалану. Жабдықтау қызметі қолданбаларды жинайды, өңдейді, теңгерімдерді бағалайды, бағаларды жаңартады және бюджетті есептейді.
• Орнатукеңсе тауарлары, жуғыш заттар сияқты ең танымал заттардың инвентарлық стандарттары. Бюджет қолжетімді қорлар негізінде есептеледі.
• Негізгі материалдар құнының пайызы ретінде AHD үшін акция сатып алу шегін орнатыңыз.

Артық ресурстарды анықтау үшін қорларды құрастыруға ерекше назар аудару керек. Сатып алу бюджетін қалыптастыру кезінде мұндай материалдар төмен қарай түзетілуі керек. Әсіресе жеткізілім шектелмесе.

Сатып алу бюджетінің функциялары

• Бюджет – мүмкіндіктерге негізделген ресурстарды қалай пайдалануға болатынын көрсететін жоспарлау құралы. Ол сондай-ақ жоспарлы және нақты көрсеткіштерді салыстыру арқылы өнімділікті бақылау және бағалау құралы болып табылады.
• Менеджерлердің жұмысын сатып алу бюджетінің құрылымы мен орындалу дәрежесі бойынша бағалауға болады. Ұйымдар оларды басқару бөлімшелерінің жұмысын бағалау үшін пайдаланады.
• Сатып алу бөлімінің бюджеті әрекеттің мақсатын қамтитын болса, ынталандыру функциясын орындай алады. Мысалы, бөлімге жарты миллион сомға шикізатты кейіннен төлейтін негізде сатып алу тапсырылды. Егер мақсат орындалса, онда басшы мен оның орынбасарлары келесі кезеңде бюджеттің шығыс бөлігін көбейтетін бонус алады.
• Қызметкер өзіне қандай міндеттер қойылғанын түсінуі керек. Ұйымның даму мақсаттары құпия сақталса, олар орындалмайды. Бұл мағынада бюджет ұжымдағы, сондай-ақ арасындағы қарым-қатынас ортасын қалыптастырадықызметкерлер мен бағыныштылар.

Тендермен жұмыс

Материалдарды сатып алу бюджетін қалыптастыру үшін тендерлер өткізуге болады - белгілі бір санаттағы тауарларды ең жақсы жеткізушілерді табу. Нормативтік құжаттарға сәйкес материалдарды топтар, сапа көрсеткіштері бойынша тарату стратегиясы әзірленіп, мердігерлер жіктеледі. Жеткізушілердің ұсыныстары бар тендерлік тізім жасақталуда. «Жеңімпаз» көрсетілген бағалау критерийлері бойынша автоматты түрде анықталады. Әрі қарай келісім-шарт жасасу және сатып алу бюджетін қалыптастыру жұмыстары жүргізілуде.

Сатып алу опциялары:

• Бір топтама. Құжаттарды дайындау процесі жеңілдетілген, бірақ ұйымға керек-жарақтарды сақтау үшін үлкен қоймалар қажет болады. Өнімнің бұзылуынан болатын шығын қаупі артады.
• Шағын топтамалар. Жылдам капитал айналымы және қысқартылған сақтау орны.
• Қажетінше. Тауарлар шот-фактуралар бойынша (келісімшарт жасасусыз) толық алдын ала төлем негізінде шағын лоттармен жеткізіледі.

Сатып алуды бақылау

Бюджеттің орындалуын бақылау мақсатында қаржылық жауапкершілік орталықтары сатып алуларды есептей алады. Бұл ретте жоспарлау екі деңгейде жүзеге асырылады:

• Болжамдық менеджмент – тоқсандар/айлар бойынша бөлінген жылдағы материалдарға қажеттілікті қалыптастыру. Жылдық жоспар қалыптасқаннан кейін жеткізушілерді таңдау және ұзақ мерзімді шарттарды жасау жүзеге асырылады.
• Күнтізбені басқару – айлықтарды қалыптастыружәне кәсіпорынды нақты шикізатпен үздіксіз қамтамасыз ету мақсатында сатып алудың онкүндік/апталық жоспарлары. Бұл жылдық жоспардың мәліметтері.

Ай сайынғы сатып алу бюджетін есептеу үшін мына алгоритмді орындау керек:

• Ағымдағы қалдықтарды, күтілетін түсімдерді және қауіпсіздік қорларын ескере отырып, өндіріске қажетті материалдарды есептеңіз.
• Талап тапсырыстар, элементтер және рұқсат етілген ауыстырулар үшін реттеледі.
• Өндіріс жоспарлары өзгерген жағдайда сатып алу бюджеті түзетіледі.
• Шикізат жеткізу кестесі және жеткізушілерге төлем жоспары құрылуда.
• Жеткізу сәтсіз болса, кері қадам жасалып, жаңа жеткізуші таңдалады. Жеткізушіні өзгерту мүмкін болмаса, сатып алу немесе материал дәрежесін өзгерту басталады.

Сатып алуларыңызды бюджетті қалай жасау керек.