ERP жүйесі дегеніміз не? Кәсіпорынның қаржылық ресурстарын жоспарлау

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Бүкіл әлем бойынша әртүрлі көлемдегі кәсіпорындардың саны күннен-күнге көбейіп, ERP жүйесі деп аталатын ең қуатты басқару құралын өз жұмыстарына енгізуге ұмтылуда. Оны пайдалану ұйым үшін барлық стратегиялық маңызды бизнес-процестерді тиімді бақылауды және жоспарлауды орнатуға, негізгі өндірістік және қосалқы қондырғылардың жұмысын оңтайландыруға арналған.

ERP және ERP жүйелері түсінігі

Бизнес стратегиясы ERP (EntERPrise Resource Planning) – бұл ұйымның барлық бөлімдері мен процестерінің бірігуі: өндірістік қуаттар, қаржылық, кадрлық және клиенттік профиль бөлімдері және т.б. Мұндай комбинация ең алдымен кәсіпорын ішінде әртүрлі ресурстарды бөлуді оңтайландыруға бағытталған.

Егер бұрын бұл таза маркетингтік тұжырымдама болса, бүгінде ERP жүйесі көбінесе арнайы бағдарламалық құралдардың класы ретінде түсініледі. Кең мағынада бұл кәсіпорынның барлық ресурстарын жоспарлау және басқару әдістемесі. Тарихи түрде ERP стратегиясы оның алдындағылар негізінде қалыптасты:

• MRP - материал талаптарын жоспарлау.
• MRP II - жоспарлауөндірістік ресурстар.

Керісінше, ERP жүйесін географиялық тұрғыдан жиі таралған өте ірі кәсіпорындар үшін пайдалануға болады. Бұл жағдайда біз корпоративтік ресурстарды жоспарлау туралы айтып отырмыз, өйткені ол тек өндіріске ғана емес, сонымен қатар кешенді қаржылық жоспарлауға да назар аударады. ERP-жүйесінің маңызды ерекшелігі, сонымен қатар оны жұмыс ерекшеліктеріне қарамастан, оның ішінде өндірістік қызметпен айналыспайтын кез келген кәсіпорында пайдалану мүмкіндігі болып табылады. Оны бағдарламалық өнім ретінде қарастыра отырып, оның шешім қабылдау процесін жеңілдететін немесе алмастыратын неғұрлым қуатты техникалық құралдар жиынтығымен жабдықталғанын атап өткен жөн.

Кәсіпорындағы ERP жүйесінің мақсаты

Ақпараттық басқару жүйесін енгізуге және жаңа бизнес-стратегияны жүзеге асыруға байланысты өз компаниясының қызметін түбегейлі өзгерту туралы шешім қабылдау үшін басшылық осы қадамның қажеттілігін анық білуі керек, бұл келесі негізгі тармақтарда көрсетілуі керек:

• қазіргі жағдайды қабылдамау;
• кәсіпкерлік субъектісінің бәсекелестік жағдайында нарықтағы позициясын нығайту үшін заманауи технологияларды пайдалану қажеттілігінің болуы;
• іске асырудан елеулі пайда күту.

Біріншіден, ERP жүйесін пайдалану ұқсас бизнес-стратегияны сәтті жүзеге асыруға үлес қосу үшін жасалған, оның орындалуы тиімділікті қамтамасыз етуі керек.кәсіпорын ресурстарын жоспарлау және басқару. Ол үшін оның бөлімшелерінің жұмысын оңтайландыру, атап айтқанда, олардың арасындағы максималды жүйелілікке қол жеткізу және әкімшілік шығындарды азайту қажет. Бұған ақпараттық жүйе ұсынатын жеңілдіктер арқылы қол жеткізуге болады. Бұл:

• Бизнес-процестердің ашықтығын арттыру.
• Дұрыс ақпаратты ұйымдастыру және табу мәселелерін шешу.
• Деректердің сенімділігі мен өзектілігін арттырыңыз.
• Бөлімдер арасындағы жұмыс үрдісінің жылдамдығын арттыру.
• Бас кеңсе мен қашықтағы филиалдар арасында бірыңғай ақпараттық кеңістікті ұйымдастыру.
• Құжаттаманы толтыруға кететін уақытты қысқарту және ықтимал қателерден құтылу.
• Барлық деңгейде шешім қабылдау жылдамдығын арттыру.

ERP-жүйесі оның жұмысына тиімдірек бизнес-процестерді енгізу арқылы ғана емес, объектінің бәсекеге қабілеттілігін арттыруды қамтамасыз етеді. Оны пайдалану кәсіпорынның жалпы шығындарының төмендеуіне де әкелуі керек. Жетілдірілген жоспарлау, модельдеу және талдау құралдары өндірістік қызметтің ресурстарын, қаржы секторын, сондай-ақ қойма, көлік және басқа бөлімдердің жұмысын оңтайландыруға көмектеседі.

Жұмыстың негізгі мүмкіндіктері

Әртүрлі компанияларда, тіпті бір бизнеспен айналысатын компанияларда, барлық бизнес-процестер мүлде басқаша жүруі мүмкін. Кәсіпорынды басқарудың ақпараттық жүйесі ұсынатын жұмыстың стандартталған схемасы бұрын қолданылғаннан айтарлықтай өзгеше болуы мүмкін. Осы арқылыоны тек бағдарламалық өнім ретінде қарастыру түбегейлі қате, өйткені оны енгізу компаниядан қолданыстағы бизнес-процестерді қайта ұйымдастыру түріндегі ауқымды ішкі өзгерістерді талап етеді.

Бұл жүйелердің тұжырымдамалық ерекшеліктері олардың мәніне тікелей байланысты. Еске салайық, ERP әдістемесі оның ресурстарын тиімді басқаруды ұйымдастыру үшін кәсіпорынның барлық өмірлік маңызды бөлімдерін біріктіруді көздейді. Мұндай бірлестік бірыңғай жалпыға ортақ деректер базасының болуы арқылы ақпараттық жүйе шеңберінде жүзеге асырылады. Ақпарат репозиторийге бір-ақ рет түседі, содан кейін оны әртүрлі ішкі және сыртқы тұтынушылар бірнеше рет өңдеп, пайдалана алады. Шынайы өмірмен салыстырғанда бұл жағдайда компания қызметкерлерінің шешім қабылдауға жұмсайтын уақыты мен күш-жігерінің азаюы байқалады. Сондай-ақ, ERP жүйесі процесті басқарудың автоматтандырылған жүйесі емес, олардың дерексіз моделіне негізделген, ақпаратты тірі адамдар енгізетін интеграцияланған ақпараттық жүйе екенін атап өткен жөн.

Мәліметтер қорының құрылымы, сондай-ақ тұтастай бағдарламалық кешеннің жұмысы барлық бөлімшелердің қызметін ерекшеліксіз көрсететіндей етіп реттелуі керек. Бұл тәсіл дерлік нақты уақыт режимінде кәсіпорынның ресурстары мен бизнес-процестерінің жалпы жиынтығын бақылауға, демек, оларды оперативті және стратегиялық басқаруды жүзеге асыруға мүмкіндік береді.

ERP жүйелерінің негізгі міндеттерінің біріжоспарлау процесін оңтайландыру және жоспардың орындалуын бақылау. Кірістірілген интеллектуалды алгоритмдер өз пайдаланушылары үшін оның шешімін айтарлықтай жеңілдетеді. Мысалы, өндірістік кәсіпорынды жоспарлау және басқару оның құрамдас бөліктерінің біркелкі еместігімен байланысты көптеген ерекше белгілерге ие. Сонымен, бір зауытта үздіксіз де, дискретті де жұмыс істейтін цехтар болуы мүмкін. Осы тұрғыдан алғанда, енгізілген ERP класындағы жүйе әмбебап болуы және мамандандырылған модульдердің ең кең ауқымын қамтуы керек.

Қазіргі заманауи кәсіпорындар географиялық тұрғыдан жиі таралғандықтан, бас кеңседен қашықтағы филиалдардың жалпы ақпарат қоймасына толық қолжетімділікті қамтамасыз ету өте маңызды. Бұл ERP жүйелерін әзірлеуге қатысатын ең озық желілік технологиялар арқылы жүзеге асырылады, олар сондай-ақ оларда сақталған ақпаратқа пайдаланушының қол жеткізу құқықтарын саралауды қамтамасыз етеді.

ERP класындағы жүйелердің функционалдығы

Функциялар туралы айтатын болсақ, кез келген ERP класындағы өнім тұтастай алғанда кәсіпорынды басқару жүйесі екенін ұмытпауымыз керек. Оның мүмкіндіктерінің ауқымы, ең алдымен, ол пайдаланылатын объектіні пайдаланудың ауқымы мен ерекшеліктеріне байланысты болады. Классикалық мүмкіндіктер жинағын қарастырыңыз:

Өндіріс

• Қажетті материалдардың санын және еңбек шығындарын анықтау үшін өндірілген тауарлар немесе орындалатын қызметтер үшін дизайн және технологиялық спецификацияларды сақтау.
• Өндіріс жоспарларының сызбасы.
• Кәсіпорынның техникалық мүмкіндіктерін әртүрлі жуықтауларда жоспарлау және басқару: жеке бөлімшелерден цехтар мен өндірістік бірлестіктерге дейін.

Қаржы

• Операциялық есеп, қаржылық, басқарушылық, салықтық есеп және бақылау.
• Кәсіпорын активтерін, соның ішінде негізгі құралдарды, бағалы қағаздарды, банк шоттарын және т.б. басқару.
• Кәсіпорынның қаржылық ресурстарын кешенді жоспарлау және оның нәтижелерін бақылау.

Логистика

• Өндірістік жоспарларға сәйкес материалдардың, шикізаттың, бөлшектердің, жинақтаушы бұйымдардың қажетті көлемдерінің жоспарлы көрсеткіштерін қалыптастыру.
• Жабдықтауды және өткізуді басқару: контрагенттер есебін жүргізу, келісім-шарттар тізілімін жүргізу, жеткізу тізбегін басқару, қоймаларды жоспарлау мен есепке алуды жүзеге асыру.

Персонал

• Жалдау процесін басқару.
• Операциялық персонал және персоналды есепке алу, штат саны, жалақы қоры.
• Жұмыс күшін жоспарлау.

Маркетинг және жарнама

• Сату жоспарларын сақтаңыз.
• Кәсіпорынның барабар жалпы стратегиясын, тауардың өзіндік құнын калькуляциялаудың ашық саясатын қалыптастыру мақсатында нарықтардың әртүрлі түрлеріндегі бағаны басқару: жеңілдіктер мен сатудың арнайы шарттарын есепке алу.
• Ағымдағы жарнамалық және маркетингтік әрекеттерді жоспарлаңыз және бақылаңыз.

Жобалар. Есеп беру

• Стандартталған бухгалтерлік, қаржылық және басқарушылық есеп беру нысандарының кең ауқымын, сондай-ақ икемді механизмді қамтамасыз етутапсырыс жасау.
• Жалпы стратегияның жобасын жасау: уақытты, материалдық, қаржылық және адам ресурстарын сәтті жүзеге асыру үшін қажеттіні кезең-кезеңімен жоспарлау.
• Жоба тиімділігінің негізгі көрсеткіштерін бақылау.

Қандай кәсіпорындар ERP жүйелерін пайдалана алады

Бір қарағанда, бұл сыныптың жүйелері тек ірі өндірістерге арналған сияқты көрінуі мүмкін, өйткені олар ресурстар ағындары құрылымының және әртүрлі типтегі процестердің жоғары күрделілігімен сипатталады. Дегенмен, шағын кәсіпорын үшін MRP немесе MRP II сыныптарын пайдалану жеткіліксіз болуы мүмкін жағдайлар бар. Бүгінгі күні нарықта әртүрлі мүмкіндіктері бар бағдарламалық өнімдерді сатып алуға болады. Оларды тиімді пайдалануға болатын кәсіпорынның ауқымына қарай ауыр, орташа және жеңіл шешімдер бар.

Өндірістік емес ұйымдарға келетін болсақ, ERP класс жүйелері оларға да қолданылады. Мұндай кәсіпорындар үшін тым кең емес функционалдылық жеткіліксіз болады. Қазіргі уақытта қызмет көрсету саласында жұмыс істейтін сауда компанияларының немесе ұйымдардың қажеттіліктерін қанағаттандыра алатын жүйелердің шағын интеграцияланған немесе жергілікті сорттары бар. Сондай-ақ, көптеген әзірлеушілер өз тұтынушылары мен салалық өнімдерді ұсынатынын атап өткен жөн.

Жіктеу әдістері туралы

Барлық ERP кәсіпорынды басқару жүйелерін жіктеуге болатын ең айқын ерекшелігі болып табыладыұйымның ауқымы, олар қолдануға болатын жерде. Осы тұрғыдан алғанда, жұмыс орындарының санына байланысты шешімдерді бөлу әдеттегідей:

• Ірі корпорациялар (10 мыңнан астам адам).
• Орташа корпорациялар (1000-нан 10000 адамға дейін).
• Орта кәсіпорындар (100-ден 1 мың адамға дейін).
• Шағын бизнес (100 адамнан аз).

Мұндай ақпараттық өнімдерді жүйелеудің маңызды белгісі функционалдылық болып табылады. Орындалған тапсырмалардың орындалған көлеміне байланысты келесі жалпы қабылданған бөлу бар:

• Үлкен біріктірілген.
• Орташа біріктірілген.
• Қаржылық менеджмент.
• Жергілікті.

Жергілікті нұсқа әдетте салыстырмалы түрде шағын жалпы құны бар тар фокустағы бірыңғай қораптағы ақпараттық өнім болып табылады. Көбінесе ол ұйымның қаржысы немесе оның бухгалтерлік қызметі саласындағы бір немесе бірнеше блоктарды қамтиды. Мұндай жүйелер шағын өндірістік немесе сауда компаниялары үшін қолайлы.

Кәсіпорынды басқарудың қаржылық-басқару жүйесі негізінен өндірістік емес ұйымдарда, негізінен саудада немесе қызмет көрсету саласында жұмыс істеуде қолданылуы мүмкін. Мұнда қаржылық және бухгалтерлік есеппен қатар логистикалық басқару модульдері де қатысады.

Біріктірілген ақпараттық жүйелер мақсатты нысанның масштабына байланысты орташа немесе үлкен болуы мүмкін. Олар корпоративтік құрылымдардың барлық бизнес-процестерін қамтиды, атап айтқанда, жеткізушілермен және тұтынушылармен өзара әрекеттесу,түпкілікті өнімді өндіру, материалдық және қаржылық ағындар, персоналмен қарым-қатынас, жеткізу, сақтау және маркетинг, жобаны жүзеге асыру және басқалар.

Заманауи ERP жүйелері нарығы

Бүгінгі таңда ішкі нарықта ұсынылған барлық бағдарламалық өнімдерді екі негізгі санатқа бөлуге болады: ресейлік және импорттық. Олардың арасындағы айырмашылық тек жасалған жерде ғана емес, сонымен қатар функционалдығында да.

Батыстың қуатты әзірлемелері әдетте ERP класс жүйелері деп аталатын стандарт ретінде қызмет етеді. Олардың ең айқын мысалдары - SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution өнімдері. Олардың барлығын кез келген деңгейдегі, соның ішінде өте үлкен нысандарда қолдануға болады. Алайда, оларды ресейлік компанияларда пайдалану келесі мәселелердің туындау мүмкіндігіне байланысты жиі қиын болуы мүмкін:

• Кәсіпорындардың қолданыстағы бизнес-процестерді байыпты қайта құруға дайын еместігі. Мұндай өзгерістердің ауқымын асыра айту қиын. Шетелдік кәсіпорындарды басқару жүйелерінің бизнес-процестері біздің елде жиі қолданылатындардан түбегейлі ерекшеленеді.
• Ресейде импорттық ERP жүйесін енгізу жобасын тиісті сапа деңгейімен жүзеге асыруға қабілетті мамандардың саны жеткіліксіз.
• Мұндай шешімдерді пайдаланудың жоғары құны.

Батыс аналогтарынан жалпы артта қалуына қарамастан, заманауи ресейлік әзірлемелер олардың функционалдығын біртіндеп арттыруда. Олар отандық кәсіпорындардың жұмысына толықтай бейімделген. және табысты жүзеге асыруға боладыегер белгілі бір жағдайда бизнес-процестерді кеңінен қамту қажет болмаса, бірақ ERP жүйесін пайдалана отырып, қызметтің кейбір салаларында бухгалтерлік есепті орнату жеткілікті. Жетілдірілген отандық әзірлемелердің мысалдары 1С және Галактика өнімдері болып табылады.

Болашаққа көзқарас - ERP II

Біраз уақыт бұрын пайда болған ERP II тұжырымдамасы ERP әдістемесін жетілдірудің нәтижесі болды. Кәсіпорын ресурстарын жоспарлау және басқару мұнда негізгі міндеттердің бірі болып қала береді. Дегенмен, жаңа әдістеменің пайда болуына бастамашы болған Интернеттің қарқынды дамуы дәстүрлі бизнесті ішінара электронды түрде айналдырып, өз ізін қалдырды. ERP II – бұл арнайы онлайн коммерция шешімдері бар классикалық кәсіпорынды басқару жүйесінің үйлесімі.

Енді желі арқылы контрагенттермен әрекеттесу өте маңызды болды. Бұл үшін екі маңызды бағыт бар: жеткізу тізбегін басқару және тұтынушылармен қарым-қатынасты басқару. Кәсіпорынішілік ақпарат тек осындай болуды тоқтатады, сыртқы ортаға енеді және басқа шаруашылық жүргізуші субъектілермен ынтымақтастық үшін негіз болады. Бұл жағдайда жаңа тұжырымдама кәсіпорынның ресурстары мен сыртқы байланыстарын басқару ретінде тұжырымдалады. Идеологиялық қайта бағдарланумен қатар, ERP II жүйелері өздерінің технологиялық мүмкіндіктерін алды.

Жүйені таңдау мәселесін шешу

Бұл деңгейдегі бағдарламалық құралды таңдау өте жауапты процесс. Бұл мәселе бойынша қате шешім, әсіресе ауқымды жобалар үшінкүтілетін нәтиже болмаған кезде әсерлі уақыт пен ақша шығындарын талап етеді.

Мысалы, өндірістік кәсіпорынды тиімді басқаруды қамтамасыз ететін ауқымды жүйені тиімді енгізу одан міндетті түрде бизнес-процестердің реинжинирингін талап етеді. Іске асыру процедурасының соңында бағдарлама пайдаланылмаған деректерді жинайтын немесе қажетті тапсырмаларды шешпейтін жағдайды болдырмау маңызды. Осы себепті жобаны жүзеге асыру үшін осы мәселеде өзін дәлелдеген сарапшылар тобын ынтымақтастыққа шақырған дұрыс.

Жобалық топ мақсатты компания әкімшілігімен келісе отырып, бағдарламалық өнімді таңдау бойынша оңтайлы, үнемді шешім қабылдай алатын критерийлердің белгілі тізбесі бар:

• Жүйенің техникалық және функционалдық мүмкіндіктерінің кәсіпорынның негізгі мақсаттарына сәйкестігі.
• Меншіктің жалпы құны осы мақсатқа бөлінген бюджетке сәйкес келуі керек. Бұған жүйені сатып алу құнынан басқа операциялық және жанама шығындардың басқа түрлері кіреді.
• Енгізілген ERP-сыныптағы ақпараттық жүйе барлық жалпы қабылданған техникалық талаптарға сай болуы керек, яғни ол масштабталатын, сенімді, ықтимал ақауларға төзімді, вирусқа қарсы және хакерлерге қарсы қорғанысы болуы керек.
• Жабдықтаушы орнатылған бағдарламалық құралға кейінгі техникалық қызмет көрсетуді және қолдауды қамтамасыз етуі керек.

ERP класс жүйелерін енгізу процесі

Кәсіпорындарда ERP-жүйелерін енгізу оларда аттас стратегияларды іске асырумен бірге жүреді. Бұл процедура мақсатты нысанның масштабына байланысты әдетте бірнеше аптадан бірнеше жылға дейін созылады. Ұйым іске асырумен өз бетінше айналыса алады немесе осыған маманданған компаниялардың көмегін пайдалана алады. Бұл процестің негізгі кезеңдерін ажыратуға болады:

1. Бастауыш ұйым. Мұнда белгілі бір ұйым үшін стратегиялық мақсаттарды, міндеттерді анықтау және іске асырудан күтілетін нәтижені белгілеу қажет. Осы деректер негізінде жобаның техникалық жоспарын жасауға болады.
2. Жоба әзірлеу. Бұл кезеңде ұйымның ағымдағы қызметі талданады: оны жылжыту стратегиясы, бизнес-процестер. Оның нәтижелері бойынша жүйелік үлгі құрастырылады және жұмыс жоспарына тиісті нақтылаулар енгізіледі.
3. Жобаның орындалуы. Бизнес-процестерді жүргізу ережелері енгізілген ERP жүйесімен белгіленетіндіктен, мұнда олар бірыңғай талаптарға сәйкес түрлендіріледі. Қажет болған жағдайда есеп беру нысандарын және бұрын пайдаланылған бухгалтерлік бағдарламалардан деректерді беру алгоритмдерін әзірлеу жүзеге асырылады. Егер алдыңғы кезеңдерде объект үшін жүйелік функциялардың жеткіліксіздігі анықталса, ол пысықталады. Ол пайдаланушыны оқытумен және алдын ала тестілеумен аяқталады.
4. Іске қосу. Пайдалану процесінде ықтимал қателер мен ақаулар анықталып, жойылады.

ЖүйеERP класындағы менеджмент бүгінде ұйымдағы барлық компьютерлерде орнатылған қымбат бағдарламалық құралдың көшірмесі ғана емес, сонымен қатар келешегі бар бизнес-стратегияның негізгі қозғаушы күші болып табылады. Оны таңдау мақсатты объектінің бар қажеттіліктері мен мүмкіндіктеріне негізделуі керек. Тұтастай алғанда бүкіл бизнестің одан әрі табысты болуы қабылданған шешімнің дұрыстығына және кейіннен жүзеге асыру қадамдарының орындалуына байланысты.