Орындалу есептерінің мысалдары. Есепті қалай жазу керек

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Жылына бір рет болса да қарамағындағылардан атқарылған істер туралы есеп беруді талап етпейтін басшы жоқ. Мәселе мынада, күнделікті жұмысқа орналасу кезінде мұндай құжатты әзірлеу өте қиын мәселе болып көрінеді. Ал, неге екені белгісіз, биліктен атқарылған жұмыстар туралы есептердің мысалдарын сұрауға ұяламыз. Егер ол біз атқаратын лауазымға сәйкес емес деп шешсе ше?

Кімге керек

Бұл сұрақты есеп беру тапсырмасын алған орындаушы қояды. Көбінесе фирма қызметкерлері мұндай талаптарға ренжігенін сезінеді. Бірақ бәрінің мәні бар.

Біріншіден, орындалған жұмыс туралы есеп орындаушының өзіне қажет. Ресми емес, бірақ бұл процеске қызығушылық таныту сіздің біліктіліктеріңіздегі кедергілер мен әлсіздіктерді табуға мүмкіндік береді. Сонымен, дамуға болатын (және қажет) бағыттар анықталды. Өйткені бәріміз қателіктерімізден сабақ аламыз.

Екіншіден, басшыға керек. Атқарылған жұмыс туралы есеп сапасын объективті бағалауға мүмкіндік береді жәнетапсырмаларды шешу жылдамдығы. Осы құжаттың арқасында көптеген сұрақтар жойылады - ең қарапайым «сен үнемі не істейсің» дегеннен бастап «неге мен сіздің компьютеріңізді заманауиға ауыстыруым керек» дегенге дейін. Өйткені есеп құжатқа өзгертулерді сақтау үшін көп уақыт қажет екенін көрсетеді. Және бұл орындаушыға байланысты емес - ескірген кеңсе жабдықтары жылдам жұмыс істей алмайды. Шын мәнінде, сондықтан қызметкер үнемі шай ішетін сияқты - ол операцияның аяқталуын ғана күтіп отыр.

Және «Неліктен бір айда атқарылған жұмыс туралы есеп жазуым керек?» деген сұрақ. өзі дұрыс емес. Өйткені статистикалық ақпаратты жинақтау және деректер қорын толтыру операциялық қызметкерлер үшін емес, стратегтер үшін мағынасы бар. Оларға мәселені шешу әдістері туралы айтудан гөрі оны шешу оңайырақ.

Не жазу керек

Орындалу есептерінің мысалдары сізге егжей-тегжейлі жазу қажет екенін көрсетеді. Кішкентай нәрсе немесе кішігірім қимыл сияқты көрінетін кез келген нәрсе белгілі бір функцияларды орындауда негізгі элемент болуы мүмкін. Бірақ мұны түсіну бірнеше жазбаша есептерді оқығаннан кейін ғана болады.

Егер жұмыс әдеттегі сипатта болса, мысалы, құжаттарды салыстыру және сәйкессіздіктерді анықтау, онда кестелік нысанды әзірлеу мағынасы бар. Бұл жағдайда, қайтадан, алдымен кесте өте егжей-тегжейлі болуы керек және көптеген бағандарды қамтуы керек; уақыт өте келе кейбір бағандарға деген қажеттілік жойылып, есептің пішіні қалыпты (оқылуы - негізді) көрініске ие болады.

Ббірқатар жағдайларда, орындалған жұмыс туралы есеп құрастыру кезінде (мысалы, мұғалімдер) интроспекция мәселесіне ресми түрде келу мүмкін емес. Расында да мектеп жоспарлы оқу-әдістемелік жүктеме мен қажетті материалды меңгерумен қатар оқу-тәрбие жұмыстарымен де айналысады. Бұл құжатты дайындауға ерекше көзқарасты қажет етеді: бірқатар оқушылардың артта қалуының себептерін түсіну, балаларды өз пәніне қызықтыру жолдарын іздеу керек. Сонымен қатар, біз табысты (тіпті дарынды) мектеп оқушылары туралы ұмытпауымыз керек.

Мақсаттарды хабарлау

Дұрыс құрастыру және ең аз уақыт шығындары үшін ең басынан бастап қандай мақсатта және не үшін жыл ішінде атқарылған жұмыс туралы есеп жазылатынын шешу қажет. Ең танымалдарын атаймыз:

- ұйымдағы белгілі бір лауазымның нақты пайдасын негіздеу;

- қызметкердің біліктілігін растау;

- басшылыққа тиімді жұмысты көрсету;

- келесі есепті кезең үшін қаржыландыру алу;

- бағытты (идеяны) әзірлеуге келісім алу;

- бөлінген ресурстар мен қаржыны жұмсау негіздемесі, т.б.

Әйгілі тұжырым - мәселенің дұрыс қойылуы шешімнің 50% қамтамасыз етеді - бұл жағдайда да жұмыс істейді. Есептің не үшін қажет екенін жақсы түсінген сайын, оны жазу бізге оңайырақ болады. «Көрсету үшін» құжаты бізден шығармашылық көзқарасты мүлде қажет етпейтініне дейін. Және көп уақытты қажет етеді.

Құжат құрылымы

Компанияда жоқ болсаәзірленген есеп формасы, содан кейін оны өзіңіз әзірлеуіңіз керек. Құжаттың мақсатын біле отырып, оның құрылымын ойластыру керек. Орындалу барысы туралы есептер нақты және қарапайым схема қажет екенін көрсетеді.

Ең басында ақпаратты ұсынудың мақсаты мен логикасын түсіндіру керек. Көрсету ретін түсіндіріп, мазмұнын жасаңыз. Кесте үшін мұндай пішін неліктен таңдалғаны туралы қысқаша түсініктеме беру қажет.

Бөлімдер мен бөлімшелерде де презентация бірлігін сақтау керек. Осылайша, құжат түсінікті болады, нәтижесінде оны қабылдау оңайырақ болады. Ұзақ уақыт аралығындағы есепте диаграммалар мен графиктер түріндегі иллюстрациялар өте орынды, бұл қабылдауды жеңілдетеді. Бірақ бұл жерде «алтын орта» ережесін сақтау керек: қатты мәтін, сондай-ақ тек көрнекі материалдар өте тез шаршайды.

Стильдеу

Қарапайым қызметкер үшін жазу ең қиыны – терминология мен тұжырымдау. Бос есеп табиғи емес көрінеді және басшылықтың теріс реакциясын тудырады. Тым қарапайым тұжырымдар (мысалы, xeroxed 25 құжат) да оқырманды кері қайтарады.

Бірақ үлгілерден аулақ болу керек. Жалғыз ерекшелік - ешкім ешқашан оқымайтын құжат. Біз кейде осындай мәселелерге тап боламыз, бірақ бұл мақалада бізді нақты (проформа емес) есептер қызықтырады.

Қандай жағдайда да тек жетістіктер туралы айтудың қажеті жоқ. Оларды ерекшелеу үшінжұмыс барысында кездесетін қиындықтар туралы айту керек. Басқа нәрселермен қатар, күрделілікті талдау басшылар үшін жұмысты оңтайландыру туралы ойлануға мүмкіндік береді. Орындау туралы есептердің мысалдары «қанағаттанарлықсыз жағдай», «кездескен қиындықтар» және т.б. сияқты түсініксіз сөз тіркестерін қолданбау керектігін көрсетеді. Барлығын өз атымен атаған дұрыс: «сынған ксерокс», «интернетке қолжетімділік жоқ», «байланысты бөлімнен ақпараттың болмауы немесе уақтылы алынбауы. Мұның бәрі компаниядағы ағымдағы жағдайды барабар және объективті бағалауға мүмкіндік береді.

Нәтижелерді бағалау

Әр нәтиженің сақтық көшірмесі сандармен болуы керек. Мұндай нақтылау даму динамикасын түсінуге мүмкіндік береді.

Сонымен қатар, нәтижелерді бағалау критерийлерін белгілеу қажет. Бұл алдыңғы есепті кезең бола ма (мысалы, тоқсан сайынғы есеп болса) немесе керісінше, алға қойылған мақсаттарға жету пайызы құжат авторының еркінде.

Жалпы, жанама көрсеткіштер тапсырмаларды шешу процесі туралы көп нәрсе айта алады. Мұнда әрі қарай талдау үшін көптеген ақпарат бар. Еңбек шығындарын анықтаудан мақсат қоюдың дұрыстығын түсінуге дейін.

Мәселеден шешімге

Есептердің көпшілігі прогресс бойынша жазылады. Мәселе мен шешім қатынасын анық көрсететін құжат тиімдірек. Оқырман қандай әдістер мен әдістерді (қажет болса) бірден түсінеді.орындаушы тапсырманы уақтылы және сапалы орындауды пайдаланды.

Одан да егжей-тегжейлі «нақты мәселе - оның себептері - мақсат қою - шешім» тізбегі күнделікті есепті кесте түрінде ұсыну қажеттілігін бірден ұсынады. Оның үстіне графиктердің атаулары бұрыннан белгілі. Осылайша ұсынылған ақпаратты оқу және талдау оңай.

Сандық көрсеткіштерді ұсыну

Есеп негізінен сандық деректерден тұратын жағдайларда кестелік пішінді түсіну өте қиын болуы мүмкін. Үздіксіз сандар ағыны оқырманды бірнеше минуттан кейін шаршатады. Тағы бір нәрсе - түрлі-түсті диаграммалар мен графиктер. Олар анық, түсінікті, оқуға оңай.

Әрбір диаграммаға түсініктеме беру керек. Сонымен қатар, әртүрлі графиктердің өзара байланысын көрсету қажет; себеп-салдар байланыстарын түсіндіру есепті талдауды одан әрі жеңілдетеді.

Егер материалдық ресурстар жұмыс барысында жұмсалған болса, олардың барлығын жай ғана тізбелеп қоюға болмайды. Оның орнына алынған артықшылықтар тізімделуі керек. Құрғақ фраза: «Сатып алынған кеңсе жабдығы» деген сөз мүлде басқаша естіледі: «2 жұмыс орны құрылды, бұл бөлімнің өнімін арттыруға мүмкіндік берді»

Құжатты қалай беруге болады

Құрастырудың біртұтас нысаны болмағанына қарамастан, орындалған жұмыс туралы есеп МЕМСТ-ке сәйкес жасалуы мүмкін, ол негізгіғылыми критерийлер. Ол пішімдеуге, қаріп түрі мен өлшеміне, т.б. талаптарды көрсетеді.

Құжаттың оқылу мүмкіндігіне келетін болсақ, мұнда кейбір кеңестер берілген:

- бір абзацта 5 сөйлемнен көп болмауға тырысыңыз;

- негізгі көрсеткіштерді қаріппен немесе түспен бөлектеуге болады;

- кесте немесе график бүкіл бетті алып кетпеуі үшін мәтінді үзу; олар туралы пікірлерге орын қалдыруды ұмытпаңыз;

- есептің нақты және қысқаша мазмұнын жазыңыз.

Бұл кеңестер баяндамаңызды қабылдауды жеңілдетуге көмектеседі, яғни олар бастапқыда оқырманды құжат авторына деген адал көзқарасты қалыптастырады. Сіз бастық екеніңізді елестетіңіз. Есепті оқуға пайдалы әрі қызықты етіп жасаңыз.