Келіссөз жүргізу ережелері: негізгі принциптер, әдістер, әдістер

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2024-01-17 18:58

Әр адам әдетте іскерлік коммуникация деп аталатын нәрсеге тап болады. Сондықтан көпшілікті ресми хат жазу, серіктесті қабылдау және онымен келіссөздер жүргізу, даулы мәселені шешу және өзара тиімді ынтымақтастық орнату сұрақтары қызықтырады.

Іскерлік қарым-қатынас өз ісін басқаратын адамдар үшін ерекше маңызды. Көп жағдайда олардың іс-әрекетінің табысты болуы олардың қарым-қатынас ғылымы мен өнерін қаншалықты меңгеруіне байланысты. Батыс елдерінде іскерлік коммуникация мәселелерін қамтитын оқыту курстары дерлік әрбір университет пен колледжде оқытылады. Жақында отандық жоғары оқу орындарында келіссөз жүргізу ережелері зерттеле бастады. Және мұндай пәндер студенттерді серіктестермен байланыс орнатуға тәрбиелейтіні сөзсіз.

Бұл мақалада іскерлік қарым-қатынас этикасы және келіссөздер жүргізу ережелері туралы айтылады. Келіссөздердің негізгі кезеңдері, адамдардың мінез-құлық түрлері және олармен өзара әрекеттестіктің кейбір принциптері сипатталады. Техникалық байланыс құралдары бойынша келіссөздер жүргізу ережелері де ұсынылады.

Келіссөз дегеніміз не?

Келіссөз жүргізудің негізгі ережелерін қарастырмас бұрын, олардың не екенін және қандай болуы мүмкін екенін білу керек. Сонымен, келіссөздер – бұл белгілі бір мақсатқа жету үшін жүзеге асырылатын адамдар арасындағы қарым-қатынас. Келіссөздер кезінде қарым-қатынасқа қатысушы тараптардың әрқайсысының жағдайдың барысын бақылауға және шешім қабылдауға бірдей мүмкіндігі бар.

Келіссөздер әрқашан қатысушылардың ішінара пікірі ұқсас, ал екінші тараптың сенімдерімен жартылай келіспейді деп болжайды. Олар ортақ мағынаға келу үшін кездеседі. Алайда, егер тараптар бір-бірінің сенімдерімен келіссе немесе керісінше, өте сыншыл болса, бұл өзара әрекеттестіктің мүлдем басқа түрлері - сәйкесінше ынтымақтастық және қарсыласу.

Келіссөздердің функциялары мен мақсаттары

Бір нәрсе туралы ортақ пікірге келу және келісу үшін келіссөздер бар деп жалпы қабылданған. Бұл пікір өте қисынды болғанымен, тағы бірнеше мақсат бар.

Келіссөздер проблемаларды (бар немесе мүмкін) талқылау, бірлескен шешім қабылдау және т.б. үшін қажет. Сонымен қатар, келіссөздер адамдар белгілі бір нәрселер туралы ғана пікір алмасатын кезде ақпараттық функцияны орындай алады. Бұл әрекеттестік түрі болуы мүмкін. алдын ала келіссөздер деп аталады. Жаңа байланыстар орнату үшін ұйымдастырылған кездесу адамдар бір-бірімен танысу үшін кездескен коммуникативті функцияны қамтиды.

Келіссөздербақылау, үйлестіру және реттеу сияқты қызметтері де болуы мүмкін. Олардың коммуникативтіліктен айырмашылығы, олар бұрыннан келісімдер бар және бұрын қабылданған бірлескен шешімдерді жүзеге асыру бойынша келіссөздер жүргізіліп жатқан жағдайларда қажет.

Жоғарыда айтылғандарға қоса, іс жүзінде талқылау және шешім қабылдау үшін келіссөздер ұйымдастырылмауы мүмкін. Олар бәсекелестер немесе серіктестер үшін алаңдаушылық ретінде қажет. Кейде мұндай трюктерді басқа фирмалармен іскерлік байланыс орнату арқылы белгілі бір серіктестің назарын аударғысы келетін сауда компаниялары пайдаланады.

Келіссөздер кезеңдері

Келіссөз жүргізу ережелері адамды бұл процестің қандай кезеңдері бар екенін білуге міндеттейді. Осының арқасында іскерлік коммуникацияны жоспарлау және жүргізу кезінде тамаша нәтижелерге қол жеткізуге болады.

Сонымен, келіссөздер дайындықтан, қарым-қатынас процесінің өзі және келісімге келуден тұрады. Төмендегі кестеде келіссөздердің кезеңдері мен олардың кезеңдерін толығырақ қарастырған жөн.

Қадамдар	Дайындық кезеңі	Қызмет көрсету кезеңі	Консенсус кезеңі
Бірінші	Келіссөздер құралын таңдау	Ақпарат алмасу	Келісілген шешімдерді таңдау
Екінші	Әңгімелесушілер арасында байланыс орнату (шақыру немесе растаукеліссөздерге қатысу)	Күн тәртібін құру	Таңдалған әрекет стратегиясын қорытынды талқылау
Үшінші	Келіссөздерге қажетті ақпаратты жинау және талдау	Даулы мәселелерді анықтау	Ресми келісімге қол жеткізілді
Төртінші	Келіссөздер жоспарын дайындау	Тараптардың терең мүдделерін ашу	-
Бесінші	Сенім атмосферасын құру	Тегістеу бойынша ұсыныстар әзірлеу	-

Формальды түрде тағы бір кезеңді бөліп көрсетуге болады – соңғы кезең, екі тарап келіссөздерден кейін нәтижелерді талдап, қол жеткізілген келісімдерді жүзеге асыруға кіріседі.

Келіссөздер жүргізу тәсілдері

Келіссөз жүргізудің ең маңызды ережелерінің бірін есте ұстаған жөн – сіз әрқашан талқылау тақырыбын білуіңіз және белгілі бір тәсілдерді иеленуіңіз керек. Оларды біле отырып, сіз әңгімелесушінің мінез-құлқын болжай аласыз. Келіссөз жүргізудің келесі тәсілдерін ажыратуға болады:

1. Жаулар. Тәсілдің мәні тараптардың бір-бірінің алдында өз мүдделерін қорғауға тиіс сарбаздар рөлінде шығуында жатыр. Басқаша айтқанда, бұл тәсілді арқан тартыс деп сипаттауға болады.
2. Достар. Екі тарап та достық келіссөзді жақтайды. Бұл тәсіл әлсіз деп болжайдыжағы күшті жағына бейімделеді. Бұл тәсіл тәжірибеде өте сирек кездесетінін атап өткен жөн.
3. Серіктестер. Үшінші тәсіл өте берік негізге ие – өзара қолайлы шешімді табуға бағытталған. Бұл тәсілді ұстанатын тараптар жағдайдан толығымен және толықтай сәйкес келетін жолды табуға тырысуы маңызды. Бұл тәсілді "таза" келіссөздер ретінде сипаттауға болады.

Қандай тәсіл таңдалғанына қарамастан, әңгімелесушілер өз тарапының пайдасына көбірек пайда алуға көмектесетін түрлі айла-амалдарды қолдана алатынын есте ұстаған жөн.

Лас амалдар

Келіссөз жүргізудің этикет ережелері әртүрлі алдамшы қимылдарды қолдануды құптамайды, дегенмен бизнесмендер пайда табу үшін әдейі айла-шарғы жасауы мүмкін. Сіз әрқашан ізденісте болуыңыз керек және оларды дұрыс бейтараптай білуіңіз керек. Ең көп таралған «лас» амалдарды қарастырған жөн:

1. Бастау деңгейін арттыру. Бұл трюк бастапқыда серіктес ынтымақтастық үшін оған пайдалы немесе ауыртпалықсыз алып тастауға болатын тым күрделі шарттарды алға қоятынына және әңгімелесу кезінде оларды жеңілдететініне негізделген. Осылайша, техниканы қолданатын жағы да өз тарапынан жеңілдіктер жасауы керек. Мұндай қулыққа жол бермеу үшін кездесуге дейін келіссөздер мәселесін және серіктестің әлеуетін зерделеу керек.
2. Жалған екпін. Бұл трюк жоғарыда сипатталғанға ұқсас. Жалғыз айырмашылық - бұл жағдайдашын мәнінде бұл мәселе екінші дәрежелі болса да, мәселені шешуге ерекше қызығушылық танытады.
3. Соңғы минуттық талаптар. Бұл трюк жоғарыда айтылғанға ұқсас, бірақ оны келіссөздердің соңғы кезеңінде, басында алғашқы екеуін қолданған жөн болғанда ғана қолдануға болады. Бұл әдісті «қорқытып алу» деп те атайды. Талаптарды соңғы сәтте алға қою өте қауіпті айла, өйткені серіктестер барлығын келісіп, ортақ пікірге келген кезде, тараптардың бірі келісім-шартқа қол қоюға мүдделі болып тұрған уақытта жаңа шарттарды қояды.
4. Үмітсіз жағдай жасау. Бұл әдіс қолданылатын жағы үшін өте ауыр. Оны пайдаланған кезде серіктес басқа тарап жағдайларға келісе алатындай жағдайлар жасайды немесе бас тартқан жағдайда өзіне зиян келтіреді. Көбінесе мұндай мінез-құлық тактикасы қысымға ұшыраған тараптың сенімін қайтарымсыз жоғалтуына әкеледі.
5. Ультиматум. Бұл қулықтың принципі – тараптардың бірі «Не біздің шарттармен келісесіз, не біз келіссөздерден шығамыз!» позициясына түседі. Алайда мұндай қулықтан кейін келіссөздер мәселені біржақты шешуге айналады.
6. Сәлем. Айла принципі нақты шұжық өніміндегідей тәсілге түседі. Салами - кішкене бөліктерде тұтынылатын өнім, өйткені оны бірден және толық жеуге болмайды. Бір жағы бағалау, жеке мүдде, т.б шағын ақпарат бере бастайдыЕкіншісі де солай істейді және барлық құпияларды айта бастайды деген үмітпен бөліктер. Бұл трюк қолданылған серіктестің не айтқанына байланысты, бірінші жақ соған сәйкес әрекет ете бастайды. Нәтижесінде келіссөздер уақыт өте созылып кетуі мүмкін, ал сұхбаттасушы екінші тараптың пікірін, мүдделері мен көзқарастарын толық және толық біліп алады.
7. Блеф. Айла-сәренің аты-жөнінен бір тараптың серіктесіне біле тұра жалған ақпарат беруін айтып отырғанымыз белгілі болды. Дегенмен, соңғы жылдары ол азырақ қолданыла бастады, өйткені заманауи жағдайлар әңгімелесушінің айтқанының бәрін өз бетінше екі рет тексеруге мүмкіндік береді.
8. Екі аударма. Бұл қулық тараптардың бірі қос мағыналы тұжырымдарды шығаруына негізделген, содан кейін оны өз мүдделері үшін түсіндіруге болады. Айла мынада, егер мұндай қос мәтіні бар кез-келген құжат келісімшарт кезінде пысықталса немесе қол қойылса, тараптардың бірі кейіннен шарттарды орындай алмайды. Мұндай қулық оны пайдаланатын тарап үшін өте қауіпті, өйткені осының арқасында сіз жақсы беделді тез жоғалтып, жаман атаққа ие боласыз.

Келіссөз жүргізу ережелері егер іскерлік қарым-қатынас барысында серіктестің қулық-сұмдыққа баратыны байқалса, онда сіз ешбір жағдайда жауап бермеу керектігін айтады. Неліктен бұл болып жатқанын түсініп, содан кейін байланыс желісін құру керек. Дегенмен, келіссөздерді кенеттен үзбеңіз, барлық талаптарды сабырмен тыңдап, ойлануға уақыт қалдырғаныңыз жөн.

Келіссөздерде сақталатын ережелер

Келіссөздерде жалпыға ортақ, былайша айтқанда, әмбебап мінез-құлық нормалары бар және кездесудің бетпе-бет болуы немесе келіссөздердің техникалық байланыс құралдары арқылы жүргізілуі маңызды емес. Келіссөз жүргізу ережелері әрқашан мыналарды есте сақтау керек:

1. Әрқашан сыпайы болыңыз және серіктестің жеке басын кемсітетін сөз тіркестері мен кеңестерден аулақ болыңыз. Зайырлы этикет әрқашан сақталуы керек.
2. Сіз серіктесіңіздің пікірін елемеу мүмкін емес.
3. Неліктен маңызды екенін түсіндірмей, тым көп сұрақ қоймаңыз. Басқаша айтқанда, қарапайым сұрауларға жол бермеу керек.
4. Біз түсіндірмелерге адекватты түрде жауап беріп, барлық тараптар қауіп төніп тұрғанын түсінуі үшін ақпаратты жеткізуге тырысуымыз керек.
5. Ойларыңызды басқаша айтуына жол бермеңіз.
6. Серіктесіңіздің ойы айтылмаған болып көрінсе, оның тұспалданбағанын көрсете отырып, оны жалғастыра аласыз.
7. Қорытындылау тек келіссөздердің соңында немесе ұзақ ескертулерден кейін мүмкін болады.
8. Егер келіссөздер топтық болса, тым ұзақ болса да барлығына сөйлеуге мүмкіндік беру керек. Бірақ әдетте әлеуетті серіктестің жағында бір адам ғана сөзді сақтайды.

Серіктесті қалай сендіруге болады?

Іскерлік қарым-қатынас және келіссөздер ережелері тұрғысынан психологтар серіктеске ақпаратты жеткізу ғана емес, сонымен қатар оны сендіру қажет болған кезде көмектесетін бірнеше кеңестер жинағын әзірледі.кез келген нәрсе. Сондықтан бұл тізімді қарастырған жөн:

1. Егер серіктесті бір нәрсеге сендіру туралы шешім қабылданса, сіз әлсіз дәлелдерден бастап, орташа дәлелдерге көшіп, соңында «козыр» деп аталатын ең күшті дәлелді айтуыңыз керек.
2. Сіз серіктесті ол үшін қолайсыз жағдайға түсіре алмайсыз немесе оған қысым жасай алмайсыз. Әркімнің бет-әлпетін сақтауға құқығы бар.
3. Егер маңызды сұраққа оң жауап алу қажет болса, оның алдында екі қарапайым сұрақ қою керек, оған серіктес оңай жауап береді.
4. Сөйлеуші неғұрлым ықпалды болса, оның дәлелдері соғұрлым күшті болатынын есте ұстаған жөн.
5. Сіз эмпатия көрсетуіңіз керек.
6. Сендіру кезінде екі тарапқа түсінікті және қолайлы нәрседен бастау керек.

Телефонмен сөйлесу: телефон арқылы сөйлесу ережелері

Телекоммуникациялық әңгімелер бетпе-бет сөйлесулерден ерекшеленеді. Телефонмен сөйлесудің ең маңызды ережесі - қысқалық. Мұндай іскерлік қарым-қатынас қысқа және ұзаққа созылмауы керек. Сізге тек маңыздылығы туралы айту керек.

Жалпы, байланыс арқылы келіссөздер жүргізудің бірнеше негізгі ережелері бар:

1. Сіз мейірімді және қонақжай болуыңыз керек.
2. Телефонмен сөйлесуді күн тәртібін түсінетін құзыретті адам жүргізуі керек.
3. Сөйлеспес бұрын даусыңызды реттеп, мүмкіндігінше бірнеше рет бұрмалау керек.
4. Телефонмен сөйлесу кезінде дауыс болуы керектыныш. Қажет болса, белгілі бір нәрселерге назар аудару қажет болғанда немесе серіктесті көндіргенде дауысыңызбен ойнай аласыз.
5. Әңгімелесушінің сөзін бөлуге болмайды. Бұл телефонмен сөйлесудің өте маңызды ережесі. Әңгімелесуші жағымсыз сөздер айтса, сынаса немесе көңілі толмайтынын білдірсе де, оны тыңдау керек, содан кейін ғана сөйлесу керек.

Жоғарыда айтылғандарға қоса, телефон арқылы сөйлесу этикетінің ережелері адамдар әдетте жеке ұстанатын ережелермен бірдей екенін есте ұстаған жөн. Сонымен қатар, техникалық ақауларға байланысты сұхбаттасушы байқамаған әңгіменің бір бөлігін өткізіп алсаңыз, кешірім сұрап, оны қайталауды сұрауыңыз керек екенін ескерген жөн.

Келіссөз жүргізудегі ұлттық ерекшеліктер

Серіктестермен телефон байланысының негіздерін және ұжымдық келіссөздер ережелерін біле отырып, әрқашан барлық тараптардың ұлттық ерекшеліктерін ескеру қажет. Мысалы, немістер кешіккенге шыдамайды және өте педант. Ағылшындар әрқашан ұстамды болып көрінетін адамдар, сондықтан оны салқындық деп қабылдамаңыз. Айта кететін жайт, егер мұндай серіктес намысты сөз берсе, ол сөзінде тұрады.

Итальяндықтар өте белсенді және көпшіл, олар бейресми жағдайда кездескенді жөн көреді. Мұндай серіктестердің маңызды ерекшелігі - олар бір дәрежедегі адамдармен сөйлескенді ұнатады. Испандықтар - командада жұмыс істеуді ұнататын адамдар. Олар батыл, ашық, байсалды, бірақ сонымен бірге оларда керемет сезім бар.юмор. Дәл итальяндықтар сияқты испандар да бір дәрежедегі адамдармен келіссөздер жүргізгенді жөн көреді.

Қытайлық серіктестер туралы айтқанда, олардың сөзге өте мұқият екенін есте ұстаған жөн. Олар айтқан ақпарат әрқашан ойластырылған және ұстамды. Көбінесе қытайлықтар өз ойлары мен ұсыныстарын бірінші болып білдірмейді, сондықтан келіссөздер кезінде осыны есте ұстаған жөн.

Қорытынды

Іскерлік қарым-қатынас негіздері мен телефон арқылы сөйлесудің этикет ережелері не екенін түсінгеннен кейін дұрыс мінез-құлық жолын құру әлдеқайда оңай. Бұл процесте ең бастысы - өзіңізге және серіктесіңізге адал болу.