Сатып алу бөлімінің мақсаттары мен міндеттері

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 10:33

Сатып алу бөлімі не үшін қажет? Әрбір ұйымда бұл бөлім бір немесе басқа түрде ұсынылған. Ал оның жұмысы жалпы ұйымның тиімділігіне тікелей әсер етеді. Бөлімнің жұмысы ұйымның нәтижелеріне қалай әсер ететінін егжей-тегжейлі қарастырайық.

Кафедраның мақсаттары

Сатып алу департаменті компания үшін ең тиімді шарттармен жеткізушіден тауар сатып алуға маманданған бөлім.

Бөлім жұмысы компанияның барлық қызметіне тікелей әсер етеді. Ассортимент үшін, сату үшін, қоймалардың толықтығы, қажетті тауарлардың болуы, айналым қаражатын тиімді пайдалану.

Сатып алу мақсаттарын компанияның жаһандық мақсаттары негізінде бағалауға болады, бірақ жалпы тізім жиі келесідей көрінеді:

• компанияның белгілі бір өнімге қажеттілігін анықтау;
• тауарларды ең жақсы бағамен сатып алу;
• жоғары айналымға жәрдемдесу;
• тауарларды уақытында алу үшін жағдай жасау;



• бағалауөнім сапасы және ең жоғары сапаны сатып алу;
• жеткізушімен немесе жеткізушілермен қарым-қатынасты сақтау;
• компанияның қалған бөлігімен тиімді жұмыс істеу;
• Сатып алынған тауарларды тиімді қадағалаңыз;
• айналымды бақылап, компания үшін максималды пайда алыңыз.

Негізгі функциялар

Әртүрлі ұйымдарда сатып алу бөлімінің функциялары бір-бірінен айтарлықтай ерекшеленуі мүмкін. Дегенмен әрбір дерлік компанияда бөлімді сипаттайтын функциялар мен жауапкершіліктер бар:

• Жеткізушілер нарығының мониторингі;
• қоймадағы тауарлардың болуын бақылау;
• ассортименттің уақтылы толықтырылуы;
• ең жақсы жеткізушілер мен бағаларды іздеңіз;
• жеткізушілермен келіссөздер;
• тауарларды жеткізу мен тасымалдауды бақылау;



• тауарларды қабылдау;
• сатып алынатын тауарлардың сапасын бақылау;
• шағымдар, қажет болса.

Сатып алу бөлімінің ұйымда болуы немесе болмауы мүмкін қосымша функциялары - оның ерекшеліктері мен құрылымына байланысты:

• ассортиментті басқару;
• бәсекелестер туралы ақпарат жинау;
• маркетингтік ұйымға жеткізушілерді тарту.

Құрылым

Сатып алу бөлімінің құрылымы мыналарға байланысты құрылады:

• ұйым өлшемі;
• салалар;
• айналымдағы ассортимент бірліктерінің саны;
• жеткізушілер саны;
• олардың географиялық орны.

Ұйым түріне байланысты сатып алу бөлімі орталықтан немесе аймақтық деңгейде басқарылуы мүмкін.

Әдетте, бұл сатып алу бөлімінің басшысынан (басшысы, директоры) және сатып алу жөніндегі менеджерлерден (мамандардан) тұратын матрицалық құрылым.

Бір менеджерге келетін элементтердің немесе санаттардың орташа саны шамамен 7 құрайды, бірақ ол өндіріс немесе айналым көлеміне байланысты өзгеруі мүмкін.

Бөлім мен оның қызметкерлерінің міндеттері

Сатып алу бөлімінің тиімді жұмыс істеуі үшін оның қызметкерлері арасында сатып алу бөлімінің міндеттерін нақты бөлу қажет.

Бөлім басшысының негізгі міндеті – бөлім жұмысын оңтайландыру және қызметкерлердің қызметін үйлестіру арқылы қажетті тауарларды жеткізудің үздіксіздігі мен тұрақтылығын қамтамасыз ету. Сондай-ақ, қызметкерлердің ешқайсысы болмаған жағдайда да бөлімнің тиімді жұмысын ұйымдастыру және жалғастыру үшін сатып алу жөніндегі менеджерде барлық жасалған шарттар мен санаттар туралы түсінік болуы керек.

Сатып алу менеджерлерінің немесе бөлімнің қатардағы мамандарының міндеттеріне тауарларды жеткізуді ұйымдастыру, жүктерді тасымалдауды қадағалау, сатып алынған лоттар бойынша төлемді бақылау және сатып алуды жоспарлау кіреді.

Әрбір сатып алушының мақалалар немесе өнім санаттары тізімінен тұратын өз жауапкершілігі аймағы болатын тиімді үлгі болады.

Қызметкерлерге қойылатын талаптар

Қызметкерлердің міндеттері мен бөлімнің функцияларын ескере отырып, сіз талаптар тізімін жасай аласыз.сатып алушы лауазымына тамаша үміткер.

Сатып алу бөлімінің қызметкерлері сәйкесінше келесі дағдыларға, білімдерге және жеке қасиеттерге ие болуы керек:

• Ақпаратты талдау мүмкіндігі. Жеткізушіні таңдау көптеген критерийлерге негізделуі керек. Бұл ең жақсы баға, географиялық артықшылық және жеткізуші компания мен ұйымыңыздың логистикасының сәйкестігі.
• Баға құру принциптерін білу.
• Сатып алудың құқықтық негіздерін білу.
• Келісімшарттарды жасау және жасасу мүмкіндігі.
• Келіссөздер жүргізу мүмкіндігі. Кейде сіздің компанияңыз үшін жеткізушімен жеке шарттарды жасау өте маңызды. Жеткізушінің бағасын төмендету немесе жеткізушінің ресурстарын жылжыту үшін пайдалану, олардың қызметкерлерін өнімге қатысты оқыту, өнімді бөліп төлеу және кейінгі төлем жүйелері ұқсас компаниялар арасында жақсы бәсекелестік артықшылық бола алады.
• Іскерлік қарым-қатынасты сақтау мүмкіндігі.
• Әрекеттеріңізді жоспарлау мүмкіндігі.

Сатып алушылардың мотивациясы және сатып алу менеджері

Сатып алу бөлімінің мотивация жүйесі қызметкер барынша тиімді жұмыс істейтіндей етіп құрылуы керек. Бірақ сонымен бірге қызметкердің мүмкіндіктерінен асатын қарама-қайшы талаптар мен талаптарды алға қоюға болмайды.

Ай сайынғы мотивация жүйесін енгізу үшін сізге қажет:

• Бөлім үшін KPI үлгісін жасаңыз. Бұл сатып алу жоспарының орындалуы, тауар айналымының коэффициенті, өткізудің табыстылығы сияқты көрсеткіштертауарлар, ескірген тауарлардың болуы және болмауы.
• Бәсекелестермен салыстырғанда ұйымның баға дельтасы, қажетті өнімнің болуы, сатып алынатын өнімнің сапасы, жаңа брендтердің шығарылуы, жеке тұлға сияқты критерийлер негізінде әрбір қызметкер үшін негізгі өнімділік көрсеткіштерінің үлгісін жасау жеткізушілердің шарттары және т.б.
• KPI үлгісі негізінде сыйлықақы есептеледі. Сонымен қатар, екі бөліктен тұратын бонусты төлеу тиімді болады: бөлімнің өнімділігі үшін бонус және жоспарларды жеке орындағаны үшін бонус.

Сонымен бірге әрбір KPI критерийінің келесідей қасиеттері болуы керек:

• өлшеу мүмкіндігі;
• мөлдірлік;
• жоспарлау критерийі нарықтық үрдістерді ескере отырып жасалуы керек.

Яғни, сатып алушы қаласа, өз сыйлықақысының сомасын дербес есептей алады.

Бөлім басшысының үстемеақысы бүкіл бөлімнің көрсеткіштеріне негізделуі мүмкін, сондай-ақ әрбір қызметкердің жеке жұмыс көрсеткіштерін қамтуы мүмкін.

Бұл ретте сатып алу бөлімінің қатардағы қызметкерінің сыйақы бөлігі бүкіл жалақысының шамамен 50%, ал бөлім бастығының үстемеақысы шамамен 30-40% болуы керек. Қалғаны - жалақы, өйткені барлық ведомстволық көрсеткіштерді нақты қызметкердің қызметіне байланыстыруға болмайды.

Сатулар сатып алушының жауапкершілігінде бола ма

Сатып алу бөлімінің KPI есептеулерінде сатып алынатын тауарлардың айналымы – сату көлемінің оның активтеріне қатынасы сияқты критерийді қолдануға болады.

Сатып алушыға керек сияқтытек тауарларды сатып алумен айналысыңыз, бірақ бәрібір сатып алынатын тауарлардың сапасы, оның түпкі тұтынушы немесе компанияның клиенті үшін бағалық тартымдылығы сату жоспарының орындалуына айтарлықтай әсер етеді.

Сондықтан сатылымның саны мен сапасының жартысы дұрыс жүргізілген сатып алуларға байланысты.

Сатып алу бөлімінің ұйым құрылымындағы орны

Қазіргі маркетинг тенденцияларына сәйкес сатып алу бөлімі шешетін міндеттер келесі ретпен шешілуі керек:

• Біріншіден, сату стратегиясы жасалады (дайын өнім немесе сатып алынған тауарлар).
• Содан кейін сатып алу бөлімі кәсіпорында болса, өндіріс стратегиясы мәселесі шешіледі.
• Содан кейін ғана қажетті тауарларды, шикізатты немесе компоненттерді сатып алу стратегиясы әзірленеді.

Сатып алу бөлімінің басшысы көбінесе компанияның бас директорына есеп береді.

Сатып алу бөлімі мен маркетинг және сату бөлімі арасында да тиімді байланыс болуы керек. Онсыз сатып алу бөлімін құру, оның құрылымы мен мотивациясын жақсарту бойынша көптеген әрекеттер тиісті нәтижесіз қалады.

Егер санатты басқару жүйесі холдингте немесе ұйымда енгізілген болса, онда сатып алушы санат менеджерімен бірлесіп жұмыс істеуі керек. Сонымен бірге, мотивация жүйесі ашық және барлығына түсінікті болып қалуы үшін әрбір маманның жауапкершілік аймағын шектеу қажет.